提案書の作成依頼には判断の目的と前提が必要だ

商談メモだけでは、商談相手が何を判断したいのかまで伝わるとは限りません。依頼票に書く内容を整理し、推測による行き違いを防ぎます。

  • 提案の目的を決める　商談相手が判断したいことと、その判断に必要な前提を依頼票に書けるようにします。
  • 情報の扱いを決める　決まったこと・未確認のこと・相手の言葉を分けて渡し、提案書に載せてよい情報の範囲を別に決めます。
  • 確認の進め方を決める　質問への回答方法、下書きの確認観点、営業管理表に残す内容を決めます。

商談メモだけの依頼には推測の余地が残る

商談メモは、多くの場合、営業担当者が自分で読み返す前提で書かれています。相手を知らない人にそのまま渡すと、省略した背景を推測で補うことになります。

  • 背景を補って渡す　発言だけでなく、その話が出た背景と、提案に関係する事情を書き添えます。
  • 依頼内容を明らかにする　記録の中から、今回の提案で答えることを取り出します。メモ全体の読み取りを任せないようにします。
  • 不明な点を残す　分からない部分は未確認と記します。依頼時に無理に埋めると、推測が前提として扱われます。

渡す情報の整理

渡しがちなもの作成担当者に起こること代わりに渡すもの
発言の断片話題が出た理由を推測します。発言と、その背景を渡します。
時系列のメモ今回答えるべきことを探します。提案の目的と答える質問を渡します。
社内の感想発言と区別されていないと、相手の意向として読まれます。発言と自社の解釈を分けて渡します。
資料の束参照すべき箇所を選びます。用途と参照箇所を示して渡します。
表は編集部作成の例です。商談メモは補足として添え、作成の指示は依頼票にまとめます。

提案書で答える内容は相手の判断目的で決まる

導入を決めたいのか、案を比べたいのか、社内で説明したいのかで必要な情報は変わります。相手が今回判断したいことを一文で書きます。

  • 判断の対象を絞る　提案書を読んだ後に、何について判断するのかを明らかにします。自社が伝えたいこととは分けます。
  • 今回の範囲を決める　最終的な導入判断まで求めるのか、その前の検討に必要なのかを区別します。
  • 目的の不明点を尋ねる　判断目的が不明なら、相手への確認事項にします。購入を決める段階だと推測しないようにします。

判断目的と必要な情報

相手の目的依頼票に書くこと提案書で答えること
導入の可否解決したい問題と導入条件を書きます。条件を満たせるかを答えます。
複数案の比較比較対象と重視する点を書きます。各案の違いと選ぶ際の条件を答えます。
社内で説明する材料を得る説明先と、その人が判断する事項を書きます。判断の根拠となる情報を示します。
表は編集部作成の例です。社内説明が目的の場合も、説明先が何を判断するのかまで確認します。

提案の前提には相手の状況と条件の明記が必要だ

要望だけを渡しても、その要望が生まれた事情までは分かりません。相手の状況、要望、守る条件、判断する人を分けて記します。

  • 状況と要望を分ける　現在困っていることと、実現したいことを区別します。要望の背景も作成時の判断材料になります。
  • 条件の重みを伝える　必ず満たす条件と、相談できる希望を分けます。相手の優先順位を自社だけで推定しないようにします。
  • 判断する人を記す　商談の相手と最終的に決める人が同じかを記します。分からなければ確認事項として残します。

前提の確認項目

前提の種類書くこと確認できていなければ
相手の状況現在の業務と困っている点を書きます。何が未確認かを書き、要望の背景は不明と記します。
相手の要望実現したい状態と優先事項を書きます。優先順位を確認事項にします。
守る条件必須条件と相談できる範囲を書きます。満たせると断定しないよう指示します。
決める人判断する人と、その人の関心事を書きます。商談相手に確認する項目を残します。
表は編集部作成の例です。前提が変わった場合は、変更点と提案への影響も作成担当者に伝えます。

