秘書への連絡は用件と確認相手で分かれる

秘書との日程調整が進んでも、商談の相手である本人が提案を検討しているとは限りません。調整の依頼と検討内容の確認を分けて進めます。

  • 連絡する相手を決める　秘書の役割を確かめ、秘書と決める事項と本人に確かめる事項を分けます。
  • 用件と資料を分ける　秘書への依頼と本人への確認を区別し、それぞれに渡す資料を決めます。
  • 変更時の対応を決める　直接連絡や秘書の交代時の対応を決め、連絡経路と確認した内容を記録します。

秘書に頼める範囲は今回の商談での役割で分かれる

秘書という肩書だけでは、頼める範囲は分かりません。日程調整、内容の取り次ぎ、判断への関与を今回の商談について確かめます。

  • 日程調整の範囲を知る　候補日の収集から日程の確定まで、どこを任せられるか確認します。
  • 内容の取り次ぎを知る　資料や質問を本人へ届ける役割があるか、回答も取り次ぐかを確認します。
  • 判断への関与を知る　秘書が本人に代わって回答できる事項と、本人に確かめる事項を分けて確認します。

今回の商談で担う役割

役割確かめること注意
日程を調整する候補日を集めるか、確定まで行うかを確認します。日程の確定を検討開始と扱いません。
内容を取り次ぐ質問と回答の両方を取り次ぐか確認します。資料の受領だけで本人が読んだと扱いません。
判断にも関わるどの事項について回答を任されているか確認します。今回確認した範囲を別の用件へ広げません。
表は編集部作成の例です。役割は固定の分類ではなく、重なる場合もあります。

日程調整の進め方は秘書との取り決めで変わる

日程調整を担う秘書とは、候補日の出し方と連絡方法を決めます。変更時の連絡先まで確認しておきます。

  • 候補日の出し方を決める　候補の出し方に加え、所要時間と対面・オンラインの別を伝えます。
  • 連絡手段を決める　日程調整に使う手段と、どの連絡をもって確定とするかを決めます。
  • 変更時の連絡先を決める　予定変更を知らせる相手と、急ぎの場合に使える手段を確かめます。

日程調整で決める事項

決めることすること注意
候補日の出し方提示する側と、回答しやすい形式を決めます。候補日と確定日を区別します。
連絡手段通常の連絡手段と確定の知らせ方を決めます。別の手段で重複して調整しません。
変更の連絡先変更時と急ぎの場合の連絡先を確認します。変更を送っただけで伝達済みと扱いません。
表は編集部作成の例です。日程調整を担う範囲を確認してから使います。

検討内容の把握には本人への確認が必要だ

日程が決まっても、提案への関心や疑問はまだ分かりません。秘書が回答を任されている事項を除き、検討状況、質問への回答、次の段階へ進む意向は本人に確かめます。

  • 検討状況を確かめる　資料を受け取ったか、読んだか、検討しているかを別々に確かめます。
  • 質問の回答を確かめる　本人の回答かを確認し、答えがない部分は未確認として残します。
  • 次へ進む意向を確かめる　次回の日程を押さえる前に、次回に何を決めたいかを本人に確認します。

本人への確認が必要な事項

確かめること方法注意
検討状況本人への連絡か、秘書の取り次ぎで確認します。資料の到着と検討中を区別します。
質問への答え質問ごとに本人の回答を確認します。秘書の補足を本人の回答に含めません。
次へ進む意向次回の目的を示し、本人の意向を確認します。日程候補が届いたことを、次へ進む承諾と扱いません。
表は編集部作成の例です。秘書経由でも、本人への確認結果だと分かる形で残します。

秘書の返答は本人の意向とは限らない

秘書からの返答には、調整上の回答と本人の意向の伝達があります。誰が何について答えたかを分けると、推測で商談を進めずに済みます。

  • 返答の対象を確かめる　返答が日程、資料の受領、検討内容のどれに対するものかを確認します。
  • 本人への確認有無を知る　本人に確認した回答か、秘書が把握している範囲の回答かを区別します。
  • 不明な点を推測しない　本人の意向が分からない場合は未確認とし、決めた連絡経路で確かめます。

返答から判断できる範囲

場面すること避けること
資料を受領した誰が受け取ったかを記録します。本人が読んだと判断しません。
候補日が届いた日程への回答として扱います。提案への賛同と判断しません。
予定が合わない別日を調整できるか確認します。提案を断られたと判断しません。
内容の返答が届く本人への確認結果かを確かめます。本人の意向を推測で補いません。
表は編集部作成の例です。返答の対象と、本人への確認有無を分けて扱います。

資料の渡し分けは相手に頼む用件で分かれる

調整に使う案内と、提案を検討する資料では用途が違います。秘書が必要とする情報を確かめ、本人宛の資料は渡し方も決めます。

  • 調整用の案内を渡す　日時、場所、所要時間など、調整に必要な情報を取り出して渡します。
  • 検討用の資料を分ける　提案の内容と確認してほしい点を本人宛の資料にまとめます。
  • 本人への渡し方を決める　秘書経由か直接送付かを確認し、宛先と資料の用途を明らかにします。

