最初の宛先は、部署の役割と窓口の案内で決める

商品を使う部署と、購入を決める部署は同じとは限りません。公開情報と窓口の案内を確認し、最初に連絡する宛先を決めます。

  • 最初に連絡する相手を選ぶ　使う部署・決める部署・窓口になる部署の役割を確認し、最初に連絡する相手とその理由を書けるようにします。
  • 宛先をどう指定するか　確認できた情報に基づき、手紙DM・テレアポ・フォーム営業ごとに宛先の指定の仕方を決めます。
  • 何を記録するか　宛先の判断理由と未確認の点を残し、返信や折り返しで分かった正しい宛先を記録します。
部署名が確認できない場合は、推測で補わず、商品の用途を伝えて取り次ぎを依頼します。

使う部署・決める部署・窓口の役割は違う

商品の利用、購入の判断、連絡の受付には、それぞれ別の役割があります。同じ部署が兼ねる場合も、複数の部署に分かれる場合もあります。

  • 使う部署を捉える　日々の業務で商品を使う部署です。困りごとを把握していても、購入を決める権限があるとは限りません。
  • 決める役割を区別する　予算や契約を確認する部署と、最終的に承認する人は別のことがあります。管理部門とは限らず、利用部署や経営層が担う場合もあります。
  • 窓口の役割を確認する　外部からの連絡を受け付ける役割です。代表窓口や総務に届いても、購入判断が始まるとは限りません。

連絡先の役割を分ける

役割例連絡した場合に起きること
商品を使う営業部で営業支援サービスを使います。用途を確認した後、予算を扱う部署への相談が必要になることがあります。
購入を決める管理部門で予算や契約を確認します。購入判断の前に、利用部署による検討が必要になることがあります。
連絡を受ける総務や代表窓口で問い合わせを受けます。用件から取り次ぎ先を判断するため、商品の用途を尋ねられることがあります。
表は編集部作成の例です。役割の分担は会社や商品によって異なります。総務や管理部門が購入を決めると決めつけず、役割を確認します。

使う部署の候補は、商品の用途から考える

まず、どの業務で何をするための商品かを営業管理表に書きます。その業務を担う部署を候補にし、実際の部署名は相手の公開情報で確認します。

  • 用途を業務で表す　「業務を便利にする」ではなく、「応募者との面接日程を管理する」のように、使う場面を書きます。
  • 部署名を固定しない　同じ業務でも、業種や会社によって担う部署と名称が違います。他社の部署名をそのまま宛先に使いません。
  • 特定できなければ業務で残す　使う部署を特定できないときは、商品を使う業務を記録します。購入判断に関わる部署を推測した場合は、未確認の候補として記録します。

用途から部署の候補を考える

商品の用途の例使う部署の例購入判断に関わる部署の例
商談を管理する営業部が使うと仮定します。営業部が予算を持つ場合は、営業部が判断に関わると仮定します。
面接を調整する人事部が使うと仮定します。人事部か、予算を扱う管理部門が関わると仮定します。
請求書を処理する経理部が使うと仮定します。経理部か、契約を扱う購買部が関わると仮定します。
表は編集部作成の例です。表の部署名は候補を考えるための例です。相手に存在する部署や、購入権限を示すものではありません。

公開情報で分かることと未確認の点を分ける

組織図や採用情報には、部署名や業務の手がかりがあります。ただし、部署の存在を確認できても、営業連絡の受付先や購入権限まで分かるとは限りません。

  • 記載された事実を残す　部署名、担当業務、問い合わせ用途など、実際に書かれている内容を記録します。推測した役割と混ぜません。
  • 情報の時点を確かめる　掲載日や更新日があれば確認します。過去の採用情報や発表に出た部署名を、現在の宛先と即断しません。
  • 購入権限は別に扱う　商品に関係する業務が書かれていても、購入を決められる証拠にはなりません。確認できない権限は未確認とします。

情報源ごとの確認範囲

情報源分かること分からないこと
会社案内の組織図記載があれば、掲載時点の部署名や組織上の関係が分かります。購入権限や営業連絡の受付先は、記載がなければ分かりません。
採用情報記載があれば、募集に関連する部署名や業務内容が分かります。現在の組織全体や、営業提案の受付可否は記載がなければ分かりません。
問い合わせ案内記載があれば、窓口の用途や受付条件が分かります。窓口となる部署の購入権限は、記載がなければ分かりません。
ニュース・発表記載があれば、発表に関わった部署や掲載時点の連絡先が分かります。その連絡先が営業提案も受け付けるかは、記載がなければ分かりません。
表は編集部作成の例です。確認したページのURLと確認日を残すと、宛先を見直す際に根拠をたどれます。

