違う指示は、優先する方針が決まってから実行する

違う指示を受けたら、同時に実行できるかを確かめます。実行できない組み合わせは、営業責任者など決める立場の人の判断を得てから進めます。

  • 両立できるか確かめる　指示の出所と内容を並べ、同時に実行できない点を明らかにします。
  • 優先する方針を決めてもらう　どちらを優先するかと、決まるまでに止める作業・続ける作業を確認します。
  • 決定を伝えて記録する　決まった方針を指示した人にも伝え、営業先への連絡と記録に反映します。

指示の違いを確認せずに進めると、連絡と作業が食い違う

違う指示を確認せずに進めると、同じ営業先への案内が食い違うことがあります。両方の作業に着手しても、どちらも完了できない場合があります。

  • 連絡の食い違いを防ぐ　手紙DM・テレアポ・フォーム営業で伝える内容や時期を照らし合わせ、重複や食い違いがないかを確認します。
  • 未完了の作業を増やさない　両方に着手する前に、作業時間と進める順番を確かめます。
  • 指示の重なりを知らせる　指示した人が、別の指示の存在を知らない場合もあります。出所と内容を並べて示します。

取りがちな対応と防ぎ方

取りがちな対応起きること防ぎ方
両方を進める同じ営業先に異なる案内が届くことがあります。連絡の内容と順番を確認します。
少しずつ着手する作業が分散し、どちらも完了しないことがあります。優先する作業を決めてもらいます。
別々に報告する指示が重なっていることが伝わらないことがあります。両方の指示を並べて示します。
表は編集部作成の例です。

対象・手段・時期・順番を並べて両立を確かめる

指示の違いを、対象の営業先・手段・時期・順番に分けます。手段が違っていても、対象や時期が重ならなければ両立できる場合があります。

  • 対象と手段を確かめる　同じ営業先への指示かを確かめ、手紙DM・テレアポ・フォーム営業のどれを使うか記録します。
  • 時期と順番を確かめる　いつ始めるかに加え、何を終えてから次へ進む指示なのかを確認します。
  • 共通する作業を見つける　両立できない部分と、どちらの方針でも必要になる準備を分けます。

指示を並べる比較表

確かめる項目指示A指示B
対象の営業先未接触の候補企業に連絡します。同じ候補企業に連絡します。
手段手紙DMとテレアポを使います。テレアポと手紙DMを使います。
時期次の営業活動の開始日から進めます。次の営業活動の開始日から進めます。
順番手紙DMの後に架電します。架電の後に手紙DMを送ります。
両立できる部分候補企業の情報を確認します。同じ情報確認を進めます。
表は編集部作成の例です。不明な項目は推測で埋めず、確認が必要な箇所として残します。

同時に実行できない条件を具体的に示す

指示が違うという説明だけでは、何を決める必要があるか伝わりません。対象の営業先、実施時期、作業内容を照らし合わせ、どの条件が両立しないかを示します。

  • 手段だけで判断しない　同じ営業先に違う手段を使うだけでは、両立不可とは限りません。連絡の順番や条件も確認します。
  • 同時にできない理由を書く　同じ担当者が同じ期間に両方の作業を行えないなど、実行できない条件を具体的に記します。
  • 選ぶ必要がある点を示す　一方の指示を優先すると、もう一方のどの作業が待ちになるかまで示します。

両立しない組み合わせ

組み合わせの型何が両立しないか示し方
連絡手段と順番手紙DMを先にする指示と、架電を先にする指示があります。同じ営業先への最初の手段を決める必要があると示します。
同時期の優先順位同じ担当者の同じ期間に、架電とフォーム営業のどちらを優先するかが違います。一方を優先した場合に、もう一方の作業がいつ始められるかを示します。
着手の条件架電結果で対象を選ぶ指示と、選ぶ前にフォーム営業を始める指示があります。結果を待つか、先に連絡するかを示します。
表は編集部作成の例です。人物への評価を加えず、実行条件の違いを記します。

