開けない資料の渡し直し方を決める

送った資料を相手が開けないときは、相手がどの操作までできたかと、画面に何が表示されたかの確認から始めます。内容と閲覧を許可した条件を保ち、開けたことを確かめるまでを決めます。

  • 操作と表示を確かめる　相手が進めた操作と表示内容を聞き、自社側の確認結果と合わせて原因を切り分けます。
  • 渡し直す方法を決める　閲覧制限の理由を確かめ、資料の内容と版を保てる渡し方を選びます。
  • 閲覧を確認して記録する　渡し直した資料を開けたか確かめ、対応の経緯と次回の送り方を記録します。

原因を確かめてから送り直す

状況を確認せずに送り直すと、相手が同じ操作で止まることがあります。閲覧を許可した条件や資料の版まで変わらないよう、原因を確かめてから渡し直します。

  • 同じ操作を繰り返さない　同じものを再送する前に、どの操作で止まったかを確認します。
  • 閲覧を許可した条件を広げない　開けないことだけを理由に制限を外さず、誰に閲覧を許可しているか、保存などの操作をどこまで認めているかを確かめます。
  • 別の版を混ぜない　送り直す資料を元の送付物と照合し、説明した内容との食い違いを防ぎます。

確認せずに送り直した場合

送付側の行動起こりうること防ぎ方
同じものを再送相手が同じ操作で止まり、再び連絡が必要になることがあります。止まった操作と表示内容を確認します。
閲覧制限を解除社外の意図しない相手にも資料が広がるおそれがあります。制限の理由と許可された閲覧範囲を確認します。
別の版を送付説明した内容と相手の手元の資料が食い違うことがあります。送付済みの版と渡し直す版を照合します。
表は編集部作成の例です。

操作と表示内容を分けて確かめる

開けないという申告だけでは、どこで止まったかが分かりません。受け取り後の操作と表示された内容を分けて確認し、原因を推測する材料にします。

  • できた操作を確認する　受け取った後、保存できたか、開く操作まで進めたかを順に確かめます。
  • 表示内容を残す　表示された文言は要約せず、そのまま教えてもらいます。表示がない場合も記録します。
  • 必要な環境だけ尋ねる　端末の種類や閲覧ソフトの使用状況など、切り分けに必要な範囲で尋ねます。

相手に確認する範囲

確かめること尋ね方の方針記録
受け取り添付か共有サービスの案内か、届いたものを確認します。受け取ったものと資料名を書きます。
保存保存を試したか、完了したかを分けて尋ねます。保存できたか、試したができなかったか、まだ試していないかを書きます。
開く操作何を選び、どの操作で止まったかを尋ねます。最後にできた操作を書きます。
表示内容文言をそのまま確認し、画面共有は必要な範囲に限ります。表示文言や画面の状態を書きます。
閲覧環境端末の種類、閲覧ソフトの有無、資料を置いた共有サービスにログインできているかを尋ねます。確認できた環境と不明な点を書きます。
表は編集部作成の例です。画面を見せてもらう場合は、無関係な情報が写らない範囲にします。

送った資料を別の環境で開いてみる

手元の原稿が開けても、送った資料が同じ状態とは限りません。実際に送った資料を別の端末や閲覧ソフトで開いて試し、共有サービスに設定した閲覧条件も確認します。

  • 送付物そのものを使う　添付したファイルや案内した共有サービスを送付履歴から特定し、確認対象にします。
  • 環境を変えて試す　別の端末や閲覧ソフトで試し、どの条件で開けたかを残します。
  • 共有サービスの設定を見る　送信者自身の閲覧結果に加え、相手に設定した閲覧の権限や有効期限を確認します。

自社側で試すこと

確かめること確かめ方分かること
送付物送付履歴にある添付ファイルや共有サービス上の資料を開きます。実際に送った資料で問題が再現するか分かります。
別の端末社内で利用を認められた別の端末で開きます。端末を変えた場合の違いが分かります。
別の閲覧ソフト同じファイルを別の閲覧ソフトで開きます。閲覧ソフトによる結果の違いが分かります。
共有サービスの設定閲覧者、許可した操作、有効期限を確認します。相手が閲覧条件を満たすか判断する材料が得られます。
表は編集部作成の例です。自社側で開けた結果だけでは、相手側でも開けるとは判断できません。

確認結果から原因の候補を絞る

似た表示でも、資料自体の状態、受信・保存・展開の状態、相手の閲覧環境、閲覧の権限で原因が違う場合があります。確認結果を照らし合わせ、まだ確認していない候補を記録して、次にどの候補を確かめるかを決めます。

