要望の変更を確かめて提案を見直す

提案の途中で要望が変わったら、まず変更の内容を確かめます。この資料では、作り直す範囲と社内への伝え方を整理します。

  • 見直す範囲を決める　変わった条件と変わらない条件を分け、前の提案から引き継ぐ内容を決めます。
  • 確認する相手を決める　変更が影響する作業を洗い出し、社内の誰に何を確認するかを決めます。
  • 更新と記録の方法を決める　提案書の変更点の示し方と、前の提案を渡した記録の残し方を決めます。

変更の内容を確かめずに作り直すと行き違いが起きやすい

変更の連絡だけでは、見直す範囲まで決まったとは限りません。その場で作り直しを約束せず、条件と社内への影響を確認します。

  • 変更の範囲を決めつけない　要望の変更が提案のどこまで影響するかを確認してから、見直す範囲を決めます。一部の変更と決めつけることも、全体の変更と決めつけることもしません。
  • 理由を聞いてから考える　変更の理由が分からないまま作ると、必要とされた内容から外れることがあります。
  • 社内への影響を確認する　前の条件で得た社内の回答を、そのまま新しい条件にも使えるとは判断しません。

すぐ作り直した場合の行き違い

起きること相手に起きること防ぎ方
変えすぎる残したかった条件まで変わります。変わらない条件も確かめます。
理由を聞かず作る変更の目的に合わない提案が届きます。変更が必要になった背景を聞きます。
社内確認を省く自社から後になって、新しい条件では対応できないと伝えることになります。新しい条件で対応できるか確認します。
表は編集部作成の例です。

変わる条件と変わらない条件を相手と確かめる

前の提案を見ながら、今回変える条件を確認します。話題に出なかった条件も、変わらないと考えてよいかを聞きます。

  • 前の提案と比べて聞く　用途や依頼範囲を前の内容と比べ、どこがどう変わるのかを具体的に聞きます。
  • 時期と関係者も確認する　利用する時期や担当する人の変更が、今回の要望に含まれるかを確かめます。
  • 未確認の条件を残す　回答がない条件は未確認と記録し、変わらない条件に含めません。

前の提案と比較して聞く項目

確かめる項目聞くこと記録
用途以前と異なる用途で使う予定か。異なる場合は新しい用途は何か前の用途と新しい用途を書きます。
範囲依頼する作業のどこが変わりますか追加する作業と外す作業を書きます。
時期利用開始の希望時期や、依頼する作業の完了希望日は以前から変わったか新しい希望と未確定の点を書きます。
担当者窓口や内容を確認する方は変わりますか窓口と確認する人の役割を書きます。
変わらない条件前の条件のままでよい項目はどれですか変わらないと確認できた内容を書きます。
表は編集部作成の例です。

変更の理由と適用する時期を聞く

同じ要望でも、変更の理由によっては見直す箇所が異なります。なぜ変わったのかと、いつから新しい条件を使うのかを聞きます。

  • 変更が必要な理由を聞く　社内方針や利用環境など、変更のきっかけを相手が説明できる範囲で聞きます。
  • 決まった内容かを聞く　相手の社内で決まった変更なのか、検討中の希望なのかを区別して記録します。
  • 適用する時期を聞く　変更を聞いた日とは別に、新しい条件を使い始める時期と対象を確かめます。

変更の背景と見直す箇所

理由の種類確かめること提案への影響
社内方針の変更目的や優先する内容はどう変わったか提案の目的と説明を見直します。
前提の変更利用環境や対象業務はどう変わったか提供条件と作業内容を見直します。
担当者の変更要望自体も変わったか、前任者からの引継ぎは済んでいるか説明する内容と確認先を見直します。
適用時期の変更いつから、どの対象に適用するか進め方と作業の順序を見直します。
表は編集部作成の例です。

