読む順番は、次の商談で何を決めるかによって変わる

届いた順に読み始めると、今回の商談に必要な情報が後回しになることがあります。資料の役割と次の商談の目的から、読む範囲を決めます。

  • 読む範囲を決める　資料を種類で分け、次の商談で決めることに関係する箇所と、今回は読まない箇所を決めます。
  • 相手への質問を決める　読んで分かったことと分からなかったことを分け、分からなかったことと資料どうしの食い違いから質問を決めます。
  • 伝え方と管理を決める　読んだ範囲の伝え方と資料の保管・共有方法を決め、同じ型で資料メモを残します。

資料から分かることは、資料の役割によって変わる

会社案内と商品資料では、説明している対象が違います。資料名だけで判断せず、目次や冒頭から何を説明する資料かを見分けます。

  • 説明する対象で分ける　会社全体、業務の流れ、商品や取引、相手の検討内容のどれを説明しているかで分けます。
  • 混在する資料を分ける　役割が混在する資料は、章や見出しごとに分けます。資料全体を同じ種類として扱う必要はありません。
  • 資料の種類を記録する　資料名の横に種類を記録します。次の商談で必要な情報を、どの資料から探すか判断できます。

資料の役割を分ける表

種類分かること注意
会社案内会社全体の事業や組織が分かります。個別の取引条件まで分かるとは限りません。
業務の説明業務の流れや担当範囲が分かります。今回の対象部署にも当てはまるかは別に確認します。
商品や取引の資料商品の仕様や取引条件が分かります。条件が適用される対象や時期も読みます。
相手の検討資料検討中の案や比較の観点が分かります。記載された案を決定事項として扱いません。
表は編集部作成の例です。

資料から探す情報は、商談で決めることから絞ることができる

資料を読む目的が会社全体の理解だけでは、読む範囲が広がります。次の商談で何を決めたいかを先に書くと、探す情報を絞れます。

  • 決めたいことを書く　自社が提案する商品や、提案の対象とする相手の業務など、次の商談で決めたいことを書きます。まだ選べない場合は、選ぶための条件を書きます。
  • 条件を具体的にする　対象部署、利用場面、対応範囲など、判断が変わる条件を挙げます。資料で探す内容が明確になります。
  • 質問の目的を決める　質問に答えが出たら何を決められるかを書きます。今回の判断と関係が薄い質問は後に残します。

商談の目的から情報を選ぶ表

決めること必要な情報注意
提案の対象対象業務、部署、利用場面を調べます。会社全体の事業をすべて提案対象にしません。
確かめたい条件対応範囲、制約、取引条件を調べます。条件が違うと提案がどう変わるかも考えます。
相手に聞くこと判断に必要で、資料では分からない情報を挙げます。質問の回答を何の判断に使うかを書きます。
表は編集部作成の例です。

優先して読む箇所は今回の判断との関係で決まる

必要な情報は、資料の冒頭にあるとは限りません。目次や見出しから関係する箇所を探し、条件や注記も含めて読みます。

  • 目次から探す　決めたいことに関係する業務名や条件を目次で探します。目次がなければ、見出しから内容をたどります。
  • 指定された箇所の役割を見る　相手が示した箇所は、今回の判断とどう関係するかを考えます。関係が分からなければ、指定した理由を聞きます。
  • 条件まで読む　該当箇所の前提や注記も読みます。別の箇所への参照があれば、判断に必要な範囲までたどります。

読む箇所を選ぶ表

すること方法注意
目次から探す今回決めることに関係する見出しを探します。本文だけでなく、適用条件や注記も読みます。
指定箇所を読む相手が示した箇所と商談の目的を照らします。指定箇所だけで判断できるとは限りません。
関係を見分ける今回の判断に使う情報があるかを見ます。関係が薄くても、本文の前提となる箇所は読みます。
表は編集部作成の例です。

届いた資料のすべてが今回読む対象とは限らない

受け取った資料をすべて読むことと、商談の準備ができることは同じではありません。今回は読まない資料にも理由を残し、必要になったときに戻れるようにします。

  • 今回の対象から外す　今回の決定に関係せず、判断の前提にもならない資料は、今回読む対象から外します。
  • 後で読む条件を書く　提案の対象が広がった場合など、読む必要が生じる条件を書きます。後で読むという記録だけで終わらせません。
  • 送付の理由を聞く　必要性が判断できない資料は、何の検討に使うために送られたかを聞きます。内容を推測して除外しません。

今回は読まない資料を分ける表

区分すること注意
今回と関係しない今回の判断に使わない理由を残します。資料そのものが不要だとは決めつけません。
後で読むどの検討が始まったら読むかを書きます。読む必要が生じたら、内容が現状に合うかも確認します。
理由を聞く送付の目的と、関係する検討事項を聞きます。関係が分からないことだけを理由に除外しません。
表は編集部作成の例です。

資料に書かれた内容だけで判断できるとは限らない

記載があることと、その意味や適用範囲まで分かることは別です。資料から分かったこと、見つからなかったこと、読み取りに迷うことを分けます。

  • 根拠を添えて書く　分かったことには、根拠となる見出しや箇所を添えます。記載内容と、自分が補って考えた内容を分けます。
  • 不明の範囲を絞る　見つからない情報は、読んだ範囲では分からないと記録します。資料全体に記載がないとは断定しません。
  • 解釈の迷いを残す　意味が複数に読める箇所は、迷う理由を書きます。都合のよい解釈だけを提案の前提にしません。