  • 事実と推測を分ける　表示文言や再現結果を事実として残し、原因の見立てとは分けて書きます。
  • 条件を絞って試す　届け方と形式を同時に変えず、何を変えて結果が変わったかを確認します。
  • 未確認の候補を残す　自社側で開けても、受信・保存の状態や相手側の環境、権限の問題は引き続き確認します。

原因の候補と対応

原因の種類見分け方対応
資料そのもの送った資料そのものを自社の別環境で開き、元の原稿と状態を比べます。元資料と照合し、必要なら送付用ファイルを作り直します。
受信・保存・展開の状態保存が完了したか、圧縮したファイルを展開できたかを確かめます。送付物の状態を確認し、相手が受け取れる届け方に変えます。
閲覧環境同じ資料が開ける環境と開けない環境の違いを調べます。利用可能な閲覧方法を確認し、必要なら別形式を検討します。
閲覧権限表示文言と閲覧者、ログイン状況、有効期限を照合します。許可された範囲で閲覧者や期限の設定を見直します。
表は編集部作成の例です。複数の原因が重なる場合もあります。表だけで原因を確定しません。

閲覧制限を変更してよいかを、目的と許可範囲で判断する

閲覧制限には、資料を見せる相手や期間を絞る目的があります。外す前に目的と変更できる範囲を確認し、相手が閲覧者として登録されているかを確かめたうえで対応します。

  • 制限の理由を確かめる　誰に何を見せるための設定かを確認し、不明な場合は管理者に判断を求めます。
  • 許可範囲を確認する　閲覧者、期限、保存の可否について、変更してよい範囲を確かめます。
  • 閲覧者の登録を確かめる　相手が閲覧者として登録されているかを確かめ、登録されていなければ相手だけを必要な権限に限って追加します。

制限を変更する前の判断

場面することしないこと
理由が不明制限を設定した人や管理者に目的を確認します。理由が分からないまま解除しません。
相手が未登録閲覧を認めた相手か確認し、必要な権限で追加します。誰でも閲覧できる設定に広げません。
期限が終了延長してよいか確認し、必要な期限を設定します。確認せず無期限に変更しません。
別の渡し方へ変更変更後も閲覧者や保存の条件を守れるか確認します。保存禁止の資料を添付に替えて制限を迂回しません。
表は編集部作成の例です。

内容と閲覧範囲を保つ方法で渡し直す

渡し直す方法は、確認できた原因の候補と相手が使える閲覧方法で選びます。形式や届け方を変える場合も、内容と版、閲覧できる範囲を確認します。

  • 届け方を選び直す　資料自体を変更する必要がなければ、同じ資料を別の届け方で渡せるか検討します。
  • 変換後の内容を確かめる　別形式にした資料を開き、文字や図表、ページ構成を元の版と照合します。
  • 分割後も全体を示す　分割する場合は、読む順序と各ファイルの収録範囲を示し、同じ版から分割したと分かる共通の版番号や更新日を添えます。

渡し直す方法の選び方

渡し直す方法向いている場面注意
同じものを再送相手が保存を完了できていないなど、届いた資料の状態に問題があると確認できています。同じ版を使い、再送後の結果を確認します。
届け方を変更自社では開けるものの、相手の受信や保存に問題があると考えられます。変更後も閲覧範囲と保存の条件を保ちます。
別形式に変換元の形式を閲覧できず、利用可能な別形式が確認できています。内容の欠落や崩れを確認し、開けるか改めて試します。
分割して送付容量が受け取りの妨げと確認され、分割が認められています。読む順序と全体の構成を示し、抜けや重複を確認します。
表は編集部作成の例です。形式の変更や分割だけで開けるとは限りません。渡し直した後も確認します。

開けた資料と版を確かめて対応を終える

渡し直したことと、相手が閲覧できたことは別です。開けたかの返答を得て、渡し直した版で商談に必要な箇所まで見られたことを確かめてから対応を終えます。

  • 閲覧できたか確認する　到着の返答だけで終えず、資料を開いて商談で確認してほしい箇所を見られたかを確かめます。
  • 見ている版を確認する　資料名や版番号、更新日で、渡し直した資料を見ていることを確認します。
  • 未解決なら確認に戻る　開けない場合は新たな操作と表示内容を記録し、まだ確認していない原因の候補から次の対応を選びます。