合意と希望を分けなければ確定事項の取り違えが残る

相手の希望は、双方で合意した内容とは限りません。決まったことと未確認のことを分け、その判断の根拠も添えます。

  • 合意の範囲を示す　何について、誰と、どこまで合意できたのかを書きます。一部の合意を提案全体への了承として扱わないようにします。
  • 希望を確約に変えない　相手が望んでいても、自社で対応できるか未確認なら確定事項に含めません。
  • 推測には根拠を添える　自社の推測は、その根拠と確認先を記します。根拠があっても、相手の了承に置き換えません。

情報の区分と扱い

区分書き方作成担当者への指示
合意した内容合意の範囲と確認相手を記します。合意した範囲内で前提にします。
相手の希望（対応可否は未確認）要望として記し、対応可否を分けます。実現を約束する表現にしません。
自社の推測推測と明記し、根拠を添えます。相手の意向として書きません。
相手への確認待ち相手に尋ねる事項と確認役を記します。回答が必要な箇所は保留します。
表は編集部作成の例です。相手との合意と、自社内での対応承認も区別して記録します。

相手の言葉と自社の解釈には区別が必要だ

自社の言葉に置き換えると、相手が重視した点が変わることがあります。元の発言と解釈を分け、意味をたどれる状態で渡します。

  • 元の言葉を残す　記録に残る発言は、話題や場面と一緒に渡します。記憶による要約は、その旨を明記します。
  • 解釈した箇所を示す　自社で補った意味や言い換えは、発言と別に記します。相手が言っていない内容を混ぜません。
  • 意味を確認して使う　意味が曖昧な言葉は確認事項にします。提案書で使う表現も、相手の意図と合うかを確認します。

発言から表現までの区別

情報渡し方理由
相手の発言記録にある言葉と発言の場面を渡します。意味を判断した根拠をたどれます。
記憶による要約正確な引用ではないことを明記します。実際の発言との混同を防げます。
自社の解釈元の発言と分け、解釈の理由を添えます。補った意味が分かります。
提案書の表現提案書で使う予定の用語のうち、相手の意図と合うか未確認のものを示します。言い換えによる意味のずれを確認できます。
表は編集部作成の例です。相手の言葉を残すことと、そのまま提案書に掲載することは別の判断です。

質問の一覧と下書きを照らせば回答漏れが分かる

説明したい内容だけを渡すと、相手の疑問が残ることがあります。提案書で答える質問を一覧にして下書きと照らし、回答の有無と確認先を記します。

  • 質問を取り出す　商談中の質問をメモから取り出します。回答済みの質問も、相手が提案書での回答を求めているかを区別します。
  • 未回答の質問を示す　答えがない質問には確認先を記します。作成担当者に回答そのものを推測させないようにします。
  • 自社の説明を区別する　自社から示したい点は、相手の質問とは分けます。判断に必要な説明かどうかも見直します。

質問と説明事項の整理

整理する項目書くこと注意
相手からの質問質問の内容と、提案書で回答する範囲を書きます。自社に都合のよい別の質問へ変えません。
未回答の質問不明点、確認先、回答を得る時期を書きます。答えがないまま断定しません。
回答済みの質問伝えた回答と提案書への記載要否を書きます。商談で伝えた内容との食い違いを防ぎます。
自社の説明事項説明する理由と判断目的との関係を書きます。相手からの質問として扱いません。
表は編集部作成の例です。質問への回答に前提条件がある場合は、その条件も一緒に渡します。

参照できる情報が提案書に使えるとは限らない

背景を理解するために渡す資料にも、提案書には載せない情報があります。参照してよい範囲と、記載してよい範囲を分けて指示します。

  • 掲載の可否を示す　相手から受け取った資料でも、提案書で使えるとは限りません。共有された目的と使用範囲を確認します。
  • 使わない情報を記す　他社の情報や社内の検討内容は、掲載しないものを明記します。資料を渡すだけでは判断を任せてしまいます。
  • 判断待ちを分ける　使用可否が不明な情報は、確認が済むまで掲載を保留します。確認する人も決めておきます。

