発言の引用には文章と読む相手の確認が必要だ

商談で聞いた言葉でも、提案書への掲載まで了承されたとは限りません。載せる文章と読む相手を示して、本人に確認します。

  • 発言と要約を区別する　相手が話した言葉と自社でまとめた内容を、どう区別して載せるかを決めます。
  • 本人への確認内容を決める　引用する文章、読む相手、名前や部署の表記について、本人に何を確認するかを決めます。
  • 掲載後の扱いを決める　了承された範囲と確認結果を記録し、本人の意向や前提が変わったときに引用を直す手順を決めます。

自社の言い換えは本人の発言とは違う

読みやすく整えた文章でも、相手が話していない言葉が入ることがあります。発言そのもの、自社の言い換え、自社の解釈を分けて扱います。

  • 発言そのものを見分ける　元の発言と照らし、実際に話された言葉かを確認します。
  • 言い換えを明示する　言葉を置き換えたり短くまとめたりした内容は、自社の要約と分かるように載せます。
  • 解釈を発言に混ぜない　発言から推測した課題や要望は、自社の解釈として扱います。本人の発言として載せません。

発言と自社の整理の区分

区分提案書での扱い注意
発言そのもの引用候補として本人に確認します。意味に関わる前後の発言も確認します。
自社の言い換え自社の要約だと明示します。了承を得ても、実際の発言と同じ扱いにはしません。
自社の解釈自社の判断だと明示します。本人が述べた課題や要望と混同させません。
表は編集部作成の例です。引用の了承と、発言・要約・解釈の区分は別に確認します。

引用文の掲載には本人による文章の確認が必要だ

引用してよいかだけでは、どの文章への了承かが曖昧になります。実際に載せる文章を示し、表記と意図を確認します。

  • 載せる文章を示す　引用する箇所を特定し、掲載予定の文章をそのまま見てもらいます。
  • 表記の変更を伝える　語尾や用語を整えた場合は、変更箇所も示します。言葉を置き換えて意味を補った場合は、引用ではなく自社の要約として扱います。
  • 意図との違いを聞く　内容が合っているかに加え、本人の意図より対象が広く読めないか、断定が強く読めないかを確認します。

掲載する文章の確認

確かめること確かめ方の方針記録
引用する箇所掲載予定の文章を示します。確認に使った文章を残します。
表記元の発言から変えた部分を示します。変更箇所と了承された表記を残します。
本人の意図対象の広さと断定の強さが合うかを聞きます。修正の希望と確認結果を残します。
表は編集部作成の例です。修正を求められたら、直した文章を再度確認してもらいます。

本人が読む前提の了承は相手の社内での共有の了承とは限らない

本人に見せる提案書と、相手の会社の上司や他部署も読む提案書では、発言の伝わり方が変わります。誰が読む予定かを示して、引用の了承を得ます。

  • 本人だけかを確認する　直接の提出先だけでなく、その後に相手の会社の中で共有する予定があるかも確認します。
  • 上司の閲覧を確認する　個人の発言が組織の決定として読まれないか、上司や決裁者への共有前に確認します。
  • 他部署の閲覧を確認する　商談の背景を知らない人にも意味が伝わるか、本人と確認します。

読む相手による確認事項

読む相手引用で起こり得ること確かめること
本人だけ本人への提出後に転送されることがあります。本人だけが読む予定かを確認します。
上司・決裁者個人の意見が部署の決定と読まれ得ます。共有の予定と、発言の位置づけを確認します。
他部署背景を知らず、発言の意味を取り違え得ます。共有する部署と、必要な背景の説明を確認します。
表は編集部作成の例です。読む相手が増える場合は、了承済みの範囲に含まれるかを確認します。

発言の一部を省くと元の意味が残るとは限らない

発言と同じ言葉を使っていても、前後を省くと別の意味になることがあります。短さより、条件や否定を含む元の意味を優先します。

  • 条件を残す　時期や対象など、発言が成り立つ条件を落としていないかを確認します。
  • 否定の文脈を残す　否定や留保を省き、賛成や希望の発言に見える形になっていないかを確認します。
  • 発言の強さを保つ　可能性や検討段階の話を、決定や強い要望として読ませないようにします。

省略による意味の変化

起こり得る変化見つけ方扱い
条件が消える時期や対象を示す前後の発言と照合します。意味に必要な条件を引用に含めます。
否定が消える否定や留保につながる部分を確認します。否定の意味が残る範囲まで含めます。
強さが変わる迷いや検討中であることが残るかを見ます。断定に変わる省略や編集を避けます。
表は編集部作成の例です。必要な文脈を載せられない場合は、その発言の引用を見送ります。

引用の了承だけでは名前の掲載まで了承されたとは限らない

文章の引用と、発言者の名前や部署の掲載は分けて確認します。名前あり、部署のみ、表記なしのどれにするかを本人と決めます。

  • 名前の掲載を確認する　引用文に名前を添えるかを確認し、載せる場合は氏名や肩書の表記も見てもらいます。
  • 部署の掲載を確認する　部署名だけでも、部署全体の意見に見えないかを確認します。
  • 表記なしでも確認する　名前や部署を省く場合も、文章の引用と読む相手について本人の了承を得ます。

発言者の表記の確認

表記本人に確かめること注意
名前あり名前を載せるかと、氏名・肩書の表記を確認します。発言内容への了承だけで掲載を決めません。
部署のみ部署名での掲載と、その表記を確認します。部署全体の意見と読まれないかを確認します。
載せない名前や部署を添えない形でよいかを確認します。表記がなくても引用自体の了承は必要です。
表は編集部作成の例です。発言者の表記を後から変える場合も、本人に確認します。

