新しい業務への提案は、計画の決定状況で分かれる

新しい業務への提案では、これから行う作業と決定状況を材料にします。未定の運用を含め、何を根拠にどこまで提案できるかを整理します。

  • 計画から提案の材料を選ぶ　計画の決定状況を分け、誰がいつ決めるかと、先に決められる範囲を整理します。
  • 仮定を共有して提案する　提案で使う仮定を相手と共有し、計画に含まれていない作業の扱いを分けます。
  • 変更時の見直し方を決める　提案が成り立たなくなる変更を挙げ、見直す箇所と確認結果の記録先を決めます。

新しい業務の提案材料は、計画にある作業と順番になる

これから始める業務には、現在の手順や記録がない場合があります。計画に含まれる作業と始める順番から、提案の対象を捉えます。

  • 計画にある作業を拾う　扱うもの、行う作業、作業後に渡すものを計画から拾い、提案と関係する部分を示します。
  • 始める順番を読む　当初から行う作業と、後から加える作業を分けます。最終的な計画を最初から行う前提にしません。
  • 現在の業務と区別する　既存の手順を使う部分は、計画上の採用が決まっている範囲だけを提案の材料にします。

計画から拾う提案の材料

聞くこと方法注意
予定する作業計画にある作業を実施順に並べます。現在の業務から推測して補いません。
作業の受け渡し前後の作業で何を受け渡すか整理します。受け渡し方の未定部分を残します。
始める順番当初の作業と後から加える作業を分けます。将来の作業を当初の対象に含めません。
既存手順の利用計画で使うと決まった手順を特定します。既存の手順すべてを前提にしません。
表は編集部作成の例です。計画に記載がない部分は、未確認として扱います。

計画に書かれた内容が決定済みとは限らない

計画資料には、決定した内容と検討段階の内容が混在することがあります。記載の有無ではなく、決定状況で提案への使い方を分けます。

  • 決定した範囲を区切る　作業を行うことが決まっていても、方法まで決まっているとは限りません。決定した部分を区切ります。
  • 候補を決定扱いしない　候補が残っている事項は、候補ごとの違いを記します。有力な案でも、決定済みには含めません。
  • 未着手の事項を残す　検討を始めていない事項は、その状態を記します。記載がない事項を、相手が不要と決めた事項として扱いません。

計画の決定状況の分け方

区分確かめること注意
決定済み作業、方法、役割のどこまで決まったか確認します。未決定の細部まで確定扱いしません。
候補あり残る候補と、まだ選べない理由を整理します。提案に都合のよい候補を選びません。
未着手検討の対象に入っているか確認します。未検討と実施しない決定を区別します。
表は編集部作成の例です。決定状況は計画全体ではなく、項目ごとに記します。

未決事項の扱いは、決める人と時期と必要な材料で分かれる

検討中と分かっても、誰がいつ決めるかが分からないと、提案でどう扱うかを決めにくくなります。決める人と時期に加え、判断に必要な材料を整理します。

  • 決める人を特定する　計画を説明する人と、未決事項を決める人を区別します。事項ごとに決定する役割を記します。
  • 決定の時期を記す　決定予定日や、決定に先立つ条件を記します。時期自体が未定なら、未定であることを残します。
  • 提案の用途を分ける　候補を選ぶための材料か、決定後に具体化する提案かを分けます。提案に必要な情報がそろった部分から作ります。

未決事項の決定に関する整理

確かめること方法注意
決める人事項ごとに決定する役割を記します。説明を受けた相手と同じとは限りません。
決める時期決定予定日か、先に満たす条件を記します。業務を始める日と混同しません。
必要な材料候補の判断に使う情報を特定します。判断に不要な細部まで作り込みません。
提案の用途判断用か、決定後の具体化用かを記します。判断用の案を確定内容として扱いません。
表は編集部作成の例です。決定時期の目安を置かず、相手の計画上の予定を記します。

