質問の目的は、回答を使う判断から説明できる

質問の必要性を説明するには、回答を何の判断に使うかを決めておく必要があります。この資料では、聞く前の準備から次回の項目の見直しまでを扱います。

  • 回答の使い道を決める　質問ごとに、回答を使って何を決めるかと、その判断を相手にどう説明するかを決めます。
  • 回答の扱いを決める　使う範囲と共有する範囲を明らかにし、回答がない場合に進められることを決めます。
  • 次回に残す質問を決める　質問と目的の対応を記録し、聞く順番と、次回も聞く質問を決めます。

回答の使い道によって、質問を残すかが分かれる

項目名だけでは、質問が必要な理由を説明できません。回答を提案に使うのか、対応可否の判断に使うのかを分け、使い道が言えない項目を見つけます。

  • 提案の変更点を決める　回答によって提案内容のどこが変わるかを書きます。変わる点がなければ、今回聞く必要を見直します。
  • 対応可否の条件を決める　対応できるかを決める条件と、回答との関係を書きます。参考として知りたい情報とは分けます。
  • 使わない質問を見つける　使い道を説明できない質問は、確認表に、使い道が未確認と記入します。目的が決まるまでは聞く項目から外します。

回答の使い道による整理

回答の使い道すること注意
提案に使う回答で変える提案の箇所を書きます。提案のため、だけで終えません。
対応可否に使う回答と判断条件の関係を書きます。参考情報を必須条件にしません。
使い道が言えない聞く項目からいったん外します。いつか使う、を理由に残しません。
表は編集部作成の例です。

質問の目的を伝えるには、決める内容を示す必要がある

提案の参考にするという説明だけでは、回答の役割が伝わりません。何を決めるのか、回答で何が変わるのか、回答がなければどう扱うのかを示します。

  • 決める内容を示す　質問の直前に、その回答を使って決める内容を示します。資料作成などの作業名だけでは済ませません。
  • 回答による違いを示す　回答によって変わる提案の条件や対応範囲を説明します。回答で変わらない内容を、目的として挙げません。
  • 回答なしの扱いを示す　回答がなくても進められる部分と、保留する判断を説明します。答えない場合の影響を、実際より大きく伝えません。

質問の目的を説明する型

伝えること方法注意
判断の内容何を決めるための回答かを示します。作業名を目的の代わりにしません。
回答で変わること提案や対応の変更箇所を示します。回答が影響する範囲に絞ります。
回答なしの扱い進める部分と保留する判断を示します。すべてが止まると決めつけません。
表は編集部作成の例です。

回答をどこまで使うかも、目的と一緒に示す必要がある

何の判断に使うかを伝えても、回答がどこまで使われるかは伝わりません。使う範囲と共有する範囲を、質問の目的に対応させて示します。

  • 使う範囲を示す　今回の回答を使う業務や資料を明らかにします。別の目的でも使う場合は、その扱いを改めて説明します。
  • 共有する範囲を示す　社内のどの部署や役割の人が、何の判断に使うかを示します。社内で共有する、だけでは済ませません。
  • 提案書への掲載を決める　提案書に載せる内容と、その提案書を共有する範囲を示します。回答を得たことだけで掲載を決めません。

目的と情報の扱いの対応

確かめること方法注意
使う範囲使用する業務と資料を示します。別の目的で使うなら、改めて説明します。
共有する範囲部署や役割と使用目的を示します。共有範囲が未定なら、その点を示します。
提案書への掲載載せる内容と共有範囲を確認します。載せてよいかを確かめずに載せません。
表は編集部作成の例です。

答えの要否は判断に欠かせないかで決まる

聞いておきたい質問が、すべて回答の必要な質問とは限りません。回答がないと何を決められないかを基準に、答えの要否を分けます。

  • 必要な理由を示す　答えが要る質問は、回答なしでは決められない内容を示します。項目が用意されていることは理由にしません。
  • 代わりの進め方を決める　条件を絞った案や、未確認の部分を残した案で進められるかを整理します。推測を回答の代わりにしません。
  • 任意であることを示す　答えなくても進められる質問は、その扱いを先に伝えます。回答があれば何を詳しく決められるかも示します。

判断への影響による区分

区分すること注意
答えが要る回答なしでは決められない内容を示します。必要な理由を質問ごとに説明します。
条件を絞れば進める条件を絞って進める範囲を決めます。未確認の条件を確定扱いしません。
答えなくてよい回答は任意であると先に伝えます。答えがないことを理由に進行を止めません。
表は編集部作成の例です。

慣例や依頼は、質問を残す理由とは限らない

以前から聞いていることや、他部署から頼まれたことだけでは必要性を説明できません。回答を使う判断が確認できない質問は、次回の項目から外します。

  • 以前の回答の使い道を調べる　以前の回答がどの判断に使われたかを確認します。記録があるだけで、必要な質問とは扱いません。
  • 依頼元の目的を確認する　依頼元に、回答で決める内容と必要な時点を確認します。使い道が言えないまま相手に尋ねません。
  • 外した後の影響を調べる　質問を外したことで判断できなかった内容を記録します。戻す場合は、その判断を目的として明記します。

質問を残す根拠の確認

場面すること避けること
習慣で聞いている過去の回答を使った判断を確認します。以前からあるという理由で残しません。
他部署からの依頼依頼元が決める内容を確認します。依頼された事実だけを目的にしません。
外した後判断に支障が出たかを記録します。項目が減った不安だけで戻しません。
表は編集部作成の例です。

