新規開拓の営業管理表に何を入れるか

新規開拓の営業管理表に入れる項目を決める

管理表は、次の連絡を決めるために使います。この資料では、履歴の残し方から週の確認まで、管理表に入れる項目を決めます。

会社を識別する　同じ会社を一社一行で管理するための識別項目を決めます。
履歴と予定を残す　方法ごとの履歴と結果の定義を決め、次の連絡は日付と担当者で記録します。
連絡の可否を見直す　営業連絡を控える会社の条件と、連絡を再開できる条件を決め、項目一覧と週の確認リストを運用に使います。

掲載する管理表と運用例は、編集部作成の例です。

管理表は次の連絡を決めるために使う

連絡件数の集計だけでは、次に連絡する相手や用件は決まりません。担当者は、履歴と相手の状況を読み、次の行動を管理表に残します。

次の行動を書く　件数に加えて、次に連絡する会社・用件・期日を記録します。
状況を共有する　相手の返答と約束を残し、引き継ぐ人が経緯を読めるようにします。
同じ会社をまとめる　連絡方法が変わっても同じ会社の行を使い、履歴を追加します。

管理表を見て次の行動を決める

会社を特定し、同じ会社の行を開く
履歴と、連絡してよいかを確認する
次の用件・方法・期日・担当者を決めて書く

一社一行で会社を識別する

略称や部署名の違いから、同じ会社が別の行に登録されることがあります。法人番号・会社名・所在地を照合してから会社の行を追加します。

法人番号を確かめる　法人番号で同じ会社かを確認し、不明な場合は会社名と所在地を照合します。
正式名と別名を分けて記録する　正式な会社名を記録し、略称や旧社名は別名欄に残します。
部署は会社の行の中に書く　部署名と相手の担当者は、同じ会社の行の中の欄に書きます。

識別項目で会社を照合する

識別項目	記録する理由
法人番号	会社名の表記が違っても同じ法人かを確認できます。
会社名	正式な名称を所在地と照らし、対象の会社かを確認できます。
所在地	同名の会社や所在地の違いを確認できます。
別名	略称や旧社名でも既存の行を探せます。
部署・窓口	会社の行を増やさず連絡相手を区別できます。
管理用番号	法人番号が不明な間も、会社の行と履歴を対応させられます。

管理表は編集部作成の例です。管理用番号は社内で重複しない値を使います。

連絡履歴は方法ごとに時系列で残す

手紙・電話・フォームでは、確認できる結果が違います。担当者は、連絡のたびに日付・方法・結果・実施担当者・要点を履歴へ追加します。

過去の履歴を残す　過去の記録を上書きせず、同じ会社への連絡を時系列で追加します。
確認した事実を書く　送付や送信の完了と、相手からの返信を分けて記録します。
会社と履歴を結ぶ　履歴が長くなったら別の履歴一覧に記録し、法人番号などで会社の行と対応させます。

方法に応じた結果と要点を残す

方法	残す結果	要点に書くこと
手紙	発送済み・到着確認・返信ありを別々に記録します。	宛先の部署・返送の有無・返信の要点を残します。
電話	通電（受付などと会話）・応答（目的の相手と会話）・不在を記録します。	話した相手・相手の発言・約束を残します。
フォーム	送信済み・返信ありを別々に記録します。	送信先ページ・完了表示の有無・返信の要点を残します。

管理表は編集部作成の例です。未完了や確認できない状態も、そのまま記録します。

結果の言葉は確認できた事実で決める

「応答」や「保留」の意味が人によって違うと、次の判断も変わります。方法ごとの結果と、方法共通の結果（断り・保留・アポ）を、管理表の定義欄に明記します。

接触と意向を分ける　方法ごとの結果と、方法共通の結果（断り・保留・アポ）を別欄に記録します。
未確認を区別する　送付や送信だけで相手が読んだと判断せず、未確認の状態を残します。
保留に理由を付ける　保留の理由と再確認の条件を記録し、返事がない状態と区別します。

