依頼の見直しには断られた範囲と理由の確認が要る

依頼を受けてもらえなかったときは、回答から分かる範囲を整理します。変えられる条件と残す条件を分け、次の対応を社内で決めます。

  • 断られた範囲を整理する　回答に基づき、断られた作業と理由、まだ分からない点を書き分けられます。
  • 見直せる条件を選ぶ　営業の目的を保てる変更と、自社で補う必要がある情報や資料を選べます。
  • 次の対応を決める　再相談できるかを確認し、依頼が成立しない場合の対応と担当を決められます。

一部への断りは依頼全体への断りとは限らない

断りの回答が、依頼したどの作業を指すのかを照らし合わせます。回答がない作業は、対応できるともできないとも判断しません。

  • 依頼した作業を並べる　実際に依頼した作業を一覧にし、回答がどの作業に対応するかを記入します。
  • 全部か一部かを分ける　依頼全体への回答か、特定の作業だけへの回答かを区別します。範囲が曖昧なら確認します。
  • 回答のない作業を残す　触れられていない作業には未確認と記録し、対応可能な作業に含めません。

依頼した作業と回答を照らす

依頼した作業回答の内容扱い
手紙DM手紙DMには対応できません。手紙DMが断られたと記録します。
テレアポ対象を確認してから判断します。対応可否は未確定とします。
フォーム営業回答に記載がありません。未確認として残します。
表は編集部作成の例です。回答内容は実際の依頼先の説明に置き換えます。

回答に書かれた理由と自社の推測は分けて記す必要がある

説明された理由と、自社で考えた理由を分けて記録します。不明点は、次の対応を選ぶために必要なものだけを尋ねます。

  • 説明された理由を残す　回答に書かれた理由を、意味を変えずに記録します。説明のない部分は補いません。
  • 推測は推測と記す　自社で考えた理由には推測と付けます。推測だけを根拠に依頼内容を変えません。
  • 判断に必要な点を聞く　断られた範囲や見直しの余地など、回答によって次の対応が変わる点に絞って確認します。

情報の根拠を書き分ける

情報の種類書き方次にすること
説明された理由回答の該当箇所と意味を記します。見直す対象を検討します。
自社の推測推測であり未確認と記します。事実として扱いません。
必要な不明点何が分かれば判断できるかを記します。依頼先に確認します。
判断に不要な点今回の判断には不要と記します。追加の質問に含めません。
表は編集部作成の例です。

対応業務の対象外と情報・資料の不足では見直す先が違う

依頼先の対応範囲に関する理由と、自社の情報不足に関する理由を分けます。資料を補えば検討できるのか、補っても対象外なのかを確認します。

  • 対応する業務か確認する　依頼した作業が対応業務に含まれるかを確認します。対象外なら、資料の追加だけで解決すると考えません。
  • 不足する説明を特定する　説明や資料の不足が理由なら、何が足りないかを確認します。不足を補った後の判断は未確定です。
  • 重なる理由を分ける　受付の条件と準備不足が重なる場合は、別々に残します。区別できない部分は未確認とします。

理由に応じて見直す先を分ける

断られた理由の型確かめること見直す先
対応業務の範囲依頼した作業が対象に含まれるか依頼する作業
受付の条件どの依頼内容が受付の対象外なのか変更できる条件の有無
説明・資料の不足判断に必要な情報は何か自社で補う準備
理由が重なる資料を補っても対象外のままの依頼内容は何か条件と準備を別々に検討します。
理由が不明区分に必要な説明は何か判断前に確認します。
表は編集部作成の例です。

変更の候補は営業の目的を保てるものに限られる

依頼を受けてもらうことだけを目指すと、必要な営業から離れるおそれがあります。誰に何を案内し、どのような行動を求めるのかに照らして変更を選びます。

  • 営業の目的に照らす　今回の営業で案内したい内容と、相手に求める行動を短く書きます。変更案を判断する基準にします。
  • 変えられない条件を残す　変えると案内すべき相手や内容が変わり、営業の目的を果たせなくなる条件は、残す理由とともに記録します。
  • 目的を保つ変更を選ぶ　作業の範囲などを変えても目的を果たせるかを確認します。影響が分からない案は候補として確定しません。

