書き込まれた変更が確定した内容とは限らない

商談中に提案書を書き換えても、その変更を双方が確認したとは限りません。編集を始める前から持ち帰った後まで、案と確定内容を分ける手順を整理します。

  • 編集前の準備を決める　編集前の提案書を残し、その場で変更できる範囲と社内確認が必要な範囲を決めます。
  • 変更の状態を分ける　書き込んだ人、変更の理由、他の箇所への影響を残し、案・確定・保留を区別します。
  • 持ち帰った後を決める　社内確認と相手への確認の手順を決め、変更箇所ごとの確認結果を残します。

変更の確認には編集前の提案書が必要だ

元の内容が残っていないと、どこをどう変えたか判断しにくくなります。編集前の提案書を残し、今回直す範囲と目的を双方で確認します。

  • 編集前の状態を残す　編集前の提案書を別に残します。編集する提案書と見分けられる名前や日付を付けます。
  • 編集する範囲を決める　対象のページや項目を先に決めます。対象外の箇所も直す場合は、その都度範囲を確認します。
  • 編集の目的を分ける　理解を助ける修正か、提案内容の検討かを分けます。目的が変わった箇所は記録します。

編集前に決めること

すること方法注意
元の内容を残す編集前の提案書を別に残します。編集中の内容で置き換えません。
範囲を決める編集するページや項目を指定します。範囲外の変更は追加で確認します。
目的を分ける説明の修正か内容の検討かを記録します。内容の検討を確定と扱いません。
表は編集部作成の例です。編集前の提案書は比較の基準です。元の内容が合意済みとは限りません。

その場で確定できる範囲は、担当者が判断できる範囲で分かれる

画面上で直せることと、その場で約束できることは別です。意味を変えない修正と、提供範囲や条件に関わる変更を分けます。

  • 表現と順番を直す　意味や条件を変えない範囲で直します。順番を変えて条件が目立たなくなる場合も見直します。
  • 条件の変更を分ける　提供範囲や条件の変更は、営業担当者がその場で確定してよい範囲かを確認します。範囲外なら案として残します。
  • 追加の要望を扱う　追加の要望は検討する項目として記録します。書き込んだだけで提供を約束した扱いにしません。

変更内容の分け方

区分扱い注意
表現や順番意味が変わらない範囲で修正します。条件の読み取り方も確認します。
提供範囲や条件担当者が確定できる範囲かで扱いを分けます。確定してよいか不明なら確定しません。
要望の追加検討する案として書き込みます。実現できるかを別に確認します。
表は編集部作成の例です。表現だけの修正に見えても、約束する内容が変わる場合は社内確認の対象です。

変更の確定には双方による内容の確認が必要だ

同じ画面を見ていても、すべての書き込みを確認したとは限りません。変更箇所ごとに、検討中の案か、双方が了承した確定か、判断待ちの保留かを示します。

  • 案として残す　検討のために書いた内容は案と示します。反対が出なかったことだけで確定にはしません。
  • 確認後に確定する　必要な社内確認を終え、双方が同じ変更内容を了承した箇所だけを確定として記録します。
  • 保留の理由を添える　判断を待つ箇所は保留と示します。残っている確認事項と、判断する人を記録します。

変更の状態の示し方

区分示し方注意
案検討中の内容であると示します。書き込みだけで確定に変えません。
確定双方の確認結果と確認日を残します。必要な社内確認の完了も確認します。
保留未確認事項と判断する人を示します。空欄のまま放置しません。
表は編集部作成の例です。案は検討のために書いた内容、保留は了承の前に社内や相手の判断を待つ内容です。

書き込んだ人と、その内容を求めた人は分けて残すことになる

相手の希望を自社が代わりに書くこともあります。書き込んだ人と、その内容を求めた人を分けて残すと、確認する相手が分かります。

  • 書いた人を残す　変更箇所ごとに書き込んだ人を記録します。代わりに入力した場合も、実際に書いた人を残します。
  • 希望と提案を分ける　相手の希望か、自社からの提案かを別に記録します。書いた人から推測して決めません。
  • 書き込みを対応させる　変更箇所と記録を対応させます。同じ箇所への追加や修正も、誰の意向によるものか残します。

書いた人と意向の分け方

区分方法注意
相手の書き込み書いた人と内容の出所を記録します。自社が承諾した扱いにはしません。
自社の書き込み自社案か相手の希望かを記録します。自社の入力を自社案と決めつけません。
代わりの入力入力した人と意向を示した人を分けます。意向を正しく表しているか確認します。
表は編集部作成の例です。誰が書いたかと、誰が確認したかも別に記録します。

変更理由の記録で、持ち帰った後に何を確認すべきかが分かる

変更後の文章だけでは、なぜその内容になったか分かりません。相手の要望、自社の判断、表現の修正を分け、判断の前提を残します。

  • 要望の背景を残す　相手が何を変えたいのか、その背景とともに残します。希望が出たことと承諾したことは分けます。
  • 自社の判断を残す　自社から変更した理由と、判断の前提を残します。社内確認中なら、その状態も記録します。
  • 意味の変化を見分ける　読みやすさのための修正か、意味を変える修正かを示します。意味が変わる場合は確認対象に戻します。

変更理由として残すこと

理由の種類残すこと注意
相手の要望変更を求めた背景と対象を残します。要望の記録を承諾の記録にしません。
自社の判断変更した理由と判断の前提を残します。未確認の前提は明示します。
表現の修正読みやすくする目的と意味の変化を残します。条件が変わっていないか確認します。
表は編集部作成の例です。理由は変更箇所ごとに残します。提案書全体の説明だけでは対象を特定できません。

