導入の説明は、作業が増える部署に確かめてもらうことになる

商品の利点を説明できても、他部署に増える作業まで説明できるとは限りません。なくなる作業と残る作業、追加や移管で増える作業を分けて提案に記します。

  • 部署別の変化を分ける　なくなる作業、新しく必要になる作業、別の部署へ移る作業を区別します。
  • 確認する事項を決める　作業を引き受ける部署に確かめてもらう事項と、窓口だけでは判断できない事項を示します。
  • 未定の事項を記録する　担当が未定の作業や受け渡しの変更を、部署別の確認表に残します。

作業の削減と追加には別々の整理が必要だ

導入前後の業務を、作業の単位で書き出します。なくなる作業、新しく必要になる作業、形が変わって残る作業を分けると、削減だけでは説明できない変化が分かります。

  • なくなる範囲を絞る　一部の手順が不要になっても、確認や修正が残るなら作業全体がなくなるとは記しません。
  • 新しい作業を加える　導入後に必要な登録、点検、不備への対応も記します。導入準備と日常業務は区別します。
  • 形が変わる作業を残す　目的が同じでも手順や扱う情報が変わる作業は、導入前後の違いを書きます。

作業の分類

区分整理すること注意
なくなる作業不要になる手順と、その条件を書きます。確認や例外対応が残らないかを調べます。
新しい作業導入によって初めて必要になる作業を書きます。準備だけの作業か、継続する作業かを分けます。
形が変わる作業残る目的と、変わる手順や情報を書きます。手順の変更を作業の消滅として扱いません。
表は編集部作成の例です。別の部署へ移る作業は、新しく生まれる作業と区別して記します。

作業の移管は作業の削減とは限らない

ある部署で不要になる作業が、別の部署で続くことがあります。作業名だけで判断せず、導入前後の内容と担当部署を対応させて移管を見つけます。

  • 現在の担当部署を記す　通常の処理に加え、不備の修正や例外対応を実際に行っている部署も記します。
  • 導入後の担当と比べる　同じ確認や入力が別の部署に残る場合は、作業が移るものとして扱います。
  • 移る理由を明らかにする　商品の仕様による変更か、提案上の運用案かを区別します。運用案を確定事項にしません。

作業の移管の見つけ方

確かめること方法注意
現在の担当実際の業務手順に担当部署を書き添えます。窓口の把握だけで確定しません。
導入後の担当導入後の手順に同じ作業が残るかを照合します。名称が変わっても内容が同じ場合があります。
移る理由仕様上の条件と運用上の選択を分けて記します。移管先が未定なら推測で埋めません。
表は編集部作成の例です。移管元でなくなる作業と、移管先で増える作業を対応させます。

作業を引き受ける判断には現在の業務の確認が必要だ

似た業務を担当しているだけで、新しい作業も引き受けられるとは限りません。現在の業務との関係や、作業を追加できる条件を確かめます。

  • 現在の業務を具体化する　処理の内容、発生するきっかけ、完了条件を整理します。部署名から業務を推測しません。
  • 既存業務との関係を見る　既存の確認に追加できるか、別の手順が必要かを分けます。重なる入力や確認も調べます。
  • 実務と管理の両面を見る　実際に作業する人には手順を、業務を管理する人には既存業務への影響を確かめてもらいます。

引受部署の現状確認

確かめること方法注意
現在の担当業務業務手順と使っている情報を確認します。通常時だけでなく、不備への対応も含めます。
増える作業との関係既存業務に追加する箇所を示します。似た作業でも、必要な知識や権限が異なることがあります。
確かめる相手実務を知る人と業務を管理する人を記します。作業内容の確認と引受可否の判断を分けます。
表は編集部作成の例です。現状が未確認の部署については、引受可能と断定しません。

全社で作業が減っても各部署で減るとは限らない

ある部署の作業が減ることは、別の部署に増える作業の説明にはなりません。会社全体の利点を示す場合も、部署別の増減を省略せずに記します。

  • 減る部署を明記する　不要になる作業と、その作業を行っている部署を対応させます。削減の条件も添えます。
  • 増える部署を明記する　新しく必要になる作業と移管される作業を、それぞれ引き受ける部署の欄に記します。
  • 増える作業を差し引かない　全社の利点を理由に、引受部署の確認を省きません。増える作業への対応は別に示します。

