明かせない情報があるときの提案の進め方を決める

必要な情報を尋ねても、社内の情報は出せないと言われることがあります。確認できたことと未確認のことを分けて、提案を進められる範囲を考えます。

  • 回答できる範囲を確かめる　理由を詮索せず、回答できる範囲と社内で確認する方法を相手に選んでもらいます。
  • 提案の前提を決める　情報が無くても提案できる部分と、情報が要る判断を分けます。未確認の条件を提案にどう記載するか、条件ごとに案を分けるかを決めます。
  • 情報の扱いと記録を決める　情報を使う範囲と社内での取り扱いを決め、約束した内容と提案の前提を記録します。

情報が無いことと提案できないことを分ける

情報が無いまま推測すると、相手の業務とずれた提案になりかねません。質問を重ねたり提案をすべて止めたりする前に、その情報が無いと判断できないことと、無くても説明できることを分けます。

  • 推測を事実にしない　似た会社の例を、そのまま相手の状況として扱いません。仮に置く条件は、確認できた事実と分けます。
  • 同じ質問を重ねない　明かせないと分かった項目は記録します。言い方だけを変えて、同じ情報を繰り返し求めないようにします。
  • 保留する範囲を絞る　情報が無くても説明できる内容は説明を続けます。その情報が無いと判断できないことだけを保留します。

情報が無いときの対応を見直す

取りがちな対応相手に起きること防ぎ方
推測で作る実際の業務と違う説明を受け、後から訂正を求めることになります。仮の条件を明示します。
何度も尋ねる同じ説明や回答の断りを繰り返すことになります。回答できない項目を記録します。
提案を止める情報が無くても検討できる内容まで届かなくなります。説明できる部分と保留する判断を分けます。
表は編集部作成の例です。

明かせない理由を問わず確認事項を絞る

情報を明かせない背景には、社内の決まりや権限、時期の問題などが考えられます。背景を聞き出すより、提案の判断に必要な確認を絞ります。

  • 理由の説明を求めない　説明できない事情があると考え、理由の詳しい説明を求めません。回答できないという判断を尊重します。
  • 権限の外まで求めない　その場で回答できない場合に、独断での開示を促しません。相手が社内で回答の可否を確認できるか、後日なら回答できるかを尋ねます。
  • 必要な判断に絞る　その情報を使って何を判断するかを整理します。判断に使わない質問はしません。

明かせない場面での対応を決める

場面することしないこと
社内の決まり回答可能な項目だけを選んでもらいます。決まりの詳しい内容を聞き出しません。
権限がない社内で確認できるかを確かめます。その場での回答を迫りません。
時期が合わない確認を再開できる時期があるかを確かめます。回答できる日を無理に決めません。
理由も不明提案に必要な確認事項を絞ります。理由を推測して決めつけません。
表は編集部作成の例です。

回答できる範囲を相手に選んでもらう

正確な数値を示せなくても、段階や範囲なら回答できる場合があります。項目ごとに必要な詳しさを示し、回答しない選択も含めて選んでもらいます。

  • 答え方に選択肢を設ける　数値、範囲、段階、回答しないという選択肢を用意します。細かい回答ほど望ましいという扱いにしません。
  • 概算で足りる項目を示す　おおよその回答で判断できる項目を示します。段階で尋ねる場合は、各段階の意味も説明します。
  • 確認する相手を選んでもらう　別の人なら回答できるかは、相手の社内で判断してもらいます。紹介や直接の連絡を前提にしません。

回答の詳しさを選べるようにする

尋ね方の方針内容注意
段階で選ぶ業務量を、少ない・通常・多いなどの段階で選んでもらいます。段階の意味を共有します。
範囲で答える通常時と繁忙時の業務量を、答えられる幅で示してもらいます。範囲の中間を実際の値とみなしません。
概算を使うおおよその数値で判断できる項目を明示します。概算では決められない判断を分けます。
別の人が確認社内で回答できる人がいるかを確かめてもらいます。直接の紹介を求めません。
回答を控える答えられない項目を選んでもらいます。未回答の内容を推測で補いません。
表は編集部作成の例です。

