説明メモに必要なのは原稿ではなく手掛かりだ

手元のメモには、説明を思い出す言葉と、正確に伝える条件を分けて書きます。相手の反応に合わせて話せるように、残す内容を決めます。

  • 残す内容を決める　話す順番と区切りを残し、意味を変えてはいけない条件は正確に書きます。
  • 変える箇所を決める　詳しく話す箇所や省く箇所を分け、示す資料の参照先と、想定される質問への回答の要点や確認先を添えます。
  • 見直し方を決める　書かないことを決め、商談後にメモを見直す手順を決めて、使い続けられる書式にします。

説明の全文を書いても話しやすくなるとは限らない

全文があると、続きを読むことに意識が向き、相手の反応に合わせにくくなることがあります。メモには、話す内容を思い出せる手掛かりを残します。

  • 項目を思い出す　自分で内容を説明できる項目は、話題を思い出せる言葉まで短くします。
  • 文章を追わずに話す　次に読む文章ではなく、次に扱う項目が分かる形にします。
  • 条件の正確さを残す　短くすると意味が変わる条件は、思い出すための言葉と分けて記載します。

原稿からメモへ移す判断

場面すること避けること
原稿を見直す各段落から説明の項目を取り出します。全文を小さな文字で残すことは避けます。
項目を短くする見れば内容を思い出せるか試します。意味を思い出せない略語は使いません。
条件を移す範囲や前提を含む表現を残します。短さを優先して条件を削りません。
表は編集部作成の例です。

区切りごとに確かめる点を書くと、進めてよいかが分かる

項目を順に並べるだけでは、どこで相手に確かめるかが残りません。項目の境目に、先へ進むために確認する内容を書きます。

  • 項目の境目を作る　説明する内容を項目ごとに分け、どこまでが同じ話題か分かる形にします。
  • 基本の順番を残す　前の説明がないと伝わらない項目を確認し、基本の順番を決めます。
  • 区切りに確認を置く　次の項目へ進む前に確かめたい理解や関心を、該当する境目に添えます。

順番と区切りの書き分け

書くこと書き方注意
説明の項目扱う話題ごとに見出しを付けます。異なる話題を同じ見出しに詰めません。
項目の順番説明する順に項目を配置します。後の説明に必要な前提を先に置きます。
区切りの確認境目に確認する観点を添えます。確認する内容を思い出せるなら、質問の文章まで書きません。
表は編集部作成の例です。

意味が変わる条件は、範囲と前提ごと残すことになる

条件を短くしすぎると、対象が広がったり、必要な前提が抜けたりします。意味が変わる箇所は、承認済みの資料に合わせて正確に残します。

  • 対象の範囲を残す　誰に、何に当てはまる条件なのかを省かず、説明する項目の近くに書きます。
  • 必要な前提を残す　利用や提供に必要な前提を、できることと離さずに記載します。
  • できないことを残す　対応できない範囲や例外は、説明の途中で見落とさない位置に置きます。

正確に記載する条件

条件の種類書き方注意
対象の範囲対象と対象外の境界を残します。対象を広げる言い換えは避けます。
必要な前提成立に必要な条件をまとめて書きます。前提を別の場所へ切り離しません。
できないこと制限や例外を該当項目に添えます。できることだけを抜き出しません。
表は編集部作成の例です。

説明の変更には条件と補足の区別が必要だ

相手の反応に合わせて説明を変えても、必要な条件は伝える必要があります。変えられる補足と、欠かさず伝える内容を見分けられる形にします。

  • 詳しく話す箇所を分ける　関心が示されたときに使う補足は、基本の説明から分けて配置します。
  • 省ける箇所を分ける　相手が理解している場合に省ける補足を決め、必要な条件と区別します。
  • 順番の変更に備える　先に説明できる項目と、その前に伝える必要がある前提を結び付けます。

反応に応じた変更の整理

反応変えること注意
関心が示される該当項目の補足を追加します。別の話題まで広げません。
理解が確認できる重複する補足を省きます。理解を確認できても、必要な条件は省きません。
別の項目を問われる求められた項目を先に扱います。必要な前提も一緒に扱います。
表は編集部作成の例です。

資料の参照先は、説明の項目ごとに添えると探さずに済む

資料名だけを書いても、説明中に示す場所を探すことになります。該当する見出しや図と、示すタイミングを説明項目に添えます。

  • 示す場所を特定する　該当する見出しや図表名まで書き、資料の中で探し直す手間を減らします。
  • 示す位置を決める　説明のどこで資料を示すかを決め、対応する項目のそばに記載します。
  • 補足の扱いを分ける　資料にない補足には、その旨と確認元を添え、資料の記載と区別します。

説明と資料の対応付け

書くこと方法注意
資料の該当箇所見出しや図表名を項目に添えます。使用する資料と表記を合わせます。
示すタイミング資料を示す位置に目印を置きます。参照先だけを別にまとめません。
資料にない補足補足の要点と確認元を分けて書きます。資料に記載があるように扱いません。
表は編集部作成の例です。