作業の増減の示し方

場面すること避けること
部署で増減が違う減る部署と増える部署を別々に記します。会社全体の利点だけで説明を終えません。
同じ部署で増減するなくなる作業と追加する作業を併記します。内容が違う作業を差し引いて省略しません。
全社の利点を示す部署別の変化と引受条件も添えます。全社で減ることを引受可能の根拠にしません。
表は編集部作成の例です。部署別の増減は、作業の内容と担当の変化として説明します。

作業の開始には引き受ける部署の確認が必要だ

追加する作業を伝えるだけでは、実際に行えるかは判断できません。作業手順、必要な情報や権限、開始に必要な準備を確認事項として示します。

  • 実行できる条件を示す　通常の処理と不備への対応を示し、現在の業務の中で実行できるかを確認してもらいます。
  • 情報と権限を洗い出す　閲覧、入力、修正に必要な情報と権限を記します。足りないものと、それを用意する担当も残します。
  • 開始の前提を明記する　手順の確認や権限の設定など、作業を始める前に完了が必要な準備を示します。

引受部署に示す確認事項

確かめてもらうこと方法注意
作業を行えるか実際に扱う情報と処理手順で確認してもらいます。通常の処理ができるだけで判断しません。
情報や権限作業に必要な閲覧・入力・修正の条件を示します。権限があることを推測で記しません。
開始の前提必要な準備と、その完了条件を示します。商品を使い始める日と、その部署が作業を始められる時点を分けて確認します。
表は編集部作成の例です。確認結果は、実行できる条件と未解決の事項を分けて残します。

他部署の作業変更にはその部署の確認が必要だ

窓口で了承された提案でも、他部署の作業変更まで確認済みとは限りません。影響を受ける作業ごとに、窓口だけでは判断できない範囲と確認先を示します。

  • 他部署の作業を切り分ける　手順や使用する情報が変わる作業を抜き出します。実行できるかの確認先を付けます。
  • 確認担当の変更を記す　確認や差し戻しの担当部署が変わる場合は、処理の手順とは別に変更点を記します。
  • 確認範囲を明らかにする　どの部署が何を確認したかを記します。窓口の了承を、関係部署すべての了承としません。

窓口だけでは判断できない事項

区分示すこと注意
他部署の作業変更変わる作業と、実行条件を確認する部署を示します。商品への評価と作業の引受判断を分けます。
確認担当の変更確認や差し戻しを担う部署の変更を示します。入力担当の変更だけで説明を終えません。
確認先の部署変更内容ごとに確認先と未確認事項を記します。確認先が不明なら、その状態を残します。
表は編集部作成の例です。ここでは、作業変更の確認範囲を扱います。

受け渡しの変更は、情報・順番・確認者の三つで示すことになる

部署内の作業が明確でも、受け渡しの条件が曖昧だと次の作業を始められません。情報の内容、渡す順番、受け取った後の確認を導入前後で比べます。

  • 渡す情報の違いを示す　追加や不要になる項目、形式の変更を記します。受け取る側が処理できる内容かを確認します。
  • 渡す順番の違いを示す　どの作業が終わったら渡すかを記します。前後が入れ替わる処理や差し戻し先も示します。
  • 受領後の確認を示す　受け取った情報を誰が確認するかを記します。通知の到着だけで確認完了とは扱いません。

受け渡しの変更点

変わる箇所伝えること注意
受け渡す情報必要な項目、形式、保管先の変更を示します。送る側だけで必要な内容を決めません。
受け渡す順番渡す前の完了条件と次の処理を示します。通常時に加え、不備がある場合も記します。
確認する人受領後の確認者と確認内容を示します。送信や通知を確認完了とみなしません。
表は編集部作成の例です。変更する箇所は、渡す部署と受け取る部署の両方に確かめてもらいます。

