話の区切りは残り時間と確認事項で決める

説明が長引いたら、残り時間と相手が確認したいことを照らし合わせます。その場で扱う内容を絞り、説明しきれない内容や残った疑問は、対応方法と期日を相手と決めます。

  • この場で扱う内容を決める　相手の判断に要る情報を先に扱い、残り時間に応じて説明する範囲を決めます。
  • 話の区切り方を決める　扱った内容と残した内容を確認し、終了や延長を相手と相談して決めます。
  • 次の対応を決めて記録する　残した内容への対応・期日・担当を相手と決め、営業管理表に残します。

説明の長さより確認できた内容で振り返る

説明を続けても、相手が確認したいことを扱えているとは限りません。商談を振り返るときは、何を確認でき、何が残ったかを見ます。

  • 相手の確認事項を扱う　説明を終えることに気を取られると、相手が聞きたかったことを確認しないまま商談を終える場合があります。
  • 判断に要る情報の漏れを確かめる　詳しく説明した項目があっても、対応範囲や利用条件など判断に要る情報が抜けると、相手は検討を進められない場合があります。
  • 次の対応を決めて終える　終了直前まで説明を続けると、残った疑問への対応や回答期日を相談する時間が足りなくなる場合があります。

説明が長引いたときに起きること

起きること相手に起きること自社に起きること
確認事項が残る聞きたかったことを確認できません。相手の疑問を確かめなければ、検討を妨げている点を把握できません。
判断材料が抜ける提案を利用するか判断できない場合があります。追加で必要な情報が分かりません。
次の対応が未定何をいつ待てばよいか分かりません。対応の担当や期日が曖昧になります。
表は編集部作成の例です。

冒頭で終了時刻と確認したいことを確かめる

冒頭では、終了時刻と相手が確認したいことを確かめます。自社から確認が必要なことも伝え、扱う順番を相談します。

  • 終了時刻を確かめる　予定していた終了時刻で問題ないかを確認し、その時刻までに何を扱うか考えます。
  • 双方の確認事項を出す　相手の確認事項に加え、回答や提案に必要な自社の確認事項も示します。
  • 扱う順番を相談する　相手が優先したいことを聞き、説明と確認をどの順番で進めるか決めます。

冒頭で確かめる内容

確かめること聞き方の方針確認できなかった場合
終了時刻当日の都合を踏まえて確かめます。予約時の終了時刻を前提とすることを伝えます。
相手の確認事項商談で何を確かめたいかを聞きます。想定する確認事項を示し、説明しながら確かめます。
自社の確認事項相手への回答や提案に必要な情報と、その理由を伝えます。確認できるまで断定できない内容を示します。
扱う順番優先して扱いたい内容を聞きます。仮の順番を示し、途中で変更できるようにします。
表は編集部作成の例です。

説明は相手の判断に要ることから並べる

資料に載っている順番が、そのまま説明の優先順になるとは限りません。相手の判断に要ることを先に置き、補足や自社の紹介は必要に応じて扱います。

  • 判断に要ることを先に置く　検討したい内容を基に、対応できる範囲、提供開始までの準備、利用条件など、判断に要ることを先に説明します。
  • 補足は理解に応じて足す　詳しい仕組みや背景は、相手の疑問を解くために必要な範囲で説明します。
  • 自社の紹介は必要性で選ぶ　伝えたい内容でも、相手の確認事項に関係しなければ、その場の説明から外します。

説明内容の分け方

区分例扱い
判断に要ること対応範囲、提供開始までの準備、利用条件を説明します。相手の確認事項に沿って先に扱います。
補足すること仕組みの詳細や背景を説明します。理解や判断に必要な場合に加えます。
自社の伝達事項会社の沿革や関連サービスを紹介します。今回の判断に関係する内容を選びます。
表は編集部作成の例です。

