説明を終えても何が決まったかの理解は同じとは限らない

説明が終わっても、何が決まったかを同じように理解しているとは限りません。結論を急がず、決まったことと残ったことを分けて商談を終えます。

  • 確認の始め方と分け方を決める　終わりの確認を始める合図と、決定・保留・未確認を分ける方法を決めます。
  • 次の行動を決める　次に誰が何をするかと、相手の社内で必要なこと、返事がない場合の扱いを決めます。
  • 確認の範囲を決める　説明不足や確認できなかった点の扱いを決め、記録に残す内容を確認表にまとめます。

話題が尽きても、商談の確認が済んだとは限らない

会話が途切れたことと、話し合う事項がなくなったことは別です。終わりを意識する合図を決め、残った論点がないかを確かめてから、決まったことの確認に移ります。

  • 合図を決めておく　話題が尽きた、相手が退出の準備を始めた、予定の終了時刻になった場合を、確認に移る合図にします。
  • 残った論点を見分ける　質問が止まっても、疑問が解消したとは決めつけません。話し足りない事項があるかを確認します。
  • 確認できる範囲を選ぶ　確認を始めてよいかを確かめます。続けられない場合は、未確認の事項を残して終了します。

終わりの確認を始める合図

合図すること注意
話題が尽きた残った質問や論点の有無を確かめます。沈黙を確認終了の根拠にしません。
相手の様子話を続けられるかを確かめます。退出の準備から結論を推測しません。
予定の終了時刻確認できる事項を選びます。確認のために終了を引き延ばしません。
表は編集部作成の例です。合図は確認を始めるきっかけであり、了承の証拠ではありません。

説明した事項が、決まった事項とは限らない

説明した内容や提案した条件を、そのまま決定事項に含めてはいけません。相手と確認できた内容をもとに、決定・保留・未確認の事項を分けます。

  • 決まった範囲を絞る　互いに了承した内容だけを決定事項にします。条件付きなら、その条件も含めて確かめます。
  • 保留の理由を残す　判断に必要な情報が足りないのか、社内確認が必要なのかを、答えられる範囲で確認します。
  • 未確認の点を分ける　取り上げなかった事項や確認できなかった事項は、保留や了承に含めません。確認が必要な事項として別に残します。

話した内容の区分

区分確かめること注意
決まった了承した内容と適用する条件を確かめます。一部の了承を提案全体に広げません。
保留判断を残した事項と不足している情報を確かめます。保留と確認できた事項を、受注の見込みとして数えません。
未確認まだ取り上げていない事項と、確認できなかった事項を区別します。説明していない内容を了承済みにしません。
表は編集部作成の例です。区分に迷う事項は、確認できるまで決定事項に含めません。

次にすることは引き受けた担当と中身の両方で決まる

資料を送る、社内で確認するといった予定だけでは、誰が何をするかが曖昧です。実際に引き受けた担当と、行う内容を分けて確認します。

  • 自社の行動を具体化する　提出する資料や回答する質問を特定します。何を渡せば約束を果たしたことになるかを明確にします。
  • 相手の了承を確かめる　依頼しただけでは相手の担当事項にしません。相手が引き受けると答えた内容だけを、相手の担当として記載します。
  • 共同作業を分ける　両方で行う作業も、それぞれの役割を分けます。先に必要な情報や作業があれば併せて確認します。

次に行うことの分担

担当中身注意
自社提出する資料や回答する質問を特定します。対応できるか不明なことを約束しません。
相手引き受けた確認や共有の内容を特定します。依頼を相手の約束として扱いません。
両方それぞれの作業と、先に必要な情報を分けます。担当が決まらなければ未定とします。
表は編集部作成の例です。担当や作業内容を確認できない事項は、約束として扱いません。

社内での検討には共有先と必要な情報の確認が要る

社内で検討すると聞いても、何を持ち帰る必要があるかまでは分かりません。共有する相手の役割と、説明に必要な情報を確認します。

  • 共有先の役割を知る　誰に何を報告する必要があるかを、役割や部署の範囲で確認します。個人名の開示を求める必要はありません。
  • 必要な情報を見極める　提供条件、社内への影響など、説明に必要な情報を確認します。相手が社内説明に使わない資料まで渡しません。
  • 分からない点を残す　社内の手順が不明なら、何が分からないかを残します。時期を尋ねるときは、答えられる範囲でよいと添えます。

社内での共有に必要な確認

確かめること方法注意
誰に報告するか共有先の役割と報告内容を確認します。その人だけで判断できると推測しません。
何が必要か社内説明に不足する情報を確認します。相手が社内説明に使わない資料まで渡しません。
何が不明か分かっている手順と不明な手順を分けます。時期は、相手が答えられる範囲で聞きます。
表は編集部作成の例です。社内事情は、相手が説明できる範囲で確認します。

返事がないことは了承の根拠にはならず不明のまま残る

返事が届かないという事実だけでは、検討状況も意思も分かりません。沈黙を了承に変えず、返答がない場合に何を止めておくかを確認します。

  • 了承の根拠を分ける　返事がなければ進めるという扱いを、一方的に設けません。了承を得ていない実施事項は進めません。
  • 検討中と推測しない　検討中と分かるのは、その旨を確認できた場合です。返事がないだけなら、状況は不明のまま残します。
  • 連絡待ちを具体化する　誰から何の連絡を待つのかを明確にします。返答がない場合の再確認の可否も、合意できる範囲で決めます。