情報の使用範囲

情報提案書で使うか扱い
相手の提供資料使用範囲を確認できた部分に限ります。参照用と掲載可能な部分を分けます。
他社の情報他社の情報は、提供元の使用許可と提案書に載せる範囲を確認して判断します。過去の提案から無断で転用しません。
社内の検討内容外部に示すと決めた内容に限ります。検討中の案や内部事情を区別します。
使用可否が不明確認が済むまでは使いません。確認先と判断結果を記録します。
表は編集部作成の例です。作成担当者への共有自体に制限がある情報は、渡す前に確認します。

作成中の推測を防ぐには質問の担当と連絡方法が要る

依頼票を渡した後にも、不明点は出てきます。質問を誰が受け、どの方法で連絡し、いつ回答し、相手への確認を誰が担うかを先に決めます。

  • 質問の担当を決める　質問を受けて回答を取りまとめる人と、質問と回答を残す場所を決めます。口頭で答えた内容も記録します。
  • 回答時期を決める　下書きに必要な回答の期限を共有します。回答が間に合わない箇所は、進める範囲と保留する範囲を決めます。
  • 相手への確認を分ける　社内で答えられる質問と、相手に尋ねる質問を分けます。相手への確認役も明らかにします。

質問への対応

場面すること記録
依頼時質問先、連絡方法、回答期限を決めます。依頼票に記します。
社内で回答可能根拠を確認して回答します。回答と根拠を残します。
相手に確認必要確認役と尋ねる内容を決めます。確認状況と相手の回答を残します。
回答が遅れる保留箇所と進められる範囲を伝えます。変更後の回答予定を残します。
前提が変わる変更点と修正が必要な箇所を伝えます。依頼票にも反映します。
表は編集部作成の例です。回答は質問した人だけに返さず、作成と確認に関わる人が参照できる場所に残します。

下書きの確認には依頼時に共有した観点が必要だ

下書きができてから判断基準を追加すると、追加の要望なのか、当初の依頼への対応不足なのかを区別しにくくなります。確認する観点と役割を依頼時に伝えます。

  • 判断に必要な回答を見る　商談相手が判断したいことへの回答があるかを確認します。説明量の多さだけで良し悪しを決めません。
  • 事実の扱いを見る　前提との食い違いや、未確認事項の断定がないかを確認します。相手の言葉の意味が変わっていないかも見ます。
  • 修正の役割を分ける　事実や方針の確認は依頼する側が担います。確認結果を受け取った作成担当者が下書きへ反映します。

下書きの確認観点

観点確かめること直す人
相手の判断に必要な回答目的に必要な回答があるかを見ます。依頼する側が不足を示し、作成側が反映します。
前提との一致状況、要望、条件と合うかを見ます。依頼する側が前提を確認し、作成側が反映します。
未確認の扱い未確認を確定として書いていないかを見ます。依頼する側が確認状況を伝え、作成側が直します。
発言との一致言い換えで意味が変わっていないかを見ます。依頼する側が意図を確認し、作成側が直します。
情報の使用範囲使わない情報が含まれていないかを見ます。依頼する側が使用可否を示し、作成側が直します。
表は編集部作成の例です。確認時に新たな要望が出た場合は、当初の依頼から何が変わったかも記録します。

依頼の変更前後を営業管理表に残せば経緯が分かる

依頼票には、作成に必要な情報と確認の進め方をまとめます。営業管理表の該当案件に依頼内容と、変更前後の内容・変更日・理由を残し、後から経緯を確認できるようにします。

  • 不明点も書き残す　下の記入欄には例文を置いていません。実際の商談内容を書き、分からない項目は未確認と記します。
  • 補足情報も添える　相手の言葉には自社の解釈を区別して添えます。使わない情報と、使ってよい範囲を別の欄に記します。
  • 案件ごとに記録する　営業管理表に依頼票の保存先、作成・確認する人、回答状況を残します。変更時は理由も追記します。

作成依頼票の記入欄

項目記入欄項目記入欄
相手が判断したいこと提案の前提
決まったこと未確認のこと
相手の言葉答える質問
使わない情報使ってよい範囲
質問の担当と連絡方法回答の期限
確認の観点記録先
表は編集部作成の例です。依頼票を更新したときは、変更箇所と更新日を営業管理表にも残します。