残り時間を見てその場で扱う内容を絞る

話題が増えたり説明が長くなったりしたら、終了時刻までの残り時間を確認します。残っている確認事項を見渡し、その場で扱う内容を相手と選びます。

  • 残り時間を確認する　次の話題に入る前に、説明に使う時間に加え、相手の疑問を確かめて商談後の対応を決める時間を残せるかを確認します。
  • 扱う内容を選び直す　残った項目から、相手が判断するために先に確認したい項目を選びます。それ以外は、商談後にどう対応するかを相手と決めます。
  • 変更を相手に確かめる　この場で扱う項目と残す項目を示し、その分け方で相手の検討に支障がないかを確認します。

残り時間に応じた内容の選び方

場面判断相手に確かめること
説明が長くなる補足を止め、未確認の重要な項目へ進みます。今の説明で残っている疑問を確かめます。
質問が増えたこの場で答える質問を選びます。先に回答が必要な質問を確かめます。
重要項目が残るほかの説明を外し、重要項目を扱います。その順番で判断を進められるかを確かめます。
終了時刻が近い新しい説明を止め、残す内容を整理します。説明しきれない項目を、資料送付や後日の回答で対応してよいかを確かめます。
表は編集部作成の例です。

扱った内容と残した内容を言葉にする

話を区切るときは、説明した範囲と未確認の範囲を明らかにします。説明したことだけで理解済みとせず、疑問や認識の違いを確かめます。

  • 扱った内容を確認する　説明した項目と確認できた結論を簡潔に整理し、商談の全体を説明し直さないようにします。
  • 残した内容を示す　未説明の項目と、説明したものの疑問が残る項目を分けて示します。
  • 理解を確かめる　相手の判断に関わる条件や前提について、認識の違いや不明な点がないかを確認します。

区切るときに伝える内容

伝える要素内容注意
扱った内容説明した範囲と確認できた結論を伝えます。説明したことを、相手の同意として扱いません。
残した内容未説明の項目と残った疑問を示します。未確認の条件を、決定済みとして扱いません。
理解の確認条件や前提の認識が同じかを確かめます。うなずきだけで理解済みと判断しません。
表は編集部作成の例です。

残した内容は対応方法と期日を約束する

残した内容は、後で連絡するという説明だけでは対応が曖昧になります。資料送付・次回の商談・確認後の回答から方法を選び、期日と担当を決めます。

  • 内容に合う方法を選ぶ　読めば確認できる内容は資料で送り、対話が必要な内容は次回に扱います。
  • 対応の範囲を決める　何を送るか、何を話し合うか、何について回答するかを具体的に決めます。
  • 期日と担当を決める　対応する担当と期日を決めます。回答期日が未定なら、見通しを連絡する期日を約束します。

残した内容と次の対応

残した内容の種類次の対応決めること
資料で読める内容該当する資料を送ります。送る範囲・送付先・送付期日・担当を決めます。
対話が要る内容次回の商談で扱います。議題・参加者・日程を決めます。未定なら、誰がいつまでに候補日を連絡するかを決めます。
社内確認が必要社内で確認したうえで回答します。確認事項・回答方法・期日・担当を決めます。
表は編集部作成の例です。

延長を望まれたときも終了時刻を確かめ直す

相手から継続を希望されても、終了時刻が決まらないまま説明を続けないようにします。双方の都合と扱う内容を確認し、延長するか別日に扱うかを決めます。

  • 終了時刻を確かめ直す　相手の希望と自社の予定を確認し、続けられる場合も改めて終了時刻を決めます。
  • 延長する範囲を決める　相手が続けて確認したい内容を聞き、延長中に扱う項目を選びます。
  • 別日に扱う判断をする　時間が合わない場合や準備が必要な場合は、その理由を伝え、次の対応を決めます。

