営業リストをエクセルで管理している会社は多いと思います。専用のツールを入れる前の段階なら、それで十分です。

ただ、列の設計を最初に間違えると、あとで作り直すことになります。この記事では、そのまま真似できる列構成と、運用でつまずきやすいところを整理します。

ひとりで営業し、対象企業もすでに決まっている場合は、まずテンプレートに入力して運用を始めれば足ります。複数人で同じ企業へ連絡する可能性がある場合は、入力を始める前に、担当と状態の更新ルールまで決めてください。

営業先がまだ曖昧な場合は、会社名を集める作業から始めません。先に地域・業種・規模のどれで対象を区切るか決め、その条件に合う会社だけをリストへ入れます。ここで順序を逆にすると、大量に集めた後で除外作業が発生します。

そのまま使えるテンプレート

先に配っておきます。この記事で説明する列がすべて入ったCSVです。

営業リストのテンプレートをダウンロード（CSV・無料・登録不要）

Excelでそのまま開けます（文字化けしないようにしてあります）。1行目が列名、2行目が各列の書き方、3〜4行目が記入例です。記入例の2行は消してから使ってください。

以下は、その列をなぜそう決めたかの説明です。

テンプレートを開いた直後の順序

最初に、記入例の2行を削除します。次に、手元のリストに法人番号があるか確認してください。法人番号がある場合は、その列を起点に商号や所在地を並べます。法人番号がない場合は、会社名だけで一括統合せず、国税庁の法人番号公表サイトで商号と所在地を照合してから入力します。

その後の順序は次のとおりです。

  1. 営業対象にする地域・業種・規模を決める
  2. 対象外の会社を除く
  3. 法人番号で重複を確認する
  4. 担当を決める
  5. 優先度を付ける
  6. 状態を「未着手」にそろえる
  7. 連絡後に状態・最終接触日・断られた理由を更新する

ひとりで使う場合も、担当列は残しておきます。後から人が加わったとき、過去の接触者が分からなくなるのを防ぐためです。担当者名を入れたくない場合は、社内で使っている識別名に統一します。

すでに顧客台帳がある場合は、新規のリストより先に顧客台帳側へ法人番号を追加します。その後、法人番号を照合して既存顧客を除外すれば、表記が異なる会社への重複連絡を避けられます。

最低限そろえたい列

まず、これだけあれば動きます。

列名 中身 なぜ要るか
法人番号 13桁の番号 同じ会社を二重に持たないための鍵
商号 会社名 表記ゆれがあるので照合には使わない
所在地 住所 DM送付・訪問の判断
業種 大分類など 絞り込みと分析
規模 従業員数など 決裁者の距離を推し量る
電話番号 テレアポ用
URL Webサイト フォーム営業用・下調べ用
状態 未着手／接触済／NG など いま何件残っているかが分かる
最終接触日 日付 次にいつ当てるかの判断
断られた理由 短いメモ 次のリストの精度が上がる
担当 誰が当てたか 複数人で使うとき

列を増やす場合の分岐

テレアポだけを行う場合は、電話番号・状態・最終接触日・担当を優先して埋めます。手紙DMを送る場合は、所在地に加えて、移転や閉鎖が反映されているかを送付前に確認します。フォーム営業を行う場合は、URLを開き、営業目的の送信が各社の利用規約に反しないかを確認してから対象へ残してください。

複数の手段を使う場合は、連絡先ごとに別の行を作りません。同じ法人番号の行に電話番号とURLを持たせ、どの手段で接触したかを記録する列を追加します。行を分けると、電話ではNGになった会社へ別の担当者がフォームを送るなど、記録の分断が起きます。

規模の情報を持っていない場合は、空欄を推測で埋めません。情報源を確認できた会社だけを記入し、分からない会社は空欄のまま扱います。空欄を小規模とみなすと、優先順位が根拠なく変わります。

元データの出どころを残す

複数の公開資料を組み合わせる場合は、「情報源」の列を追加します。商号・所在地・法人番号は国税庁の法人番号公表サイト、法人の基本情報・財務はgBizINFO、建設業の経営状況は経営事項審査、インボイスの登録・取消・失効は国税庁インボイス公表サイトが確認先になります。

Webサイトや連絡先を自社で確認した場合は、そのことが分かる表記にします。出どころを残しておけば、情報が食い違ったときに、どの資料を再確認すればよいか判断できます。

