自然な文章でも毎回同じになるとは限らない

文章の自然さと、繰り返し使うときに同じ文章になるかは別の確認事項です。同じにしたい範囲と使い方に合わせて、説明する内容を決めます。

  • 同じにする範囲を決める　言い回し、伝える内容、守るべき表記のうち、何を変えたくないのかを相手と確かめて決めます。
  • 文章の使い方を決める　毎回作り直す必要があるのか、決めた文章を保存して使いたいのかを相手と確かめて決めます。
  • 確認する方法を決める　変わり得る部分をどこで確認し、何を試してから提案書に記録するかを決めます。

同じにしたい部分は相手によって変わる

同じ文章という言葉だけでは、相手の希望は分かりません。文字の一致が必要なのか、伝える内容が一致すればよいのかを分けます。

  • 言い回しの範囲を聞く　語尾や句読点まで同じにしたいのか、意味が変わらなければよいのかを確認します。
  • 伝える内容を整理する　欠かさず含める情報と、省いてもよい情報を分けます。読みやすさだけでは判断しません。
  • 守る表記を特定する　名称や条件の表記は、意味が通じても変更できない場合があります。正式な表記の確認先を決めます。

同じにしたい範囲の整理

同じにしたい部分確かめること注意
言い回し語尾や句読点まで一致が必要かを聞きます。似た表現でも希望を満たすとは限りません。
伝える内容欠かせない情報を確認します。言い換えで意味が変わる場合があります。
守るべき表記正式な名称や指定表記を確認します。略称への変更も認められるとは限りません。
表は編集部作成の例です。確認する対象は、提案中の商品やサービスで実際に使う文章です。

毎回作る場合と保存した文章を使う場合とは違う

文章を毎回作ることと、決めた文章を繰り返し使うことは別の使い方です。どちらを希望しているかで、確認すべき機能が変わります。

  • 毎回作る理由を聞く　相手や用途に応じて文章を変える必要があるかを確認します。作り直す部分には違いが出る可能性があります。
  • 保存した文章の使い方を確かめる　同じ文章の利用が目的なら、保存した本文を変更せずに使えるかを確認します。
  • 作る部分の境界を決める　一部だけ作る場合は、残す部分と作り直す部分を区別できるかを確認します。

使い方による違い

使い方中身注意
毎回作る利用するたびに本文を作ります。同じ条件でも同じ文章になるとは限りません。
保存して使う決めた本文を保存して利用します。利用時に本文が変わらないか確認が必要です。
一部だけ作る決めた部分を残し、必要な部分を作ります。残す部分まで変更されないか確認が必要です。
表は編集部作成の例です。保存や部分的な作り直しができるかは、提案する商品やサービスで確認します。

変わらないと言える範囲には裏付けが必要だ

表現が変わることと、必要な情報が変わることは分けて説明します。変わらないと説明する部分には、変わらない仕組みを確認した根拠が必要です。

  • 表現の違いを示す　語句や語尾が変わり得るかを示します。自然に読めることは、文字が一致する根拠にはなりません。
  • 順序の違いを示す　情報の順番が変わると、強調される内容も変わり得ます。順序まで守る必要があるかを整理します。
  • 情報の増減を区別する　必要な情報の欠落や不要な追加は、言い回しの違いと分けて扱います。増減があるかを確認していなければ、未確認と明記します。

変化する範囲の説明

部分変わり得るか説明の方針
表現作り直す場合は変わり得ます。文字の一致を約束できるかは別に確認します。
順序作り直す場合は変わり得ます。順番の変更を認める範囲を示します。
入れる情報作り直す場合は増減の確認が必要です。必須情報と追加できない情報を示します。
決めた本文変更せずに使えるかは機能と運用次第です。確認済みの範囲だけを変わらないと説明します。
表は編集部作成の例です。変わらない範囲が未確認なら、希望や予定を確認済みの事実として説明しません。

