変更の採否は根拠と自社の作業で分かれる

営業方法の変更を勧められても、提案だけでは採用を決められません。変更を勧める根拠と自社への影響を整理し、試す範囲と判断する時期を決めます。

  • 提案を判断する材料　今の方法の結果と提案の根拠を分け、説明を求める内容を決めます。
  • 試す範囲と自社の作業　変更する営業先・文面・進め方を整理し、自社で対応できる範囲を確かめます。
  • 採否の伝え方と記録　変更前後の比べ方を定め、採用・保留・見送りの理由と時期を記録できます。

提案されたことと変更が必要なことは同じとは限らない

変更を勧められたら、何を見て必要だと考えたのかを聞きます。自社の結果から分かったことと、依頼先の経験による見立てを分けて説明してもらいます。

  • 提案のきっかけを聞く　どの営業先の、どの反応や進行上の問題を見て提案したのかを聞きます。
  • 自社との関係を聞く　自社の記録に基づく理由か、別の案件で得た経験に基づく理由かを区別します。
  • 変化の見込みを聞く　何がどう変わる見込みなのかと、その変化を期待する理由を聞きます。

変更を勧める理由の確認

聞くこと確かめる内容注意
提案のきっかけ変更が必要だと考えた出来事と、その記録を聞きます。印象による説明なら、確認できた事実を聞き直します。
理由の根拠自社の結果か、別の案件の経験かを聞きます。別の案件での経験だけでは、自社でも有効とは判断できません。
期待する変化変わると見込む反応や進め方と、その理由を聞きます。期待する変化と、すでに確認できた変化を混同しません。
表は編集部作成の例です。提案の説明を受ける際の確認に使います。

今の方法の不調は変更案が有効な根拠とは限らない

今の方法に問題があっても、提案された方法で解消できるとは限りません。起きていること、提案を支える材料、見込みにとどまる部分を分けます。

  • 起きたことを取り出す　連絡の結果や相手の反応を記録から取り出し、原因についての推測と分けます。
  • 根拠の出どころを知る　自社の記録、別の案件の経験、依頼先の仮説のどれに基づく提案かを記します。
  • 根拠のない部分を未確認とする　根拠が示されない部分は未確認と記し、採用の理由に含めず追加説明を求めます。

結果・根拠・未確認事項の区別

区分確かめること注意
今の方法の結果実際に起きた反応や、進行が止まった場面を確認します。結果の記録だけで原因まで断定しません。
提案の根拠材料の出どころと、自社の状況に当てはまる理由を確認します。営業先や商材の違いが説明されているかを見ます。
根拠が示されない部分未確認の内容と、追加で示せる材料を確認します。説明がないまま全面的な変更を決めません。
表は編集部作成の例です。根拠の出どころを記すために使います。

変更の範囲は営業先・内容・手順のどれが変わるかで分かれる

営業方法の変更には、営業先や伝える内容、連絡の手順の変更も含まれます。今の方法と提案された方法を並べ、実際に変わる箇所を明らかにします。

  • 対象の違いを知る　営業先を選ぶ条件がどう変わり、これまでの対象のうち何が外れるかを確認します。
  • 伝える内容を知る　紹介する商品、伝える事実、相手に求める行動のうち、変更する内容を確認します。
  • 連絡の手順を知る　連絡の順序や、相手の反応に応じた次の対応がどう変わるかを確認します。

変更前後で異なる箇所の確認

変わるもの確かめること注意
対象の営業先変更前後の選定条件と、対象に含める先・外す先を確認します。手段の変更に伴う対象の変更も記録します。
文面や話す内容変更する説明や、相手に求める行動を確認します。自社が認めていない約束を含めないようにします。
連絡の手順連絡の順序、次に進む条件、連絡を止める条件を確認します。相手の反応を誰が判断するかも決めます。
表は編集部作成の例です。文面例ではなく、変更箇所の確認に使います。