情報が必要な判断と説明できる部分を分ける

商品の説明に必要な情報と、相手の業務に合わせるための情報は異なります。提案を部分ごとに分けると、今示せる内容と確認を待つ判断が分かります。

  • 商品の説明は進める　機能や利用条件は、自社で確認した内容を説明します。相手の業務で使えるとまでは断定しません。
  • 業務に合わせる箇所を分ける　現在の方法や業務量で変わる手順を切り分けます。情報が無い箇所は、相手の業務に合わせて確認した案のように示しません。
  • 情報が要る判断は保留する　運用できるか、どこまで対応できるかなどの判断に必要な条件を示します。未確認なら結論を保留します。

提案の部分ごとに情報の必要性を分ける

提案の部分情報が要るか扱い
機能の説明相手の社内情報が無くても説明できます。確認済みの機能を示します。
利用条件条件の説明には不要です。満たすかの確認には、相手の社内での確認結果が必要です。条件の提示と利用可否の判断を分けます。
業務の手順現在の方法や業務の流れが必要です。未確認の箇所は仮の手順にします。
対応する範囲業務量や求める対応内容が必要です。条件によって変わる範囲を示します。
利用の可否判断を左右する条件の確認が必要です。条件を確認できるまで結論を出しません。
表は編集部作成の例です。

未確認の条件は提案の前提として明示する

確認できない条件を仮に置く場合は、未確認であることを提案に書きます。条件が違ったときの影響と、確認後に見直す箇所も示します。

  • 未確認と仮定を分けて書く　未確認の項目と、提案のために仮に置いた条件を分けます。相手から回答を得た内容のように書きません。
  • 条件が違う場合も書く　前提が違うと、手順や対応範囲がどう変わるかを示します。影響を説明できない判断は保留します。
  • 見直す箇所を指定する　確認結果によって変更が必要になる箇所を、該当する提案とともに示します。前提を末尾の注記だけに書きません。

未確認の条件と見直し先を示す

場面提案の書き方注意
業務量が不明通常時と繁忙時の業務量は未確認であり、通常時を仮定した案として、確認後に対応範囲を見直すと記載します。仮定した量を相手の実態として扱いません。
現在の方法が不明現在の手順は未確認であり、仮の手順で作成した案として、確認後に手順を見直すと記載します。現行の方法に問題があると決めつけません。
体制が不明社内で確認する人を決められる前提であり、難しい場合は進め方を見直すと記載します。体制が用意されていると断定しません。
利用条件が不明条件を満たすかは未確認であり、利用の可否は確認後に判断すると記載します。前提を書くだけで利用可能とはしません。
表は編集部作成の例です。

未確認の条件の影響に応じて、案の分け方か保留かを決める

情報が足りないときに、いつでも幅を持たせた提案ができるわけではありません。条件による違いを説明できるか、後から見直せるかで進め方を決めます。

  • 条件ごとに案を分ける　条件の違いと対応の違いを説明できる場合は、場合分けします。どの案に当たるかは未確認と示します。
  • 確認しながら段階を進める　開始後も手順や対応範囲を変更できる場合は、対象業務を絞って始め、確認結果に応じて広げる案を検討します。次の段階へ進む条件を先に示します。
  • 結論を保留する　情報が無ければ利用の可否や影響を判断できない場合は、結論を保留します。再開に必要な確認事項を記録します。

案を分けるか、判断を待つかを決める

判断向いている場面注意
条件で分ける条件によって変わる手順や対応範囲を説明できます。相手がどの条件に当たるかを決めつけません。
段階で進める絞った範囲から始め、確認後に変更できます。次へ進む条件と、進めない場合の扱いを示します。
判断を保留する未確認の条件によって利用の可否が変わり、影響の範囲を説明できません。保留する判断と再開に必要な確認を明示します。
表は編集部作成の例です。

元の資料や数値を受け取らずに確認できる方法を提案する

情報そのものを受け取らなくても、必要な条件を満たすかは確認できる場合があります。相手の社内で確かめてもらい、伝えられる結果だけを受け取る方法を提案します。

  • 確認項目を一覧にする　何を判断するための確認かと、必要な結果の形を示します。元の資料や詳しい数値の提出を相手に求めません。
  • 結果だけを受け取る　条件を満たす、満たさない、未確認などの結果で足りるかを検討します。結果だけでは判断できないことも相手に伝えます。
  • 同席しない方法も示す　自社が同席しない社内確認も選べるようにします。誰にどの方法で確認するかは、相手に決めてもらいます。

