説明の裏付けを示すには、記述と条件の併記が必要だ

商品の説明の根拠を求められたときは、資料名だけでは裏付けを確認できません。説明に対応する記述を、条件と所在が分かる形で示します。

  • 何を根拠として示すか　求められた根拠の種類に合わせて、説明を裏付ける記述と、裏付けられない部分を分けます。
  • どこまで一緒に示すか　記述に付く条件や例外を省かず、原文と要約を区別して、資料の版と確認日を添えます。
  • 何を渡して記録するか　相手が見返せる形で根拠を渡し、示した内容と示せない理由を対応表に残します。

示す根拠は、相手が確認したい内容で決まる

商品の仕様、提供条件、自社の判断では、必要な裏付けが異なります。説明のどの部分について根拠を求められているかを絞ります。

  • 仕様の記述を示す　機能や動作についての質問には、その内容を明記した記述を示します。紹介文だけで細かな動作まで裏付けません。
  • 提供条件を示す　利用できる対象や範囲についての質問には、適用条件を示します。機能があることと、利用できることを分けます。
  • 自社の判断を分ける　提案の理由を求められた場合は、判断に使った事実と判断の基準を示します。商品の仕様としては扱いません。

確認したい内容と根拠の種類

根拠の種類確かめること注意
商品の仕様どの機能や動作を確認したいかを特定します。紹介文から動作の詳細を補いません。
提供条件誰が、どの条件で利用できるかを特定します。機能の有無だけで利用可否を決めません。
自社の判断提案の理由か、自社の対応方針かを確かめます。自社の判断を商品の仕様と混ぜません。
表は編集部作成の例です。

その資料で裏付けられる範囲は、対応する記述に限られる

説明と似た表現が資料にあっても、説明全体を裏付けるとは限りません。対象や動作、範囲を照合し、対応しない部分を明らかにします。

  • 説明を項目に分ける　機能の有無、対象、利用範囲などを分けます。複数の内容を含む説明に、まとめて根拠ありと付けません。
  • 対応する記述を示す　説明した各項目に、該当する記述を対応させます。同じ言葉があるだけでなく、意味と範囲が一致するかを見ます。
  • 対応しない部分を残す　資料にない動作や範囲は、裏付けられない部分として分けます。別の根拠を確かめ、誤りと分かった説明は訂正します。

説明と記述の照合

場面すること注意
説明が複合的説明を項目ごとに分け、それぞれに根拠の有無を付けます。一部の記述で説明全体を裏付けません。
表現が似ている対象、動作、範囲を照合します。言葉の一致だけで判断しません。
一部が対応しない裏付けられる部分と残る部分を示します。資料にない動作や条件を推測で補いません。
表は編集部作成の例です。

記述の適用範囲を示すには、条件と例外の併記が必要だ

本文の記述は、条件や例外によって適用範囲が変わります。相手が自社の場合に当てはまるか判断できるよう、注意書きまで一緒に示します。

  • 適用条件を添える　対象、利用環境、提供上の条件など、記述が成り立つ前提を添えます。相手に当てはまるか不明な条件は、その旨を残します。
  • 例外を近くに置く　対象外となる場合や制限は、本文と同時に確認できる位置に示します。本文だけを目立たせて例外を隠しません。
  • 注意書きを結び付ける　別の箇所にある注意書きは、参照先を添えます。どの記述に付く注意か分かるように対応を示します。

記述と一緒に示す条件

示すこと方法注意
適用される条件本文に付く前提を併記します。相手が条件を満たすと決め付けません。
例外対象外となる場合を本文の近くに置きます。例外を外して適用範囲を広げません。
注意書き参照先と、対応する本文を示します。別の箇所にあることを理由に省きません。
表は編集部作成の例です。

要約は、資料の記述そのものとは違う

読みやすくまとめた文は、資料に書かれた文そのものではありません。原文と要約を分けて示し、要約から原文へ戻れるようにします。

  • 原文をそのまま示す　原文として示す部分は、語句を変えずに抜き出します。省略する場合は省略箇所を明示し、条件を落としません。
  • 要約と明記する　まとめた文には要約と付け、元の記述の所在を添えます。原文とは区画を分け、どちらを読んでいるか分かるようにします。
  • 言い換える範囲を守る　対象や条件、断定の強さを変えません。短くすると意味が変わる部分は、無理に要約せず原文で示します。

原文と要約の区別

区分示し方注意
原文語句を変えず、抜粋の範囲を示します。抜粋した文を資料全文のように扱いません。
要約要約と明記し、原文の所在を添えます。資料の記述そのものとして示しません。
言い換え元の意味と条件を保ちます。可能性を確約へ変えません。
表は編集部作成の例です。

根拠の時点を示すには、資料の版と確認日が要る

同じ資料名でも、改訂によって記述が変わる場合があります。参照した版と確認日を添え、いつの記述に基づく説明かを示します。

  • 参照した版を示す　資料名に加えて、版や改訂の表示を記します。版の表示がない場合は、その旨と発行元の更新表示などを添えます。
  • 確認した日を添える　該当する記述を確認した日を記します。資料の発行日や更新日とは分け、確認しただけで最新版とは断定しません。
  • 古い資料を区別する　以前の版を示す場合は、過去の記述であることを明記します。現在も同じ条件で提供される根拠には、そのまま使いません。

根拠の時点を示す情報

添えること方法注意
資料の版資料名と版や改訂の表示を記します。版が不明な場合に推定で埋めません。
確認した日該当記述を確認した日を記します。発行日や更新日と混同しません。
古い資料の扱い過去の記述であることを明記します。現在の提供条件を裏付けると断定しません。
表は編集部作成の例です。