更新の順番も決めておきます。まず法人番号を照合し、次に商号と所在地を更新します。その後で、営業に使う電話番号やURLを見直してください。法人の同一性を確認する前に連絡先だけを上書きすると、別法人の情報を同じ行に混ぜるおそれがあります。

法人番号を入れておく

これがいちばんのコツです。

会社名は表記がぶれます。「株式会社山田商店」「(株)山田商店」「山田商店」。これで突き合わせようとすると、取りこぼしが出ます。

法人番号は1社1つで変わりません。 別のリストと突き合わせるとき、重複を消すとき、既存顧客を除外するとき——すべてこの列が効きます。国税庁の法人番号公表サイトで公開されているので、無料で取れます。

法人番号で照合するときの順序

新しいリストを受け取ったら、最初に法人番号の空欄を探します。番号が入っている行は既存リストと照合し、同じ番号があれば新しい行を追加せず、既存行の情報を確認します。番号が空欄の行は、商号と所在地を使って国税庁の法人番号公表サイトで調べます。

照合結果が同じ法人なら、状態や断られた理由を消しません。商号や所在地だけを新しい情報へ更新します。反対に、商号が似ていても法人番号が異なる場合は別の会社として扱います。

既存顧客を除外する場合も同じです。営業リストと顧客台帳の会社名を目視で比べるのではなく、双方の法人番号をそろえて照合します。展示会の名刺、問い合わせ履歴、購入した名簿を統合するときも、最初に法人番号を軸にしてください。

「状態」列を最初から入れる

営業を始めると、「今どこまで進んだか」がすぐ分からなくなります。

最低限、この4つで足ります。

  • 未着手
  • 接触済（連絡したが返事なし）
  • 反応あり（話ができた）
  • NG（断られた）

これがあるだけで、「あと何件残っているか」がフィルタ一発で出ます。

状態を更新する担当とタイミング

状態を更新するのは、実際に連絡した担当者です。管理者が後からまとめて転記する運用にすると、更新前に別の担当者が同じ会社へ連絡する可能性があります。連絡を終えたら、次の会社へ移る前に状態と最終接触日を入力します。

電話がつながらなかった場合は「接触済」、相手と話ができた場合は「反応あり」、営業を断られた場合は「NG」とします。どの状態を選ぶか迷うケースが多いなら、社内で状態の定義を表にして、リストと同じ場所へ置いてください。

返事を待っている会社と、営業を断られた会社は分けます。どちらも動きがないように見えますが、次に取る行動が異なるからです。返事待ちなら次の確認時期を決め、NGなら断られた理由を見て対象から外すか判断します。

「断られた理由」を分けて書く

ここを雑にすると、あとで何も学べません。

同じ「NG」でも中身が違います。

  • 不要と言われた
  • 時期ではないと言われた
  • 担当が違うと言われた
  • そもそも取り次いでもらえなかった

この4つは意味がまったく違います。「時期ではない」なら半年後にもう一度当てられますが、「不要」なら二度と当ててはいけません。まとめて「NG」にしていると、この判断ができなくなります。

断られた後の分岐

「不要」と明確に伝えられた場合は、その記録を全員が確認できる状態にし、次の営業対象から外します。「時期ではない」と伝えられた場合は、相手が示した時期があるかをメモします。時期が示されていないなら、担当者の判断だけで再連絡日を作らず、社内のルールに従って扱います。

「担当が違う」と言われた場合は、担当部署や窓口を案内されたかを記録します。案内があった場合は同じ法人の行を使い、窓口情報を更新してください。新しい行を作る必要はありません。

取り次いでもらえなかった場合は、相手が営業を断ったのか、担当者と接触できなかっただけなのかを分けます。前者ならNG、後者なら接触済として扱えば、再連絡の可否を混同しません。

メモは感想ではなく、相手が示した理由を書きます。「反応が悪い」では後から判断できません。「不要」「時期ではない」「担当部署が異なる」など、次の行動を選べる言葉に統一します。

当てる順番を列で持つ

リストができたら、上から順に当てていませんか。

優先度の列を1つ足して、当てる順番を明示してください。 基準は自社で決めて構いません。たとえば、

  • 商材との相性（A／B／C）
  • エリアの近さ
  • 規模の合致

3段階で十分です。細かくしても運用できません。

優先度を決める順序

最初に、自社が対応できる地域を決めます。次に商材と関係する業種を残し、最後に規模が合う会社を上位へ置きます。この順序なら、営業できない地域の会社を細かく評価する作業が減ります。

