導入と継続の比較には、作業と課題の説明が必要だ

今の方法を続ける案も、比較する選択肢に含めます。導入の利点に加え、それぞれの場合に行う作業と残る課題を整理します。

  • 比べる項目を決める　相手が気にしている点を出発点に、導入する場合と今の方法を続ける場合の比較項目を決めます。
  • 両案の作業を示す　今の作業と導入後の作業を並べ、相手が引き受ける作業や新たに増える作業を示します。
  • 足りない情報を確かめる　残る課題の裏付けと相手の評価を記録し、判断するために足りない情報を確かめます。

今の方法を続ける意向は、導入の否定とは限らない

商品に関心があっても、今の方法を続ける案を検討することはあります。継続する理由を確認し、導入する案と並べて比べます。

  • 続ける理由を聞く　慣れた手順を使える点など、今の方法を続けたい理由を確認します。理由を聞く前に欠点を挙げないようにします。
  • 両案を並べる　導入する場合と続ける場合を、同じ業務について比べます。続ける案にも説明する欄を設けます。
  • 比較と選択を分ける　比較内容への合意を、導入への合意と扱わないようにします。説明した直後に選択を迫る必要はありません。

継続の意向が示されたときの整理

場面すること避けること
継続を検討続けたい理由を確認します。関心がないと決めつけます。
比較を開始両案を選択肢として並べます。導入する案だけを説明します。
説明を終了比較内容に異論がないか確認します。説明への納得を購入の意思と扱います。
表は編集部作成の例です。実際の検討状況に合わせて使います。

比較する項目は、相手の関心を起点に決めることになる

商品の特徴をそのまま比較項目にすると、相手が知りたい点から離れることがあります。相手の関心を確認して項目を決め、根拠を示せる範囲と未確認の点を分けます。

  • 気になる点を起点にする　作業の分担や確認のしやすさなど、相手が判断に使いたい点を挙げてもらいます。
  • 説明できる範囲を示す　仕様や実際の手順で説明できる範囲を示します。分からない点は、比較項目から外さず未確認と記します。
  • 決め手になるか確認する　違いがあっても選択に影響しない項目は、参考情報として分けます。自社の得意な項目だけを残さないようにします。

比較項目の選び方

項目の出どころ決め方注意
相手の関心選択に関わる点を採用します。気になる理由まで確認します。
自社の説明根拠を示せる範囲を決めます。説明できない点も未確認と記します。
参考情報選択への影響を相手に確認します。違いがあるだけで決め手と扱いません。
表は編集部作成の例です。自社は商品を提供する側を指します。

今の方法の負担を知るには、実際の作業の流れの確認が要る

同じ作業名でも、関わる人や確認の手順によって実態は異なります。最近の実例をたどり、相手がどの作業を負担と感じているか確認します。

  • 作業の流れをたどる　誰が何を受け取り、何を確認して次へ渡すかを整理します。普段と異なる対応があるかも確認します。
  • 手間が起きる作業を特定する　探し直しや確認のやり直しがあれば、どの作業で起きているかを確認します。作業があるだけで負担とは決めつけません。
  • 相手の評価を聞く　負担に感じる点と、今のままで困っていない点を分けます。こちらの観察だけで課題を決めないようにします。

現在の作業を確認する項目

確かめること方法注意
役割と手順最近の作業を順にたどります。手順書と実際の違いも確認します。
手間が起きる作業やり直しが起きる場面を確認します。確認していない頻度を推定しません。
相手の評価困る点と困らない点を分けて聞きます。自社の見方を相手の評価に置き換えません。
表は編集部作成の例です。確認できた作業の範囲を明記します。