送る前の確認と送った後の記録確認は役割が違う

文章を確認できるという説明には、いつ何を見られるかが必要です。作成時の表示と、実際に送る本文や送った本文を区別します。

  • 送る直前の本文を見る　送信前に最終本文を確認できるかを調べます。修正や送信の中止ができるかも確認します。
  • 記録に残る本文を調べる　履歴に残るのが作成時の本文か、実際に送った本文かを区別します。後から見られる範囲も調べます。
  • 人が見る時点を決める　誰がどの本文を確認するかを決めます。確認後に本文が変わった場合に、誰がいつ確認し直すかも決めます。

確認箇所と役割

確認の箇所できること注意
送信前の画面最終本文が表示されれば、送る内容を確認できます。表示後に本文が変わらないかも調べます。
送信後の記録送信本文が残れば、後から内容を調べられます。送信前の確認の代わりにはなりません。
人による確認決めた表記どおりか、必須の情報が抜けていないかを点検できます。確認者と確認する時点を決める必要があります。
表は編集部作成の例です。画面表示、記録の保存、修正や中止の可否は、それぞれ確認が必要です。

変えてはいけない内容は変わったときの対応まで決める必要がある

名称や条件には、言い換えを認められないものがあります。同じにしたいという希望にとどめず、変更があったときの対応まで決めます。

  • 名称の確認先を決める　社名や商品名は、確認済みの正式表記と照合します。省略や言い換えを認める範囲も決めます。
  • 条件をまとめて扱う　数字だけでなく、単位や適用条件も確認します。単位や条件が抜けると意味が変わる場合があるためです。
  • 問題があれば利用を止める　含めてはいけない内容があった場合は、そのまま使わず、修正後に再確認する手順を決めます。

変更を認めない内容の扱い

内容扱い注意
社名や商品名正式表記の確認先を決め、本文と照合します。読みやすくするための省略も確認対象です。
数字や条件数字、単位、適用条件をまとめて照合します。条件の欠落も内容の変更として扱います。
含めない内容対象を明記し、含まれていたら利用を止めます。似た意味の表現も確認する必要があります。
表は編集部作成の例です。変更を防ぐ方法が未確認の段階では、変わらないと約束しません。

文章を保存できてもそのまま使えるとは限らない

保存できることと、保存した本文を変更せずに利用できることは別です。再利用時の動作と、別の相手に使う際の確認事項を調べます。

  • 保存後に呼び出してみる　保存した本文を再び開き、同じ本文を利用できるかを確認します。閲覧できるだけで再利用はできない場合と区別します。
  • 修正後の残り方を調べる　修正すると元の本文が上書きされるのかを確認します。次に使われる本文も特定します。
  • 別の相手に使うときの変更箇所を確かめる　再利用できても、宛名や相手固有の情報には確認が必要です。変える部分と残す部分を決めます。

保存した文章の確認

確かめること方法注意
保存できるか保存後に本文を開き直します。閲覧だけでなく再利用できるかを調べます。
修正できるか修正後に、保存先と利用時の本文を確認します。元の本文が残るとは限りません。
別の相手に使う変更が必要な箇所と利用時の本文を確認します。前の相手の情報が残らないかを点検します。
表は編集部作成の例です。保存した本文が再利用時に作り直されるなら、その範囲も説明します。

試して分かることは試した条件の範囲に限られる

相手が予定している使い方で、文章のどこが変わるかを確かめる機会を提案します。試した結果は、その条件で確認できた範囲として説明します。

  • 同じ条件で繰り返し作る　入力する指示や情報、確認できる設定をそろえて作り、言い回し、情報の順序、含まれる内容を比べます。違いが見つからなかった場合も、比較した箇所と条件を記録します。
  • 相手の利用条件で試す　利用が認められた情報を使い、相手が同じにしたい箇所を確認します。試せない条件は未確認とします。
  • 人が直した箇所を分ける　作成直後と修正後を比べます。人が整えた後の文章を、作成直後の文章として説明しません。

一致を確かめる試し方

試し方分かること注意
同じ条件で作るその条件で、どの部分に違いが出たかが分かります。一致しても、今後すべて一致する根拠にはなりません。
相手の情報で作る予定する用途で、守りたい内容が含まれるかを確認できます。使ってよい情報かを事前に確認します。
修正前後を比べる人が変更した箇所が分かります。作成直後の本文も比較用に残します。
表は編集部作成の例です。試せる範囲と方法は、提案する商品やサービスの提供条件に合わせます。