最初の宛先は、問い合わせ先の案内に従って決める

使う部署の候補が見つかっても、連絡先は窓口の案内を確認して決めます。営業連絡の指定窓口があれば、その案内を優先します。

  • 営業窓口を優先する　取引提案や営業連絡の窓口が指定されている場合は、指定先を選びます。利用部署への直接連絡を前提にしません。
  • 窓口の用途を読む　部署別の連絡先でも、採用や既存顧客の相談専用なら用途が違います。部署名だけで送信先を選びません。
  • 代表窓口で確認する　代表窓口だけの場合は、受付条件を確認して取り次ぎを依頼します。営業連絡を断る案内があれば、その範囲に従います。

案内に応じて宛先を選ぶ

案内の状態最初の宛先注意
営業窓口を指定営業提案用に指定された窓口を選びます。利用部署の候補は、用件を説明する情報として扱います。
部署別に案内該当業務の窓口が営業提案を受け付けると明記されていれば、その窓口を選びます。採用・報道・顧客対応などの専用窓口と区別します。
代表窓口のみ受付条件に反しなければ、代表窓口に取り次ぎを依頼します。商品の用途と、相談したい業務を明確にします。
営業連絡を拒否案内が対象とする窓口や範囲には連絡しません。別部署を使って拒否を避ける連絡はしません。
表は編集部作成の例です。部署の存在と、その部署が営業連絡を受け付けるかどうかは、それぞれ確認します。

部署が分からないときは、用途を伝えて取り次ぎを依頼する

部署名を確認できない場合は、商品が関わる業務を手がかりにします。代表窓口には、商品を使う業務を伝え、その業務を担当する部署への取り次ぎを依頼します。

  • 対象業務を具体化する　商品の名前ではなく、商品を使う業務を伝えます。取り次ぐ側が担当部署を判断できる言い方にします。
  • 取り次ぎ先を尋ねる　代表窓口で購入判断を求めず、用件を扱う部署を確認します。取り次ぎが難しい場合は、その案内を記録します。
  • 推測の部署名を書かない　他社で見た名称や、ありそうな部署名は使いません。確認できた名称がなければ、業務を伝えて取り次ぎを依頼するにとどめます。

部署名が不明なときの依頼の仕方

場面依頼の仕方避けること
業務だけ分かるその業務を担当する部署への取り次ぎを依頼します。相手に存在するか確認できていない部署名を使いません。
複数部署が候補相談したい業務を一つに絞って伝えます。候補の部署へ同時に重複して連絡しません。
購入担当が不明導入の相談先を尋ねます。総務や購買部が決めると決めつけません。
表は編集部作成の例です。取り次ぎを依頼する場合も、窓口の受付条件に従います。

確認した宛先を、連絡手段に合わせて指定する

同じ会社への連絡でも、手段によって宛先の指定の仕方は変わります。確認済みの部署名や対象業務を、送付先・受付での説明・送信先の選択に使い分けます。

  • 手紙DMは確認済みの部署名だけ使う　会社名と、確認できた正式な部署名を送付先にします。部署名が不明なら代表窓口宛にし、推測した部署名を書きません。
  • 電話は用件も伝える　部署名だけでなく、どの業務への営業提案かを伝えます。部署が不明な場合は、用件に合う取り次ぎ先を確認します。
  • フォームは用途で選ぶ　送信先の選択肢と受付条件を読みます。該当する営業窓口がなければ、無関係な分類を選んで送信しません。

手段ごとの宛先の扱い

手段宛先に書くこと確認すること
手紙DM会社名と確認済みの部署名を送付先にします。不明なら代表窓口宛にします。部署名の根拠と、郵送での営業提案の受付先の案内を確認します。
テレアポ架電メモに対象業務と確認済みの部署名を書き、受付で伝えます。その部署で用件を扱うか、取り次ぎ先の案内を確認します。
フォーム営業営業提案に対応する選択肢を選びます。部署欄は、送信者の所属を尋ねる欄か送信先を指定する欄かを確かめて入力します。フォームの用途、営業連絡の可否、選択肢の意味を確認します。
表は編集部作成の例です。部署名を確認できても、すべての連絡手段で同じ部署へ直接連絡できるとは限りません。

返信や折り返しで分かった宛先を記録する

返信や折り返しは、宛先の判断を更新する手がかりになります。正しい部署名だけでなく、取り次ぎの経路や連絡を控えるよう案内された範囲も残します。

  • 確認できた宛先を残す　案内された部署名と担当者名を記録します。連絡先として確認できても、購入権限が確認できたことにはしません。
  • 取り次ぎの経路を残す　どの窓口から、どの部署へ案内されたかを書きます。次回も窓口を通す必要があるかを区別します。
  • 連絡の制限を残す　連絡を控えるよう案内された部署や手段を記録します。停止の対象が会社全体か、特定の窓口だけかも、返答の内容に基づいて分けます。

