来社の準備は相手が確認したい内容を聞くことから始まる

来社が決まったら、相手が何を確かめたいのかを先に聞きます。その内容をもとに、社内の担当と準備するものを決めます。

  • 来社の目的を聞く　相手が確認したい内容を聞き、案内する場所と説明する内容を決めます。
  • 社内の役割を決める　受付への連絡、部屋と設備の確認、同席者の役割を決めます。
  • 来社後まで準備する　当日の流れ、持ち帰る資料、来社後の連絡と記録先を決めます。

来社の目的を聞かなければ準備する内容は決まらないまま残る

来社の日程が決まっただけでは、相手が何を見聞きしたいのかは分かりません。説明を聞きたいのか、実物を見たいのか、社内の体制を確かめたいのかを事前に聞きます。

  • 確認したい内容を聞く　来社することになった経緯と、当日確認したい内容を聞きます。
  • 優先する内容を決める　希望が複数ある場合は、今回の来社で特に確認したい内容を聞きます。
  • 対応できる範囲を伝える　当日確認できない内容があれば、来社前に伝え、別の確認方法を相談します。

目的によって変わる準備

来社の目的確かめること準備が変わる点
説明を聞きたい説明を求める内容と疑問点を聞きます。説明資料と説明する人を決めます。
実物を見たい確認したい対象と状態を聞きます。実物と提示できる場所を用意します。
体制を確かめたい知りたい業務と担当範囲を聞きます。説明できる同席者と資料を決めます。
表は編集部作成の例です。

住所の共有だけでは入口まで伝わるとは限らない

住所が合っていても、建物の入口や受付が分かりにくい場合があります。来社日時と対応者の名前に加え、到着後に向かう場所を伝えます。

  • 入口までの行き方を伝える　所在地と建物名に加え、利用する入口と目印を伝えます。
  • 受付までの動きを伝える　入口から受付までの行き方と、受付で必要な手続きを案内します。
  • 当日の連絡先を伝える　来社日時、対応者の名前、迷った場合や到着が遅れる場合の連絡先を伝えます。

相手に伝える来社案内

伝えること内容注意
所在地と入口住所・建物名・利用する入口を伝えます。地図の到着地点と入口の位置を照合します。
受付の場所受付の階と入口からの行き方を伝えます。入館手続きがあれば事前に知らせます。
来社日時合意した日付と到着予定時刻を伝えます。変更があれば社内の予定にも反映します。
対応者と連絡先出迎える人の名前と連絡先を伝えます。当日連絡を受けられる連絡先を使います。
表は編集部作成の例です。

受付の取り次ぎには来訪者と対応者の共有が必要だ

受付で来訪者を確認できても、呼び出す相手が分からなければ案内が止まります。来訪者の情報と社内の連絡先を、受付を担う人に共有します。

  • 来訪者の情報を共有する　会社名、来訪者の名前、人数、来社日時を受付に伝えます。
  • 呼び出す人を決める　対応者の連絡先と、連絡がつかない場合に呼び出す人を決めます。
  • 案内先を共有する　使用する部屋と、対応者が受付まで出迎えるか、受付から案内してもらうかを伝えます。

受付が取り次ぐための情報

受付に伝えること内容理由
来訪者会社名・名前・人数を伝えます。予定していた来訪かを確認できます。
来社日時来社日と到着予定時刻を伝えます。当日の来訪予定と照合できます。
対応者名前と社内の連絡先を伝えます。到着を知らせる相手が分かります。
不在時の連絡先代わりに呼び出す人を伝えます。対応者に連絡できなくても取り次げます。
案内する部屋部屋名と、出迎えか受付からの案内かを伝えます。受付から先の案内方法が分かります。
表は編集部作成の例です。受付がない場合は、最初に来訪者へ応対する人に共有します。