対象企業が明確な場合は、地域・業種・規模の条件をすべて満たす会社をAにします。一部だけ満たす会社はB、追加確認が必要な会社はCとしておけば、担当者が上から迷わず動けます。

対象が曖昧な場合は、すべての会社へ優先度を付けません。まず地域か業種のどちらかを固定し、その範囲で反応を記録します。断られた理由が蓄積したら、相性の基準を見直します。

営業手段によって並べ替える

訪問を含む場合は、優先度が同じ会社の中でエリアが近い順に並べます。テレアポの場合は、担当者が扱う業種ごとに分けると、説明を切り替える回数を減らせます。フォーム営業の場合は、URLがあり、各社の利用規約を確認できた会社を対象にします。

手紙DMの場合は、送付前に所在地を確認します。会社は移転や閉鎖をするため、古い住所が残っているリストをそのまま使うと返送や不達につながります。国税庁の法人番号公表サイトで商号・所在地・法人番号を照合し、更新後のリストから発送対象を作ります。

手段が複数ある場合は、優先度とは別に「営業手段」の列を持ちます。Aだから全手段で連絡する、という運用にはしません。電話を選ぶ会社、手紙DMを選ぶ会社、フォームを確認する会社を分け、接触履歴は同じ行へ集約します。

複数人で使うときの落とし穴

同じファイルを同時に開かない

エクセルを共有フォルダに置いて複数人で編集すると、上書きで誰かの記録が消えます。これは高い確率で起きます。

対策は次のどれかです。

  • Google スプレッドシートなど、同時編集できるものに移す
  • 担当ごとにファイルを分けて、あとで統合する（法人番号があれば統合できます）
  • 編集する人を1人に決める

運用方法を人数と役割で決める

全員が同じ時間帯に更新する場合は、同時編集できる方法を選びます。担当者ごとに営業先が完全に分かれている場合は、ファイルを分けても運用できます。ただし、統合するときは法人番号で重複を確認してください。

営業担当者が記録し、管理者だけが一覧を編集する場合は、更新の締め切りと受け渡し方法を先に決めます。担当者が口頭で伝え、管理者が後日入力する形では、その間に未着手と誤認される可能性があります。

編集する人を1人に絞る場合は、営業担当者がどこへ記録を渡すかを統一します。管理者は、担当者から記録を受け取ったら、状態・最終接触日・断られた理由の順に反映します。

ファイルを分けた場合の統合順序

まず各ファイルの列名をそろえます。次に法人番号の空欄を確認し、空欄がある行は統合前に照合します。その後、法人番号をキーに重複を探してください。

同じ法人番号が複数のファイルにある場合は、最終接触日を見ます。日付が新しい記録を残しつつ、古い行にしかない断られた理由や担当履歴は引き継ぎます。単純に新しい行で上書きすると、過去のNG記録が消えるためです。

統合が終わったら、担当が重複していないか確認します。最後に、状態が未着手なのに最終接触日が入っている行など、列同士が矛盾している箇所を見直します。

断られた相手を全員が見られるようにする

Aさんが断られた会社に、翌月Bさんがかける。これは実際によく起きます。

NGの記録は、担当個人のメモではなく、全員が見られる場所に置いてください。 一度断られた相手にもう一度当てるのは、相手の心証を悪くします。取引の内容や営業手段によっては、再勧誘や送信が規制・制限の対象になる場合があります。

営業手段ごとに確認先を分ける

メールを送る場合は、特定電子メール法の対象となる送信かを確認します。フォーム営業では、送信先企業の利用規約やフォーム上の注意書きを読み、営業目的の利用が認められているかを判断してください。

電話や訪問については、取引の内容と適用される迷惑防止条例を分けて確認します。営業手段を一括して「問題ない」と判断せず、誰に何をどの方法で案内するのかを整理してから実行します。

相手から連絡停止の意思が示された場合は、担当者個人の記憶に頼りません。法人番号・状態・断られた理由を同じ行へ残し、次の営業対象を作る担当者が除外できるようにします。

NGリストを使う順序

新しい営業リストを入手したら、優先度を付ける前に既存のNG記録と照合します。照合には法人番号を使います。会社名だけで比較すると、表記の違いによって除外できない会社が残ります。