導入後に相手が担う作業は、提供範囲と相手の運用で分かれる

導入によって自社に任せられる作業があっても、相手に残る作業があります。準備から日常の利用まで、提供範囲と相手の役割を対応させて示します。

  • 準備する内容を示す　開始前に必要な情報の提出や社内での確認を示します。何を用意すれば利用を始められるか説明します。
  • 日常の役割を示す　利用中の入力、確認、承認などを示します。相手の社内で担当を決める必要がある作業も明記します。
  • 提供範囲を明記する　自社が担う作業と、相手に確認を求める場面を説明します。対応条件がある場合は併記します。

導入後の役割を示す項目

区分示すこと注意
開始前の準備相手が用意する情報を示します。準備の担当が未定なら明記します。
日常の作業相手が入力や確認を行う場面を示します。通常時以外の対応も確認します。
自社の作業提供する作業と対応条件を示します。相手の承認が必要な箇所を省きません。
表は編集部作成の例です。自社は商品を提供する側を指します。

継続で残ると説明できる課題は、裏付けのある範囲に限られる

今ある課題が、そのまま将来も続くとは断定できません。相手の申告と確認した事実を分け、残ると考える条件を添えて説明します。

  • 相手の申告を区別する　相手が挙げた課題は、申告された内容として記録します。どの作業で困っているかも確認します。
  • 確認した範囲を示す　確認に使った記録や手順を示します。課題が残るという説明には、現在の条件が続くという前提を添えます。
  • 推測は結論に使わない　未確認の見通しは推測と明記し、裏付けが必要な点を示します。裏付けのない将来の悪化を購入の理由にしないようにします。

裏付けに応じた課題の示し方

区分伝え方避けること
相手の申告申告された課題と対象業務を示します。自社でも確認済みと扱います。
確認した事実確認資料と課題が残る条件を示します。見ていない業務まで広げます。
未確認の推測推測と明記し、必要な確認を示します。将来の悪化を事実として断定します。
表は編集部作成の例です。事実と推測を同じ扱いで記載しません。

導入で作業が減っても、相手の負担が減るとは限らない

今の作業が減る一方で、操作の習得や登録内容の確認が必要になる場合があります。導入時に行う作業と、利用中も続く作業を分けて示します。

  • 覚える内容を示す　使う機能や変更される手順を示します。説明を受けることと、実際に操作を覚えることを分けます。
  • 設定と登録を示す　初期設定や情報の登録で相手が行う作業を示します。自社の支援を受けても残る作業を明記します。
  • 続く確認を示す　利用中に必要な内容確認や修正を示します。導入時だけで終わる作業と混同しないようにします。

導入によって増える作業の整理

増える作業伝えること注意
操作の習得覚える操作と手順を示します。説明を受ければ習得済みとは扱いません。
設定と登録相手が用意し入力する内容を示します。支援があっても残る作業を明記します。
利用中の確認確認と修正が必要な場面を示します。利用開始後も続くかを明記します。
表は編集部作成の例です。実際の提供内容に応じて記載します。

購入の利点だけの説明は、判断材料とは限らない

利点だけを示すと、それを得るために相手が行う作業を判断できません。続ける案の利点も含め、同じ項目で両案を説明します。

  • 利点と作業を併記する　導入で可能になることの隣に、必要な準備や確認を書きます。利点と作業を対応させて読めるようにします。
  • 継続の利点も書く　慣れた手順を使える点など、相手が認めた継続の利点も記します。続ける案を課題だけで説明しないようにします。
  • 相手の表現を使う　商品の特徴を、相手が使っている業務の言葉で説明します。意味を変えていないか、比較表を見てもらいます。

購入の利点に偏らない記載方法

場面すること避けること
導入の説明利点と必要な作業を併記します。作業を省いて利点だけを書きます。
継続の説明相手が認めた利点も書きます。不都合だけを取り上げます。
表現の確認相手の業務の言葉で書きます。商品用語だけで違いを説明します。
表は編集部作成の例です。利点の評価は相手に確認します。