影響する作業と社内の確認を洗い出す

要望の変更は、提案書以外の準備や作業にも影響します。新しい条件で対応できるかを、関係する部門へ確認します。

  • 関連する作業をたどる　変更した条件に関わる、自社が行う準備や作業と、相手に依頼する作業を洗い出します。
  • 前の確認結果を見直す　前の条件で確認済みでも、判断の前提が変わった内容は再確認します。
  • 回答前の扱いを決める　確認中の内容は確約しません。相手には、社内で確認している事項と、回答を連絡する方法を伝えます。

変更に伴って社内で確認し直す事項

確認し直す事項確認先確認できるまでの扱い
提供条件の再確認提供条件を管理する部門新しい条件での提供を確約しません。
対応可否の確認実際に作業する部門対応できるか確認中と伝えます。
準備や引継ぎの段取り準備や引継ぎを担う部門確認結果で内容が変わる作業は、開始を保留します。
資料の作り直し資料の作成者と確認者修正候補を記録しておきます。
表は編集部作成の例です。確認先は自社の役割に置き換えます。

前の提案に記載した条件のうち引き継ぐものを決める

前の提案に記載した条件も、新しい用途や範囲で使えるかを確かめます。引き継ぐ条件と、変更によって扱いが変わる条件を分けます。

  • 引き継げるかを確かめる　相手が変更を希望していない条件でも、新しい条件の下で対応できるかを確認してから引き継ぎます。
  • 変える条件と外す条件を分ける　内容を変えて残す条件と、今回の提案からなくなる条件を区別します。
  • 新たに必要な条件を加える　用途や範囲の変更で必要になった条件は、追加する理由も相手に伝えます。

前の提案に記載した条件の扱い

条件の扱い例相手に伝えること
引き継ぐ資料の受渡し方法は継続できます。前の提案と同じ方法で進めます。
変える利用部門の変更で説明対象を変えます。説明する相手を新しい部門に変えます。
なくなる対象から外れた業務の説明が不要になります。その業務の説明を今回の範囲から外します。
新たに要る新しい用途に応じた事前確認が必要になります。用途の変更に伴い確認作業を加えます。
表は編集部作成の例です。

変更前後を並べて社内に伝える

要望が変わったという報告だけでは、社内で確認する内容が伝わりません。前後の条件と作業への影響を並べ、回答してほしいことを明記します。

  • 比較できる形で書く　前の条件と新しい条件を同じ項目で並べ、変わらない条件も添えます。
  • 確認済みと未確認を分ける　相手と確認した内容と、社内で検討が必要でまだ結論の出ていない影響を区別して書きます。
  • 確認したいことを絞る　相談先ごとに判断してほしい内容を書き、回答を誰に返すかも示します。

社内への変更連絡に書く内容

伝える項目書くこと相手
前の条件前の提案の版名と、今回変更する項目の変更前の内容を書きます。前の版の内容を確認した社内の担当者に伝えます。
新しい条件変更後の内容と、理由・適用時期を書きます。変更に関係する部門に伝えます。
影響増える作業、不要になる作業、未確認の点を書きます。準備や作業を担う部門に伝えます。
確認したいこと対応できる範囲と、必要な条件を質問します。その内容を判断できる人に伝えます。
表は編集部作成の例です。

提案書は変更点が分かる形で更新する

新しい提案書では、何を変更したかを相手が確認できるようにします。版を分けて前の提案を残し、今回確認してほしい版を明示します。

  • 版を見分けられるようにする　版名や更新日を表紙とファイル名に付け、送付する文面にも同じ表記を使います。
  • 変更した箇所を示す　変更の一覧に対象箇所と変更内容を書き、削除した条件も分かるようにします。
  • 前の版を残す　送付済みの版は上書きせず保存し、確認対象の版と区別できる状態にします。

