欄名が同じでも記入時の仕事が同じとは限らない

記入前の帳票を見るだけでは、記入者が書くまでに行う確認や判断は分かりません。使う場面から記入後の使い道までたどると、欄名だけでは分からない仕事を聞き取れます。

  • 聞き取りの起点を決める　実際に使う帳票と、記入を始めるきっかけを特定します。聞き取る用件の範囲を決めます。
  • 欄ごとの仕事を見分ける　書く人と情報の入手元を調べ、転記・選択・判断を分けます。帳票の外で行う確認も記録します。
  • 記録に残す内容を決める　記入後に読む人と使い道まで整理します。未確認の点は、該当する欄と対応させて残します。

見せられた帳票が現在の仕事を表すとは限らない

説明用に用意された帳票と、現在使っている帳票は異なる場合があります。まず、どの仕事のどの場面を聞き取れる帳票なのかを特定します。

  • 使う仕事を特定する　帳票の名前から用途を決めず、実際に使う仕事と、その中で記入する場面を聞き取ります。
  • 現在の使用を確認する　今も使っている書式かを確認します。部署や用件で使い分けがあれば、その違いも残します。
  • 説明用との違いを残す　説明用の書式なら、実際の書式と異なる欄や省かれた部分を確認してから読み進めます。

帳票と実際の仕事の関係

確かめること方法注意
使う仕事仕事の流れの中で、使う場面を示してもらいます。帳票名だけで用途を決めません。
現在の使用現在使う書式と見比べてもらいます。手元にあるだけで現行とは判断しません。
説明用との関係共通する欄と異なる欄を分けてもらいます。省略された部分を実務にもないと考えません。
表は編集部作成の例です。実際に使う場面が未確認なら、その範囲を明記します。

同じ帳票でも、作成のきっかけで聞く範囲が変わる

同じ帳票が別の用件に使われると、記入を始める理由や関わる人も変わります。きっかけと作成を頼む人を結び付け、用件ごとに聞き取ります。

  • 開始の出来事を捉える　何が起きると記入を始めるかを聞き取ります。帳票が必要になる出来事までさかのぼります。
  • 作成の依頼元を分ける　作成を頼む人と、実際に書き始める人を分けます。自分で必要と判断して作る場合も記録します。
  • 別の用件を混ぜない　同じ帳票を別の用件でも使う場合は、きっかけごとに記入欄や関係者の違いを整理します。

作成が始まる条件

聞くこと方法注意
開始の出来事記入直前に起きる出来事をたどります。作成目的だけで聞き取りを終えません。
作成の依頼元依頼を受けて作る場合と、自ら作る場合を分けます。依頼元と記入者を同じ人と決めません。
別の用件別のきっかけで使う場合も挙げてもらいます。異なる用件の説明を混ぜません。
表は編集部作成の例です。以降の聞き取りには、対象とする用件を添えます。

帳票の作成者がすべての欄を書くとは限らない

書き始める人が、そのまますべての欄を埋めるとは限りません。欄ごとに記入する人と時点をたどり、内容を確認する役割も分けて記録します。

  • 欄ごとに書く人を追う　作成者の名前だけで済ませず、各欄を実際に書く人の役割や部署を対応させます。
  • 後からの記入を拾う　別の人に渡った後で埋まる欄を探します。書く人が替わる場面も、その欄に添えます。
  • 記入と確認を分ける　内容を確認する人と、帳票に記入する人を区別します。同じ人が担う場合も、その両方を残します。

欄に関わる役割の区別

区分確かめること注意
最初の記入書き始める人と、その人が記入する欄を特定します。作成者名を全欄に当てはめません。
後からの記入別の人が記入する欄と、その時点を特定します。欄が空いているというだけで、後から別の人が記入する欄とは判断しません。
内容の確認確認する人と、確認の対象となる欄を特定します。記入していない人の確認も含めます。
表は編集部作成の例です。用件によって役割が変わる場合は、その条件も記録します。

