渡す記録の範囲は相手の確認目的と内容で決まる

商談メモの共有を求められても、書き込みのすべてが必要とは限りません。相手の目的に合わせて、渡す内容と形を判断します。

  • 相手の確認目的を確かめる　合意内容の確認なのか、発言の確認なのか、社内報告に必要なのかを相手に確かめます。
  • 渡す内容と形を決める　社内用の書き込みを分け、合意した内容と確認してほしい事項を共有文書にまとめます。
  • 渡す時期と記録先を決める　その場で見せるか後で送るかを決め、共有した内容と相手からの訂正を営業管理表に残します。

相手が確認したいのはメモそのものとは限らない

メモを見たいという依頼だけでは、必要な記録の範囲は分かりません。何を確認し、どこで使うのかが分かれば、渡す内容を判断できます。

  • 合意内容の確認なら分けて渡す　決まったことの確認が目的なら、合意した内容と未決定の事項を分けて渡します。
  • 発言の確認なら該当箇所を示す　自分の発言がどう記録されたかを知りたい場合は、該当する発言の記録を示し、本人がまだ確かめていない記録であることを添えます。
  • 社内報告なら必要な項目を聞く　相手が社内報告に使う場合は、報告に必要な項目と共有先を聞き、その内容を整理します。

目的によって渡すものを分ける

相手の目的確かめること渡すもの
合意内容の確認どの決定事項を確認したいか合意内容と未決定事項を分けた文書
自分の発言の確認どの発言の記録を確認したいか該当する発言の記録と確認事項
社内報告誰への報告に何が必要か報告に必要な項目を整理した文書
表は編集部作成の例です。目的が重なる場合は、必要な内容を組み合わせます。

同じメモでも書き込みの種類で扱いが違う

商談メモには、相手の発言と自社の推測が混在します。内容の種類を分けてから、共有する範囲を判断します。

  • 推測や評価を分ける　自社の見立てや社内の指示は、相手と確かめた事実と混ぜず、社内用として扱います。
  • 発言を合意と区別する　相手が話したことでも、双方が合意したとは限りません。発言の記録は合意した内容と分けます。
  • 合意の範囲を見極める　双方が確かめて認めた内容を共有の対象にします。条件が付いている場合は、その条件も残します。

書き込みごとの扱いを分ける

書き込みの種類相手に見せるか扱い
自社の推測共有文書には含めません。確認済みの事実と分けます。
自社の評価共有文書には含めません。社内の判断材料として残します。
社内の指示共有文書には含めません。相手と合意した対応と区別します。
相手の発言確認目的に必要な範囲を見せます。確認済みかどうかを示します。
合意した内容確認目的に合わせて見せます。合意の範囲と条件を残します。
表は編集部作成の例です。相手の発言というだけで、合意済みとは扱いません。

共有に要るのは原本ではなく確認用の文書だ

社内用メモの原本はそのまま渡さず、確認に必要な内容を別の文書にまとめます。合意した内容と、確認してほしい内容を項目で分けます。

  • 原本から必要な内容を選ぶ　原本は社内に残し、営業担当者が相手の確認目的に必要な部分を共有文書へ移します。
  • 項目ごとに状態を分ける　合意した内容と、その合意に付く条件、確認してほしい事項を分けます。条件を省くと合意の範囲が変わるため、合意と条件は組にして書きます。
  • 未確認の状態を明示する　自社でまだ確かめていない内容は、未確認と分かる状態で載せます。空欄を自社の推測で埋めません。

共有文書に載せる項目を決める

項目書くこと注意
対象の商談どの商談についての文書か別の商談の内容を混ぜません。
合意した内容双方が確かめて認めた内容発言だけで合意と扱いません。
合意の条件合意が成り立つ範囲や前提条件だけを省略しません。
確認してほしい事項相手に確かめてほしい点合意した内容と分けます。
自社で未確認の事項自社でまだ確かめていない点確定した内容に見せません。
表は編集部作成の例です。共有文書は、商談メモの全文を写すためのものではありません。

