提案の見直しは、訂正前の情報を使った箇所をたどることになる

商談先から以前の説明の訂正を受けたら、その情報を使った箇所をたどります。説明から社内の準備まで影響を調べ、見直す範囲を判断します。

  • 訂正の範囲　状況の変化と説明の訂正を区別し、訂正前後の内容と確認が残る点を整理できます。
  • 見直す提案と作業　訂正前の情報を使った説明と社内の準備を探し、続ける作業と止める作業を判断できます。
  • 伝え直す内容　相手側の検討への影響を踏まえ、提案を変える理由と箇所を対応表に残せます。

現在の説明が以前と違っても、訂正とは限らない

以前は正しかった内容が変わった場合と、以前から誤っていた場合では、見直しの起点が違います。まず、以前の説明が当時の事実に合っていたかを確認します。

  • 当時の事実と比べる　現在の内容だけで判断せず、以前の説明が当時は正しかったかを確認します。
  • 変化と訂正を分ける　後から変わった部分と、当時から誤っていた部分が混在する場合は、項目ごとに分けます。
  • 不明な区分を残す　当時の事実が分からなければ未確認とし、訂正だと決めつけずに確認を続けます。

変化と訂正の分け方

区分見分け方扱い
状況の変化以前の説明は当時の事実に合っていました。変わった時点と現在の条件を確認します。
説明の訂正以前の説明が当時の事実と違っていました。誤っていた情報を使った説明や準備を探します。
未確認以前の説明が当時は正しかったか分かりません。区分を保留し、当時の事実を確認します。
表は編集部作成の例です。本資料では、以前の説明が訂正された場合の対応を扱います。

訂正の範囲を判断するには、訂正前後の対応付けが要る

訂正後の内容だけを書き残すと、何が訂正されたかを追いにくくなります。元の記録から取り出した内容と、訂正後の内容を同じ項目で並べます。

  • 元の記録から取り出す　記憶で補わず、以前の連絡や商談の記録から、提案に使った内容を取り出します。
  • 同じ項目で対応させる　対象の業務や範囲を合わせて並べ、何がどう訂正されたかを読める形にします。
  • 訂正の境界を確認する　訂正された部分だけでなく、関連する説明のうち引き続き使える部分も相手に確認します。

訂正前後を対応させる手順

すること方法注意
元の記録を読む訂正対象の内容を元の表現で取り出します。訂正後の内容で元の記録を上書きしません。
前後を並べる同じ業務・対象・範囲について対応させます。範囲が違う説明をそのまま比較しません。
範囲を確認する訂正箇所と、関連する訂正対象外の箇所を示します。連絡にない部分まで訂正されたとみなしません。
表は編集部作成の例です。記録が見つからない部分は、その旨を明記します。

提案の判断には、訂正後の事実と未確認の点が要る

訂正が生じた事情を推測しても、提案の前提は確定しません。訂正後の内容が指す業務や範囲と、まだ確定していない部分を確認します。

  • 原因を決めつけない　訂正の原因を誰かの不注意と決めつけず、提案を判断するために不足している事実を尋ねます。
  • 対象の範囲を確認する　どの業務や拠点に当てはまる内容かを確認し、一部の事実を全体へ広げないようにします。
  • 未確定の部分を分ける　確定した内容と確認中の内容を分け、確認先と、回答が必要な判断を記録します。

提案に必要な事実の確認

場面すること避けること
事情が不明提案に使える訂正後の事実を確認します。説明の経緯から原因を推測しません。
対象が曖昧該当する業務・拠点・対象者を確認します。一部の説明を全体の条件として扱いません。
一部が確認中未確定の内容と確認先を記録します。仮の内容を確定事項として提案に使いません。
表は編集部作成の例です。確認項目は、提案の判断に必要な事実に絞ります。

