事実に沿った提案内容を示し、相手の反応で商談の進め方を決める

実際の提供内容と違う記載を求められたら、まず理由を聞きます。書ける内容と確認が必要な内容を分け、相手に示す内容を決めます。

  • 記載できる範囲を決める　相手の理由を聞き、現在の提供内容に沿って書ける範囲を決めます。
  • 未対応と提供予定の扱いを決める　求められた内容のうち未対応のものと提供予定のものを分け、営業責任者と相手への伝え方を決めます。
  • 補足と記録の扱いを決める　相手の社内説明に必要な補足資料の内容と、依頼と回答を営業管理表に残す方法を決めます。

事実と違う記載は書かない

提案書は、商談に同席していない人の判断材料にもなります。実際と異なる記載はせず、書けない理由を現在の提供内容に沿って説明します。

  • 後の食い違いを防ぐ　その場で話が進んでも、利用時に相手の期待と実際の提供内容が食い違うおそれがあります。
  • 相手の社内での読まれ方を考える　口頭の補足を聞いていない人にも、提案書だけで対応範囲が伝わるようにします。
  • 書けない理由を説明する　現在できることとできないことを示し、求められた記載との差を説明します。

事実と違う記載を書いたときに起きやすいこと

対応起きやすいこと防ぎ方
そのまま書く相手の社内で、提供される内容として判断されることがあります。現在の提供内容に沿って記載します。
口頭だけで補う補足を聞いていない人に条件が伝わらないことがあります。対応範囲と条件を提案書に書きます。
理由なく断る相手が別の進め方を検討しにくくなることがあります。書けない理由と書ける範囲を示します。
表は編集部作成の例です。

相手がその記載を必要とする理由を聞く

求められた言葉だけでは、相手が何を判断したいのか分かりません。相手の社内の判断基準や比較している案を聞き、事実に沿った説明を足せば相手が社内で検討を進められるかを確かめます。

  • 社内の判断基準を聞く　誰が何を確認するための記載なのかを聞き、必要な条件を確かめます。
  • 比較している案を聞く　他の案と比べている機能や業務を聞き、同じ条件で比較できるかを確かめます。
  • 説明の不足を確かめる　説明を省いた部分が分かりにくさの原因なら、その説明を補う方法を示します。

理由ごとの確認と対応

考えられる理由確かめること対応の方向
社内基準を満たす必要なのは特定の機能か、業務を行えることか基準を満たせる範囲と満たせない範囲を示します。
他の案と比較する比較する機能と利用条件は何か同じ条件で現在の対応範囲を説明します。
省いた説明を補う何が伝わらず、どの説明が必要か事実を変えずに不足する説明を加えます。
表は編集部作成の例です。

事実に沿って書ける内容を示す

書けないと伝える際は、代わりに何を記載できるかも示します。対応済みの範囲、対応できる方法、対応していない範囲を分けて説明します。

  • 対応済みの範囲を示す　確認できた機能や対象業務に絞り、利用条件がある場合は併記します。
  • 対応できる方法を示す　別の方法で行える場合は、必要な作業を示し、自社と相手側のどちらが各作業を担うかを説明します。
  • 未対応の範囲を示す　一部に対応できても、求められた内容のすべてに対応できるようには書きません。

相手が求める記載に対して、書くことと補足すること

求められた記載の型事実に沿った書き方添える説明
全範囲への対応確認済みの対象範囲に絞って書きます。対象外の範囲と利用条件を説明します。
標準機能での対応別の方法で行う場合は、標準の機能と分けて書きます。必要な準備と作業の分担を説明します。
条件なしの対応対応に必要な条件を同じ箇所に書きます。条件を満たさない場合の扱いを説明します。
表は編集部作成の例です。