応答から宛先を更新する

分かったこと記録先次の連絡での扱い
正しい部署・氏名会社別の宛先欄に、確認日と案内元を添えます。案内された用途と連絡条件の範囲で使います。
取り次ぎの経路対応履歴に、受付窓口と取り次ぎ先を書きます。次回の連絡方法が案内されていればその方法を、案内がなければ未確認と記録します。
連絡しない部署連絡制限欄に、対象部署と案内内容を書きます。指定された部署や範囲を連絡対象から外します。
利用と決裁の違い部署の役割欄に、確認できた説明を書きます。使う部署と購入を決める部署を分けて扱います。
表は編集部作成の例です。案内された内容と自社の推測を区別し、確認できた範囲だけ更新します。

宛先を間違えたときは、案内に従って修正する

担当外という返答や転送があったら、その案内を確認し、宛先の修正が必要か判断します。別部署への案内なのか、営業連絡を断る返答なのかを分けます。

  • 返答の意味を分ける　担当外という返答だけでは、正しい宛先は分かりません。明示された案内を読み、連絡拒否の返答とも区別します。
  • 転送後は重複を避ける　転送された場合は、転送先と案内された次の対応を記録します。同じ用件を別部署へ重ねて送らないようにします。
  • 元の判断も残す　以前の宛先を消すだけでなく、間違いと分かった理由を残します。同じ情報を根拠に、元の宛先へ戻すことを防ぎます。

宛先違いへの対応

起きたことすること記録すること
用件を担当しない部署に届いた案内された宛先へ修正します。案内がなければ、受付条件に沿って取り次ぎ先を確認します。届いた部署と、正しい宛先の案内を書きます。
担当外と返された理由と窓口の案内を確認します。部署名を推測して送り直しません。担当外という返答と、代替窓口の案内の有無を書きます。
転送された転送後の対応案内に従い、重複連絡を避けます。転送元・転送先・転送日を書きます。
営業連絡を断られた指定された範囲の連絡を止めます。連絡を止める対象と、返答内容を書きます。
表は編集部作成の例です。宛先違いと連絡拒否を混同せず、別部署への連絡で拒否を避ける対応はしません。

営業管理表には、宛先を選んだ理由まで残す

部署名だけを記録すると、部署の存在・担当業務・受付可否のどれを確認できたのかが分からなくなります。選んだ理由、未確認の点、変更の履歴を同じ会社の記録に残します。

  • 宛先と根拠を並べる　どの部署を選んだかに加え、どの公開情報や案内で判断したかを書きます。URLと確認日も残します。
  • 未確認を明記する　部署の存在、対象業務、購入権限、受付可否を分けます。分からない項目は、空欄ではなく未確認と記録します。
  • 変更の理由を残す　返信や折り返しで修正した場合は、変更前後の宛先と理由を書きます。連絡手段ごとの指定も更新します。

宛先判断の記録項目

記録項目書くこと
選んだ宛先正式な部署名、または対象業務による指定と、選んだ理由を書きます。
根拠にした情報情報源、URL、確認日、宛先判断の根拠となる記載を書きます。
窓口の案内営業窓口の指定、取り次ぎの経路、連絡を控える範囲を書きます。
未確認の点対象業務や購入権限など、確認できていないことを書きます。
手段別の指定手紙DMの送付先、電話で指定する部署、フォームの選択先を書きます。
変更の履歴変更日、変更前後の宛先、案内元、変更理由を書きます。
表は編集部作成の例です。候補を正式な宛先として扱わないよう、確認状況を読んで判断できる記録にします。

用途と確認結果を書いて、最初の宛先を決める

これから連絡する会社について、分かったことを下のメモに記入します。確認できない欄は未確認とし、窓口の案内に従って最初の宛先を決めます。

  • 用途から候補を書く　商品を使う業務を具体的に書き、使う部署と購入を決める部署の候補を分けます。候補名をそのまま宛先にしません。
  • 根拠と案内を照合する　公開情報で確認した事実と、問い合わせ先の案内を書きます。判断理由を説明できる宛先を選びます。
  • 手段別の指定を決める　手紙DMの送付先、受付で伝える部署や用件、フォームの選択先を書きます。部署名が分からず代表窓口が営業連絡を受け付ける場合は、用途を伝えて取り次ぎを依頼します。

最初の宛先を決めるメモ

記録項目記入欄
商品の用途の業務で、をするために使います。
使う部署・決める部署使う部署の候補：／決める部署の候補：
確認した公開情報情報源・URL・確認日：／確認できた事実：
問い合わせ先の案内指定窓口・受付条件・取り次ぎの案内：
最初の宛先と指定宛先と判断理由：／使う手段と宛先の指定：
未確認の点確認できていないこと：／連絡時に確認すること：
表は編集部作成の例です。返信や折り返しの後は、このメモを見直し、正しい宛先と変更理由を営業管理表へ記録します。