結果の言葉をこのように定義する

区分・結果	この管理表での定義
手紙	発送済みは発送の完了を確認した状態です。到着確認は到着を確かめられた状態、返信ありは相手から返答が届いた状態です。
電話	通電は受付などと会話できた状態、応答は目的の相手と会話できた状態、不在は目的の相手が不在だと確認した状態です。誰も出なければ「不通」と記録します。
フォーム	送信済みは完了表示などを確認した状態です。返信ありは自動受付通知を除き、相手からの返答が届いた状態です。
断り	相手が今回の提案を断った状態です。今後の営業連絡も断っているかを記録します。
保留	相手が判断を先送りする意向を示した状態です。理由と再確認の条件を記録します。
アポ	相手と面談の日時・方法に合意した状態です。合意内容を記録します。

定義は編集部作成の例です。1回の連絡に複数の結果が当てはまる場合は、それぞれ記録します。

次の連絡は日付と担当者で決める

「後で連絡する」だけでは、着手する日も担当者も分かりません。連絡を続ける会社の行に、次の用件・方法・期日・担当者を記録します。

期日を日付で書く　相手が伝えた時期は記録した上で、連絡や状況確認を行う日付を決めます。「来月」「後で」のままにしません。
返事待ちも管理する　返事待ちの会社にも、返信の有無を確かめる日を入れ、その日に連絡するかを判断します。
期日を過ぎた行を放置しない　期日を過ぎた行を見つけたら、対応するか、理由を残して期日を変更します。

次の連絡を実行できる形で記録する

項目	何を書くか
次の用件	確認したいことや相手に約束した対応を書きます。
次の方法	相手の希望と連絡可否を踏まえた方法を書きます。
期日	連絡または状況確認を行う日付を書きます。
次の担当者	その対応を実施する人の名前を書きます。
実施条件	相手の指定時期など、連絡前に満たす条件を書きます。
終了理由	連絡を終える場合に「連絡終了」と理由を書きます。

管理表は編集部作成の例です。期日の到来だけで再連絡してよいとは判断しません。

引き継ぐ担当者が経緯と約束を読めるようにする

「感触がよい」だけでは、引き継いだ後の対応を決められません。相手の言葉と約束を、自分の推測と区別して記録します。

担当者の役割を分ける　責任者は、会社を受け持つ主担当、実際に連絡した担当者、次の対応を行う担当者を区別します。
相手の言葉を残す　相手の誰が何を話したかを残し、自分の見立てには「担当者所感」と付けて書きます。
約束を確認する　引き継いだ担当者は、相手との約束と連絡条件を読み、引き受けた日を記録します。

引き継ぐときに読む欄

読む欄	確認すること
主担当	会社を受け持つ人と、引き継ぎの相談先を確認します。
相手の窓口	部署・氏名・役割を確認します。
連絡履歴	いつ、誰が、どの方法で連絡したかを確認します。
相手の発言	相手の要望・断り・保留の理由を確認します。
約束と予定	約束した対応・期日・次の担当者を確認します。
除外・条件	連絡を控える理由と再連絡の条件を確認します。

管理表は編集部作成の例です。

除外と再連絡の条件を先に決める

断りや連絡制限を履歴だけに残すと、別の担当者が再び連絡するおそれがあります。責任者は、営業連絡を控える会社の条件と、再連絡の条件を全員に共有します。

除外理由を共有する　除外の理由・対象範囲・確認日を記録し、方法を変える前にも確認します。
日付と条件を残す　相手が示した再連絡の時期と条件を残し、不明な場合は再連絡を控えます。
既存対応を確認する　既存顧客や商談中の会社を新規開拓から除外し、主担当へ対応を確認します。

状況に応じて連絡の扱いを変える

状況	扱い	再連絡の条件
断り	断られた提案について、追加の営業連絡を控えます。	相手が認めた時期と条件を確認できる場合に限り再検討します。
営業連絡お断り	相手が示した範囲の営業連絡から除外します。	相手が連絡の再開を認めた場合に、認められた方法と用件を記録して連絡します。
既存顧客	新規開拓の対象から除外します。	主担当による顧客対応の必要性と窓口の確認後に連絡します。
商談中	別経路の新規開拓から除外します。	商談担当が決めた予定と役割に沿って連絡します。
時期指定の保留	指定時期まで営業連絡を控えます。	指定時期を迎え、相手が示した条件も満たした場合に連絡します。