相手の発言の記録は本人が確かめるまで確定とは限らない

発言を要約すると、意図や条件が抜けることがあります。相手が確かめて訂正できるように、共有する文書では発言の記録と自社の解釈を区別します。

  • 確認前に断定しない　本人が確かめる前の記録を、相手の確定した意思として扱いません。確かめてほしい箇所を示します。
  • 自社の解釈を混ぜない　発言から自社が推測した意図は、発言の記録に含めず、社内用の欄に分けます。
  • 訂正できる形で渡す　相手がどの発言について訂正するかを示せるように、発言ごとに項目を分けます。確認や訂正が必要な文書であることを伝えます。

発言の記録と確認状況を分ける

記録の区分書き方相手への伝え方
発言の要約条件や留保を省かずに要約します。意図と違う箇所の確認を依頼します。
確認前の内容本人の確認前であると分かるようにします。確定した意思として扱っていないと伝えます。
自社の解釈社内用の欄に分けます。発言の記録として提示しません。
確認済みの内容確認された範囲を明らかにします。確認が済んだ箇所を示します。
表は編集部作成の例です。返答がないことだけで、発言の記録を確認済みにはしません。

その場で見せるかは社内用の記録を分けられるかで決まる

その場で見せる場合も、社内用の書き込みが相手の目に入らない状態が必要です。分けられない場合は、共有文書を整えてから渡すと伝え、渡す時期を示します。

  • その場で見せる範囲を絞る　相手が確認したい箇所だけを示します。同じ画面や同じ紙に社内用の記録が写っていないか確認します。
  • 混在していれば整えてから渡す　社内用と共有用を分けられない場合は、その場で原本を開かず、共有文書を作ってから渡します。
  • 渡せる時期を伝える　整理に必要な時間と相手の希望を確認し、渡す期限を伝えます。遅れる場合は期限を伝え直します。

共有の準備状況から時期を決める

場面すること確かめること
共有用に分離済み必要な箇所をその場で見せます。周囲に社内用の記録が見えないか
社内用と混在共有文書を整えて後で渡します。渡す内容と作成に必要な時間
相手が急いでいる分けられている範囲があれば先に示し、なければ整える時期を伝えます。先に必要な項目は何か
期限に間に合わない渡せる時期を伝え直します。相手の用途に支障がないか
表は編集部作成の例です。急ぎの場合も、共有する範囲を確認してから見せます。

一部を見せられない場合は理由と代替内容が必要だ

見せられないと伝えるだけでは、相手は何を確認できるのかが分かりません。営業担当者は含めない内容の種類と理由を説明し、代わりに渡せる内容を示します。

  • 検討中の内容を区別する　社内の案や評価は相手と決めた内容ではないと説明し、合意した内容を分けて渡します。
  • 他社の情報を含めない　他社に関する記録が含まれる場合は、今回の商談に関係しない情報として共有文書から除くと説明します。
  • 整理前であると説明する　推測と発言が混在している場合は、区別してから渡すと伝え、渡せる内容と時期を示します。

見せない理由と代わりに渡す内容を示す

見せられない内容相手への説明代わりに渡すもの
社内の検討内容社内で検討した内容であり、双方で合意した内容ではないと説明します。双方が合意した内容
他社の情報今回の商談に関係しない他社の情報は除くと説明します。今回の商談に関する確認内容
整理前の記録発言と推測を区別する作業が必要だと説明します。区分を整理した確認用の文書
表は編集部作成の例です。理由の説明に、見せられない内容そのものを含めないようにします。

何を誰に渡したかは営業管理表の記録で決まる

社内のメモだけでは、相手に渡した内容をどの版か特定できないことがあります。共有した文書と送付先を営業管理表に残し、後の訂正もたどれるようにします。

  • 渡した文書を残す　営業担当者は実際に渡した版を保存し、営業管理表から参照できるようにします。最新版だけに置き換えません。
  • 渡した日と相手を残す　いつ、誰に、どの方法で共有したかを営業管理表に記録します。その場で見せた場合は、提示した範囲も残します。
  • 訂正と対応を記録する　相手からの訂正内容と自社の対応状況を、共有した文書に対応させて記録します。