変更による影響から候補を選ぶ

変更の候補目的への影響候補にするか
対象地域を変える案内すべき相手が対象から外れます。候補にしません。
案内内容を変える本来案内したい内容が伝わらなくなります。候補にしません。
依頼作業を減らす自社で補えば必要な作業を実施できます。自社の担当を確認して候補にします。
営業手段を変える必要な案内ができるか分かりません。影響を確認するまで保留します。
表は編集部作成の例です。変更の影響は自社の営業の目的によって異なります。

準備不足の解消には情報を持つ人と用意できる人の確認が要る

不足が分かっても、自社で補えるとは限りません。必要な情報を持つ人と、資料を用意できる人を確認してから、準備できる範囲を決めます。

  • 不足するものを具体化する　依頼先から不足を指摘された情報や資料を記します。説明不足とだけ書いて終わらせません。
  • 用意できる人を確かめる　情報の所在と、準備を引き受けられる人を確認します。担当名を書くだけで準備可能とは扱いません。
  • 準備の状態を分ける　準備済み、準備中、用意できないものを区別します。まだ用意できていないものを準備済みと伝えません。

不足と担当を対応させる

不足するもの自社で補えるか確認先
商品の説明資料既存資料に必要な説明があるか確認します。商品を説明できる人に確認します。
対象企業の条件営業の目的から条件を判断できるか確認します。対象を決める人に確認します。
案内内容の根拠裏付けとなる情報が社内にあるか確認します。情報を管理する人に確認します。
用意できない資料現状では補えないと記録します。次の対応を決める人を定めます。
表は編集部作成の例です。実際に不足を指摘されたものだけを記入します。

一部を自社で担う変更には受け渡しの確認が必要だ

断られた作業を自社で担う案は、残りの作業が依頼できるかと併せて検討します。自社から依頼先へ何を渡せば作業を始められるかまで確認します。

  • 担える作業を絞る　自社で実行できると確認した作業だけを引き取ります。担当が決まらない作業は含めません。
  • 渡すものを決める　自社から依頼先へ渡す情報や資料、その形式と、受け取りを確認する依頼先の担当を決めます。不備があった場合の戻し先も明らかにします。
  • 変更後の対応を聞く　自社が担う作業と受け渡すものを示し、残りを依頼できるか確認します。分担を変えただけでは確定しません。

変更後の分担と受け渡しを整理する

作業担う側受け渡すもの
不足情報の整理自社の担当を定めます。自社が、不足を補った資料と確認済みの範囲を依頼先へ渡します。
資料の受領確認依頼先に対応を確認します。依頼先が、作業に使えるかの回答と不明点を自社へ返します。
依頼する作業依頼先に対応を確認します。自社が作業に必要な情報を渡し、依頼先が実施結果を返します。
不明点への回答自社の担当を定めます。自社が、確認への回答と修正した資料を依頼先へ渡します。
表は編集部作成の例です。担う側は、双方が対応できると確認してから確定します。

条件の変更だけでは再相談できるとは限らない

依頼内容を見直せても、依頼先が再び検討するかは別の確認が必要です。回答の中に、再相談できる条件や範囲が示されているかを読み取ります。

  • 再相談できる回答か読む　変更すれば検討できるという回答があるかを確認します。今回は対応できない、という回答だけから再相談の余地を推測しません。
  • 必要な変更を確かめる　再相談に必要な変更と、追加で示す情報を確認します。自社で満たせるかも併せて判断します。
  • 同じ条件で繰り返さない　変更も新しい情報もない場合は、同じ依頼を繰り返しません。再相談を受け付けない回答なら別の対応を検討します。