実施を外部に頼んでも自社の作業は減るとは限らない

変更によって、情報の追加提供や承認、問い合わせ対応が増える場合があります。作業の内容と発生する場面を確認し、自社で対応できるかを判断します。

  • 追加で渡す情報を知る　変更案の実施に必要な情報と、自社で新たに準備する資料を確認します。
  • 承認する場面を知る　実施前や内容の変更時に必要な確認を洗い出し、社内で判断する人を決めます。
  • 問い合わせに備える　想定する問い合わせの内容と引き継ぐ条件を確認し、自社の対応窓口を決めます。

変更に伴って自社に増える場合がある作業

作業の種類確かめること注意
資料や情報の提供新たに必要な資料と、その準備を終える時点を確認します。既存資料を渡すだけで足りるかを確認します。
確認や承認確認する内容、承認する人、返答が必要な場面を決めます。承認が間に合わない場合の扱いも決めます。
問い合わせ対応自社へ引き継ぐ問い合わせと、必要な情報を確認します。受け付ける窓口と、回答の内容を決める人を決めます。
表は編集部作成の例です。変更によって追加される作業に絞って使います。

方法の変更と依頼範囲の変更は別に合意することになる

方法を変える合意と、任せる範囲を変える合意は分けて扱います。依頼の範囲、報告の内容、自社が判断する事項のうち、維持する条件を明記します。

  • 任せる範囲を区切る　連絡から結果の報告まで、引き続き依頼する作業と自社に残す作業を明記します。
  • 必要な報告を残す　変更後も確認したい記録を指定し、同じ基準で記録できるかを確認します。
  • 自社の判断を残す　説明内容の承認や対象の追加など、自社の判断が必要な事項を明記します。

変更後も維持する条件の確認

条件確かめること注意
依頼の範囲依頼先が行う作業と、自社が行う作業を確認します。提案の採用だけで任せる範囲を広げません。
報告の内容残す記録、報告する時点、閲覧する場所を確認します。記録の名称が同じでも、数え方や基準が変わっていないかを見ます。
自社が決める事項事前の承認が必要な変更と、その連絡先を確認します。自社から返答がない場合を、実施の承諾とは扱いません。
表は編集部作成の例です。維持できない条件があれば、別途合意を残します。

試す範囲は対象と時期で絞ることになる

採用を決める材料が足りない場合は、対象と実施する時期を絞って試す方法があります。試す前に、継続・中止・再検討を判断するための見方を決めておきます。

  • 対象を絞る　提案の理由に挙がった条件に当てはまる営業先を選び、試す対象と対象外を記録します。
  • 終了の時点を決める　開始と終了の時期を決め、終了時に材料が足りない場合の扱いも決めます。
  • 判断する条件を決める　期待する変化、継続が難しい状態、途中で止める条件を実施前に書き出します。

試行の対象と終了条件の決め方

絞り方すること注意
営業先を絞る提案の理由に挙がった条件に当てはまる営業先を選びます。対象を選んだ理由も残し、他の営業先へ安易に広げません。
時期を区切る開始・終了の時期と、途中で止める条件を決めます。終了後に自動で継続する扱いにしません。
見方を決める何が確認できれば採用を検討できるかを決めます。結果を見た後で、都合のよい判断条件へ変えません。
表は編集部作成の例です。試すことへの合意と、継続の合意を分けます。

変更後の結果の違いは方法の効果とは限らない

変更前後で結果が違っても、営業先や実施した時期の違いが影響している場合があります。結果と実施条件を併せて記録し、方法の変更で説明できるかを考えます。

  • 比べる対象を決める　相手の反応、次の対応に進んだかどうか、自社に生じた作業を比較する対象にします。
  • 条件の違いを残す　営業先の条件や連絡の内容を確認し、同じにできなかった条件を記録します。
  • 判断できる範囲を知る　結果の違いと原因の説明を分け、材料が足りない部分は判断を保留します。