未対応の内容は未対応と書く

求められた内容に対応していない場合は、提案書にも未対応と書きます。代わりの方法があっても、機能として対応済みであるかのようには扱いません。

  • 現在の仕様を確かめる　提案する時点の仕様を確認します。対応しているか未確認の機能を、対応済みとして扱いません。
  • 代わりの方法を併記する　実行できると確認した方法だけを添え、追加で必要な作業も示します。
  • 未対応の項目を提案書から消さない　相手が必要としている未対応の項目を削らず、対応範囲と並べて示します。

未対応の内容の扱い

場面書くこと書かないこと
機能がない求められた機能が未対応であることを書きます。機能を利用できるという記載
別の方法がある未対応であることと、確認済みの方法を書きます。別の方法を標準の機能として示す記載
一部だけ使える対応する範囲と未対応の範囲を書きます。範囲を絞らずに対応済みとする記載
相手が項目を外すよう求める判断に必要な未対応の項目を残します。対応している項目だけで全体を説明する記載
表は編集部作成の例です。

提供予定の内容は確定状況を確かめる

社内で提供予定の話を聞いていても、そのまま提案書に載せることはできません。内容が決まっているか、時期が決まっているか、社外に伝えてよいかを、それぞれ確かめます。

  • 社内の確定状況を調べる　検討中か、内容が確定しているかを、提供内容を決める部門に確認します。
  • 社外に伝える範囲を聞く　内容や時期を社外に伝えてよいかを確認し、営業責任者と記載範囲を決めます。
  • 予定を約束にしない　提供時期が未定の場合は未定と書きます。予定の時期を、利用できる時期として約束しません。

確定状況ごとの扱い

確かめること状況提案書での扱い
内容の確定検討中現在は未対応と書き、提供が決まったようには書きません。
内容の確定確定している社外に伝えてよいと確認できた範囲で、予定として現在の提供内容と分けて書きます。
時期の確定未定時期は未定と書き、見込みの時期を書きません。
社外への説明未確認予定の記載を保留し、現在の対応範囲だけを書きます。営業責任者を通じて確認します。
表は編集部作成の例です。

営業責任者と伝え方を決める

相手の理由と現在の提供内容を確認したら、求められた記載との差を営業責任者に示します。断る内容、代わりに示す内容、商談を続ける条件を決めます。

  • 断る範囲を決める　事実と異なる箇所を特定し、記載できない理由をどの事実で説明するか決めます。
  • 代わりに示す内容を決める　確認済みの対応範囲や別の方法から、相手の判断に使える内容を選びます。
  • 商談を続ける条件を決める　相手が事実に沿った提案内容で導入を検討できるかを確かめ、営業責任者と商談の継続、保留、見送りを決めます。

営業責任者と決めること

場面営業担当者がすること営業責任者が判断すること
相手が違う記載を求める求められた内容、理由、実際との差を報告します。断る範囲と説明する内容を決めます。
別の方法がある実行できる範囲と必要な作業を確認します。相手に示す方法と条件を決めます。
相手が提供予定の記載を求める確定状況と社外に伝えられる範囲を確認します。記載する内容と伝え方を決めます。
話が進まない相手の判断基準と反応を報告します。商談を続けるか、保留や見送りにするか決めます。
表は編集部作成の例です。

相手の社内向け補足も事実に沿って扱う

相手が相手の社内で説明するための資料であっても、実際の提供内容と違う記載はしません。自社が渡す補足資料と、相手が作る資料を分けて扱います。

  • 補足資料の用途を聞く　誰に何を説明するための資料かを聞き、補足が必要な事実を確かめます。
  • 自社が書ける範囲を示す　確認済みの機能や条件を説明し、社内向けでも未対応や未定の記載を省きません。
  • 相手の資料に自社が書いたようには見せない　相手が作る資料の一部を自社が作成したと見える形で書かず、必要な事実は自社の補足資料として渡します。

