一度きりの利用の説明は、今回終えたい業務で変わる

特定の案件や催しのために使いたい相手には、今回の業務を終える道筋が必要です。繰り返し使う利点を説明する前に、準備から終了後までを示します。

  • 今回の終わりを定める　何をいつまでに終えるかを明らかにし、今回の業務で得られる利点を選びます。
  • 準備と分担を定める　必要な準備と作業の順番を示し、自社と相手が担う作業を分けます。
  • 終了後の扱いを定める　残すものや渡すもの、自社が対応できる範囲を確認し、確認表に記録します。

今回の完了は、業務が終わったと判断できる状態で分かれる

一度使いたいという希望だけでは、終えるべき業務は分かりません。完了したと判断できる状態と期限、確認に関わる人を具体的にします。

  • 終える業務を定める　商品の操作ではなく、相手の業務がどの状態になれば完了かを確認します。
  • 業務の期限を確認する　いつまでに何を終える必要があるかを聞き、準備や確認との前後関係を整理します。
  • 関わる人を確認する　実際に作業する人と、完了を判断する人を確認します。相談窓口と同じとは限りません。

完了の区切りを確かめる表

確かめること方法注意
完了の条件必要な成果物や終える処理を確認します。商品を操作し終えただけで完了としません。
業務の期限何をいつまでに終えるか確認します。社内の確認や受け渡しも含めます。
関わる人作業する人と完了を判断する人を確認します。相談窓口だけで判断できると考えません。
表は編集部作成の例です。期限は相手の業務に即して確認します。

繰り返し使う利点が今回も得られるとは限らない

情報の蓄積や操作への慣れによる利点は、使い続けることを前提にしていることがあります。今回の準備と作業に照らし、その業務で得られる利点だけを説明します。

  • 蓄積の前提を外す　過去の情報が増えるほど役立つ機能は、今回使える情報だけで何ができるか示します。
  • 慣れる前の作業を見る　操作に慣れた後の手軽さを、そのまま当てはめません。初めて行う設定や確認も含めます。
  • 今回の利点を選ぶ　今回減らせる手作業や確認できる内容を、必要な準備と組み合わせて説明します。

利点を今回の業務に照らす表

利点の種類今回への当てはまり注意
情報の蓄積で得られる今回使える情報で得られる利点を示します。今回使える過去の情報を確認する前に、あるものとして説明しません。
操作の慣れで得られる初めて使う際の操作と準備を含めます。慣れた後の作業量だけを伝えません。
今回の業務で得られる今回減らせる作業や確認できる内容を示します。準備の負担を省いて説明しません。
表は編集部作成の例です。利点は商品の実際の機能に照らして記入します。

一度きりの利用でも、開始前の準備が省けるとは限らない

使う機会が今回だけでも、登録や情報の準備が不要になるとは限りません。作業を始められる状態になるまでに、何を用意するかを示します。

  • 登録と設定を示す　今回の業務に必要な登録や設定を示し、何が済めば作業を始められるかを伝えます。
  • 用意する情報を示す　必要な情報の項目と形式、入手先を確認します。相手の手元にない情報も区別します。
  • 準備の作業を示す　入力や整理、内容の確認も準備に含めます。情報を渡すだけで始められるかを確認します。

開始前に必要な準備の表

準備内容注意
登録や設定必要な登録項目と設定内容を示します。今回使わない機能の設定まで求めません。
必要な情報項目と形式、入手先を確認します。不足や不明点は、誰が確認するかを添えて記録します。
準備の作業入力、整理、確認の手順を示します。情報を集める以外の作業も含めます。
表は編集部作成の例です。実際に必要な準備に置き換えて使います。

業務を終える流れは、開始から完了の確認まで示すことになる

作業の開始方法だけでは、業務を終えるまでの流れは分かりません。開始から途中の確認、完了の判断までを順に示します。

  • 開始の条件を示す　準備が済んだ状態を条件にして、最初に行う作業を示します。
  • 途中の確認を挟む　次へ進む前に見る内容を決めます。不備があった場合に戻る作業も示します。
  • 完了の確認を置く　必要な成果物や処理結果を確認し、相手と定めた完了の条件を満たしたか判断します。

業務を終えるまでの作業順

段階作業注意
開始準備の完了を確認し、最初の作業に進みます。情報や設定が不足したまま始めません。
途中の確認処理内容を確認して次の作業へ進みます。不備があれば修正する作業へ戻ります。
完了の確認成果物や処理結果を完了の条件と照合します。操作の終了だけで完了と判断しません。
表は編集部作成の例です。商品の操作と相手の業務を同じ順番の中に示します。

作業の分担は、実行する人と確認する人を決めることになる

自社が作業を代わりに行っても、相手による判断や確認が必要な場合があります。作業ごとに、実行する側と結果を確認する側を分けます。

  • 代わりに行う作業を示す　自社で行える操作や処理を具体的に示します。相手から受け取る情報も明らかにします。
  • 相手の判断を明記する　相手にしか判断できない内容や、相手の社内で必要な確認を作業に含めます。
  • 担当を曖昧にしない　どちらでもできる作業も実行する側を決め、終了の知らせ方と確認する側を記録します。

実行と確認を分ける表

区分内容注意
自社が行える自社が代わりに行う操作や処理を記します。必要な情報を相手が渡す作業も記します。
相手が行う業務上の判断や社内の確認を記します。自社で判断できる作業と混同しません。
双方が行える実行する側と結果を確認する側を決めます。互いに相手が行うと思い込みません。
表は編集部作成の例です。分担は準備から完了の確認まで記入します。