見直す説明は、訂正前の情報を使った箇所に及ぶ

訂正された語句がある箇所だけでは、説明への影響を拾いきれません。その情報を根拠に伝えた説明や、口頭で示した判断までたどります。

  • 根拠にした説明を探す　訂正前の情報から、対応できる範囲や進め方について何を説明したかを洗い出します。
  • 提案書の位置を残す　該当する見出しや図表を記録し、訂正前の情報が明記されていない箇所でも、その情報を根拠にした結論がないかを調べます。
  • 口頭の判断も含める　資料にない口頭の説明も記録をたどります。思い出せない内容は、確認済みと分けて残します。

訂正前の情報を使った説明の探し方

探す対象方法注意
根拠にした説明元の情報から導いた判断をたどります。同じ語句を含まない説明も対象にします。
提案書の箇所前提の記載と、それを使った結論を探します。本文だけでなく図表や補足も確認します。
口頭での判断商談記録から、進め方などの説明を探します。記録にない説明を推測で確定しません。
表は編集部作成の例です。見つけた説明は、訂正前のどの情報を使ったかも記録します。

事実の訂正は、文章の置き換えで済むとは限らない

訂正された事実によって、提案した理由が成り立たなくなる場合があります。訂正後の事実でも同じ理由で提案できるかを、説明ごとに判断します。

  • 理由が成り立つかを見る　提案内容を残したいという結論から考えず、訂正後も元の理由が成立するかを確認します。
  • 理由が崩れる箇所を直す　元の理由が成り立たなければ、その理由で選んだ範囲や進め方も見直します。
  • 不足する事実を明記する　判断に必要な情報が足りない箇所は保留し、何が分かれば判断できるかを残します。

訂正後も提案の理由が成り立つかの判断

場面見分け方扱い
同じ理由が成立訂正後の事実でも、元の理由が成り立ちます。事実の記載を直し、提案を続ける根拠を残します。
元の理由が不成立訂正後の事実では、元の理由が成り立ちません。その理由で選んだ提案内容を見直します。
情報が不足訂正後の事実だけでは理由の成立を判断できません。該当する判断を保留し、必要な情報を確認します。
表は編集部作成の例です。提案内容が同じでも、理由が変わる場合は説明を見直します。

社内準備への影響は、依頼した前提で分かれる

提案書を直しても、訂正前の情報で社内の準備が進んでいる場合があります。社内に出した依頼を起点に、着手状況と作業への影響を調べます。

  • 社内に出した依頼を探す　資料作成などの依頼を探し、訂正前の情報をどの条件として渡したかを確認します。
  • 着手状況を分ける　完成済み・作業中・未着手を分け、成果物とこれから行う作業の両方を確認します。
  • 担当者と影響を調べる　訂正前後の内容を作業の担当者に渡し、使えなくなる成果物や変わる作業を確認します。

訂正前の情報で始めた準備の確認

確かめること方法注意
依頼の前提渡した条件と訂正前の情報を照合します。依頼文に添えた資料も確認します。
着手状況成果物と、作業中・未着手の内容を確認します。未着手の依頼も見直し対象に含めます。
作業への影響担当者と、訂正が関係する工程を確認します。営業側だけで修正の要否を決めません。
表は編集部作成の例です。準備の有無が不明な場合は、依頼先への確認を残します。

準備を続けられる範囲は、訂正の影響で分かれる

訂正があっても、すべての作業を止める必要があるとは限りません。確認できた影響に応じて、作業ごとに継続・修正・停止を決めます。

  • 影響がなければ続ける　訂正された情報を前提としていない作業は、影響がないと確認した理由を残して続けます。
  • 直す範囲を決めて続ける　訂正後の事実で修正内容を決められる作業は、変更箇所と担当を明らかにして続けます。
  • 判断できない部分を止める　前提が未確定の作業は、該当する部分を止めます。再開に必要な確認事項も残します。