用途に応じた資料の渡し方

資料の種類渡す相手注意
日程や場所の案内調整を担う秘書へ渡します。確定した事項と候補を分けます。
提案の内容本人へ、合意した経路で渡します。秘書にも共有する範囲を確かめます。
本人に確認してほしい点本人へ、提案資料と一緒に渡します。秘書への依頼と混ぜません。
表は編集部作成の例です。秘書が受け取ったことと、本人に届いたことは分けて扱います。

用件の書き方は依頼先と必要な返答で変わる

秘書への依頼と本人への伝言が混ざると、返答を求める相手が曖昧になります。用件、依頼先、必要な返答、希望期限の順に整理します。

  • 用件の要点を先に示す　何についての連絡かと、今回対応してほしいことを先に書きます。
  • 依頼と伝言を分ける　秘書に対応を頼む事項と、本人へ届けてほしい事項を分けて書きます。
  • 希望期限の理由を書く　返答を希望する時期と理由を書き、難しい場合の調整余地も示します。

用件を整理する型

すること方法注意
要点を先に示す対象の商談、連絡の目的、必要な対応の順に書きます。経緯の説明で用件を埋めません。
依頼先を分ける秘書への依頼と本人への伝言を別項目にします。取り次ぎと内容への回答を混ぜません。
期限の理由を書く希望時期、理由、変更できる範囲を書きます。希望期限を合意済みの期限と扱いません。
表は編集部作成の例です。会話やメールの文面ではなく、用件の並べ方を整理する型です。

本人への直接連絡には連絡経路の確認が必要だ

本人の連絡先が分かっても、どの用件を直接送ってよいかは別です。直接連絡する範囲と、秘書へ知らせる方法を確認します。

  • 示された範囲を守る　秘書から直接連絡を案内されたら、対象の用件と使う連絡先を確認します。
  • 本人の連絡に対応する　本人から届いた用件に返信し、今後も直接連絡してよい範囲を確かめます。
  • 秘書への共有を決める　直接連絡に切り替える際は、秘書に事前に知らせるか、連絡の結果を共有するかを確認します。

直接連絡へ切り替える際の確認

場面すること注意
秘書から案内がある直接送る用件と宛先を確かめます。別の用件にも使えると判断しません。
本人から連絡がある届いた用件に対応し、以後の経路を確認します。日程調整の窓口も本人に移ったと判断しません。
連絡経路を変える秘書への事前連絡と共有範囲を決めます。返答が遅いことだけで経路を変えません。
表は編集部作成の例です。連絡先の入手と、直接連絡の了承を区別します。

秘書の交代後も連絡方法が同じとは限らない

秘書が代わっても、これまでの経緯がすべて伝わっているとは限りません。引き継ぎ済みの内容と、新たに確認する事項を分けます。

  • 引き継ぎの範囲を知る　商談の経緯、確定した予定、未回答の事項について共有状況を確かめます。
  • 必要な経緯を伝える　現在の用件に必要な経緯を短くまとめ、本人に確認済みの事項を区別します。
  • 連絡方法を確かめ直す　新しい窓口の役割、連絡手段、本人へ直接連絡できる範囲を確認します。

交代時に確認する順序

場面すること注意
交代の連絡が届く新しい窓口と引き継ぎの範囲を確認します。以前と同じ役割だと判断しません。
経緯の共有が必要確定事項と未確認事項を分けて伝えます。過去の連絡を説明なく転送しません。
連絡を再開する連絡手段と用件ごとの宛先を再確認します。以前の了承をそのまま適用しません。
表は編集部作成の例です。一時的な代行の場合も、対応する範囲を確かめます。

誰に確認したかの記録で回答者が分かる

返答の内容だけを残すと、誰の回答だったかが後から分からない場合があります。連絡した相手、経路、本人への確認有無を内容と一緒に記録します。

  • 伝えた相手を残す　連絡日時、相手、伝えた用件、返答の内容を記録します。
  • 返答の経路を残す　本人からの回答か、秘書経由の回答かを分け、確認できた範囲を書きます。
  • 未確認事項を残す　本人に確認済みの事項と、次に確認する事項を分けて記録します。

連絡ごとに残す記録

記録項目書くこと理由
日時と相手連絡日時と応対した相手を書きます。どの連絡の記録か分かります。
伝えた用件依頼した事項と渡した資料を書きます。何への返答かを確認できます。
返答の経路本人からか、秘書経由かに加え、秘書が本人に確認したかを書きます。連絡相手と回答者を区別できます。
本人への確認確認済みの事項と、その根拠を書きます。推測との混同を防げます。
次の確認事項未確認の内容と確認する相手を書きます。次の連絡で聞くことが分かります。
表は編集部作成の例です。本人への確認が分からない場合は、未確認と記録します。

連絡先の整理表で用件ごとの確認先が分かる

氏名と連絡先だけでは、どの用件を誰に伝えるかは分かりません。役割、確認する事項、資料の受け渡しを同じ表に記入します。

  • 役割と用件を書き分ける　秘書の役割を記入し、秘書と決めることと本人に確かめることを分けます。
  • 資料と確認事項を残す　渡した資料には相手を、本人に確認済みの事項には確認日と経路を添えます。
  • 詳しい記録へ戻れるようにする　連絡先や経緯を確認できる記録先を示し、役割や窓口が変わったら更新します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

商談先本人の氏名と役職秘書の氏名秘書の役割秘書と決めること本人に確かめること渡した資料と相手本人に確認済みの事項記録先
表は編集部作成の例です。空欄に記入して使います。不明な項目は未確認と記入します。