更新時に行うこと

場面すること注意
更新を始める前の提案を複製し、新しい版名を付けます。送付済みのファイルを上書きしません。
内容を直す変えた箇所と外した内容を一覧に書きます。色だけに頼らず文章でも変更を示します。
更新版を渡す今回確認してほしい版を明記します。前の版から何が変わったかを添えます。
前の版を保管する送付済みとして保管します。誤って再送しないよう区別します。
表は編集部作成の例です。

変更が続く場合は、未確定の条件に関わる部分の作成を止める

要望が続けて変わるときは、未確定の条件に関わる部分の作成をいったん止めます。確定済みの範囲は進め、作成を再開する条件と確認方法を相手と決めます。

  • 未確定の点を聞く　何が決まっていないのか、誰の確認が必要なのかを聞きます。
  • 作る前に条件の一覧を共有する　確定した条件と未確定の条件を短い一覧にして相手に共有し、認識が合っているかを確かめます。
  • 確定の連絡の受け方を決める　誰から、どの方法で確定の連絡を受けたら作成を再開するかを決めます。

提案書の作成を再開するまで

場面すること記録
変更が続く未確定の条件と必要な確認を聞きます。未確定の項目と確認する人を残します。
作成を保留する現時点の条件の一覧を共有します。共有した内容と相手の回答を残します。
確定を待つ作成を再開する条件と、確定の連絡の受け方を決めます。確定を知らせる人と方法を残します。
確定の連絡を受ける合意した条件で作成を再開します。確定した内容と連絡を受けた日を残します。
表は編集部作成の例です。

前の提案を渡した記録と変更の経緯を残す

更新版だけを残すと、相手が以前どの内容を受け取ったかを確認できません。渡した版と変更の連絡を結び付け、更新までの経緯を残します。

  • 渡した事実を記録する　前の提案の版、渡した日、渡した相手、送付や共有の方法を残します。
  • 変更の連絡を残す　変更を聞いた日と内容を記録し、理由や適用時期を確認した回答も残します。
  • 更新版までたどれるようにする　変更内容や確認結果の記録に更新版の保存先を添え、担当者以外の社内の関係者も経緯を確認できるようにします。

提案と変更の経緯を残す項目

記録項目書くこと
渡した版と日付版名、渡した日、相手、渡した方法、送付記録の保存先を書きます。
変更を聞いた日連絡を受けた日、連絡した人、連絡方法を書きます。
変更の内容変更前後の条件と、変わらないと確認した条件を書きます。
理由と適用時期変更の理由、適用する時期、確認した回答を書きます。
社内の確認結果相談した相手、回答の内容、確認中の事項を書きます。
更新した版更新版の版名と保存先、渡した日、渡した相手を書きます。
表は編集部作成の例です。送付の記録と、相手が内容を確認した記録は区別します。

要望が変わったときの対応を整理表に書く

実際の商談を思い浮かべて記入します。まだ確認していない欄には未確認と書き、確認先と確認する内容を添えます。

  • 相手への確認を書き出す　変更の連絡を受けたら、作り直しを約束する前に、この表で確認する内容を整理します。
  • 社内への相談を書き出す　影響する作業と相談先を書き、引き継ぐ条件を判断できる状態にします。
  • 作成再開の条件と版の記録を書く　変更が続く場合は確定の連絡の受け方を決めます。更新する版と、前の提案の送付記録は変更のたびに書きます。

要望が変わったときの整理表

項目記入すること自社の記入欄
変わった条件前後の用途・範囲・時期・担当者を書きます。
変わらない条件相手と変わらないと確認できた条件を書きます。
変更の理由と時期理由、適用時期、未確定の点と、確定の連絡の受け方を書きます。
影響する作業と確認先作業への影響、社内の相談先、確認事項を書きます。
条件ごとの扱い引き継ぐ条件、変える条件、外す条件、新たに加える条件を書きます。
更新する版と記録先更新版名、変更箇所、前の版の送付記録と保存先を書きます。
整理表は編集部作成の例です。自社の業務に合わせて記入します。