理解の状態を分ける表

区分すること注意
資料から分かった記載内容と、その根拠の箇所を書きます。自分の推測を記載内容に混ぜません。
読んだ範囲では不明不足する情報と、探した範囲を書きます。読んでいない箇所にある可能性を残します。
読み取りに迷う迷う表現と、考えられる解釈を書きます。意味を相手に確かめます。
表は編集部作成の例です。

食い違う記載のどちらを使うかは、対象と時期で分かれる

説明が食い違っていても、作成時期や対象部署が違う場合があります。今回の判断に関係する項目を比べ、どちらを前提にするかを確認します。

  • 同じ条件で比べる　同じ商品、業務、部署についての説明かを確認します。対象が違う記載を、そのまま矛盾と判断しません。
  • 違う箇所を残す　資料名と該当箇所を並べ、何が違うかを書きます。作成時期が不明なら、不明のまま記録します。
  • どちらを使うかを聞く　食い違う記載のどちらを今回の前提にするかと、その理由を聞きます。確認できるまでは、食い違う情報に依存する判断を保留します。

食い違いを確認する表

場面すること避けること
作成時期が違う作成時期と、内容の適用時期を比べます。新しい資料が常に今回の前提だとは決めません。
部署が違う説明の対象部署と担当範囲を比べます。部署ごとの違いを会社全体の矛盾と扱いません。
前提を選ぶ今回使う情報と、その根拠を相手に聞きます。提案に都合のよい記載だけを採用しません。
表は編集部作成の例です。

読んだ範囲を示すと、相手にどこまで理解したかが分かる

資料を読んだという報告だけでは、どこまで理解したかが伝わりません。読んだ箇所、読んでいない箇所、そこから出た質問を分けて示します。

  • 読んだ箇所を示す　資料名と見出しなどで、読んだ範囲を示します。そこから何が分かったかも、同じ範囲に限って伝えます。
  • 未読の理由を示す　未読の資料には、今回の決定との関係から理由を添えます。読んでいないことが、資料を軽視していると受け取られないようにします。
  • 質問に根拠を添える　質問には、関係する資料の箇所があればそれを、なければ探した範囲を添え、回答で決めたいことも示します。

読んだ範囲を伝える型

場面すること注意
読んだ範囲を示す資料名、読んだ箇所、分かったことを記します。一部を読んだ状態で全体を理解したと伝えません。
未読を示す未読の資料名、理由、後で読む条件を記します。相手が今回必要と考える箇所があれば見直します。
質問を示す関係する箇所か探した範囲、不明点、回答で決めたいことを記します。資料への質問と、追加の相談を分けます。
表は編集部作成の例です。

資料メモの共有には元資料との対応づけが必要だ

メモだけを共有すると、元資料の条件や注記を確かめにくくなります。相手の指示に従い、資料とメモの保管先、共有先、使用後の扱いを決めます。

  • 共有する範囲を決める　今回の検討に参加する人のうち、誰に何を共有するかを決めます。メモには元資料の保管先を残します。
  • 指示を記録する　相手から示された保管・共有の指示を、資料と対応づけて記録します。不明な点は共有前に聞きます。
  • 使用後の扱いを決める　検討が終わったら、相手の指示に沿って扱いを見直します。保管先を変えた場合は、メモの参照先も直します。

資料とメモの管理を決める表

場面すること注意
社内で共有する共有する人、資料、メモ、保管先を決めます。元資料を見られない人には、メモだけで判断を求めません。
指示に従う相手の指示と、対象となる資料を記録します。資料ごとに指示が違う場合は分けて扱います。
使い終える相手の指示に沿って保管や廃棄などを行います。資料の扱いを変えたら、メモにも反映します。
表は編集部作成の例です。

根拠と質問が残るメモなら判断の理由が分かる

内容の要約だけでは、商談で何を決めるために読んだかが残りません。必要な情報と根拠、残った質問を、次に読む人がたどれる形で記録します。

  • 出どころを残す　資料名と読んだ箇所を記録します。同名の資料がある場合は、作成時期などで区別できるようにします。
  • 判断との関係を書く　分かった内容が、次の商談で何を決める材料になるかを書きます。資料全体の要約に広げる必要はありません。
  • 質問を更新する　回答を得たら、回答者と回答内容を追記します。資料の記載と商談で補われた情報を区別して残します。

資料メモに残す内容

記録項目書くこと理由
資料と読んだ箇所資料名、見出し、必要なら作成時期を書きます。どの記載を根拠にしたかをたどれます。
分かったこと記載内容と、商談で決めることとの関係を書きます。情報を何の判断に使うかが分かります。
残った質問不明点、解釈の迷い、食い違いを書きます。何が分かれば判断できるかを引き継げます。
表は編集部作成の例です。

同じ欄で記録すると、分かったことと未確認のことが分かれる

資料ごとに同じ欄で記録すると、分かったことと未確認のことを見分けられます。今回の商談に関係する内容を、以下の型に記入します。

  • 資料ごとに記入する　資料名と種類を記入し、読んだ箇所を特定します。作成時期が見つからない場合は、不明と記入します。
  • 確認の状況を書き分ける　未読、読んだが不明、今回の対象外を区別します。読み取りに迷う内容は、分からなかったことの欄に理由を書きます。
  • 質問と記録先を残す　相手への質問には、回答で決めたいことを添えます。記録先の欄には、元資料とメモの保管先を書きます。

繰り返し使う資料メモの型

資料名種類作成時期読んだ箇所次の商談で決めることとの関係分かったこと分からなかったこと相手への質問元資料とメモの保管先
記入欄です。食い違いがある場合は、分からなかったことの欄に比較した資料名と箇所も記入します。