変更した内容は、それを前提とする箇所まで確かめることになる

条件や範囲を変えると、別のページの説明が合わなくなることがあります。直接直した箇所に加えて、その内容を前提とする箇所も確認します。

  • 条件と説明を見直す　条件を変えたら、同じ条件を記した箇所や関連する説明を探します。古い条件が残っていないか確認します。
  • 順番と前提を見直す　説明の順番を変えたら、前提が先に伝わるか確認します。別の箇所を参照する説明も読み直します。
  • 数量と範囲を見直す　数量や範囲を変えたら、提供条件・日程・役割への影響を確認します。未確認の関連箇所も残します。

変更に伴って確認する箇所

変更の種類確かめる箇所注意
条件の変更同じ条件の記載と関連する説明を確認します。要約に古い条件が残る場合もあります。
順番の変更説明の前提と参照する箇所を確認します。移動した部分の前後も読み直します。
数量や範囲提供条件・日程・役割との関係を確認します。影響が不明なまま確定しません。
表は編集部作成の例です。関連箇所も直した場合は、その修正について案・確定・保留を記録します。

保留箇所には確認の手順と未確認時の扱いが必要だ

社内で確認すると伝えるだけでは、何を待っているのか分かりません。確認事項、回答までの手順、確認が終わらない場合の扱いを共有します。

  • 確認する内容を示す　どの変更の何を社内で確認するか示します。確認が終わるまでは確定していないことも伝えます。
  • 回答までの手順を示す　確認する人と、回答を伝える時期の見込みを決めます。時期が読めない場合は、状況を伝える時期を決めます。
  • 未確認時の扱いを決める　確認が間に合わない場合は保留を続け、次の連絡時期を伝えます。時間の経過だけで確定しません。

保留時に共有すること

場面伝えること注意
社内確認が必要対象の変更と未確認事項を伝えます。保留箇所が他の内容に及ぶ範囲を示します。
確認を進める確認の手順と回答時期の見込みを伝えます。回答時期を約束できない場合はそう伝えます。
確認が未完了残る確認事項と次の連絡時期を伝えます。変更案を自動で確定にしません。
表は編集部作成の例です。変更案を保留しても、編集前の内容に戻すことが決まったとは限りません。

社内確認の完了だけでは変更の確定とは限らない

社内で承認されても、相手が確認していない変更は残ります。社内確認、相手による内容の確認、確定版の作成と送付の順序を決めます。

  • 社内確認を進める　保留の理由と関連箇所を添えて確認を依頼します。修正が必要になった内容は、新たな案として扱います。
  • 確定した内容を反映する　双方が了承した変更を反映した版を作ります。保留が残る場合は一部保留と示し、確認済みの範囲を分けます。
  • 相手への送付を決める　送付する人と時期を決めます。社内確認後に変わった内容は、反映する前に相手の確認を得ます。

確定版を届けるまでの手順

手順すること注意
社内で確認保留事項と関連箇所の判断を得ます。社内で生じた修正も記録します。
相手と確認社内確認後の案と変更理由を確認してもらいます。追加の変更は再び案として扱います。
反映した版を送付双方が確認した内容を反映して送付します。未確定の箇所は確定内容と分けます。
表は編集部作成の例です。持ち帰る前に、確認を依頼する人と確定版を作成・送付する人を決めます。

提案書の受領だけでは変更内容の確認とは限らない

編集後の提案書が届いたことと、変更内容が確認されたことは別です。どの提案書のどの変更について確認を得たかを記録します。

  • 確認する版を特定する　編集中か確定版かを名前や日付で見分けられるようにします。相手の確認結果にも対象の版を残します。
  • 確認箇所を示す　変更箇所と関連して直した箇所を示します。保留が残る場合は、今回確認してもらう範囲を明示します。
  • 確認結果を分ける　確認した人・日付・対象箇所・結果を記録します。受領の連絡や未回答は、内容の確認と分けます。

相手の確認結果の記録

記録項目書くこと理由
対象の版提案書の名前と日付を記録します。別の版への回答との混同を防げます。
対象の箇所確認を求めた変更箇所を記録します。回答が及ぶ範囲を判断できます。
確認した人内容を確認した人を記録します。受領した人との違いが分かります。
確認日内容の確認が得られた日を記録します。確認後の変更を区別できます。
確認結果了承・修正希望・未回答を分けて残します。確定できる箇所が分かります。
記録先確認結果を参照できる場所を記録します。後から確認の根拠をたどれます。
表は編集部作成の例です。相手の確認後に内容を変えた場合は、変えた箇所について改めて確認を得ます。

変更ごとの確認表で未確定の箇所が分かる

変更箇所ごとに編集前後の内容と確認状態を記録すると、残る作業を判断できます。書いた人や変更理由も同じ行に残し、確認結果を更新します。

  • 変更ごとに記入する　変更箇所ごとに行を分けます。同じ箇所でも確認状態が違う内容は、別の行で管理します。
  • 理由と影響を残す　変更理由には、相手の希望か自社の提案かも残します。影響が不明な箇所は確認待ちと記入します。
  • 確認後に更新する　案・確定・保留と相手の確認結果を更新します。判断の根拠をたどれる記録先も記入します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

変更箇所編集前の内容編集後の内容誰が書いたか／誰の意向か案か確定か保留か変更の理由影響する箇所社内確認の要否と結果相手の確認結果記録先
表は編集部作成の例です。相手の確認結果には、対象の版・確認した人・確認日も記録します。必要に応じて行を追加します。