結果と実施条件を併せて比べる方法

比べること方法注意
相手の反応関心を示した内容や、断られた理由を同じ区分で記録します。手段ごとに意味が異なる反応を同じ結果として扱いません。
次の対応に進んだか次の対応に進む条件と、実際に進んだ経緯を比べます。営業先や実施時期の違いによる影響も考えます。
自社に生じた作業追加資料、承認、問い合わせ対応の内容を比べます。相手の反応がよくても、自社で継続できるかを別に判断します。
表は編集部作成の例です。条件が異なる結果から、方法の効果を断定しません。

採用は範囲と時期まで伝えることになる

採用する意思だけでは、どの営業先から、いつ変更するかが伝わりません。採用する部分、開始できる条件、再検討する時点を分けて伝えます。

  • 採用する部分を示す　営業先・文面・進め方ごとに、採用する部分と今の方法を続ける部分を示します。
  • 開始できる時点を示す　資料の準備や承認など、開始に必要な条件と変更を始める時期を伝えます。
  • 再検討する時点を示す　記録を見直す時期と、対象の拡大・継続・見直しを判断する材料を伝えます。

採用を伝えるときに伝える内容

場面伝えること注意
全部か一部かを決める採用する変更内容と、採用しない変更内容を伝えます。一部の採用が提案全体への承認と受け取られないようにします。
開始を決める開始の時期と、その前に完了させる準備を伝えます。準備が間に合わない場合の連絡と判断の方法も決めます。
再検討を決める見直す時期、確認する記録、自社で判断する人を伝えます。対象を広げる場合は、改めて採用範囲を決めます。
表は編集部作成の例です。伝える内容の型であり、会話やメールの文例ではありません。

提案を見送っても今の方法の問題は残る

変更案を断る場合も、今の方法で起きている問題は残ることがあります。見送る理由と現行方法を続ける条件を伝え、再提案を検討できる条件を明らかにします。

  • 見送る理由を分ける　根拠の不足、自社の作業、実施の時期など、採用できない理由を具体的に示します。
  • 継続する条件を示す　今の方法を続ける範囲と、引き続き確認する問題、見直す時期を伝えます。
  • 再提案の条件を示す　追加の根拠や作業の見直しなど、何が変われば再検討できるかを伝えます。

見送りを伝えるときに伝える内容

場面すること避けること
理由を伝える採用できない内容と、その判断の理由を分けて示します。提案の評価を依頼先全体への評価に広げません。
今の方法を続ける継続する範囲と、問題を確認し直す時期を示します。変更案を断ったことで、現状の問題まで解消したと扱いません。
再提案を受ける再検討に必要な説明や、自社で対応できる条件を示します。不足している材料を示さず、同じ提案の出し直しを求めません。
表は編集部作成の例です。断る理由と、再検討に必要な条件を整理します。

根拠と合意の記録で変更の理由と範囲が分かる

提案を受けた時点から採否を決めるまで、確認した内容を同じ確認表に記録します。未確認の事項も残し、後から変更の理由と合意した範囲をたどれるようにします。

  • 説明と判断を分ける　依頼先から受けた説明と、自社で決めた内容を分けて書きます。
  • 未確認を明記する　不明な欄は未確認とし、誰に何を聞くかを添えて残します。
  • 変更した経緯を残す　判断を変えた場合は、以前の判断と変更理由を残し、双方が見られる場所を決めます。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
提案の内容何をどの方法へ変更する提案かを書きます。提案の理由何を見て変更が必要と考えたかを書きます。
根拠の出どころ参照した記録や経験と、未確認の点を書きます。変わる営業先・文面・進め方営業先の条件、伝える内容、連絡手順の変更点を書きます。
自社に増える作業追加の準備・承認・対応と、担当する人を書きます。変わらない条件依頼範囲、報告内容、自社の判断事項を書きます。
試す範囲対象、開始と終了の時期、中止する条件を書きます。比べる見方比べる結果、実施条件の違い、判断を保留する条件を書きます。
採用の判断と時期採用・保留・見送りの理由と範囲、開始・再検討の時期を書きます。記録先結果と合意を保管する場所、更新する人を書きます。
表は編集部作成の例です。提案ごとに記入し、根拠となる記録の場所も残します。