運用案の成り立つ部分は、提供条件との照合で分かる

受け取った運用案は、目的と前提を聞いてから提供条件と照らし合わせます。成り立つ部分と確認が残る部分を分けて返します。

  • 確認する範囲　運用案のどの部分を、何を根拠に確認するかを決めます。
  • 相手に残す判断　自社で確認できる範囲と、相手に判断を求める範囲を分けます。
  • 確認結果の返し方　原案に添える内容と返す順番を決め、確認の経緯を記録します。

運用案の目的は、作業一覧だけでは分かるとは限らない

書かれた作業だけでは、何を実現したい案なのかを読み取れない場合があります。今の業務との関係と、前提にした商品の動きを聞きます。

  • 実現したい状態を聞く　案を採用した後に、何ができれば目的を満たすのかを確認します。
  • 今の業務との関係を聞く　現在の業務のどこに加える案か、どこを置き換える案かを確認します。
  • 商品の想定を聞く　商品の説明から読み取った動きと、相手が想定して加えた動きを分けます。

目的と前提を確認する項目

聞くこと方法注意
案の目的実現したい状態を案の該当箇所に添えます。記載された手順を目的と取り違えないようにします。
今の業務との関係追加する部分と置き換える部分を尋ねます。今の手順が続く前提かも確認します。
商品の想定前提にした動きと、その説明の出所を尋ねます。案に書かれているだけでは、対応可能と扱いません。
編集部作成の例

運用案を作った人が採否を決めるとは限らない

案の意図を説明できる人と、採用を決められる人は同じとは限りません。実際に作業する人も確認し、内容に応じて確認先を分けます。

  • 作った人を確認する　案を作った経緯と、記載した前提を説明できる人を確認します。
  • 作業する人を確認する　実際の作業を引き受ける人に、担当する範囲が伝わっているかを確認します。
  • 決める人を確認する　採否や変更を決める人と、その判断に必要な確認結果を把握します。

役割に応じた確認先

区分確かめること注意
作った人案の意図と、記載した前提の根拠を確認します。作成した人が採否も決めるとは扱いません。
作業する人担当する作業と、実行できる条件を確認します。案に名前があるだけでは、了承済みと扱いません。
決める人判断できる範囲と、判断に必要な情報を確認します。部署ごとに判断が必要かも確認します。
編集部作成の例

運用案の成立確認には受け渡しの記載が必要だ

商品と人の担当が書かれていても、その間の受け渡しが抜けていることがあります。原案の各項目に、誰が何を渡して次へ進むかを添えます。

  • 商品の担当を示す　商品が行う想定の箇所を示し、提供条件と照らし合わせる対象にします。
  • 人の担当を示す　人が引き受ける想定の箇所を示し、担当が未定なら確認事項として残します。
  • 受け渡しを補う　渡すもの、渡す相手、次へ進める条件を原案の該当箇所に対応させます。

原案の項目を読み分ける基準

区分見分け方注意
商品の処理商品が実行すると想定された記述を拾います。記述だけで商品の対応範囲と認定しません。
人の作業人による判断や実行を想定した記述を拾います。担当の記載がなければ、決まっているかを相手に確かめます。
受け渡し実行する主体が変わる箇所を拾います。次の作業に必要なものが渡るかを確認します。
編集部作成の例

商品が担う部分は、提供条件で成り立つかが分かれる

商品が担う想定の箇所を、現在の提供条件と照らし合わせます。成り立つ条件まで書き、対応の可否だけで返さないようにします。

  • 範囲内の根拠を残す　対応できる箇所には、根拠となる提供条件と適用範囲を添えます。
  • 設定の条件を残す　設定が必要なら、その内容と設定する人を明記して条件付きで返します。
  • 対象外を区別する　提供対象に含まれない箇所と、判断材料が足りない箇所を分けます。

提供条件に基づく判定

判定方法注意
商品の範囲内原案の想定と提供条件が一致する箇所を示します。確認した範囲を越えて、案全体の成立を約束しません。
設定で対応必要な設定と、設定する人を示します。設定できることと、設定済みであることを分けます。
対象外提供条件と一致しない箇所を示します。今後対応できると推測して返しません。
判定保留不足している情報と確認先を示します。情報不足を理由に対象外と断定しません。
編集部作成の例

商品が対応できても相手側の確認は残る

商品の提供条件を満たしても、相手の社内の決まりや他の仕組みまでは確認できない場合があります。未確認の内容と確認先を分けて返します。

  • 社内の決まりを分ける　相手の承認や担当の決定が必要な箇所は、相手側の確認事項として示します。
  • 他の仕組みを分ける　商品以外の仕組みに関わる条件は、その仕組みを確認できる人に判断を求めます。
  • 未確認の影響を示す　回答がないと判定できない箇所を示し、案全体への影響を伝えます。

自社で確認できない内容の扱い

区分扱い注意
社内の決まり必要な承認や担当の決定を相手に確認してもらいます。商品が対応できることを、社内承認の代わりにしません。
他の仕組み受け渡しに必要な条件を示して確認を求めます。自社商品の説明だけで相手側の動きを言い切りません。
未確認不足情報、確認先、影響する箇所を記載します。返答がない状態を了承済みと扱いません。
編集部作成の例