作業への影響に応じた扱い

区分すること注意
そのまま続ける影響がないと確認した範囲を続けます。未確認であることを、影響がないことと混同しません。
直して続ける修正箇所と担当を決めて作業を続けます。完成済みの成果物も修正対象か確認します。
確定まで止める前提が決まらない作業を止めます。停止範囲と再開条件を依頼先に伝えます。
表は編集部作成の例です。作業単位で判断し、扱いを決めた理由も記録します。

以前の提案の使われ方が分かれば、伝え直す範囲が分かる

以前の提案が、相手側の社内説明や検討に使われている場合があります。利用状況を確認し、見直してほしい説明と伝え直す担当を決めます。

  • 使われた提案を確認する　どの資料や説明が、どの部署の何の検討に使われているかを、分かる範囲で確認します。
  • 見直す説明を示す　訂正によって変わる提案の理由を示し、それを使った検討があるかを相手と確認します。
  • 伝え直す担当を決める　誰がどこへ訂正後の提案を伝えるかを相手と相談して決め、伝達が済んだか確認できるようにします。

相手側で進んだ検討への対応

確かめること方法注意
提案の利用状況使った資料・説明と検討先を確認します。社内で広く使われたと決めつけません。
見直す説明訂正で変わる理由と結論を示します。相手側の検討すべてをやり直すよう求めません。
伝え直す担当伝える人と届け先、伝達の確認方法を相手と決めます。窓口に伝えただけで社内への伝達済みとしません。
表は編集部作成の例です。相手側の検討内容は、提案の見直しに必要な範囲で確認します。

修正理由と箇所の記録で、判断の経緯が分かる

修正後の提案書だけでは、なぜ提案が変わったのかを読み取れない場合があります。訂正された事実から判断の変更までを示し、残る確認事項とともに記録します。

  • 事実から判断への影響を示す　訂正された事実、提案の理由への影響、提案の変更箇所の順に対応させて伝えます。
  • 残る確認を明記する　修正済みの内容と保留中の判断を分け、確認先と、回答後に見直す箇所を示します。
  • 伝えた内容を記録する　伝達先・伝達時点・修正した資料・未確認事項を残し、訂正前後の記録をたどれるようにします。

提案の修正を伝える型

伝えること方法注意
訂正された事実訂正前後の内容と対象範囲を並べます。訂正の理由を推測して説明しません。
変わった判断提案の理由と変更箇所を対応させます。変更箇所の一覧だけで説明を終えません。
残る確認未確定の事実と保留する判断を示します。修正版の提示を、全項目の確定と扱いません。
伝達の記録伝えた相手・内容・時点と資料を記録します。訂正前の記録を消さずに区別して残します。
表は編集部作成の例です。説明の型であり、会話や送付文面の例ではありません。

訂正前後と対応を並べると、残る確認が分かる

訂正された内容ごとに、説明・準備・相手側の検討への影響を記入します。空欄を対応不要とせず、未確認か影響なしかを明記します。

  • 事実ごとに記入する　訂正前後の内容を対応させ、変化か訂正か、確認が残る点は何かを書きます。
  • 理由と作業を記入する　影響する説明には、変わる提案の理由も書きます。社内の準備には作業の扱いを対応させます。
  • 伝達後も更新する　相手側の検討への影響と伝達内容を残し、未確認事項の回答を得たら表を更新します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

訂正前の内容訂正後の内容変化か訂正か確認が残る点影響する説明提案書の該当箇所社内の準備作業の扱い相手側の検討への影響伝えた内容と記録先
全拠点で同じ手順以前から拠点ごとに手順が異なります。以前の説明の訂正に当たります。拠点ごとの手順の違いを確認中です。手順が同じため共通資料で説明できる、という理由を見直します。導入時の説明方法の欄を見直します。共通の操作説明資料を作成中です。手順に関する部分の作成を止め、違いの確認後に再開を判断します。共通資料を前提とした社内検討の有無を確認中です。窓口へ見直し理由と保留箇所を伝え、商談記録に残しました。
表は編集部作成の例です。実際の対応では、伝達先・伝達時点・担当も記録します。