記入する人が情報の入手元とは限らない

欄を埋めるために、別の資料を探したり、人に尋ねたりする場合があります。記入する人の説明から、情報を得る場所と相手を欄ごとにたどります。

  • 記入者が知っている根拠を聞く　記入者がすでに知っている情報でも、経験で覚えているのか、その場で見て分かるのかを区別します。
  • 参照する箇所まで残す　別の書類を見る場合は、その名前だけでなく、どの部分を見て記入するかまで記録します。
  • 尋ねる相手までたどる　人に尋ねる場合は、相手の役割と得る内容を残します。答えが得られない場合の対応も聞き取ります。

記入情報を得る経路

入手元聞くこと注意
記入者の把握何を見たり経験したりして分かる情報かを聞き取ります。覚えている情報と、その場で確認する情報を分けます。
別の書類参照する書類と、その中の箇所を聞き取ります。書類名だけでは参照箇所が分からない場合があります。
他の人尋ねる相手の役割と、教えてもらう内容を聞き取ります。回答を受けた後に追加の確認がないかも調べます。
表は編集部作成の例です。入手元が複数ある欄は、それぞれの使い分けも残します。

短い記入欄でも、書くまでの作業は転記とは限らない

同じように短い記入内容でも、転記で済む場合と、判断を要する場合があります。文字数や欄の形ではなく、書くまでに行うことから区別します。

  • 転記の途中を調べる　そのまま書き写す欄では、元の記載と記入内容を対応させます。加工や読み替えがあれば別に残します。
  • 選択の根拠を調べる　候補から選ぶ欄では、選ぶ基準と迷う条件を聞き取ります。候補があるだけで単純とは判断しません。
  • 判断する内容を分ける　内容を考えて書く欄では、考える範囲と根拠を聞き取ります。人への相談が必要な条件も残します。

書くまでの作業の区別

区分確かめること注意
転記元の情報をそのまま写すかを確認します。計算や読み替えがあれば転記だけに分類しません。
選択候補の中から選ぶ基準を確認します。選択にも判断が伴う場合があります。
判断情報をどう解釈し、記入内容を決めるかを確認します。記入内容の短さで判断の負担を決めません。
表は編集部作成の例です。同じ欄で転記・選択・判断が重なる場合は、併記します。

記入前の確認は、帳票の欄に現れるとは限らない

帳票に書く内容が決まる前に、口頭の確認や相談が行われる場合があります。記入だけを追わず、その欄を書ける状態になるまでの作業をたどります。

  • 書く前の確認を拾う　記入を始める前に誰と何を確認するかを聞き取ります。確認の結果で変わる欄も対応させます。
  • 残らない相談を拾う　迷ったときの相談先と、相談する条件を記録します。帳票に結論だけが残る場合も含めます。
  • 欄のない作業を拾う　記入のために行う現物の確認や資料の照合を聞き取ります。作業の実施を記す欄がなくても残します。

帳票の外で行う作業

場面聞くこと注意
記入前口頭で確認する相手と内容を聞き取ります。帳票に記載されない確認も対象にします。
判断に迷うとき相談する条件と、相談で決まる内容を聞き取ります。毎回行う確認と、条件付きの相談を分けます。
記入の準備現物や資料を確かめる作業を聞き取ります。作業を記す欄がないことを、省略の根拠にしません。
表は編集部作成の例です。外で行う確認は、影響する記入欄と対応させて残します。

欄の必要性は書く人の都合だけで決まるとは限らない

書くときには用途が分からない欄でも、後から読む人の判断に使われる場合があります。記入後の行き先をたどり、欄ごとの使い道を聞き取ります。

  • 記入後に読む人を追う　記入後に誰がどの場面で読むかを確認します。最初の受け取り手の先にも利用者がいれば記録します。
  • 欄と判断を結び付ける　読む人がどの欄を見て何を決めるかを聞き取ります。複数の欄を見比べる場合は、その組み合わせも残します。
  • 見えない用途を調べる　書く人が用途を説明できない欄は、読む人に確認します。照合や後からの振り返りに使う場合も含めます。