営業管理表に共有の履歴を残す

記録項目書くこと
共有した文書実際に渡した版の名前と保存先
共有日送付した日、またはその場で見せた日
共有相手文書を渡した相手、または見せた相手
共有方法と範囲送付方法、またはその場で提示した範囲
相手からの訂正訂正を受けた箇所と内容
対応状況修正した版の保存先と、残っている確認事項
表は編集部作成の例です。文書を直した場合も、以前に渡した版を識別できるように残します。

訂正後も認識が食い違う点は未合意のまま残る

相手から訂正を受けたら、どの記録をどう直すかを確認します。認識の食い違いが残る場合は、双方の説明を分け、合意済みとして扱いません。

  • 確認できた誤りを直す　誤記や要約のずれを確認できたら記録を修正し、どの箇所を直したかを残します。
  • 食い違う説明を分ける　双方の認識が異なる場合は、一方の説明で上書きせず、それぞれの説明を区別して残します。
  • 未合意の点を明示する　合意に至っていない点は合意内容から外し、確認してほしい事項として共有文書に示します。

訂正の状況に合わせて記録を直す

場面すること記録
誤記を確認できた該当箇所を修正します。修正箇所と修正後の内容を残します。
記録が発言時の意図と違うと指摘された本人に意図を確認して修正します。訂正内容と確認状況を残します。
双方の認識が違うそれぞれの説明を分けます。双方の認識と食い違う箇所を残します。
合意に至らない合意した内容から区別します。未合意の点と確認事項を残します。
表は編集部作成の例です。過去の発言の訂正と、新たな条件の申し出は区別して扱います。

社内用と共有用の欄を分ければ渡す前の整理で済む

最初から記録する欄を分けておけば、共有時に推測や評価を取り除く負担を減らせます。共有用の欄でも、発言と合意内容は区別します。

  • 社内用の欄を設ける　商談メモの様式に、自社の推測、評価、社内の指示を書く欄を設け、共有用の欄に書き込まないようにします。
  • 共有用にも区分を設ける　相手の発言、合意した内容、確認事項を分けます。共有用に書いた内容も、渡す前に確認します。
  • 発言を先に記録する　まず相手の発言を記録し、合意を確かめられた内容を区別します。自社の解釈は社内用の欄に追記します。

記録する欄と用途を決める

記録の種類書く内容使う場面
社内用推測、評価、社内の指示を書きます。社内で対応を検討するときに使います。
共有用・発言相手の発言と確認状況を書きます。本人に記録を確認してもらうときに使います。
共有用・合意双方が確認した内容と条件を書きます。決まった内容を相手に示すときに使います。
共有用・確認未確認や未合意の点を書きます。相手に確認事項を示すときに使います。
表は編集部作成の例です。欄を分けても、共有用の記録が自動的に合意済みになるわけではありません。

渡す判断には内容と時期の確認が必要だ

相手の確認目的から記録先まで書き出すと、決まっていない点が分かります。別の担当者が引き継いでも判断できるよう、具体的に記入します。

  • 目的と範囲を記入する　相手が確認したいことに対して、何を見せ、何を見せないかを確認表に書きます。見せない理由も記入します。
  • 渡し方と時期を記入する　その場で提示するか、後で文書を渡すかを決めます。その場なら提示する範囲、後で渡すなら渡す時期を記入します。
  • 訂正の状況と記録先を記入する　相手からの訂正と未解決の点を書きます。共有した文書を残す営業管理表の場所も記入します。

商談メモの共有を求められたときの確認表

確認項目記入する内容自社の記入欄
相手の確認目的何を確認し、何に使いたいか
見せる内容共有する合意内容、発言、確認事項
見せない内容と理由共有対象から外す内容と、その理由
渡す形・時期提示する範囲や文書の形と、渡す時期
相手からの訂正訂正内容、対応状況、未解決の点
記録先営業管理表の場所と、渡した文書の保存先
表は編集部作成の例です。未確認の欄は、その状態が分かるように記入します。