回答を提案に使う範囲は確認状況で変わる

回答の言い方だけでは、提案の前提にしてよいかは分かりません。何に基づく回答かを聞き、確認状況に応じて使う範囲を決めます。

  • 回答の成り立ちを知る　記憶・印象・確認した情報のどれに基づくかを聞き、追加の確認が必要かを判断します。
  • 確認の進め方を決める　確認する内容と方法、担当を相手と決め、確認できない場合の扱いまで整理します。
  • 提案に使う範囲を決める　確認前の回答の扱いを決め、回答が変わった場合に見直す箇所を、根拠とともに記録します。

回答の言い方は正確さを示すとは限らない

控えめな言葉でも、記録を確認した回答のことがあります。言い切った回答でも、日頃の印象に基づくことがあります。

  • 控えめでも確認済み　たぶんという言葉があっても、確認済みの場合があります。言葉だけで未確認と決めません。
  • 断定していても印象　いつもと言われても、対象の全体を確認したとは限りません。回答が指す範囲を整理します。
  • 言葉の癖も考慮する　慎重な言い方や普段の話し方も回答に表れます。表現の強さと確認状況を分けて扱います。

言葉から判断できないこと

言葉あり得ること確かめること
たぶん確認した内容を控えめに話している場合があります。何を基に答えたかを聞きます。
いつも印象に残った経験を全体の傾向として話している場合があります。どの期間・対象を指すかを聞きます。
間違いなく記憶に自信がある、という意味の場合があります。記憶を裏づける記録があるかを聞きます。
表は編集部作成の例です。特定の言葉を、回答が正しいかどうかの判定基準にしません。

回答の根拠は言葉ではなく何を基に答えたかで決まる

何を基に答えたかを聞くと、記憶・印象・確認した情報の違いを整理できます。型が分かっても、提案に使える範囲は別に判断します。

  • 記憶は過去の経験　以前の出来事を思い出した回答です。現在も同じかは確認事項として残します。
  • 印象は全体の捉え方　日頃の経験から感じている傾向です。提案で必要な対象や期間について確認事項を決めます。
  • 確認済みは照合した情報　記録や人、現場などで確かめた回答です。確認方法と範囲が提案の条件に合うかを判断します。

回答の成り立ちと扱い

根拠の型見分け方提案での扱い
記憶過去の経験を思い出して答えたかを聞きます。現在も同じ条件かを確認するまで、提案の前提にしません。
印象日頃の感覚や傾向として答えたかを聞きます。対象と期間を定めて確認事項にします。
確認した情報何かを確かめて答えたかを聞きます。確認方法と範囲を見て使用を判断します。
表は編集部作成の例です。根拠が分からない回答は、無理に分類せず未確認として扱います。

確認済みの回答も提案に使える範囲は限られる

確認済みでも、確認した対象と提案の対象が同じとは限りません。何で確認したかを聞き、根拠が及ぶ範囲だけを前提にします。

  • 記録の対象を見る　記録の時点と対象を把握します。提案で必要な期間や範囲を含むかで、使える部分を判断します。
  • 担当者の把握範囲を見る　確認先が把握している業務の範囲を整理します。その範囲を越える内容は別の確認事項にします。
  • 見た場面の範囲を見る　実際に見た時期と場面を把握します。その場面で見たことを、全体に当てはまる条件として扱いません。

確認方法ごとの使用範囲

確認の方法確かめること注意
記録記録の時点・対象・集計範囲を把握します。現在も同じかを確認せずに、過去の記録を現在の条件として使いません。
担当者に聞いた確認先が把握している業務範囲を把握します。担当範囲の情報を全社へ広げません。
自分で見た見た時期・場所・作業条件を把握します。見ていない場面は確認事項として残します。
表は編集部作成の例です。確認方法だけで優劣を決めず、提案で必要な条件との一致を見ます。