先に決める範囲は未定の運用との関係で決まる

運用が未定でも、計画から決められる内容はあります。未決事項がどの候補に決まっても使える部分と、決定を待つ部分を分けます。

  • 計画だけで決める　対象作業など、計画で決定済みの内容から定められる範囲を示します。未定の方法まで含めません。
  • 運用の決定を待つ　役割や受け渡し方で変わる内容は、関係する運用が決まるまで確定を保留します。
  • 後の変更を妨げない　先に決めることで候補が選べなくなる内容は、その制約を示してから確定の要否を判断します。

運用が未定の段階での決定範囲

区分例注意
計画で決める実施が決まった受付作業を提案対象にします。受付方法の未定部分は含めません。
運用を待つ役割が未定のため、利用権限は保留します。役割が決まる前に権限を固定しません。
先決めに注意受け渡す項目を固定すると候補の手順が使えなくなります。残る候補への制約を先に示します。
表は編集部作成の例です。確定を保留する内容には、決定に必要な事項を添えます。

仮定を使う提案には相手との共有が必要だ

未定の運用に仮定を置けば、提案を具体化できる場合があります。その仮定と、変わった場合の影響を提案内容と一緒に示します。

  • 仮定と決定を分ける　計画で確認できた内容と、自社で置いた仮定を分けて記します。仮定を置いた事項を、確認済みの事項のように書きません。
  • 影響する箇所を示す　仮定ごとに、提案のどの内容が依存しているかを記します。変わる可能性だけで済ませません。
  • 仮定の使用を確認する　その仮定で提案を検討できるか確認します。仮定の使用への了承を、運用の決定とは扱いません。

仮定を置く際の扱い方

場面すること避けること
役割が未定受付と確認を同じ役割で行う仮定を示します。相手が決めた役割として記載しません。
仮定に依存役割を分ける場合は権限設定が変わると示します。影響を提案全体などの曖昧な表現で済ませません。
相手が確認仮定として使えるか、確認結果を残します。異論がないことだけで了承扱いしません。
表は編集部作成の例です。確認前の仮定には、相手の確認が済んでいないと明記します。

計画にない作業が提案に必要とは限らない

慣れた進め方をそのまま当てはめると、相手の計画にない作業まで提案に含まれることがあります。追加が必要と考える場合は、計画との差と理由を分けて示します。

  • 定型の手順を見直す　自社の提案書にある作業を、相手の計画と照合します。いつも含める作業でも、自動的には足しません。
  • 省いた理由を整理する　意図して省いた作業か、未検討の作業かを区別します。計画にないことだけで不足とは判断しません。
  • 追加の理由を分ける　提案の成立に必要な作業と、任意の追加案を分けます。追加する場合は、計画を変える点として示します。

計画にない作業の扱い方

場面すること避けること
定型案に含む計画にない作業を取り出して扱いを確認します。定型案にあるという理由で含めません。
意図して省略省いた理由と提案への影響を整理します。説明なく作業を復活させません。
成立に必要必要な理由と、追加しない場合の制約を示します。相手が行う作業として織り込みません。
任意の追加計画に沿った提案と分けて提示します。必須の作業として扱いません。
表は編集部作成の例です。追加作業の理由は、相手の事業の評価と切り離して示します。

提案の前提が崩れる変更には事前の明示が必要だ

計画が変わると、提案の前提条件が成り立たなくなることがあります。変更される項目と、その条件に依存する提案箇所を対応させます。

  • 業務範囲の変更を挙げる　対象作業の追加や取りやめで、何が変わるかを示します。提案に含めた範囲の境目を明らかにします。
  • 人数と役割の変更を挙げる　商品を使う人数や役割が変わる場合に、権限や支援内容などのどこを見直すかを示します。
  • 順番の変更を挙げる　前の作業の完了を前提にした部分を特定します。始める順番が変わると成立しない条件を記します。

提案の条件が成り立たなくなる変更

変更の種類影響する箇所注意
業務範囲受付後の確認を追加すると、対応範囲を見直します。追加作業が元の提案に含まれるとは扱いません。
利用人数想定した人数を超えると、利用条件を見直します。人数に依存する条件がある箇所を示します。
利用者の役割受付と確認の役割を分けると、権限設定を見直します。人数が同じでも役割の変更を確認します。
始める順番データ整備より先に受付を始めると、受付手順を見直します。前の作業が済む前提を明記します。
表は編集部作成の例です。影響は提案内容によって異なるため、実際の条件に置き換えます。