質問の順番は判断の前提と必要な時点で決まる

項目表の並びが、その場で聞く順番に合うとは限りません。今決めたいことから必要な回答を選び、後の質問の要否を決める回答があれば、その質問を先にします。

  • 直近の判断から選ぶ　その場で決めたい内容に使う質問を優先します。後の段階でしか使わない回答は、確認に時間がかかる場合を除いて先に集めません。
  • 前提を先に扱う　ある回答によって次の質問が不要になるなら、その回答を得る質問を先に置きます。不要になった項目は飛ばします。
  • 後で聞く時点を決める　今の判断に使わない質問は、必要になる時点まで待ちます。使う時点も決まらなければ、項目から外します。

判断の順番から質問を並べる型

すること方法注意
直近の判断を選ぶその場で決める内容を明記します。聞きやすさだけで順番を決めません。
前提を先に置く後の質問の要否を決める回答から得ます。不要になった質問を続けません。
後で聞く回答を使う判断の前に、確認に要する時間も見て置きます。必要な時点が不明なまま残しません。
表は編集部作成の例です。

目的を問われたら、回答を求める前に答える必要がある

質問の目的を問われたら、回答を求める前に説明します。その場で目的を説明できない場合は、回答の依頼を止め、質問を続ける必要を見直します。

  • その場で目的を説明する　判断する内容、回答で変わること、回答なしの扱いを示します。説明を後回しにして回答を先に求めません。
  • 不明な点を明らかにする　説明できる範囲と、確認が必要な点を分けて伝えます。理由を推測で補わず、回答の依頼を保留します。
  • 質問を取り下げる　使い道を説明できなければ、質問を取り下げます。確認後に改めて聞く場合も、目的の説明を先に行います。

目的を問われた時点での対応

場面すること注意
説明できる回答を求める前に目的を説明します。予定していた質問を先に続けません。
確認が必要不明な点を示し、回答の依頼を保留します。もっともらしい理由を付け足しません。
目的が言えない質問を取り下げ、記録に残します。言い方だけを変えて聞き直しません。
表は編集部作成の例です。

回答がないとき、止めるのは関係する判断に限られる

回答を断られたことと、提案全体を進められないことは別です。その回答を使う予定だった判断を特定し、進める部分と保留する部分を決めます。

  • 未回答として扱う　断られた質問は未回答として記録します。回答がないことから、条件を満たすかどうかを推測しません。
  • 別の判断材料を探す　同じ判断を、すでに得た回答や確認済みの条件で行えるか調べます。足りなければ、その判断は保留します。
  • 提案への影響を示す　確定できる内容と、条件が未確認のため確定できない内容を分けます。保留する判断と関係のない部分は進めます。

未回答と判断の対応

場面すること注意
回答を断られた未回答と、関係する判断を記録します。回答の内容を推測しません。
別の材料があるその材料で同じ判断ができるか調べます。確認できていない情報で補いません。
判断材料が足りない該当する判断を保留し、影響を示します。無関係な提案内容まで止めません。
表は編集部作成の例です。

目的と実際の使い道を残すと、説明とのずれが分かる

回答だけを残しても、なぜ聞いたかは後から分かりません。質問の項目、説明した目的、実際の使い道、相手から問われた点を対応させて記録します。

  • 質問と目的を結び付ける　質問の項目ごとに、相手に説明した判断内容を残します。面談全体の目的だけで代用しません。
  • 実際の使用先を残す　回答をどの判断に使ったかを記録します。使わなかった場合も残し、次回の質問を見直す材料にします。
  • 問い返しと対応を残す　相手から問われた点と、説明や取り下げの対応を記録します。反応の理由は推測で書きません。

質問ごとに残す記録

記録項目書くこと理由
質問確認表と対応する項目名を書きます。どの質問の記録かを特定できます。
説明した目的相手に示した判断内容を書きます。説明した内容を後から確認できます。
実際の使い道回答を使った判断、または未使用と書きます。説明と実際の使用のずれが分かります。
相手の反応問われた点や未回答の事実を書きます。相手が引っかかった点を次回に確かめられます。
その場の対応補足、保留、取り下げの内容を書きます。次回に引き継ぐ対応が分かります。
表は編集部作成の例です。

確認表に判断を書けば目的が曖昧な質問が分かる

聞く前に確認表を埋め、面談後に問い返しと次回の扱いを追記します。回答の使い道や判断内容を書けない項目は、目的を確認するまで聞く項目から外します。

  • 聞く前に目的を書く　回答の使い道と判断内容を分けて記入します。答えの要否には、回答が必要な理由も添えます。
  • 未回答時の対応を書く　使う範囲と共有する範囲、回答を断られた場合の進め方を記入します。提案書への掲載の扱いも残します。
  • 次回の扱いを更新する　相手からの問い返しを追記し、継続・取りやめ・聞き方や時期の変更を決めます。変更する項目は、変更内容も記録先に残します。

質問の目的の確認表

質問回答の使い道何の判断に使うか答えが要るか相手の情報の扱い答えを断られたときの進め方相手からの問い返し次回も聞くか記録先
項目名を書く使用する業務や提案の箇所を書きます。回答で決める内容を書きます。要否と、その理由を書きます。使う範囲と共有する範囲、提案書への掲載の扱いを書きます。別の判断材料、進める範囲、保留する判断を書きます。目的や扱いについて問われた点を書きます。継続・取りやめ・聞き方や時期の変更を書きます。記録を保存する場所を書きます。
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