管理表は編集部作成の例です。除外を解除した根拠も記録します。

必要な項目を管理表の列にする

下の一覧を表計算ソフトや管理ツールの項目として使えます。会社の行には現在の状況を置き、連絡の詳細は履歴として追加します。

会社の行を保つ　識別項目を使い、方法や担当者が変わっても同じ会社の行を使います。
履歴を追加する　連絡ごとの記録を残し、別の履歴一覧を使う場合は会社の行と対応させます。
現在の判断を示す　最新の結果・次の連絡・除外を更新し、連絡を終えるときは終了理由を書きます。

この項目一覧から管理表を作る

区分	列名	何を書くか
識別	法人番号／会社名／所在地／別名／部署・窓口／管理用番号	会社を特定し、相手の窓口を区別できる情報を書きます。
連絡履歴	連絡日／方法／実施担当者／要点／履歴参照先	連絡ごとの事実・相手の発言・約束を時系列で残します。
結果	方法別の結果／方法共通の結果／判断理由	定義に沿った結果と、その根拠や保留理由を書きます。
次の連絡	次の用件／次の方法／期日／実施条件／終了理由	次に行う対応と日付、必要な条件を書きます。
担当	主担当／次の担当者／引き継ぎ確認	責任者は、会社を受け持つ人と次の対応を行う人を明記します。
除外	除外の有無／理由／範囲／確認日／再連絡条件	連絡を控える根拠と、再開を判断できる条件を書きます。

管理表は編集部作成の例です。「／」で区切った名称は列名です。

週の確認で連絡の漏れと重複を直す

責任者は、週の確認で、対応が止まった行と連絡が重なる行を探します。見つかった行の対応・期日・担当者は、その行の担当者が更新します。

対応が止まる行を見る　期限超過の行・返事待ちの行・次の連絡が空欄の行を確認し、次の判断を記録します。
連絡前の条件を見る　除外・重複・再連絡条件を確認し、不要な連絡を防ぎます。
担当と用語を直す　責任者は、担当が不明な行と、定義に合わない結果を確認し、記録を直します。

週に次の項目を責任者と担当者で確認する

確認対象	確認すること
期日・返事待ち	□ 期日を過ぎた行の対応を決めます。 □ 返事待ちの行の状況確認日を見直します。
空欄・除外	□ 継続中で次の連絡が空の行に予定を入れます。 □ 断りや営業連絡お断りが除外欄に反映されているか確認します。
重複・再連絡	□ 重複行の履歴を確認して会社の行をまとめます。 □ 再連絡予定の行が相手の指定時期と条件を満たすか確認します。
担当・結果	□ 主担当や次の担当者が不明な行の担当を、責任者が決めます。 □ 結果の言葉が定義どおりかを、責任者が確認します。

確認リストは編集部作成の例です。未解決の項目にも対応日を決めます。

週の運用に確認と更新を組み込む

連絡のたびに管理表を更新すると、次の判断に使えます。週の始め・連絡のたび・週の終わりに、確認の時間を設けます。

月曜に予定を読む　今週が期日の行と期限超過の行を読み、連絡可否と担当を確認します。
連絡後に更新する　連絡のたびに履歴と次の対応を記録し、断りがあれば除外欄も更新します。
金曜に共通点を見る　責任者は、返答があった会社の業種や用件を比べ、翌週に試す条件を残します。

運用例として週の確認時点を決める

いつ	すること
月曜	今週の期日と期限超過の行を確認し、対応順を決めます。
毎日の開始時	今日が期日の行と期限超過の行を読み、除外や担当変更が無いかも見ます。
連絡の直後	履歴・結果・次の用件・期日・担当者を更新します。
金曜	責任者が週の確認リストを使い、返答があった会社の共通点と翌週の確認事項を記録します。

編集部作成の運用例です。反応があった先の共通点を成功要因と断定しません。