補足資料への対応

求められる形自社の対応注意
補足資料を渡す確認済みの提供内容と条件を記載して渡します。提案書と異なる対応範囲を示しません。
相手の資料に書く自社が作成したと見える形では書かず、別の補足資料で事実を渡します。相手の説明を自社の説明として扱いません。
自社の社名を載せる社名を載せる箇所と内容を確認し、営業責任者と扱いを決めます。自社が確認した箇所を明示し、資料全体を確認したと受け取られる表記を避けます。
条件を省いて使う条件を含めて説明に使うよう伝えます。社内向けという理由で未対応の記載を省きません。
表は編集部作成の例です。

事実に沿う記載で商談を続ける

事実と違う記載を断った後も、相手が必要とする条件を確かめる余地があります。判断に使える事実と確認方法を示し、それでも進まない場合の扱いを決めます。

  • 判断に使える事実を示す　相手の判断基準に照らし、現在できることと不足することを具体的に説明します。
  • 確認できる方法を提案する　相手が求める機能や業務への対応を確かめられる方法を、実施できると確かめてから提案します。
  • 進まない場合の扱いも決める　必要な条件を満たせない場合は営業責任者に共有し、保留や見送りも含めて商談の扱いを決めます。

事実を変えずに進める方法

場面することしないこと
判断材料が足りない判断基準に関係する機能と条件を示します。関係の薄い機能で不足を曖昧にする説明
対応を確かめたい確かめられる方法と対象範囲を提案します。未対応の機能も確かめられるという説明
別の方法を検討する必要な作業と相手側で行う範囲を説明します。追加の作業がないという説明
必須条件を満たさない不足する条件を共有し、継続の可否を決めます。商談を進めるために対応済みへ書き換えること
表は編集部作成の例です。

求められた記載と対応を営業管理表に残す

対応後は、相手の依頼と実際に示した内容を営業管理表に残します。後から確認する人にも経緯が分かるよう、相手の発言と自社の判断を分けて記録します。

  • 依頼と理由を残す　求められた記載と、相手から聞いた理由を分けて残します。推測は事実と分けます。
  • 相手に示した文言を残す　相手に実際に示した文言と、その文言を記載した提案書や補足資料の保存先を残します。
  • 判断と反応を残す　営業責任者の判断、相手の反応、次に確認する内容を記録します。

営業管理表に残す項目

記録項目書くこと
求められた内容求められた記載、対象の箇所、依頼を受けた日を残します。
相手の理由相手から聞いた目的と社内の判断基準を残します。
示した文言相手に示した文言、提案書の保存先と該当箇所、補足資料の保存先を残します。
営業責任者の判断断る内容、代わりに示す内容、商談の進め方を残します。
相手の反応確認できた発言や返答を残し、推測と分けます。
次に確認すること未確認の内容、確認する人、確認する時期を残します。
表は編集部作成の例です。

確認表に書いてから相手への対応を決める

相手から記載の依頼を受けたら、回答を決める前に下の確認表を埋めます。分からない欄は未確認と書き、確認先を決めてから相手に示します。

  • 依頼と事実を分けて書く　相手が求める内容と、現在の提供内容に沿って書ける内容を別々に記入します。
  • 未確認の内容を残す　未対応と提供予定を区別し、予定の確定状況や社外説明の確認先を書きます。
  • 判断と保存先を書く　営業責任者の判断と補足の扱いを記入し、対応後は営業管理表の保存先も残します。

記載を求められたときの確認表

確認項目記入欄
依頼内容と理由求められた記載：／相手の理由・判断基準：
書ける内容事実に沿って書ける内容：／根拠となる資料・確認先：
未対応と提供予定未対応の扱い・代わりの方法：／提供予定の確定状況・社外説明の可否・確認先：
営業責任者の判断断る内容・代わりに示す内容：／商談の進め方：
相手向け補足使い道・自社が渡す内容：／相手が作る資料と自社名の扱い：
記録示した文言・相手の反応：／営業管理表の保存先・次の確認：
表は編集部作成の例です。