代わりの案にも成立条件の説明が必要だ

成り立たない箇所には、提供条件と合わない理由を示します。代わりの案を出す場合も、目的を満たす範囲と追加の条件を添えます。

  • 合わない理由を示す　原案の想定と提供条件の違いを示し、どの箇所が成り立たないかを説明します。
  • 代案の条件を示す　代わりの案で満たせる目的と、新たに必要な作業や相手の判断を示します。
  • 案がない場合も返す　提示できる案がなければ、その旨と未解決の箇所を明記して返します。

理由と代わりの案の返し方

場面すること避けること
原案が成り立たない原案の想定と、合わない提供条件を対応させて示します。理由を示さずに案全体を否定しません。
代案を提示できる満たせる目的と、追加で必要な条件を添えます。相手が作業を引き受ける前提で確定しません。
目的の一部が残る代案では満たせない目的を明記します。原案と同じ結果が得られると受け取られる説明をしません。
代案を提示できない未解決の箇所と、見直しが必要な前提を示します。根拠のない将来の対応を約束しません。
編集部作成の例

原案と確認結果を分けると、変更の提案が区別できる

相手の案を直接書き換えると、元の意図と自社の提案を区別しにくくなります。原案を残し、該当箇所に対応する確認結果を添えます。

  • 受領した原案を残す　受け取った案を保存し、確認結果を添える対象の版を明記します。
  • 箇所ごとに結果を添える　原案の項目名に対応させて、判定、根拠、条件、未確認事項を書きます。
  • 変更提案を分ける　変更を勧める内容は提案として示し、相手の採用判断を記録します。

原案を保ったまま確認結果を添える方法

方法すること注意
原案を保存する受領した内容と版を識別できる形で残します。確認中に届いた修正版と混ぜません。
結果を添える原案の該当箇所と判定の根拠を対応させます。確認していない箇所まで了承した形にしません。
提案を別に示す変更内容、理由、成立条件を提案として記載します。相手が採用する前に確定案として扱いません。
編集部作成の例

確認結果を返す順番は、案への影響と説明の要否で変わる

前提を変える結果が出たら、他の確認が終わる前でも知らせる必要があります。案への影響と説明の必要性に応じて、返す順番と形を決めます。

  • 前提に関わる結果を返す　目的や案全体の成立に関わる結果は、確認済みの範囲を明記して先に返します。
  • 関連する結果をまとめる　単独では判断できない結果は、関連する条件と未確認事項をまとめて返します。
  • 説明の場を判断する　解釈が分かれる箇所や関係者の判断が必要な箇所には、説明の場を設けます。

確認結果の返却方法

区分すること注意
先に返す部分案の前提を変える結果と、その影響を先に伝えます。途中の回答であることと、残る確認を明記します。
まとめて返す部分関連する判定、条件、未確認事項をまとめます。確認済みの結果を、未確認の回答待ちで止めないようにします。
説明が必要な部分該当箇所を示した資料を共有し、必要な人に説明します。説明した内容と、その場で決まった内容を分けて残します。
編集部作成の例

案の版と根拠を残せば再確認の範囲が分かる

案や提供条件が変わると、以前の確認結果をそのまま使えない場合があります。確認時の内容と相手の判断を残し、変更の影響をたどれるようにします。

  • 案と条件を記録する　対象にした案の版と、根拠にした提供条件を記録します。
  • 返した内容を記録する　実際に返した判定、条件、未確認事項、変更提案を返却先とともに残します。
  • 相手の判断を記録する　誰が何を採用・保留したかを残し、案の変更時に再確認する箇所を探せるようにします。

確認の経緯をたどる記録

記録項目書くこと理由
案の版受領時点、版の識別情報、原案の保存先を書きます。どの案を確認した結果かが分かります。
確認した提供条件参照した条件の所在と、確認時点を書きます。条件が変わった際に判定の根拠を見直せます。
返した内容返却内容、返却先、返却時点を書きます。どこまで伝えたかを確認できます。
相手の判断判断した人、判断内容、保留事項を書きます。提案と採用済みの内容を区別できます。
編集部作成の例

確認表に判断まで残せば未解決の箇所が分かる

原案の該当箇所に対応させて、確認結果と残る判断を記入します。空欄のままにせず、未確認なら確認先と必要な情報を書きます。

  • 原案と対応させる　各記入欄に原案の項目名を添え、複数の箇所を混同しないようにします。
  • 判定の条件を書く　対応できるかだけでなく、根拠、成立条件、確認が残る内容も記入します。
  • 返却後の判断を追記する　相手が採用・保留した内容を追記し、原案と返却内容の記録先を残します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

項目記入する内容項目記入する内容
運用案の目的実現したい状態と、今の業務との関係を書きます。作った人・決める人作成者、作業する人、採否を決める人を書きます。
商品が担う部分商品が行う想定の箇所を書きます。人が担う部分人の担当箇所と、商品との受け渡しを書きます。
提供条件での判定判定、根拠、成立条件を書きます。自社で確認できない部分未確認の内容と、確認先を書きます。
不成立の理由と代案成り立たない理由と、代案の有無・条件を書きます。返す順番と形先に返す内容、まとめる内容、説明の要否を書きます。
相手の判断判断した人と、採用・保留した内容を書きます。記録先案の版、提供条件、返却内容の保存先を書きます。
表は編集部作成の例です。原案の該当箇所ごとに記入して使います。