計画変更後の見直し範囲は提案への影響で決まる

条件に影響する変更が分かった後は、提案のどこを保留し、どこを作り直すかを判断します。連絡する変更と見直す手順を、あらかじめ共有します。

  • 知らせる変更を決める　提案の条件に影響する変更を連絡対象にします。変更が未決定でも、案として共有するかを決めます。
  • 影響する提案を保留する　変更前の条件が使えない箇所を特定し、確認が済むまで確定内容として扱わない範囲を示します。
  • 作り直す範囲を分ける　影響が及ぶ箇所をたどり、修正部分と維持できる部分を分けます。修正後の前提を再度共有します。

計画が変わった場合の見直し手順

手順すること注意
変更を受ける変更内容と、決定済みか検討中かを記します。変更案を確定した計画に置き換えません。
前提を照合する元の条件が使えない箇所を特定します。影響する提案の確定を保留します。
修正範囲を分ける関連する設定や作業まで影響をたどります。維持できる部分も明示します。
修正版を共有する新しい前提と修正した内容を示します。古い条件をそのまま使える状態にしません。
表は編集部作成の例です。変更の連絡先と、修正版の確認相手も併せて決めます。

計画と仮定を分けた記録で、未確定の事項が分かる

打ち合わせの記憶だけに頼ると、決定事項と提案用の仮定が混ざることがあります。計画の内容、確認結果、確認した相手を分けて残します。

  • 決定状況を記録する　決定済みの範囲と検討中の内容を別々に記します。未着手の事項も、空欄にせず状態を残します。
  • 仮定の確認結果を残す　置いた仮定と、提案への使用を認められたかを記します。相手の決定事項と区別して記します。
  • 確認元と変更前を残す　確認した相手、確認日、参照した資料を記します。変更前の内容も残し、どの提案に使ったかを示します。

提案の前提として残す記録

記録項目書くこと理由
決定済み決まった内容と、その範囲を書きます。決まっていない細部と区別できます。
検討中候補、未着手の事項、決める人と時期を書きます。決定を待つ部分が分かります。
置いた仮定仮定の内容と影響する提案箇所を書きます。計画で決まった内容と区別できます。
確認した相手相手の氏名や役割、確認日、確認結果を書きます。誰に何を確認したかをたどれます。
参照した資料計画資料と、前提を使った提案の保存先を書きます。記録と提案の対応が分かります。
変更の履歴変更前後の内容と更新日を書きます。以前の提案の根拠も確認できます。
表は編集部作成の例です。確認した相手が決める人と異なる場合は、その違いを残します。

整理表で提案の前提と見直す箇所が分かる

計画の項目ごとに、決定状況から見直す箇所までを同じ行に記します。提案前と計画変更時に、確認が残る部分を読み取れる形にします。

  • 計画の項目で行を分ける　受付方法や利用者の役割など、別々に決まる内容で行を分けます。計画全体をまとめて記入しません。
  • 仮定と影響を横に並べる　仮定の右に、仮定が変わると変わる箇所と、相手への確認結果を記します。仮定がない場合も、その旨を記載します。
  • 確認事項と記録先を残す　次に確認する内容を具体的に書き、根拠となる記録の保存先を添えます。変更時は該当する行を更新します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

計画の項目決定済みか検討中か決める人と時期提案で置いた仮定仮定が変わると変わる箇所相手に確かめた結果成り立たなくなる変更見直す箇所次に確認すること記録先
受付の対象申込受付のみで決定済みです。業務の担当役員が決定済みです。仮定は置いていません。該当しません。対象は申込受付だけと確認済みです。受付以外の作業が追加される場合対応範囲を見直します。追加があれば役割分担を確認します。計画資料と確認記録に残します。
利用者の役割役割の分け方を検討中です。業務の担当役員が決めます。時期は未定です。受付と確認を同じ役割で行います。権限設定が変わります。仮定として使えるかは未確認です。受付と確認の役割が分けられる場合権限設定を見直します。仮定の使用可否と決定時期を確認します。確認記録と提案書に残します。
表は編集部作成の例です。記録先には、実際の資料名や保存先を記入します。