記憶や印象に基づく回答は確認事項に変わる

記憶や印象を確定した前提にすると、提案内容が未確認の条件に左右されます。回答は検討の手掛かりとして残し、提案に要る条件は確認事項として別に書きます。

  • 確定した前提にしない　未確認の回答で対象や進め方を固定すると、確認後に提案の修正が必要になることがあります。
  • 確認事項を別に書く　回答の内容に加え、提案前に確認したい対象・期間・条件を書きます。回答と確認事項を分けます。
  • 確認の目的を共有する　提案のどの部分を決めるための確認かを伝えます。必要な情報の範囲を相手と決めます。

前提にする前の整理

扱い起こり得ること代わりにすること
記憶を前提にする過去の状況で現在の提案を決めてしまいます。現在も同じ条件かを確認事項にします。
印象を前提にする対象全体に当てはまる前提で提案を組んでしまいます。提案の対象に当てはまるかを確認事項にします。
回答だけを残す確認が必要な条件が分からなくなります。提案を確定するために要る情報と、回答を使う提案の箇所を添えます。
表は編集部作成の例です。回答の表現を整えるだけで、未確認の内容を確認済みに変えないようにします。

確認事項は方法と担当が決まって初めて確認できる

確認事項を書くだけでは、誰が何を調べるかは決まりません。情報を確認できる立場を踏まえ、方法と担当、結果を共有する時期を相手と決めます。

  • 相手が確認する　社内の記録や業務について、確認できる担当を決めます。共有できる結果の範囲も合意します。
  • 自社が確認する　自社で参照できる情報を調べる場合は、確認する対象を相手と決め、結果を共有します。
  • 一緒に確認する　同じ資料や作業を見る必要があれば、参加者と方法を決めます。何が分かれば確認完了かも定めます。

確認方法と担当の決め方

確認事項方法担当
現在の業務範囲相手の社内記録で対象業務を確認します。相手側の記録を確認できる人を決めます。
公開情報の内容該当する公開資料と更新時点を確認します。自社側の調査担当を決めます。
実際の作業条件相手と一緒に実際の作業を見て条件を確認します。双方の参加者と結果の記録担当を決めます。
表は編集部作成の例です。担当は会社名だけで終わらせず、実際に確認する人まで決めます。

確認前の回答は提案を左右する度合いで扱いが分かれる

確認待ちの回答があっても、その回答を使わず検討できる部分はあります。回答が提案をどこまで左右するかで、仮の前提にするか、確定を待つか、使わないかを分けます。

  • 仮の前提と明記する　比較検討に使う場合は、未確認の仮の前提と明記します。確定した提案と誤解されない表示にします。
  • 確認後に確定する　回答次第で提案が成立しなくなる部分は、内容の確定を待ちます。確認後に決める箇所を示します。
  • 回答を使わず提案する　回答に左右されない範囲で提案します。その範囲と、今回の提案では決められない事項を示します。

確認待ちの回答の扱い

状況提案での扱い注意
比較検討に使う未確認の仮の前提として記載します。回答が変われば見直す箇所を添えます。
成立条件に関わる確認後に該当部分を確定します。確認前の内容を確定版として渡しません。
回答なしで進める回答に依存しない範囲を提案します。未確認の条件が暗黙に入っていないかを見ます。
表は編集部作成の例です。仮の前提という表示は、確認を省く理由にはなりません。

回答が変わったときの影響は使った箇所で変わる

回答が変わったとき、修正が必要な範囲は提案への使い方で変わります。回答と提案の該当箇所を対応させておくと、見直す範囲が分かります。

  • 成立条件への影響を見る　提案の方法を選んだ理由が今も成り立つかを見ます。成り立たなければ、方法を選び直します。
  • 対象範囲への影響を見る　対象業務や部署が変わる場合は、作業内容と役割を見直します。日程への影響も確認します。
  • 作り直す範囲を決める　回答の訂正だけで済むか、提案全体の見直しが要るかを判断します。共有済みの資料も更新します。