返答と検討状況の分け方

状態扱い注意
返事がない返答を受け取っていない状態として扱います。了承や検討中に置き換えません。
検討中検討中と確認できた事項は、結論が出ていない状態として記録します。他の事項まで検討中と判断しません。
連絡待ち連絡する側と待っている内容を明記します。再確認の可否が不明なら合意済みにしません。
表は編集部作成の例です。返事がない場合の扱い自体も、相手と確認できた範囲で記載します。

終わりの確認には、保留や辞退を選べる余地が必要だ

終わりの確認に結論の要求を混ぜると、答えにくい事項まで返答を迫る形になりかねません。保留や辞退も確認結果として扱い、進めることだけを求めません。

  • 確認の目的を絞る　話した内容の認識を確かめることと、購入の判断を求めることを分けます。確認の途中で決断を迫りません。
  • 保留を選べるようにする　判断できない事項は、そのまま保留にします。理由を話せない場合も、理由の説明を保留の条件にしません。
  • 辞退を確認結果にする　進めない意向が示されたら、了承済みの作業への影響を確かめます。同じ提案への賛同を繰り返し求めません。

確認が圧力になりやすい場面

場面すること避けること
結論が出ない決まった範囲と残った判断を分けます。商談を終える条件として結論を求めること。
保留したい保留する事項を確認します。理由を説明するまで確認を続けること。
進めたくない辞退の対象と、残る作業の有無を確認します。辞退を翻意させるために確認を繰り返すこと。
表は編集部作成の例です。答えにくい様子がある場合は、確認を切り上げて未確認として残します。

質問が出なかった事項も、理解されたとは限らない

説明中に質問がなくても、分かりにくい点や聞きそびれた点が残ることがあります。答えを求めすぎず、追加説明が必要な事項を確認します。

  • 分かりにくさを聞く　理解できたかを答えさせるのではなく、説明が足りなかった箇所を確認します。説明し直す範囲を絞ります。
  • 聞きそびれを拾う　途中で話題が変わった箇所や、触れなかった条件を確認の対象にします。質問がないという返事も、そのまま受け止めます。
  • 回答待ちを明確にする　その場で答えられない質問は、内容と回答する側を確認します。推測による回答で埋めません。

追加説明が必要な事項

聞くこと方法注意
分かりにくい点不足していた説明の箇所を確認します。理解度を試す聞き方にしません。
聞きそびれた点話題が変わった箇所に質問がないか確認します。質問を無理に出してもらいません。
持ち帰る質問質問の内容と回答する側を確認します。回答前に、その内容を前提とした了承を求めません。
表は編集部作成の例です。質問への回答が済むまで判断できない事項は、保留として扱います。

商談の記録では、確認済みと未確認の区別が必要だ

記録に残す前に、商談の終わりに確かめた内容と、確かめられなかった内容を分けます。ここでは書式や保存方法ではなく、相手と確認した内容と自社の推測をどう分けて書くかを決めます。

  • 決定の条件も残す　決まった内容だけでなく、付いている条件も記録対象にします。条件を省いて了承の範囲を広げません。
  • 保留と未確認を分ける　保留すると確かめた事項と、確認自体が済んでいない事項を分けます。理由が不明なら推測を加えません。
  • 約束の範囲を残す　次に行う内容と、引き受けた担当を記録対象にします。依頼しただけの作業には、了承未確認と付記します。

終わりの確認から記録に残す内容

記録項目書くこと理由
決まったこと確認できた内容と、その条件を書きます。条件のない了承と取り違えないため。
保留する事項保留の対象と、確認できた理由を書きます。未確認の事項と区別するため。
次にすること作業内容、担当、了承の有無を書きます。依頼を約束として扱わないため。
表は編集部作成の例です。自社の見立てを、相手と確認した内容として記載しません。

途中で終わった商談では確認できた範囲だけが確認済みになる

中断や退出、確認漏れによって、終わりの確認ができない場合もあります。商談が終わったことを了承の根拠にせず、未確認の事項を特定します。

  • 確認済みの範囲を守る　途中まで確かめた場合は、その範囲だけを確認済みにします。残った事項を、まとめて了承済みにしません。
  • 終了の事情を尊重する　退出を急いでいる場合は、確認のために引き止めません。未確認として残すことで、終了できるようにします。
  • 再確認の要否を分ける　実施に了承が要り、まだ了承を得ていない事項は止めておきます。合意済みの連絡方法や連絡を控える意向を確認し、対応を決めます。

未確認の事項が残った場合の対応

場面すること注意
途中で終わった確認できた事項と残った事項を分けます。中断前の会話から了承を推測して補いません。
相手が急いでいた確認できなかった事項を特定します。退出時の反応を内容への承諾と扱いません。
確認を忘れた未確認と記録し、再確認の要否を判断します。自社の整理だけで確認済みに変えません。
表は編集部作成の例です。再確認できるとは限りません。確認できるまでは未確認として扱います。

確認表には未確認の事項も残す必要がある

商談が終わった時点で、確認できた内容と残った事項を確認表に記入します。確認できなかった事項は未確認と書き、了承済みと区別します。

  • 話した範囲を整理する　話した事項をもとに、決まったことと保留する事項を記入します。話していない重要な点は未確認の点に残します。
  • 次の行動を記入する　次にすることと担当を対応させます。相手の社内で行われることは、説明を受けた範囲で記入します。
  • 不明な欄を区別する　返事がない場合の扱いを確認できなければ、未確認と記します。記録先を決め、確認後の内容を保存します。

商談の終わりの確認表

話した事項決まったことと条件保留する事項と理由未確認の事項次にすること担当と了承の有無相手の社内で行われること返事のない状態の扱い記録先
確認表は編集部作成の記入欄です。辞退があった場合も、その対象と残る作業を記入します。