記入後の情報の使われ方

聞くこと方法注意
読む人記入後の行き先を順にたどります。受け取るだけの人と、内容を使う人を分けます。
判断する内容見る欄と、それを使って決めることを対応させます。帳票全体の用途だけで終えません。
分かりにくい用途実際に情報を使う人へ確認します。すぐに使わない欄にも、後の用途があり得ます。
表は編集部作成の例です。記入直後だけでなく、後から参照する場面も対象にします。

似た名前の欄が同じ役割を持つとは限らない

似た欄名でも、情報の入手元や使う場面が違えば役割は異なります。用途を確認できていない欄は、削減候補と決めずに調べる対象として残します。

  • 名前以外の違いを見る　似た名前の欄は、書く時点・情報の入手元・使い道を比較します。同じ値が入るだけでは重複と決めません。
  • 説明できる人を探す　記入者が説明できない場合は、帳票を確認する人や読む人に用途を尋ねます。説明がないことと用途がないことを分けます。
  • 未確認として残す　用途が分からない欄には、確認先と未確認の内容を添えます。確認が済むまでは削減の提案に含めません。

欄の役割を判断する前の対応

場面すること注意
似た名前がある記入時点と入手元、使い道を比較します。欄名だけで重複と決めません。
説明が得られない帳票を確認する人や読む人に用途を尋ねます。記入者の説明だけで不要と決めません。
用途が未確認調べる内容と確認先を記録します。未確認の欄を削減の提案に含めません。
表は編集部作成の例です。見た目による印象と、聞き取って確認した役割を区別します。

欄と対応させて記録すると、聞き取りの対象が分かる

口頭の説明だけを別に残すと、どの帳票のどの欄について聞いたのかが曖昧になります。使う場面と該当欄が分かる形で、聞き取りの記録を帳票に添えます。

  • 帳票と場面を特定する　対象の帳票と、聞き取った用件やきっかけを記します。別の用件の説明と区別できるようにします。
  • 説明を欄に対応させる　書く人、確認する人、入手元、判断の内容を欄ごとに残します。同名の欄は位置も記して区別します。
  • 未確認の点と記録先を残す　未確認の点と確認先を記します。追加で聞き取った内容の記録先も添え、次に調べる人が説明をたどれるようにします。

帳票と一緒に残す内容

記録項目書くこと理由
用途と場面対象の帳票、用件、使う場面、作成のきっかけを記します。別の用件についての説明と区別できます。
記入する人該当欄、記入する人、確認する人を記します。欄ごとの役割の違いが分かります。
情報の入手元参照箇所や尋ねる相手と、記入までの判断を記します。情報を得て書くまでの作業をたどれます。
未確認の欄該当欄、未確認の内容、確認先、補足の記録先を記します。分かった内容と、調べる必要がある内容を分けられます。
表は編集部作成の例です。帳票側にも聞き取り記録の所在を添え、相互に参照できるようにします。

欄ごとの聞き取り表で帳票に現れない仕事が分かる

同じ用件で使う帳票について、記入前から利用までを記録します。欄ごとにこの表を使い、複数の欄に共通する説明はまとめて記録して、各欄にはその参照先を記します。

  • 対象の欄を明らかにする　帳票の名前と用途、使う場面を記します。記入欄は帳票上で見つけられる名前や位置で示します。
  • 書くまでと使い道を残す　書く人と確認する人、入手元、転記・選択・判断を記します。帳票の外の確認と記入後の用途も残します。
  • 未確認の点を引き継ぐ　分からない内容は推測で埋めず、確認先とともに記します。続きの聞き取りや補足を残す場所も添えます。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

記録項目記入欄記録項目記入欄
帳票の名前と用途情報の入手元
使う場面ときっかけ転記・選択・判断の別
記入欄帳票の外の確認
記入する人情報を使う人と判断
確認する人未確認の点と記録先
表は編集部作成の例です。未確認の点には確認先を、記録先には補足を参照できる場所を記します。