担当が未定の作業は、決定を前提とする案として残ることになる

必要な作業が分かっていても、引き受ける部署が決まっていない場合があります。担当未定と明記し、その作業に依存する提案の部分を確定事項から分けます。

  • 未定の対象を特定する　作業名と、部署・実務担当のどちらが未定かを記します。候補を確定した担当として扱いません。
  • 決める人を別に記す　作業を行う人と担当を決める人を分けます。決める人も不明なら、誰が決めるかが未定だと記し、問い合わせる先を別に確かめます。
  • 提案への影響を明記する　担当が決まらないと成立しない運用や作業の削減を示します。決定を前提とした案として扱います。

担当未定の扱い

場面すること避けること
引受部署が未定作業と決定に必要な確認を記します。関係が深そうな部署を担当欄に入れません。
実務担当が未定部署は決定済み、実務担当は未定と分けます。部署名だけで担当決定済みとしません。
提案が未定に依存担当決定を前提とする箇所を明示します。作業の削減や開始を確約しません。
表は編集部作成の例です。未定の作業は空欄にせず、未定の範囲と提案への影響を残します。

部署ごとの記録で、どの部署に何が増えるかが分かる

会社全体の説明だけを残すと、どの部署に何が増えるかが見えなくなります。部署を単位に作業の変化と確認結果を記録し、提案の根拠をたどれるようにします。

  • 部署別に増減を残す　なくなる作業と増える作業を別欄に記します。増減がないことと、未確認であることも区別します。
  • 移管の両側を記す　移管元と移管先に同じ作業名を使います。相手部署を添え、記録の対応を確認します。
  • 確認結果に条件を添える　確認した部署、結果、引受条件、未解決事項を残します。提案側の想定と確認済みの内容を分けます。

部署別に残す記録

記録項目書くこと理由
部署影響を受ける部署名を記します。増減を会社全体の話にまとめないためです。
なくなる作業不要になる作業と成立条件を記します。残る作業まで削減扱いにしないためです。
増える作業新しく必要になる作業を記します。追加される処理や確認を残すためです。
移る作業作業名、移管元、移管先を記します。作業の削減と移管を区別するためです。
確認結果確認した部署、結果、条件、未解決事項を記します。確認済みの範囲をたどれるようにするためです。
表は編集部作成の例です。確認後に提案が変わった場合は、影響を受ける部署の記録を更新します。

部署別の確認表で、引受先が未定の作業が分かる

部署ごとに確認表を作り、作業の変化と確認状況を書き込みます。移る作業は相手部署の記録とも照合し、引受先や受け渡しの記載漏れを見つけます。

  • 現状から変化を書き込む　現在の業務を起点に、なくなる作業と新しい作業を記します。移管は方向ごとに分けます。
  • 確認前と確認後を分ける　確認前の事項は、確かめてもらう事項の欄に残します。確認後は結果と条件を記録先に追記します。
  • 相手部署の記録と照合する　作業名、移管先、受け渡しの変更を照合します。担当の決定状況と確認結果の記録先も残します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

部署現在の業務なくなる作業新しく必要になる作業別の部署から移る作業別の部署へ移る作業受け渡しが変わる箇所確かめてもらう事項担当の決定状況記録先
営業部申請内容を確認し、管理部へ送ります。管理部への送付操作が不要になります。送信エラーの通知を確認します。該当する作業はありません。申請の必須項目の確認を管理部へ移します。管理部へ届いた後に必須項目を確認します。送信エラーへの対応手順を確認してもらいます。エラー対応の実務担当は未定です。業務変更記録の営業部欄に残します。
管理部届いた申請を受け付けます。該当する作業はありません。移管以外の追加作業は未確認です。申請の必須項目の確認を営業部から引き受けます。該当する作業はありません。必須項目が未確認の申請を受け取ります。確認に必要な情報と差し戻し先を確認してもらいます。必須項目の確認担当は未定です。業務変更記録の管理部欄に残します。
表は編集部作成の例です。記入内容は仮の運用案です。未確認と該当なしは区別して記します。