回答から再相談の扱いを分ける

回答の型再相談の可否確かめること
変更後は検討可能示された変更ができれば再相談できます。必要な変更と、提示する情報
資料追加後に判断資料を補って判断を求められます。不足する資料と確認する範囲
今回は対応不可回答だけでは分かりません。変更案を再相談できるか
再相談は受付不可再相談しません。社内で選ぶ別の対応
表は編集部作成の例です。再相談できることと、依頼を受けてもらえることは別です。

変更点と残す条件を示さなければ再相談で行き違いが残る

再相談では、変更した部分と変えていない部分を区別します。変更箇所だけでなく、変更後の依頼全体について対応できるかを確認します。

  • 変更前後を対応させる　前回の依頼から何を変えたかが分かるよう、同じ項目で変更前と変更後を記録します。
  • 残した条件も明記する　営業の目的を保つために変えていない条件も示します。記載を省いて変更したように見えることを防ぎます。
  • 全体で判断を求める　変更の理由と補った資料を示します。残す条件を含めた依頼全体について、対応可否の回答を求めます。

社内で変更内容を整理する

項目変更前変更後理由
対象企業当初の対象条件変更なし案内すべき相手を保つため
案内する内容当初の商品案内変更なし営業の目的を保つため
不足資料の準備担当が未定自社の担当が用意済み指摘された不足を補うため
依頼する作業情報整理と架電架電のみを再相談情報整理を自社で担うため
表は編集部作成の例です。再相談の文面ではなく、変更内容を整理するための表です。

依頼が成立しなくても次の対応は社内で決める必要がある

再相談ができない場合や、見直しても依頼が成立しない場合は、別の対応を決めます。誰が何を担えるかを確認し、実行できる作業だけを予定に入れます。

  • 別の依頼先を検討する　残す条件と見直した内容を基に、別の依頼先への相談を検討します。受けてもらえるかは改めて確認が必要です。
  • 自社で担う範囲を決める　自社で実行できる作業と担当を確認します。担えない作業を曖昧にしたまま開始を決めません。
  • 未定の作業を予定から外す　担当が決まらない作業は開始予定に含めません。保留する理由と、再検討に必要な情報を記録します。

依頼が成立しない場合の対応を選ぶ

選択肢決めること注意
別の依頼先に相談相談する担当を決め、残す条件を確認します。別の依頼先でも対応可否は未確認
自社で実行する実行できる作業と担当を決めます。担えると確認した作業だけを予定に入れます。
一部だけ進める進める範囲と保留する範囲を決めます。営業の目的を保てるか確認します。
開始を保留する再検討に必要な情報と確認担当を決めます。担当が未定の作業を開始予定に含めません。
表は編集部作成の例です。

依頼と回答の記録で見直しの経緯が分かる

依頼内容、回答、社内の判断を営業管理表に残します。前回の条件と今回の変更をたどれるようにし、未確認の点も引き継げる状態にします。

  • 回答をたどれるようにする　依頼した作業と回答を対応させ、元の回答の保存先を残します。回答と自社の判断は書き分けます。
  • 変更と未確認を残す　変更できる条件と残す条件、準備の状態を記録します。分からない欄を推測で埋めず、未確認と記します。
  • 次の対応と担当を残す　再相談の可否、次の対応、担当を営業管理表に記入します。新しい回答を得たら、経緯を残して追記します。

営業管理表に残す確認項目

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
依頼した作業依頼した範囲を書きます。回答の内容説明された内容と保存先を書きます。
断られた範囲全部・一部・未確認を区別します。理由の区分受付条件・準備不足・未確認を記します。
変更できる条件目的を保てる変更を書きます。残す条件変えない条件と理由を書きます。
自社で補う準備不足・担当・準備の状態を書きます。再相談の可否依頼先の回答と必要な変更を書きます。
次の対応と担当対応内容と担う人を書きます。記録先元の回答と資料の保存先を書きます。
確認表は編集部作成の例です。受け渡しを変更する場合は、その内容も記録します。