根拠を示せないときは、理由の伝え方が分かれる

根拠を示せない理由は、記述の不在、確認の未完了、開示の制限で異なります。理由と、現時点で相手に裏付けを示せない説明の範囲を伝えます。

  • 記述の不在を示す　確認した資料には該当記述がないと明示します。確認した範囲を超えて、根拠が存在しないとは断定しません。
  • 確認待ちを示す　どの説明に社内確認が必要かを示します。確認が済むまでは、その説明を確定した内容として提示しません。
  • 開示の制限を示す　資料を示せない理由を、伝えられる範囲で説明します。代わりの根拠がない場合は、相手が検証できないことも明示します。

示せない理由の分け方

場面伝えること避けること
記述がない確認した資料と、該当記述がない内容を示します。記載がないことを提供可能の根拠にしません。
社内確認が要る未確認の内容と確認が必要な点を示します。確認前に提供や対応を約束しません。
示せない資料開示できない理由と代替資料の有無を示します。相手が確認済みであるかのように扱いません。
表は編集部作成の例です。

資料から導いた解釈は、資料に書かれた事実とは限らない

資料を読んで導いた結論には、説明者の解釈が含まれる場合があります。資料の記述、経験、推測を分け、何が直接書かれているかを示します。

  • 解釈を記述から分ける　資料に明記された内容と、そこから導いた判断を分けます。複数の記述を組み合わせた結論も、原文としては示しません。
  • 経験を仕様に広げない　過去に対応できた経験だけで、今回も対応できるとは示しません。経験の説明と、今回の提供条件の裏付けを分けます。
  • 推測には区分を付ける　推測を添える場合は推測と明記します。区分を付けても根拠になるわけではなく、未確認の説明として扱います。

根拠と混ぜない情報

場面すること注意
解釈を加える記述と、記述から導いた判断を分けます。解釈を発行元の説明として示しません。
経験を添える経験した条件と今回の条件を区別します。過去の対応を共通の仕様に広げません。
推測を添える推測と明記し、未確認の内容を示します。推測の表示だけで裏付け済みにしません。
表は編集部作成の例です。

根拠を相手が確認するには、所在と閲覧手段が必要だ

該当箇所を説明しても、相手が資料を開けなければ後から確認できません。記述の所在と資料全体への参照先を添え、見返せる形で渡します。

  • 該当箇所を特定する　資料名、章や見出し、該当ページなどを添えます。相手が資料内を探し直さず、対象の記述へたどれるようにします。
  • 資料全体へ戻れる形にする　抜粋には元の資料の所在を添えます。前後の説明や注意書きを確認できる範囲まで、参照できるようにします。
  • 相手の閲覧可否を見る　相手の権限で閲覧できるか、後から見返せるかを確認します。閲覧できない場合は、渡せる資料や抜粋を用意します。

後から確認できる渡し方

方法すること注意
該当箇所を指定資料名と章や見出し、該当ページを添えます。資料名だけで探し直させません。
抜粋を渡す元の資料と条件の参照先を添えます。抜粋で前後の意味を変えません。
参照先を渡す相手が閲覧できる手段かを確認します。自社で開けるだけで判断しません。
閲覧できない共有できる資料や抜粋で補います。共有できない部分は理由を添えます。
表は編集部作成の例です。

示した根拠を記録すると、説明と条件の照合ができる

参照した資料だけを残しても、相手にどの条件まで示したかは分かりません。説明、実際に示した記述、条件、示せなかった内容を対応させて残します。

  • 説明と記述を対にする　説明した内容に、実際に示した資料の版と該当箇所を結び付けます。提示後の改訂で記述が変わっても、区別できるようにします。
  • 示した条件を残す　相手に示した条件や例外を記します。資料に載っていることと、相手に示したことを分けて残します。
  • 未提示の内容も残す　示せなかった根拠と理由を記し、実際に渡した資料は別に記します。渡したことだけで、内容への理解や承諾まで確認済みにしません。

提示した根拠の記録

記録項目書くこと理由
説明した内容相手に示した説明の範囲を記します。何を裏付けた記述か分かるようにします。
示した記述資料名、版、該当箇所、原文か要約かを記します。提示時の記述を特定できるようにします。
条件相手に示した条件、例外、注意書きを記します。条件を含めて提示したか確認できます。
示せなかった根拠未提示の内容と理由を記します。裏付け済みの説明と区別できます。
相手への渡し方渡した資料と、その渡し方を記します。相手が何を見返せるか確認できます。
確認日該当記述を確認した日を記します。根拠を確認した時点を区別できます。
表は編集部作成の例です。

説明と根拠の対応表で、裏付けの抜けが分かる

説明ごとに根拠と条件を対応させると、提示できる範囲と残る確認を見渡せます。下の欄を使い、相手へ渡す前に抜けを確認します。

  • 説明ごとに記入する　個別に裏付けを確認できる説明を行ごとに記入します。異なる条件が付く説明は、同じ行にまとめません。
  • 空欄の理由を明記する　未確認、該当なし、開示できない場合を区別します。資料の版が不明な場合や、条件の有無が未確認の場合も明記します。
  • 渡す内容と照合する　対応表と相手に渡す資料を照合します。条件の欠落、原文と要約の混同、参照先の不足を直してから渡します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

説明した内容根拠の種類資料名と版該当箇所付いている条件原文か要約か確認日示せない理由相手への渡し方記録先
表は編集部作成の例です。記録先には、示した根拠の記録を後から参照できる場所を記入します。