質問への備えには回答できる範囲の区別が必要だ

想定される質問を並べるだけでは、その場で答えてよいか判断できません。答えの要点と、確認が必要な事項、回答できない事項を分けます。

  • 答えの要点を残す　よく出る質問には、回答の要点と根拠の参照先を対応させます。
  • 確認先を添える　個別の判断が必要な事項には、確認先と、判断に必要な情報を添えます。
  • 回答の限界を残す　回答できない事項は、制限の理由と案内できる範囲を整理します。

確認事項の区分

区分書くこと注意
回答できる答えの要点と根拠の参照先を書きます。正確な言い回しが要る条件以外は、回答文を丸ごと作り込みません。
確認後に答える確認先と必要な情報を書きます。未確認の見込みを答えに混ぜません。
回答できない理由と案内できる範囲を書きます。確認すればいつでも答えられると扱いません。
表は編集部作成の例です。

メモの分量は、条件を残して相手を見られるかで分かれる

内容が収まっていても、文章を追い続けるなら説明中には使いにくいメモです。実際に見ながら話し、必要な箇所を見つけて相手を見られるか試します。

  • 項目を見渡せる形にする　見出しと補足を分け、次に扱う項目が埋もれないように配置します。
  • 目印の意味を固定する　条件、補足、資料の参照先を区別し、同じ役割には同じ目印を使います。
  • 手間取った箇所を直す　読むのに手間取った箇所は、配置を直すか、重複や不要な補足を削ります。条件は残します。

分量と配置の点検

場面すること避けること
項目を探す見出しと本文の区別を付けます。文字を小さくして詰め込みません。
条件を読む条件のまとまりを見える位置に置きます。目印を増やして目立たなくしません。
書きすぎに気付く重複する説明を参照先に置き換えます。意味が変わる条件を削りません。
表は編集部作成の例です。

相手の回答が必要な結論は事前には決まらない

資料の転載や、相手に聞く前の結論まで書くと、使わない内容が増えます。メモには参照先や判断に必要な観点を残し、決められない答えは書き込みません。

  • 資料の転載を避ける　資料を示せば足りる説明は参照先で代え、正確に読む必要がある条件を残します。
  • 相手の答えを決めない　相手に聞いてから決める事項は、結論ではなく必要な情報を記載します。
  • 応答を作り込まない　その場で組み立てる説明は、判断の観点を残し、想定応答を増やしません。

メモから外す内容の判断

区分理由注意
資料にある説明転載すると参照する内容が重複します。示す場所と必要な条件は残します。
聞いて決める結論相手の回答によって判断が変わります。判断に必要な情報は残します。
その場の応答相手の実際の反応は事前には決められません。判断の観点と制限は残します。
表は編集部作成の例です。

メモの直し方は、使わなかった理由や誤りの原因で分かれる

使わなかった項目でも、不要だったのか、見つからなかったのかで修正が変わります。商談後は、追加する内容だけでなく、外した項目や配置変更の理由も残します。

  • 未使用の理由を残す　相手に不要だった項目と、必要なのに使えなかった項目を分けて見直します。
  • 不足した条件を補う　説明に必要だった条件を確認元と照合し、該当項目に追記します。
  • 誤りの原因を直す　言い間違いが記載の欠落、曖昧さ、配置のどこから生じたかを確かめます。

商談後に残す修正の根拠

記録項目書くこと理由
使わなかった項目項目と使わなかった理由を書きます。外すことと配置変更を区別するためです。
足りなかった条件不足した条件と確認元を書きます。確認済みの内容で補うためです。
言い間違えた箇所正しい条件と誤りの原因を書きます。原因に合わせて記載を直すためです。
表は編集部作成の例です。

説明メモの型には内容ごとの記入欄が必要だ

話す順番、正確な条件、変更できる補足を同じ欄に混ぜると、必要な内容を探しにくくなります。次の型で整理し、実際に使うメモへ配置します。

  • 基本の流れを書く　項目と順番を決め、区切りで確認する内容と資料の参照先を対応させます。
  • 条件と変更を分ける　正確に伝える条件は該当する説明のそばに置き、反応による変更と確認事項を書き分けます。
  • 見直しまで型に含める　書かないことと修正内容の記録先を決め、商談後に同じ型へ反映します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

項目記入欄項目記入欄
説明の項目話題を思い出せる言葉を書きます。話す順番項目を扱う順序を書きます。
区切りで確かめること次へ進む前の確認内容を書きます。正確に伝える条件対象、前提、制限を正確に書きます。
示す資料の箇所参照先と示すタイミングを書きます。相手の反応で変える箇所説明を変えるきっかけと、変える内容を書きます。
確認事項回答の要点や確認先を書きます。書かないこと省く内容と参照先を書きます。
商談後の見直し修正する箇所と理由を書きます。記録先修正内容を残す場所を書きます。
表は編集部作成の例です。