渡し直した後の対応

場面すること記録
開けた資料名と版、必要な内容の表示を確認します。閲覧できた版と確認日を書きます。
一部が見えない見えない箇所を特定し、自社側の表示と比較します。見えた範囲と未解決の箇所を書きます。
まだ開けない操作と表示内容の変化を確認し、次に試す条件を決めます。今回の結果と次の対応を書きます。
返答がない閲覧確認の連絡時期を決め、確認待ちとして扱います。未確認であることと再確認の予定を書きます。
表は編集部作成の例です。

今回確認できたことを次回の送り方に反映する

今回開けた方法と、開けなかった条件を次回の準備に使います。原因が確定していない部分は推測として残し、案内や確認手順、共有サービスの設定を見直します。

  • 初回の案内を見直す　資料名と版、必要な閲覧手順、開けない場合に知らせてほしい情報を案内に含めます。
  • 送付前の確認を決める　送付物を開く確認と、共有サービスの権限確認を誰が行うか決めます。
  • 共有設定を見直す　閲覧者や期限の設定が送付先と合っているか、次回の送付時にも確認します。

次回までに見直すこと

見直す項目内容確認
初回の案内資料名、版、必要な操作、閲覧期限を分かる形で示します。相手が次に行う操作を判断できるか確認します。
問題時の連絡止まった操作と表示内容を知らせてもらう方針を決めます。連絡先と確認する情報が案内にあるか確認します。
閲覧の確認手順送付物を別環境で開き、結果を残す手順を決めます。確認する人と実施する時点が決まっているか確認します。
共有サービスの設定許可された閲覧者と期限を送付先ごとに設定します。以前の設定を使う場合も、今回の閲覧者と期限に合っているかを確認します。
表は編集部作成の例です。

次の対応が分かる形で経緯を記録する

再送済みという記録だけでは、別の担当者はどのような問題が起き、解決したかどうかを判断できません。申告内容、確認結果、渡し直した方法と版、閲覧の確認結果を残します。

  • 相手の申告として残す　相手から聞いた操作や表示文言は相手の申告として記録し、自社で確認した結果や推測とは分けて書きます。
  • 方法と版を特定する　渡し直した資料を後から特定できるよう、資料名、版、届け方、送付日を書きます。
  • 未完了の対応を残す　開けたか未確認の場合は、次に確認する内容と担当、予定日を書きます。

営業管理表に残す項目

記録項目書くこと
相手の申告連絡日、最後にできた操作、表示文言、確認した閲覧環境を書きます。
自社の確認試した送付物、端末や閲覧方法、結果と、まだ確認していない原因の候補を書きます。
閲覧制限の扱い制限の理由、変更の判断者、変更前後の閲覧範囲を書きます。
渡し直し送付日、届け方、資料名と版、形式や分割の変更内容を書きます。
閲覧の確認返答日、開けた版、見られた範囲、未解決の内容を書きます。
次回の対応次の確認内容、担当、予定日と、送り方の見直し内容を書きます。
表は編集部作成の例です。資料を開くためのパスワードや認証コードは営業管理表に転記せず、社内で認められた方法で管理します。

確認表で渡し直しの判断と結果を残す

案件ごとに確認表を埋め、自社で行う対応を具体的に決めます。分からない項目は未確認と書き、誰が何を確かめるかを決めてから進めます。

  • 分かったことを書く　相手の申告と自社の確認結果を記入し、原因の候補には根拠を添えます。
  • 渡す条件を決める　閲覧を認める範囲と渡し直す方法、使用する版を記入します。
  • 結果と見直しを残す　閲覧の確認結果と次回の送り方を書き、やり取りの記録先を残します。

資料を渡し直す確認表

確認項目記入する内容自社の記入欄
相手の操作と表示最後にできた操作と表示文言、閲覧環境を書きます。操作：／表示：／環境：
自社確認と原因自社で試した条件と結果、原因の候補、未確認の点を書きます。条件・結果：／候補：／未確認：
閲覧制限の扱い制限の理由と許可範囲、変更内容、判断者を書きます。理由・範囲：／変更：／判断者：
渡し方と版渡し直す方法、資料名と版、内容を照合した結果を書きます。方法：／資料名・版：／照合結果：
開けたことの確認返答日と閲覧できた版、表示できたページや箇所、未解決の点を書きます。返答日・版：／表示できた箇所：／未解決：
送り方の見直し変更する案内や手順と担当・予定日、変更不要と判断した場合はその理由、経緯の記録先を書きます。変更または不要の理由：／担当・予定日：／記録先：
表は編集部作成の例です。未確認の項目には、次に確認する内容と担当、予定日も記入します。