部屋が使えるかは当日の人数と設備で決まる

部屋を予約していても、予定した説明や実物の提示ができるとは限りません。来訪者と同席者の人数に合う配置かを、当日使う状態で確かめます。

  • 全員が入る配置にする　来訪者と同席者が座れ、資料や実物を確認できる配置にします。
  • 使う設備を試す　使用する画面や機器を実際に動かし、予定した内容を表示できるか確認します。
  • 使えない場合に備える　設備や実物が使えない場合に備え、別の部屋や説明資料を用意します。

部屋と設備の確認事項

確かめること内容代わりの手段
人数と配置全員の席と資料を置く場所を確認します。配置を変えるか別の部屋を使います。
画面や機器表示内容と操作を確認します。紙の資料で説明できるようにします。
実物の提示場所実物を置ける広さと見やすさを確認します。相手が確認したい対象を見せられる別の場所を用意します。
室内の情報他社の情報や作業中の資料が残っていないかを確認します。資料を片付けるか、別の部屋に変更します。
表は編集部作成の例です。写真や資料で代える場合は、確認できない点も伝えます。

当日答えられる範囲は同席者の役割で決まる

同席者が多くても、誰が何に答えるかが曖昧だと、相手の質問が未回答のまま残ることがあります。相手が知りたい内容をもとに、説明・回答・記録の役割を決めます。

  • 説明する人を決める　商談の進行と説明を担う人を決め、来社の目的と説明する順序を共有します。
  • 回答できる人を呼ぶ　想定される質問に答えられる人を選び、その場で答えられる範囲を確認します。
  • 記録する人を決める　相手の質問、合意した内容、未回答の事項を記録する人を決めます。

同席者に共有する役割

役割担う人事前に共有すること
進行と説明来社の経緯を把握している人が担います。目的・説明内容・進め方を共有します。
質問への回答対象業務を説明できる人が担います。想定される質問と回答範囲を共有します。
商談の記録商談の内容を書き残す役割の人を決めて担ってもらいます。記録項目と保存先を共有します。
表は編集部作成の例です。同じ人が役割を兼ねる場合も、担う内容を明確にします。

案内できる範囲は見せてよい情報で決まる

案内先だけでなく、移動中にも資料や画面が目に入ります。他社の情報や社員の個人情報を含め、見せてよい場所と情報を来社前に決めます。

  • 通る場所まで確認する　受付から商談室までの経路も含め、目に入る資料・画面・掲示物を確認します。
  • 見せない情報を片付ける　他社の情報、作業中の資料、社員の個人情報が見えない状態にします。
  • 案内の範囲を共有する　案内できる場所と立ち入らない場所を同席者へ伝え、急な希望への対応も決めます。

案内前に決める場所と情報の扱い

場所案内の条件対応
商談室室内を確認してから案内します。前の利用者の資料や板書を片付けます。
執務スペース公開できる範囲だけ案内します。他社の情報や作業中の資料を片付けます。
社員情報の掲示先個人情報が見える状態では案内しません。掲示を外すか通る経路を変えます。
保管場所公開しない資料の保管場所には案内しません。扉を閉め、案内する範囲から外します。
移動経路周囲の情報を確認してから通ります。画面や掲示物が見えない経路を選びます。
表は編集部作成の例です。見せてよいか判断できない情報は、社内で確認してから扱います。

場面ごとに案内役を決めれば引き継ぎの漏れが分かる

出迎えから退出までに担当が変わる場合は、次に誰へ引き継ぐかを決めます。相手の確認したい内容に合わせて、説明と実物確認の順序も共有します。

  • 出迎える人を決める　到着の連絡を受ける人と、受付から商談室へ案内する人を決めます。
  • 場面のつなぎ方を決める　商談から実物確認や見学へ移る際に、誰が案内して誰へ引き継ぐかを決めます。
  • 退出までの担当を決める　残った確認事項を整理する人、資料を渡す人、出口まで案内する人を決めます。