NGに一致した会社は、新しいリストから消すのではなく、対象外と分かる状態で管理します。削除すると、別のリストを取り込んだときに再び追加されるためです。担当者へ配る実行用リストを作る段階で、NGを除外します。

再連絡の判断が必要な記録は、「不要」と「時期ではない」を分けて確認します。相手が再連絡の時期を示した場合は、その内容を見て担当を決めます。明確な停止意思がある場合は、再連絡の候補へ戻しません。

エクセルで限界が来るところ

正直に書いておきます。次のいずれかに当たったら、別の道具を検討する時期です。

件数が数千を超えた フィルタと並べ替えが重くなります。

更新が追いつかない 会社は移転し、閉鎖します。古いリストを使い続けると、その分だけ郵送費と架電時間が無駄になります。手作業での更新は続きません。

人が3人以上になった 同時編集の問題と、記録の統合コストが効いてきます。

同じ会社が別のリストに散らばった 展示会の名刺、問い合わせ、購入した名簿。これらが別々のファイルにあると、同じ会社に別々の人が当たります。

どの限界から対処するか

ファイルを開く動作や並べ替えに時間がかかる場合は、まず営業対象と保管用データを分けます。すぐ連絡する会社だけを実行用リストに残し、過去の履歴は法人番号で参照できる形にします。

更新が追いつかない場合は、連絡先を増やす前に商号・所在地・法人番号の更新方法を見直します。新しい会社を追加し続けても、移転や閉鎖した会社が残れば、担当者の作業量だけが増えます。

複数人の上書きが問題なら、データ件数より先に編集権限を整理します。同時編集できる方法へ移すか、編集担当を決めるか、担当別のファイルを法人番号で統合するかを選んでください。

同じ会社が複数のファイルに散らばっている場合は、新規営業を一度止めて、法人番号による統合を先に行います。過去に断られた会社へ再び連絡する事故を防ぐには、最新リストの作成より履歴の集約が先です。

エクセルを続ける場合と別の道具を使う場合

ひとりで管理し、更新するファイルも限られている場合は、エクセルを続けやすい状況です。法人番号・状態・断られた理由が一つの表にあり、接触後すぐ更新できているなら、道具を変えること自体を目的にする必要はありません。

複数人が同じ会社へ連絡する可能性があり、履歴が複数ファイルに分かれている場合は、一元管理できる方法を検討します。毎回の統合に時間がかかる場合も同じです。

自分たちで会社を抽出し、連絡先を調べ、更新まで行える場合は、リスト作成と営業を社内で分けて進められます。抽出から手紙DM・テレアポ・フォーム営業まで任せたい場合は、リスト保存と発注を同じ流れで扱えるサービスを比較すると、担当間の受け渡しを減らせます。

作るときの手順

  1. 法人番号つきのリストを用意する（国税庁の公表データから無料で作れます）
  2. テンプレートを開いて、記入例の行を消す
  3. 優先度を付ける
  4. 「未着手」で埋める
  5. 当てながら状態と理由を記録する
  6. 月に一度、NGを除いて次のリストを作る

誰が、どの順番で作業するか

営業責任者は、最初に対象地域・業種・規模を決めます。リスト作成担当は、その条件に合う法人を集め、法人番号の空欄と重複を確認します。営業担当者へ渡すのは、その確認が終わってからです。

営業担当者は、優先度が高い会社から連絡します。連絡後は、次の会社へ進む前に状態・最終接触日・断られた理由を入力します。管理者は、担当の重複とNGへの再接触がないかを一覧で確認します。

次のリストを作る担当者は、新しい候補を追加する前に、既存顧客とNGの法人番号を除外します。その後、移転・閉鎖による所在地の変更を確認し、担当と優先度を割り当てます。

営業開始前に確認すること

営業対象が決まっている場合は、条件に合わない会社が混ざっていないかを先に確認します。対象がまだ曖昧な場合は、地域か業種のどちらかを固定して、小さな範囲から状態と断られた理由を記録します。

手紙DMを使う場合は所在地、テレアポを使う場合は電話番号、フォーム営業を使う場合はURLと各社の利用規約を確認します。複数の手段を使うときも、確認項目を混ぜません。