比較表が埋まっても、判断に十分とは限らない

説明を記入しただけでは、相手の疑問が解消したか分かりません。どの項目が判断できないかを確認し、調べる内容と確認先を決めます。

  • 知りたい点を特定する　比較表を見ながら、説明が足りない欄を挙げてもらいます。何が分かれば判断できるかまで確認します。
  • 自社で調べる範囲を決める　仕様や対応範囲など、自社で確認する事項を引き取ります。回答できる根拠を調べ、未確認のまま断定しません。
  • 相手側の確認を分ける　現在の手順や社内の役割など、相手側で確認する事項を分けます。確認する人と、結果を反映する欄を記します。

不足している情報の確認先

区分すること注意
相手の疑問判断できない欄と理由を確認します。質問がないだけで理解済みと扱いません。
自社の確認仕様や対応条件の根拠を調べます。未確認の事項は回答済みにしません。
相手側の確認社内の手順や役割の確認先を決めます。自社の推測で相手の事情を埋めません。
表は編集部作成の例です。確認結果は元の比較表に反映します。

比較内容の記録で、何を前提に比べたかが分かる

結論だけを残すと、何を前提に比べたかが分からなくなります。比較項目、両案の作業、相手の評価を分け、確認した根拠とともに記録します。

  • 項目と前提を残す　比べた業務の範囲と、採用した項目を記録します。条件が変わったときに見直す箇所を分かるようにします。
  • 両案の分担を残す　相手が行う作業と、導入する場合に自社が担う作業を記録します。導入で増える作業と残る課題も省きません。
  • 評価と解釈を分ける　相手が示した評価と、自社の解釈を分けて記録します。反応がなかった項目は、賛成ではなく未確認とします。

比較後に残す記録

記録項目書くこと理由
項目と前提比較した業務と条件を書きます。条件変更時に見直す箇所が分かります。
両案の作業相手と自社の分担を書きます。自社に依頼できる範囲が分かります。
課題と根拠残る課題と確認資料を書きます。説明の裏付けをたどれます。
相手の評価評価の内容と未確認の点を書きます。自社の解釈と区別できます。
記録の所在比較表と根拠資料の保存先を書きます。後から同じ内容を確認できます。
表は編集部作成の例です。相手に確認して内容を変えた場合は記録も更新します。

比較表には、両案の作業と根拠の記載が必要だ

相手と決めた比較項目ごとに記入します。作業や課題の欄にも、継続する場合と導入する場合のどちらに当たるかを明記します。

  • 同じ項目で記入する　両案を同じ業務について書きます。片方だけ詳しくなる場合は、もう片方で足りない情報を確認します。
  • 不明な点を明記する　裏付けの欄には確認資料を記し、根拠がなければ未確認と書きます。空欄を課題なしという意味で使いません。
  • 評価と記録先を残す　相手の評価を確認して記入します。根拠資料と比較表の保存先を残し、確認結果に応じて更新します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

比べる項目今の方法を続ける場合導入する場合相手が行う作業自社が担う作業残る課題新たに増える作業裏付け（確認資料）相手の評価記録先
作業の進め方現在の手順と続ける利点を書きます。導入後の手順と利点を書きます。両案それぞれの相手の作業を書きます。導入する場合の提供範囲を書き、続ける場合は該当なしと書きます。各案で残る課題と条件を書きます。導入時と利用中に分けて書きます。確認資料を書き、なければ未確認と書きます。各案への評価か未確認かを書きます。比較表と根拠資料の保存先を書きます。
結果の確認現在の確認方法と続ける利点を書きます。導入後の確認方法と利点を書きます。各案で相手が確認する内容を書きます。導入する場合に自社が確認する内容を書きます。各案で解消しない点と条件を書きます。導入で追加される確認を書きます。確認資料を書き、なければ未確認と書きます。各案への評価か未確認かを書きます。比較表と根拠資料の保存先を書きます。
表は編集部作成の例です。行は相手と決めた項目に置き換えます。自社は商品を提供する側を指します。