延長を希望されたときの判断

場面すること確かめること
双方が続けられる終了時刻と扱う範囲を決め直します。いつまで、何を確認したいかを確かめます。
自社の予定がある続けられる範囲を伝え、残りの対応を決めます。先に必要な回答と、後日に扱える内容を確かめます。
その場で答えられない必要な確認や準備をしてから回答します。回答に必要な条件と、希望する回答期日を確かめます。
話題がさらに増える追加の話題を含め、扱う範囲を選び直します。決め直した終了時刻までに優先する内容を確かめます。
表は編集部作成の例です。

区切った内容と約束を営業管理表に残す

商談後は、どこまで扱い、何を残したかを営業管理表に記録します。次に対応する人が、約束の内容と期限を読み取れるように書きます。

  • 説明と合意を分けて書く　説明した内容、相手に不明点がないかを確かめた結果、双方が合意した内容を、それぞれ分けて記録します。
  • 残した理由も記録する　未説明なのか、疑問が残ったのか、社内確認が必要なのかが分かるように書きます。
  • 対応と担当を結び付ける　残した項目ごとに、次の対応・期日・担当を記録します。決まっていない事項は、誰がいつまでに調整結果を報告するかを決めます。

営業管理表に残す内容

記録項目書くこと
扱った内容説明した範囲、相手の確認結果、双方が合意した内容を分けて書きます。
残した内容残った質問や未説明の項目と、残した理由を書きます。
次の対応と期日送る資料、次回の議題、回答する事項と、それぞれの期日を書きます。
担当対応する人を書きます。社内の確認先が別にある場合は、その確認先も残します。
表は編集部作成の例です。

説明が長引く原因は資料の順番と範囲から探す

同じ内容の説明が繰り返し長引く場合は、商談の記録を基に、説明の順番・範囲・質問への答え方を見直します。

  • 後回しになった項目を見る　相手が確認したかった項目が資料の後半にあるなら、先に説明できる順番へ変えます。
  • 広げすぎた説明を見直す　不要だった補足や紹介を確かめ、最初に説明する範囲と質問に応じて足す範囲を分けます。
  • 確認と回答の方法を直す　質問の意図を確かめずに話していなかったかを見直します。意図を確かめてから、答えと必要な条件を先に伝える形に変えます。

説明が長引く原因の点検

原因確かめること見直し
資料の順番判断に要る項目が後ろにないかを見ます。相手の確認事項から説明できる順番に変えます。
説明の範囲確認事項に関係しない説明がないかを見ます。先に扱う内容と、必要に応じて補足する内容を分けます。
確認事項の把握不足確認したいことを推測だけで決めていないかを見ます。冒頭と話題が変わる場面で、確認事項を確かめます。
質問への答え方背景の説明が続き、答えが後回しになっていないかを見ます。質問の意図を確かめ、答えと必要な条件を先に示します。
表は編集部作成の例です。

自社の商談で使う区切り方を書き出す

次の商談で参照できるよう、自社で扱う確認事項、説明の優先順位、商談後の対応、記録先を下のメモに書き込みます。

  • 実際の項目名で書く　確認事項や説明内容には、自社の商品・条件・資料の項目名を使います。
  • 判断の基準を決める　何を先に扱い、どのような場合に残すかを決め、延長時の対応も書きます。
  • 商談後に見直す　記録を基に、商談で扱いきれずに残ることが多い項目を確かめ、説明する順番や範囲を修正します。

商談の区切り方を決めるメモ

決める項目自社の言葉で記入する
冒頭と説明の順番冒頭で終了時刻と双方の確認事項を確かめます。説明はから始め、は補足にします。
残り時間の判断の場面で残り時間を確認します。を優先し、残す項目は相手に確認します。
区切り時の確認扱った項目と残した項目を（メモ・画面など）に書いて相手と確認します。の条件について、認識の違いがないかを尋ねます。
残した内容の扱いは資料で送り、は次回に扱い、は社内確認後に回答します。期日と担当はに記録します。
延長時の対応終了時刻を確かめ直し、を扱います。の場合は別日に扱うことを相談します。
記録先に、扱った内容・残した内容・次の対応と期日・担当を記録します。
表は編集部作成の例です。