メール送信が含まれる場合は特定電子メール法、電話や訪問では取引内容と適用される迷惑防止条例を確認します。法令の確認と、送信先企業の利用規約の確認は別の作業として扱ってください。

営業中に記録すること

連絡できなかった場合は、接触済として最終接触日を記録します。話ができた場合は反応ありに変更し、次の対応が分かるメモを残します。断られた場合はNGとし、相手が示した理由を書きます。

担当部署が違った場合は、案内された窓口があるかを記録します。会社の行を増やさず、同じ法人番号の履歴として残してください。

相手から連絡停止の意思が示された場合は、その場で記録します。後日まとめて入力するのではなく、全員が次の対象を作る前に確認できる状態にします。

次のリストを作る順序

最初に既存顧客を除外します。次にNGを除外し、返事待ちや対応中の会社が新規対象へ戻っていないか確認します。その後、商号・所在地・法人番号を更新し、新しい候補を追加してください。

候補を追加したら法人番号で重複を調べます。最後に担当と優先度を割り当て、状態を未着手にします。この順序なら、除外すべき会社に優先度を付ける作業が発生しません。

更新後は、未着手なのに最終接触日が入っている行、NGなのに断られた理由が空欄の行、担当者が重複している行を確認します。矛盾があれば、営業を再開する前に履歴をたどって直します。

まとめ

エクセルで十分やれます。ただし、法人番号・状態・断られた理由の3列だけは最初から入れてください。あとから足すのは大変です。

そして、断られた相手の記録は全員で共有すること。これが抜けていると、人が増えたときの事故のもとになります。

営業先が明確で、ひとりで更新できる場合は、テンプレートから始めれば動けます。対象が曖昧な場合は、地域か業種を先に固定してください。複数人で営業する場合は、会社を集める前に担当・状態・NGの共有方法を決めます。

作業の順序は、対象条件の決定、法人番号の照合、既存顧客とNGの除外、優先度と担当の設定、営業後の記録です。新しい会社を追加する作業より、過去の接触履歴を引き継ぐ作業を先に置くと、重複連絡を防ぎやすくなります。

営業GO!について

営業GO!は2027年1月の提供開始を予定しているサービスです（2026年8月時点では提供前で、現在は先行登録を受け付けています）。

営業GO!は、国税庁の法人番号公表データを土台にした全国約532万件の法人データベースになる予定です。提供開始後は、地域・業種・法人格、売上高レンジ・利益レンジ、赤字・債務超過、新設法人、インボイス登録の取消・失効などの条件で絞り込み、結果を保存してCSVでダウンロードできる予定です。法人番号も含まれるため、提供開始後はエクセルで開き、この記事の列構成に合わせて管理できます。

赤字・債務超過の情報は、経営事項審査またはgBizINFOを出どころとするものが対象です。インボイス登録の取消・失効は国税庁インボイス公表サイト、新設法人は国税庁の法人番号データをもとに反映する予定です。商号・所在地・法人番号は毎日自動更新されます。

絞り込んだリストから、手紙DM・テレアポ・フォーム営業を依頼する機能も、2027年1月の提供開始に合わせて用意する予定です。代筆・封入・郵送・架電まで任せたい場合は発注を選び、自社で営業する場合はCSVをダウンロードして使う、という分け方ができます。

自分で対象企業へ連絡したい方は、CSVの保存とダウンロードを使う形が合います。リスト作成後の実行も任せたい方は、手紙DM・テレアポ・フォーム営業の発注まで同じ画面で進める形を選べます。

先行登録は、営業GO!公式サイトから受け付けています。提供開始時期や利用の流れを確認したい場合も、公式サイトの案内を確認してください。

申し込んだ後、最初にやること

先行登録後の連絡手段、連絡が来る時期、営業時間内の対応になるかは、営業GO!公式サイトの案内で確認してください。電話かメールかを推測せず、登録時に表示される内容を控えておくと、連絡を見落としにくくなります。

最初に確認される内容も、公式サイトに掲載される案内に沿って準備します。狙う地域・業種・規模が決まっている場合は、その条件を整理しておきます。まだ曖昧な場合は、「対象を決めるところから確認したい」と伝えられるようにしておけば、リスト抽出の条件と営業手段を分けて相談できます。

手元に用意する書類については、公式サイトに記載される申込後の流れを確認してください。掲載されていない書類を自己判断で送らず、案内された範囲で準備します。

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