説明に納得していても一致の範囲の理解は同じとは限らない

説明に納得していても、営業担当者が説明した範囲を超えて、文章が毎回一致すると捉えている場合があります。相手自身の言葉で理解を確かめ、残る不安を整理します。

  • 相手の言葉で整理してもらう　作り直す場合と保存した本文を使う場合の違いを、どう理解したか説明してもらいます。
  • 期待する一致を聞き直す　文字、意味、指定表記のどこまで一致を期待しているかを確認します。説明した範囲と比べます。
  • 残る不安を具体化する　どの箇所が変わると困るかを確認します。追加説明で解消する点と、機能の確認が必要な点を分けます。

理解のずれの確認

確かめ方確かめることずれていたとき
相手の言い換え作り直しと再利用を区別しているか確認します。希望する使い方に沿って説明し直します。
期待する一致どの部分の一致を期待しているか確認します。確認済みの範囲と期待の違いを示します。
残る不安変わると困る箇所と利用場面を確認します。対応方法を調べ、確認できなかった点は未確認と記録します。
表は編集部作成の例です。理解の確認は、相手を採点するためではなく、説明の不足を見つけるために行います。

提案書には希望と確認済みの事実を分けて残す必要がある

同じにできるという結論だけを残すと、どの部分の話だったかが抜け落ちます。希望、確認した事実、未確認の点を分けて提案書に記載します。

  • 希望と確認済みを分ける　相手が同じにしたい範囲と、実際に確認できた範囲を分けます。相手の希望を、実現できると確認した事実のように書きません。
  • 変わる範囲と条件を残す　作り直す部分、変更せずに使う部分、それぞれの条件を記録します。未確認の点も明記します。
  • 確認方法を提案書にも書く　確認する本文、確認者、確認する時点を記載します。説明の記録と提案書の内容が一致するか見直します。

提案書に残す内容

記録項目書くこと理由
同じにしたい部分相手が一致を求める箇所と範囲を書きます。何を同じと判断するかを残すためです。
変わり得る部分作り直す範囲と、確認された違いを書きます。説明した変化の範囲を残すためです。
変わらない部分確認済みの範囲と、その利用条件を書きます。条件を外した約束になるのを防ぐためです。
確認の方法どの本文を、誰が、いつ見るかを書きます。利用時の確認手順を共有するためです。
未確認の点未確認の内容と、次に確認する方法を書きます。確認済みの事実との混同を防ぐためです。
表は編集部作成の例です。説明内容が変わった場合は、提案書と記録先の両方を更新します。

確認表を埋めると説明に残る未確認の点が分かる

提案前に、同じにしたい範囲から記録先までを確認表にまとめます。分からない欄は空白にせず、未確認と次の確認方法を記入します。

  • 相手の希望から記入する　文字の一致か内容の一致かを記入し、希望する使い方と対応づけます。理解にずれが残っていないかも確認します。
  • 確認した根拠を添える　変わらない部分には、確認した条件を添えます。試した内容と結果は、人による修正の有無も含めて残します。
  • 未確認の扱いを決める　未確認の点は確認先と方法を記入します。提案書への反映後も、説明の記録を参照できるようにします。

AIが作る文章についての説明の確認表

確認項目記入欄確認項目記入欄
同じにしたい部分一致が必要な箇所と範囲を記入します。文章の使い方毎回作る・保存して使う・一部だけ作るのどれかを記入します。
変わり得る部分表現、順序、情報の増減を記入します。変わらない部分確認済みの範囲と条件を記入します。
確認の箇所と担当画面や記録、確認者と時点を記入します。変更不可の扱い対象の内容、照合先、変更時の対応を記入します。
保存と再利用保存、修正、別の相手への利用可否を記入します。試した内容と結果条件、違い、人による修正の有無を記入します。
未確認の点未確認の内容、確認先、方法を記入します。記録先説明の記録と提案書の保存先を記入します。
表は編集部作成の例です。各欄には確認した日も添え、利用条件が変わった場合は見直します。