指示の出所と内容を、確認できたとおりに記録する

誰から、いつ、何をするように指示されたかを残します。判断の根拠として説明された内容と、自分の推測は分けて扱います。

  • 出所と日時を残す　指示した人と受けた日時を記し、後から内容を確認できるようにします。
  • 内容と根拠を分ける　求められた作業と、指示した人が説明した理由を別々に書きます。理由は説明されたとおりに書き、確認済みの事実とは区別します。
  • 伝達方法を残す　口頭か文章かを記録します。口頭で受けた指示の不明点は、指示した人に確認します。

指示を記録する項目

記録項目書くこと注意
指示した人氏名と役割を記します。伝聞の場合は、伝えた人も記します。
受けた日時指示を受けた日時を記します。実行する時期と分けて書きます。
指示の内容対象・手段・時期・順番を書きます。不明な条件は確認事項として残します。
説明された根拠理由として伝えられた内容を書きます。説明がなければ、理由の説明なしと記します。
伝達方法口頭か文章かと、参照先を記します。文章は元の内容を確認できるようにします。
表は編集部作成の例です。指示した意図を推測して、記録に付け加えないようにします。

どちらを優先するかは、決める立場の人が判断する

両立できない指示の優先順位は、営業責任者など決める立場の人の判断を得ます。営業責任者が元の指示を変えられない場合は、指示した人同士で決めてもらうよう相談します。指示の一覧に、各指示に従った場合の影響と判断が必要な期限を添えます。

  • 自己判断で選ばない　営業担当者は、指示した人の役職や指示を受けた順番だけで、優先する作業を選びません。
  • 判断に必要な事実を示す　対象・期限・連絡済みの内容・作業の進み具合と、両立しない点を示します。
  • 決めてほしい項目を書く　先に行う作業、後にする作業、その着手条件について判断を求めます。

判断を求める事項

場面営業担当者がすること営業責任者が判断すること
連絡順が違う営業先と連絡履歴を示します。先に使う手段と次へ進む条件を決めます。
作業時間が重なる期限と必要な作業を示します。優先する作業と後にする作業を決めます。
約束に影響する約束した内容と期限を示します。約束を守る対応と、営業先への約束を変更する必要があるかを決めます。
判断材料が足りない未確認事項と判断期限を示します。追加で確認する事項と判断までの扱いを決めます。
表は編集部作成の例です。判断期限は、営業先への連絡予定や約束の期限から示します。

判断を待つ間に止める作業と続ける作業を確かめる

止める作業は、優先順位が決まっていない指示に関係する作業に限ります。約束済みの対応と、どちらの方針でも必要な準備は分けて扱います。

  • 新しい連絡を保留する　対象や順番が決まっていない営業先への新しい連絡と、その連絡を他の担当者や依頼先に頼むことを保留します。
  • 約束した対応を確認する　約束済みの対応は内容と期限を確認します。指示と両立しない場合は、期限前に判断を求めます。
  • 共通の準備を進める　営業先の情報確認や連絡履歴の整理など、どちらの方針でも使う準備を進めます。

判断前の作業の扱い

作業の種類止める続ける
新しい連絡優先順位が決まっていない営業先への連絡と、その依頼を保留します。競合せず、実行方針が決まっている連絡を進めます。
約束済みの対応未決定の方針に合わせて約束を変えることを控えます。両立する対応を進め、両立しない場合は期限前に確認します。
準備作業未決定の手段だけに必要な作業を保留します。営業先の情報確認と連絡履歴の整理を進めます。
表は編集部作成の例です。すでに実施を依頼した作業は、進行状況と変更の可否を確認します。

決まった方針と理由を、指示した人にも伝える

決定は、実行する人だけでなく、元の指示を出した人にも伝えます。何を先に行い、何を後にするかと、その理由を共有します。

  • 決定と理由を伝える　採用した順番と理由を伝えます。指示の内容を変える部分も明確にします。
  • 伝える人と相手を決める　営業責任者が自分で伝えるか、別の担当者を指定して伝えてもらうかを決め、伝達漏れを防ぎます。
  • 届いたことを確認する　指示した人と実行する人に伝わったかを確認し、伝達した日時を残します。

