繁忙時の提案は、増える仕事と変える対応で分かれる

忙しいという説明だけでは、必要な提案は決まりません。増える仕事と繁忙時に普段と変える対応を分け、支援が必要になる場面を整理します。

  • 仕事の増え方を捉える　仕事が増える時期ときっかけを捉え、増える仕事と変わらない仕事を分けます。
  • 対応の変化を捉える　進め方の変更、後回しや省略、応援の範囲を整理し、繁忙後に残る作業まで把握します。
  • 提案する範囲を決める　商品で支援できる範囲と人の判断が残る範囲を分け、未確認の点とともに記録します。

仕事が増える時期だけでは、原因が分かるとは限らない

同じ時期に忙しくなっても、仕事が増えるきっかけは異なります。直近の繁忙を起点に、何が始まり、どの仕事が増えたかをたどります。

  • 時期と出来事を分ける　季節や月内の時期に加え、商談先の取引先の動きや商談先の社内行事を記録します。
  • 始まりの合図を捉える　依頼の到着や行事の準備など、仕事が増え始める出来事を特定します。
  • 予測できる範囲を分ける　事前に分かる予定と、発生してから分かる変化を分けます。

繁忙の時期ときっかけを整理する表

確かめること方法注意
季節や月内の時期直近の繁忙が始まった時期と、重なった出来事をたどります。時期が同じでも原因が同じとは決めません。
取引先の都合発注や納品の予定変更と、増えた仕事を対応させます。取引先の予定と実際の依頼を分けます。
商談先の社内行事行事の準備から終了後まで、仕事が増える箇所をたどります。開催中だけを繁忙の範囲にしません。
表は編集部作成の例です。

繁忙時でも、すべての仕事が増えるとは限らない

忙しさには、件数が増える場合と、同じ件数でも手間が増える場合があります。変わらない仕事も記録し、変化が起きる箇所を絞ります。

  • 件数の変化を捉える　同じ作業を繰り返す回数が増えるのかを、普段の状態と比べます。
  • 手間の変化を捉える　追加の確認や修正など、一件の処理に加わる作業を挙げます。
  • 変わらない仕事も記録する　件数も手間も変わらない仕事を分け、提案の対象を広げすぎないようにします。

仕事の増え方を分ける表

区分見分け方扱い
件数が増える同じ内容の依頼や処理が、普段より増えています。増える作業が何を受けて始まり、何を終えれば完了するかを記録します。
手間が増える一件の処理に、確認や修正が加わっています。追加される作業と発生条件を記録します。
変わらない件数と一件あたりの作業内容が、普段と変わりません。繁忙時も同じ進め方を続けられるかを確認します。
表は編集部作成の例です。

繁忙時の進め方は、普段と比べて変える作業に限られる

仕事が増えると、処理の順番や確認の入れ方が変わる場合があります。変更した箇所と、その変更を終える条件を対にして整理します。

  • 普段との差を示す　同じ仕事について、普段の進め方と繁忙時の進め方を並べます。
  • 変更の条件を残す　どの状態になったら進め方を変えるのか、変更のきっかけを記録します。
  • 元に戻す条件を残す　繁忙が収まったと判断する条件と、普段の進め方に戻す箇所を記録します。

繁忙時に普段と変える進め方の整理表

変え方聞くこと注意
順番を変える普段より先に行う作業と、その変更条件を聞きます。後になった作業の扱いも残します。
確認を減らす減らす確認と、繁忙時も残す確認を聞きます。確認を後に移す場合と、省く場合を分けます。
まとめて行う繁忙時だけ一緒に処理する作業と、戻す条件を聞きます。まとめるために着手を待たせる作業と、後の工程への影響も残します。
表は編集部作成の例です。