出迎えから退出までの担当

場面すること担当
出迎え来訪者を確認して商談室へ案内します。出迎えを担う人が対応します。
商談確認したい内容を共有して説明を進めます。進行と説明を担う人が対応します。
実物確認・見学予定した場所へ案内して説明者へ引き継ぎます。案内役と説明する人が対応します。
退出未回答事項と渡す資料を確認して出口へ案内します。進行役と見送りを担う人が対応します。
表は編集部作成の例です。実物確認や見学は、来社の目的に必要な場合だけ組み込みます。

持ち帰る資料は相手が社内で確かめる内容で変わる

当日の説明資料だけでは、相手が社内で検討する際に必要な情報が足りない場合があります。持ち帰って確認する内容を聞き、渡す資料を選びます。

  • 社内で使う資料を選ぶ　来社しなかった人にも説明できるよう、目的に関係する資料を選びます。
  • 確認事項を残す　確認できた内容と未回答の事項を分けて整理できる一覧を用意します。
  • 問い合わせ先を添える　追加の質問を送る相手が分かるよう、窓口となる人の名前と連絡先を載せます。

持ち帰って確認できる資料

資料内容注意
説明資料相手が社内で確認する内容を掲載します。社外に渡してよい内容で、現在の版かを確認します。
確認事項の一覧確認した内容と未回答の事項を分けます。未確定の内容を決定事項として書きません。
自社の連絡先窓口の名前と連絡先を記載します。記載した窓口で問い合わせを受けられるか確認します。
表は編集部作成の例です。当日記入する部分は、内容を相手と確認してから渡します。

来社後の対応には合意した内容と未回答の記録が必要だ

来社後に何を連絡するかは、当日決まった内容と残った質問で変わります。連絡する人と記録先を先に決め、商談後に内容を更新します。

  • 連絡する人を決める　お礼と確認事項を連絡する人を決め、未回答の事項は回答担当と期限も記録します。
  • 合意と見込みを分ける　相手と合意した内容、相手の発言、自社が受注や次の対応について予測したことを分けて営業管理表に記録します。
  • 必要な人へ共有する　次の対応に関わる人へ記録先を知らせ、依頼する内容を伝えます。

来社後に残す商談記録

記録項目書くこと
来社の目的今回の来社で確認する予定だった内容を書きます。
確認できた内容当日説明した内容と相手が確認できた内容を書きます。
合意した内容相手と合意した次の対応と条件を書きます。
未回答の事項残った質問、回答担当、回答期限を書きます。
連絡の予定お礼と確認事項を送る人、宛先、連絡予定日を書きます。
記録先と共有先営業管理表の保存先と社内で共有する相手を書きます。
表は編集部作成の例です。回答期限を約束する前に、回答を担う人が対応できるか確認します。

確認表に担当と内容を書き出せば準備の抜けが分かる

決めた内容を、社内でそのまま使える部屋名や担当者名で記入し、当日関わる人と共有します。まだ決まっていない欄には、決める人と確認する相手を書きます。

  • 決まった内容を書く　目的、場所、人、資料、記録先を、社内で使っている部屋名や担当者名で記入します。
  • 未定の項目には決める人を書く　未定の項目には、誰が何を確認して決めるのかを書き添えます。
  • 変更を関係者へ伝える　人数や部屋などが変わったら記入内容を更新し、受付や同席者にも伝えます。

来社商談の準備を書き込む

項目記入すること自社の記入欄
来社の目的来社の目的と相手が確認したい内容を書きます。
案内と受付相手に来社案内を送ったかと、受付へ連絡した内容を書きます。
部屋と同席者部屋・設備の確認結果と同席者の役割を書きます。
見せない場所案内しない場所と見せない情報への対応を書きます。
当日と資料出迎えから退出までの担当と渡す資料を書きます。
来社後の対応連絡する人・連絡予定日・記録先・共有先を書きます。
確認表は編集部作成の例です。記入欄が足りない場合は、自社の管理表に項目を移して使います。