終了後の情報の扱いは、残す・消す・渡すで分かれる

業務が終わっても、登録情報や作成した成果物が残る場合があります。残すもの、消すもの、相手に渡すものを開始前に説明します。

  • 残るものを伝える　終了後も残る情報と保管先を示します。誰が閲覧や操作をできるかも確認します。
  • 消すものを伝える　消す対象と実行する側を決めます。消せない情報や制約も確認して伝えます。
  • 渡すものを伝える　渡す成果物や記録、その形式を示します。受け取った内容を相手が確認する作業も含めます。

終了後に残る情報と成果物の扱い

対象扱い注意
残るもの残る情報と保管先、閲覧できる人を示します。次回使うために残すと決めつけません。
消すもの消す対象と実行する側を示します。消せるかを確認してから伝えます。
渡すもの成果物や記録の形式と渡し先を示します。受領と内容の確認まで作業に含めます。
表は編集部作成の例です。情報や成果物の扱いは実際の仕様に沿って確認します。

一度きりでも対応の約束には社内確認が必要だ

今回だけ使う場合でも、準備から終了後の処理まで自社で対応できるかの確認が必要です。通常の提供手順に照らし、回答できる範囲を分けます。

  • 提供条件の範囲を確認する　社内で定めた提供条件に照らし、今回必要な登録、作業、終了後の処理を行えるか確認します。
  • 未確認の範囲を分ける　実行できるか判断がつかない作業は、確認先と確認内容を記録し、約束する前に調べます。
  • できない作業を明示する　対応できない作業があれば、今回の完了の条件を満たせるか見直し、確認結果を伝えます。

今回の業務に対する対応確認

区分確かめること注意
提供条件の範囲通常の手順で準備から終了処理まで行えるか利用の頻度だけで判断しません。
社内確認が必要誰に何を確認すれば実行の可否が分かるか未確認の作業を対応可能と伝えません。
対応できないどの作業ができず、完了にどう影響するかできない作業を説明から省きません。
表は編集部作成の例です。確認対象は今回の業務に必要な作業です。

完了時の案内は、今回の結果と残る処理に限られる

今回の業務が終わったことと、再び使いたいことは別です。完了時の案内は結果や残る処理に絞り、次の利用の説明は求められた場合に行います。

  • 今回の結果を伝える　完了した内容と受け渡すものを案内します。未完了の処理があれば明示します。
  • 次の相談は相手から受ける　相談先を示す場合も、再利用の予定を求めません。次の相談があれば、その業務を確認します。
  • 求められた内容を説明する　続けて使う場合の説明を求められたら回答します。今回の完了確認とは分けて扱います。

完了時とその後の案内

場面すること避けること
今回の完了時結果と受け渡すもの、残る処理を伝えます。次回も使う前提で予定を尋ねます。
次の相談時新たに終えたい業務を確認します。前回と同じ業務や分担だと考えます。
説明の希望時求められた継続利用の説明を行います。今回の完了確認に次の利用の提案を混ぜます。
表は編集部作成の例です。次の利用を決めなくても今回の業務を終えられる案内にします。

確認内容の記録で、決まった内容と未確認の内容が分かる

説明した内容が記憶だけに残ると、作業時に認識がずれることがあります。決まった内容と未確認の内容を分け、関わる人が参照できる場所に記録します。

  • 完了の条件を残す　終えたい業務、期限、完了を判断する人を記録し、作業の途中でも参照できるようにします。
  • 作業と分担を残す　準備と作業の順番に担当を対応させます。確認待ちの内容は、確定した内容と区別します。
  • 終了後の扱いを残す　残すもの、消すもの、渡すものを記録します。変更があれば記録を更新し、関わる人に伝えます。

今回の業務で残す記録

記録項目書くこと理由
終えたい業務業務の内容、完了の条件、期限を書きます。今回の終わりを同じ基準で判断できます。
準備と作業必要な情報、設定、作業順、確認箇所を書きます。着手条件と次の作業が分かります。
担当の分担実行する人と確認する人、受け渡しを書きます。誰が行うか決まっていない作業が分かります。
終了後の扱い残すもの、消すもの、渡すものと担当を書きます。完了後に必要な処理を確認できます。
表は編集部作成の例です。未確認の内容には確認先も記録します。

業務全体の確認表で、準備と分担の抜けが分かる

確認した内容を同じ表に記入すると、開始前から終了後までの不足を見直せます。未確認の欄には確認先を書き、回答後に更新します。

  • 完了から準備を見直す　完了の条件と期限に照らし、必要な情報、設定、作業が記入されているか確認します。
  • 担当の空白をなくす　実行する人と確認する人を記入します。どちらが行うか決まっていない作業は、未決定と書いて確認先を添えます。
  • 回答の前に表を見直す　対応範囲の確認結果と終了後の扱いを確認します。関わる人が参照できる記録先も記入します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
終えたい業務業務の内容：完了の条件完了する状態：／期限：
関わる人作業する人：／途中を確認する人：／完了を判断する人：必要な準備登録・設定・情報：
作業の順番開始→途中の確認→完了：自社が担う作業作業と担当：
相手が行う作業作業と担当：終えた後の扱い残す・消す・渡す対象と担当：
対応範囲の確認結果対応可否：／未確認事項と確認先：記録先保存場所：／共有する人：
表は編集部作成の例です。該当しない項目も、その旨を記入します。