作業を後回しにしても、不要になったとは限らない

繁忙時に本人が行わなくなった作業にも、後で行うもの、省くもの、別の人に頼むものがあります。作業が消えたと捉えず、その後の扱いを分けます。

  • 延期と省略を分ける　後で行う予定がある作業と、今回は行わないと決めた作業を区別します。
  • 依頼後の状態を残す　別の人に頼んだ作業は、引き受けられた状態と完了した状態を分けます。
  • 扱いが未定なら残す　後で行うか省くかが決まっていない作業は、未決定と記録します。

繁忙時に本人が行わない作業の整理表

区分聞くこと注意
後で行う再開する条件と、再開まで保管する情報を聞きます。後回しを完了として記録しません。
今回は行わない省くと決めた作業と、その扱いが適用される条件を聞きます。必要性がなくなったとは決めません。
別の人に頼む依頼した作業と、終了を知る方法を聞きます。依頼した時点で完了とみなしません。
表は編集部作成の例です。

応援に任せる作業と判断の範囲は、同じとは限らない

繁忙時の応援では、作業を任せても、例外の判断は元の担当者に残る場合があります。応援が入る場合の作業範囲と、元の担当者に確認する境目を整理します。

  • 参加する条件を残す　どの部署や役割から、どの状態になったら応援に入るかを記録します。
  • 任せる区間を区切る　準備から完了までのうち、応援に任せる開始箇所と終了箇所を示します。
  • 判断の境目を残す　応援に入った人がそのまま進められる条件と、元の担当者に確認する条件を分けます。

繁忙時の応援範囲を整理する表

確かめること方法注意
応援に入る人部署や役割と、応援が始まる条件を記録します。応援が入ることを前提にしません。
任せる作業受け取る情報と、作業後に渡すものを対応させます。作業名だけで任せる範囲を表しません。
判断できる範囲応援だけで進められる場合と、元の担当者に確認する場合を分けます。判断待ちの作業を誰が管理し、どこに記録するかも残します。
表は編集部作成の例です。

繁忙時の取り違えは、進め方を変えた箇所から探すことになる

進め方を変えた箇所では、作業の状態が伝わらなくなる場合があります。実際に起きたことと懸念を分け、どの変更と重なったかを整理します。

  • 発生した事実を残す　直近の繁忙で起きた出来事を記録し、起きそうという見込みと分けます。
  • 変更との関係をたどる　順番や確認の変更前後で、作業の状態が伝わらなくなった箇所を探します。
  • 気づいた後もたどる　取り違えに気づいたきっかけと、誤りを直すために行った作業を記録します。

取り違えが起きた場面の整理表

場面聞くこと注意
順番の取り違え変更した順番と、実際に進んだ順番の差を聞きます。順番を変えたこと自体を問題と決めません。
連絡の抜け作業の変更や完了が、どこまで伝わったかを聞きます。連絡した状態と、相手が把握した状態を分けます。
記録の遅れ実際の進み具合と記録が食い違った場面を聞きます。記録がないだけで未着手と判断しません。
表は編集部作成の例です。

繁忙が終わっても、延期した作業や記録の整理は残るとは限らない

新しい依頼が落ち着いても、延期した作業や記録の整理が残る場合があります。繁忙の終わりと、関連する作業が完了する状態を分けます。

  • 残る作業を追う　後回しや確認の変更によって、繁忙後に必要になる作業を挙げます。
  • 終わりの状態を示す　何を済ませれば完了なのかを、作業ごとに記録します。
  • 次の繁忙への残りを示す　未完了の作業が次の繁忙まで残る場合は、通常の仕事と分けて記録します。

繁忙後に残る作業の整理表

作業確かめること注意
後回しの作業再開の条件と、完了を判断できる状態を記録します。繁忙が終われば自動で再開すると考えません。
記録の整理実際の処理内容を、どの情報から記録へ反映するかを記録します。記憶だけで補う箇所があれば分けて残します。
確認のやり直し再確認する対象と、確認後に必要な対応を記録します。すべての作業に再確認が必要とは決めません。
表は編集部作成の例です。