決定を伝える範囲

伝えること誰から誰へ注意
決定と理由営業責任者から、指示した人へ伝えます。どの条件を踏まえた判断かを伝えます。
作業の順番営業責任者または指定された人から、実行する人へ伝えます。対象・手段・開始条件を省きません。
後にする作業指定された人から、その作業に関わる人へ伝えます。着手条件が未定なら、その旨を伝えます。
伝達の完了伝えた人から、営業責任者へ報告します。未伝達の相手がいれば記録します。
表は編集部作成の例です。決定後に新たな条件が分かった場合は、営業責任者に伝えて方針を変える必要があるかを確認します。

連絡済みの内容を確かめてから次の連絡をする

社内で方針が決まった後、次の連絡を始める前に、営業先に伝えた内容や約束と新しい方針が食い違わないかを確認します。

  • 手段をまたいで確認する　手紙DM・テレアポ・フォーム営業の連絡履歴を確認し、案内や約束の重複を見つけます。
  • 必要な変更を伝える　変更が必要なら、営業先に関係する変更点と理由、次の対応を整理して連絡する人を決め、その人から営業先に伝えます。
  • 連絡後に記録を更新する　伝えた内容と返答を記録し、古い予定のまま別の連絡が進まないように更新します。

次の連絡前に確認すること

場面すること記録
すでに連絡した案内した内容と約束を確認します。連絡日・手段・内容を残します。
別の手段を使う同じ案内や依頼を重ねないか確認します。次に使う手段と連絡の目的を書きます。
変更が必要になる連絡担当者が、変更点と次の対応を営業先に伝えます。説明した内容と返答を残します。
次の連絡を決める連絡する人と予定を更新します。以前の予定を変更したことも残します。
表は編集部作成の例です。変更理由は営業先に関係する範囲で説明し、社内の指示の経緯を持ち込みません。

指示と決定の経緯を営業管理表に残す

営業管理表には、現在の方針だけでなく、元の指示と決定理由も残します。どの営業先のどの作業についての決定かを分かるようにします。

  • 指示と決定を区別する　受けた指示の一覧を残し、決定した方針・決めた人・日時を別の欄に記します。
  • 後にする作業も残す　止めた作業と再開時期・条件を書きます。未定の場合は、次に確認する時期を残します。
  • 営業先への影響を残す　連絡や約束の変更があれば、営業先への説明と返答、次の対応まで記録します。

営業管理表に残す項目

記録項目書くこと
指示の一覧指示した人・日時・内容・根拠・伝達方法を記します。
両立しない点対象の営業先と、同時に実行できない条件を書きます。
決定した方針決めた人・日時・優先する作業・理由を記します。
停止と再開止めた作業と再開時期・条件、未定なら次の確認時期を書きます。
決定の伝達誰から誰へ、いつ伝えたかと、未伝達の相手を記します。
営業先への影響連絡や約束の変更、説明した内容、返答、次の対応を書きます。
表は編集部作成の例です。元の指示を決定内容で上書きせず、変更の経緯をたどれるように残します。

確認表に書き出してから判断を求める

受けた指示を記入し、両立しない点と判断に必要な情報を確認します。決定後は、伝達と営業先への連絡を確認し、記録を完成させます。

  • 判断前の欄を埋める　指示の出所、両立しない点、決める人、止める作業と続ける作業を記入します。
  • 決定後の欄を埋める　決まった方針と理由、伝えた相手、営業先への連絡の確認結果を書きます。
  • 未確認の項目を残す　分からない項目には未確認と書き、確認する相手と期限を記入します。

違う指示を受けたときの確認表

確認する項目記入欄
指示と出所指示A：／指示B：（それぞれ出所・日時・内容・根拠・伝達方法を記入）
両立しない点対象の営業先：／同時に実行できない条件：
決める人と情報営業責任者：／判断に必要な情報：／判断期限：
判断前の作業止める作業：／続ける作業：／約束済みの対応：
決定と伝達方針と理由：／再開時期・条件：／誰から誰へ伝えたか：
連絡確認と記録連絡済みの内容と変更の要否：／次の連絡者：／記録先・更新日：
表は編集部作成の例です。判断前の作業の扱いも営業責任者に確認し、決定後に記入内容を更新します。