社内で確認し、必要な結果だけを伝えてもらう

方法内容注意
一覧を渡す判断に必要な確認項目と、結果の選択肢を渡します。判断に使わない項目を含めません。
結果だけを受領条件を満たすかどうかを社内で確かめてもらいます。結果だけで判断できる範囲を確認します。
同席せず確認社内で確認してもらい、伝えられる結果を後から受け取ります。確認の相手や方法を指定しません。
未確認で返す確認できなかった項目は未確認として伝えてもらいます。返答が無い項目を、条件を満たすと扱いません。
表は編集部作成の例です。

受け取る情報の使い道と社内での取り扱いを決める

回答してもらう前に、情報を何に使い、誰が扱うかを社内で決めます。今回の提案の判断だけに使うこと、共有する人、保管と処分を決め、相手に伝えます。

  • 使う範囲を具体的に決める　今回の提案に使う情報と、回答に含まれていても提案に使わない情報を分けます。提案以外の目的には使わないと決めます。
  • 共有する人を絞る　提案を作る人や確認する人など、必要な共有先を決めます。部署全体が閲覧できる場所への保存を避けます。
  • 実行できる扱いを伝える　保管先、不要になった場合の処分、対応する人を決めます。社内で実行できることを確かめてから伝えます。

情報の使い道と社内での取り扱いを決める

決めること内容相手に伝えること
利用する目的今回の提案に必要な判断に限って使います。何の判断に使い、提案以外の何に使わないかを示します。
提案に使わない回答に含まれていても今回の判断に使わない情報は、提案の判断にも記載にも使いません。使わない情報と、それによって保留する判断を示します。
共有する範囲内容を見る必要がある人を決めます。共有する人の役割と範囲を示します。
保管する方針保管先と、保管が必要かを見直す時点を決めます。どこで扱い、いつ保管の必要性を見直すかを示します。
処分する方針不要になった情報の処分方法と対応する人を決めます。処分の方針と、対応できる範囲を示します。
表は編集部作成の例です。

回答の範囲と提案の前提を分けて記録する

時間がたったり別の人が引き継いだりすると、仮定が事実として扱われるおそれがあります。回答を得た内容、未確認の項目、提案に置いた前提を分けて残します。

  • 回答された範囲を残す　回答がどの業務や時期を対象にしているかを記録します。明かせない理由の推測は書き加えません。
  • 前提と見直し先を残す　仮に置いた条件と、その条件に基づく提案箇所を記録します。確認後に何を見直すかも残します。
  • 約束を記録にも反映する　情報の扱いについて伝えた内容を残します。記録の閲覧範囲や保管も、約束した扱いに合わせます。

提案の根拠を後から確かめられるように記録する

記録項目書くこと
明かせない項目回答できないと分かった項目と、確認した時点を書きます。
回答を得た範囲回答内容、対象の業務や時期、概算かどうかを書きます。
提案の前提未確認の項目と、仮に置いた条件を分けて書きます。
見直す箇所確認結果によって変える提案箇所と、保留している判断を書きます。
情報の扱いの約束使う目的、使わない範囲、共有先、保管と処分について伝えた内容を書きます。
表は編集部作成の例です。

確認表で提案を進める範囲を決める

ここまでの判断を、自社の案件に当てはめて営業担当者が書き出します。確認できていない情報は未確認、決めていない方針は未決定と記し、提案できる部分と保留する判断を分けます。

  • 案件に合わせて記入する　項目名だけで済ませず、対象の情報や提案箇所を具体的に書きます。理由を推測して空欄を埋めないようにします。
  • 提案できる範囲を決める　前提を明示して説明できる部分を選びます。影響を判断できない部分は保留し、確認する条件を書きます。
  • 確認後に更新する　回答を得たら、前提と提案を見直します。情報の扱いについて約束した範囲も確かめて記録を更新します。

情報が明かせないときの提案の確認表

確認する項目記入する内容自社の記入欄
項目と回答範囲明かせない項目と、回答を得られる範囲・詳しさを書きます。
提案できる部分情報が無くても提案できる部分と、保留する判断を書きます。
前提と案の幅明示する前提と、条件別の案・段階別の案を使うかを書きます。
社内での確認相手の社内で確認する項目、方法、受け取る結果を書きます。
情報の扱い使う目的、使わない範囲、共有先、保管と処分の方針を書きます。
記録前提と未確認を残す場所、確認後に見直す箇所、更新する人を書きます。
確認表は編集部作成の例です。