載せてよい引用は本人が了承した文章と範囲に限られる

文章の了承だけでは、掲載先や発言者の表記まで確認したことにはなりません。最終の掲載内容と確認結果を照合してから載せます。

  • 了承の対象を照合する　引用文、提案書、読む相手が、本人に示して了承を得た内容と一致するかを確認します。
  • 了承済みの表記に統一する　引用文と発言者の表記を、本人が了承した形に統一します。
  • 確認日を残す　いつの内容に対する了承か分かるように、確認日と確認した文章を残します。

掲載前の最終確認

確認項目確認する相手記録
本人の了承発言した本人に確認します。了承された引用文と掲載する提案書を残します。
読む相手・範囲発言した本人に確認します。読む相手と、使ってよい範囲を残します。
表記の統一本人が了承した表記を、提案書を作る担当者に伝えます。掲載する引用文と発言者の表記を残します。
確認日本人とのやり取りの記録で確かめます。確認日と、その日に了承された内容を残します。
表は編集部作成の例です。返答がない状態は了承として扱わず、確認できた内容だけを載せます。

今回の引用了承は別の提案書への承諾とは限らない

同じ文章でも、使う案件や読む相手が変われば、了承の対象が変わります。他の提案書や社内資料に使う前に、本人の承諾を確認します。

  • 他社向けは再確認する　他社への提案に使いたい場合は、使う文章と提出先を示して改めて承諾を得ます。
  • 別案件の範囲を確認する　同じ会社でも、別案件での使用が了承済みかを確認します。了承の確認なしに、会社が同じという理由では使いません。
  • 社内利用も確認する　自社内の資料に載せる場合も、用途と読む相手が了承された範囲に含まれるかを確認します。

別の資料や案件で引用するときの確認

引用の先使ってよいか理由
他社向け今回の了承だけでは使わず、改めて承諾を得ます。別の会社に発言を伝えることになるためです。
同じ会社の別案件別案件への使用まで了承されているかを確認します。案件の前提や読む相手が変わり得るためです。
社内資料用途と読む相手が了承の範囲外なら再確認します。自社内でも、当初とは別の使用になるためです。
表は編集部作成の例です。名前を削るだけでは、別の資料への使用承諾を得たことにはなりません。

引用箇所と確認結果を結び付けて残せば了承の対象が分かる

了承された文章と掲載箇所が結びついていないと、何を確認したのかを後からたどりにくくなります。引用ごとに、元の発言と確認結果を記録します。

  • 引用箇所を特定する　提案書のファイル名、版、ページ、見出しを残し、どの引用か分かるようにします。
  • 元の発言を参照できる　元の発言の記録先と該当箇所を残し、引用文との違いを確認できるようにします。
  • 確認結果を残す　確認した日と相手、了承された範囲、修正の希望を引用箇所と一緒に記録します。

引用ごとに残す記録

記録項目書くこと理由
提案書の箇所ファイル名、版、ページ、見出しを書きます。修正する引用箇所を特定するためです。
元の発言の記録記録先と該当箇所を書きます。元の発言との対応を確認するためです。
確認した文章本人に示した文章と最終の掲載文を残します。確認後の変更を見つけるためです。
確認日と相手確認日、本人の名前、返答の記録先を書きます。いつ誰に確認したかを把握するためです。
了承された範囲読む相手、用途、表記と、修正の希望への対応結果を書きます。了承の条件を外さず使うためです。
表は編集部作成の例です。提案書の更新後も、どの版への了承だったか分かる形で残します。

過去に了承された引用が現在の意向に合うとは限らない

前提や要望が変わると、以前の引用が現在の意向と食い違うことがあります。変更を知った時点で掲載内容を見直し、必要な差し替えを行います。

  • 前提の変化を確認する　時期や対象などが変わったら、以前の発言を現在の話として載せてよいかを確認します。
  • 新しい意向を確認する　要望が変わったら古い引用をそのまま使わず、変更後の意向を本人に確認し、引用を差し替えるか取り下げるかを決めます。
  • 配布済みの資料も直す　提出済みの資料に、現在の意向と食い違う引用が残っていれば、訂正箇所を読む相手に伝えます。差し替えた版と連絡先を記録します。

発言の変化への対応

変化すること記録
前提の変更古い条件を含む引用を見直し、修正か取り消しかを確認します。変わった前提と、本人への確認結果を残します。
要望の変更変更後の意向を確認し、引用を差し替えるか取り下げるかを決めます。変更前後の文章と、新たな確認日を残します。
提案書の差し替え訂正箇所を伝え、修正した提案書を届けます。差し替えた版、日付、連絡した相手を残します。
表は編集部作成の例です。変更後の確認が終わるまでは、古い引用を現在の意向として使いません。

引用文と了承内容を照らせば未確認の項目が分かる

掲載前に、引用文と本人の了承内容をこの確認表で照合します。空欄や不明点があれば、確認が済むまで該当する引用の掲載を保留します。

  • 文章の区分を確認する　元の発言と掲載文を比べ、意味が変わっていないか、自社の要約が混ざっていないかを見ます。
  • 了承の範囲を確認する　読む相手、発言者の表記、使ってよい範囲が、本人の了承内容と一致するかを見ます。
  • 記録先を記入する　提案書の引用箇所と確認結果を見返せる記録先を書き、掲載後の修正にも使います。

発言を提案書に引用するときの確認表

確認項目記入欄確認項目記入欄
元の発言引用する文章
自社の要約との区別発言そのもの／自社の要約：読む相手
発言者の表記本人の了承と確認日
使ってよい用途今回の提案書のみ／別案件・社内資料も可：記録先
表は編集部作成の例です。引用する文章ごとに記入し、変更があった場合は確認結果も更新します。