商品の支援範囲は、機能と業務の条件で分かれる

進み具合の共有や記録の整理を支援できても、順番の判断まで任せられるとは限りません。確認済みの機能を、繁忙時の具体的な作業に対応させます。

  • 作業と機能を対応させる　増える仕事や変更箇所に対し、どの機能がどの作業を支援するかを示します。
  • 利用する条件を残す　必要な入力情報や更新の担当など、機能を使うための条件を記録します。
  • 人の判断を分ける　例外への対応や優先順の変更など、人が決める範囲と判断に必要な情報を残します。

商品と人が担う範囲の整理表

区分扱い注意
進み具合の共有必要な状態を表示できる機能があれば、支援候補にします。更新される条件と、記録が遅れた場合の見え方を確認します。
記録の整理必要な情報を整理できる機能があれば、対象作業を示します。情報が欠けた場合の補足や確認は別に扱います。
順番の判断条件による処理と、例外を人が判断する部分を分けます。表示や整理ができても、判断まで任せられるとはしません。
表は編集部作成の例です。商品の機能が未確認なら、支援できると断定せず確認事項に残します。

繁忙の記録には、増えた仕事と変えた対応の対応が要る

聞いた項目を別々に残すだけでは、どの変化から作業が生じたかを追えません。同じ繁忙の出来事に結び付け、普段との差と未確認の点を記録します。

  • 出来事を混ぜずに残す　異なる繁忙の話が出たら、時期ときっかけを分けて記録します。
  • 変化の順に結び付ける　仕事の増加、進め方の変更、繁忙後に残る作業を対応させます。
  • 根拠と未確認を残す　説明の出どころと参照した記録先を添え、不明な箇所は未確認と明記します。

聞き取った内容の記録表

記録項目書くこと理由
時期ときっかけ繁忙の時期と、仕事が増え始めた出来事を書きます。別の繁忙の話と混同しないため。
増える仕事件数と手間のどちらが増えるか、変わらない仕事も書きます。支援を検討する対象を絞るため。
変える進め方普段との差と、変更を始める条件・戻す条件を書きます。対応が必要になる場面を示すため。
後回しの作業再開条件を書き、省く作業や別の人に頼む作業と分けます。未完了の作業を見失わないため。
残る作業繁忙後に行う作業と、完了を判断できる状態を書きます。繁忙の終了と作業の完了を区別するため。
表は編集部作成の例です。

繁忙時の確認表には、未確認の点も書くことになる

確認表は、繁忙の始まりから終了後までを見渡すために使います。分かった内容を短く記入し、分からない点は次に確認する対象として残します。

  • 同じ繁忙について書く　対象とする繁忙を決め、増える仕事から終了後の作業まで記入します。
  • 判断が残る箇所を書く　応援や商品に任せられる範囲に加え、人への確認が必要な条件も記入します。
  • 空欄の意味を明らかにする　該当しない項目と未確認の項目を分け、確認する相手と記録先を残します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入する内容確認項目記入する内容
増える時期ときっかけ時期と、増加が始まる出来事を書きます。増える仕事件数が増える仕事と、手間が増える仕事を書きます。
増えない仕事件数と手間が変わらない仕事を書きます。変える進め方普段との差と、変更・復帰の条件を書きます。
後回しにする作業再開条件を書く。省く作業は区別して書きます。応援に入る人と範囲部署や役割、任せる作業、判断を戻す条件を書きます。
起きた取り違え実際に起きた取り違えを書く。懸念は事実と分けます。終わった後に残る作業残る作業と、完了を判断できる状態を書きます。
商品で支援できる範囲確認済みの機能と対象作業、人の判断が残る部分を書きます。未確認の点と記録先不明な点、確認する相手、参照する記録先を書きます。
表は編集部作成の例です。実際の聞き取りに合わせて記入します。未確認の内容は推測で埋めません。