回答変更と提案の見直し

変わり方影響すること
前提が変わる選んだ方法が成立しなくなる場合があります。提案を選んだ理由から見直します。
範囲が変わる作業・役割・日程が変わる場合があります。対象範囲に応じて該当箇所を再検討します。
課題そのものが変わる提案全体の作り直しが必要になる場合があります。提案の確定を止め、確認できた条件から組み直します。
表は編集部作成の例です。影響がないと判断した場合も、該当箇所を確認した結果を記録します。

確認できない回答は未確認のまま提案の範囲を絞るしかない

確認先がない、時間がかかる、確認を望まないなど、確認できない事情もあります。未確認のまま確定せず、提案の範囲や保留する部分を決めます。

  • 確認先がない　参照できる記録や確認先がなければ、根拠に使わない扱いを基本にします。提案できる範囲を見直します。
  • 確認に時間がかかる　必要な時期に間に合わない場合は、該当部分を保留するか、仮の前提で検討するかを相手と決めます。
  • 確認を望まない　相手の意向を尊重し、追加確認を前提に進めません。未確認の条件を使わずに提案できるかを判断します。

確認できない事情と扱い

場面扱い記録
確認先がない回答を根拠に使わず、必要なら該当部分を保留します。確認手段がないことと提案の範囲を書きます。
時間がかかる確認を待つ部分と仮に検討する部分を分けます。確認の見込みと見直す時期を書きます。
確認を望まない追加確認を進めず、回答に依存する提案を見直します。相手が確認を望まなかったことと、提案での扱いを書きます。
表は編集部作成の例です。確認できない事情を、回答が正しくないという判断に置き換えません。

回答と扱いを分けて記録すると使える範囲が残る

回答だけを残すと、提案で使ってよい範囲が後から分かりにくくなります。根拠と確認状況、提案での扱いを同じ記録でたどれるようにします。

  • 回答と判断を分ける　相手の回答と、提案でどう扱うかの判断を別の欄に書きます。仮置きした内容と確認した事実を分けて読めるようにします。
  • 確認状況を更新する　確認待ち・確認済み・確認できない状態を区別します。確認方法と担当、更新日も残します。
  • 提案の箇所を残す　回答を使った資料と該当箇所を書きます。回答が変わったときに、修正が必要な部分をたどれます。

提案での判断を残す項目

記録項目書くこと理由
回答内容と対象・期間を書きます。何についての回答かを特定できます。
根拠の型記憶・印象・確認した情報・不明を記します。回答の成り立ちを把握できます。
確認方法参照先・方法・担当を書きます。何をどう確認するかをたどれます。
確認状況進行状況・確認結果・更新日を書きます。確認待ちと確認済みを区別できます。
提案での扱い使用範囲・仮置きや保留の別・資料の箇所を書きます。回答変更時に見直す箇所が分かります。
表は編集部作成の例です。確認済みへ更新するときは、確認できた範囲と残る確認事項も記録します。

確認表には使える回答と保留の判断材料が残る

提案の判断を左右する回答について、確認表を埋めます。決まっていない欄は未定と記し、確認できるまでの扱いを自社の言葉で書きます。

  • 回答ごとに記入する　内容や確認状況が異なる回答は分けて書きます。根拠の型が不明なら、不明のまま確認事項にします。
  • 提案での扱いを書く　仮の前提にする部分、確認後に確定する部分、使わない部分を具体的に書きます。
  • 記録先まで決める　確認結果と提案への影響をどこへ記録するかを決めます。確認後は、提案での扱いも更新します。

回答を提案の根拠にするときの確認表

記録項目記入欄記録項目記入欄
回答の内容内容・対象・期間：根拠の型記憶／印象／確認した情報／不明：
確認の方法参照先・確認する範囲：確認の担当確認する人・結果の共有時期：
確認状況状態・結果・更新日：提案での扱い使用範囲・仮置き・保留など：
変わったときの影響見直す条件・提案の箇所：確認できない場合使わない範囲・保留する箇所：
記録先保存先・関連する提案資料：
表は編集部作成の例です。確認済みの場合も確認方法を記入し、提案に必要な範囲を確認できたかを残します。