資料探しの支援範囲は、困る場面で決まる

資料を探すのが大変という説明だけでは、提案する支援を決められません。探す手掛かりと、見つけた資料を選ぶ理由を分けて整理します。

  • 探す場面を特定する　何の仕事で誰が何を探し、どの手掛かりを使うのかを整理します。
  • 困る場面を分ける　見つからない場面と、見つかっても選べない場面を分けて記録します。
  • 提案の範囲を決める　探した後の作業まで踏まえ、商品で支援する部分と人が判断する部分を分けます。

探す資料の種類と範囲は、使う作業で分かれる

資料という言葉だけでは、探す対象の範囲が分かりません。具体的な仕事に沿って、必要な資料の種類と量を整理します。

  • 仕事から対象を絞る　業務全体ではなく、資料が必要になる作業を取り上げます。その作業で何を探すかを記録します。
  • 対象の種類を分ける　特定の資料そのものを探すのか、必要な情報を含む資料を探すのかを分けます。
  • 必要な量を捉える　目的の資料が見つかれば足りるのか、条件に合う資料をまとめて集める必要があるのかを整理します。

探す対象を特定する整理表

確かめること方法注意
仕事の場面資料が必要になる作業と、その作業の目的を記録します。部署名や業務名だけで終えません。
対象の種類過去の成果物、記録、参考資料などに分けます。同じ呼び名でも、内容が違う場合があります。
必要な範囲資料全体が必要か、特定の記載が必要かを分けます。資料の所在と、記載箇所の所在を混同しません。
探す量特定の資料を求めるのか、該当する資料を集めるのかを整理します。候補が見つかることと、必要な資料が集まることを分けます。
表は編集部作成の例です。

資料を探す人が、使う人とは限らない

自分で使うために探す場合と、頼まれて探す場合があります。探し始めるきっかけと、依頼時に渡される情報を整理します。

  • 役割を分ける　探す人、依頼する人、使う人を区別します。同じ人が担う役割も、そのまま記録します。
  • 始める条件を捉える　作業の開始、依頼の受領、内容の確認など、探し始める直前に起きることを整理します。
  • 依頼の情報を捉える　頼まれて探す場合は、対象を特定する情報と、選ぶための条件が伝わっているかを分けて扱います。

探す人と依頼の関係を整理する表

聞くこと方法注意
探す人実際に資料を探す役割を記録します。業務を担う人と同じだと決めつけません。
きっかけ探し始める直前の出来事を記録します。困った理由ではなく、開始の条件を捉えます。
依頼する人依頼元と、依頼時に伝わる情報を記録します。資料名だけで利用目的まで伝わるとは限りません。
使う人見つけた資料を受け取り、使う役割を記録します。探す人だけで採用を決められるとは限りません。
表は編集部作成の例です。

探す手掛かりは、資料名だけとは限らない

資料名を覚えていなくても、日付や内容、作成した人や受け取った相手を手掛かりに探す場合があります。実際に使う情報と、その情報を得る方法を整理します。

  • 記憶の内容を分ける　正確に分かる情報と、おおよそ覚えている情報を分けます。記憶を正式な名称として扱わないようにします。
  • 手掛かりの使い方を見る　どの情報から探し始め、候補が出ない場合に何を足すのかを記録します。
  • 人から得る情報を捉える　人に聞く場合は、置き場所を教わるのか、資料名や内容を教わるのかを区別します。

手掛かりの種類と確かめ方

手掛かり確かめること注意
名前正式な資料名、略称、仕事の呼び名のどれを使うかを整理します。同じ資料に複数の呼び名がある場合は、それぞれの呼び名を記録します。
日付や番号何を表す日付や番号なのかを記録します。作成日と対象の出来事の日を混同しません。
内容の記憶覚えている言葉、扱った内容、資料の特徴を記録します。記憶と実際の記載が一致するとは限りません。
人に聞く誰から、どのような情報を得て探すかを整理します。所在を知る人と、採用を決める人を分けます。
表は編集部作成の例です。

資料が見つかるだけで、使えるとは限らない

候補が出ない場合と、候補から選べない場合では、必要な支援が違います。探す途中のどこで作業が止まるかを分けて記録します。

  • 候補の有無を分ける　資料が存在しないと決めつけず、使った手掛かりと探した範囲で候補が出たかを記録します。
  • 選べない状態を捉える　候補が出ても、違いを説明できない場合があります。選択に足りない情報を残します。
  • 新旧が分からない場合を分ける　資料の新旧が分からない状態は、見つからない状態と分けます。更新の日付や差し替えの情報を確認する対象にします。

資料探しが止まる状態の分類

区分見分け方扱い
見つからない探した範囲では、対象に当たりそうな候補が出ません。使用した手掛かりと探した場所を記録します。
候補を選べない候補は出るが、どれを使うか決められません。候補の違いと、選択に足りない情報を記録します。
新旧が分からない同じ内容の資料が見つかるが、更新の前後が分かりません。更新や差し替えを判断できる情報の有無を記録します。
表は編集部作成の例です。状態が重なる場合は、該当する区分を併記します。

最新の資料が、使うべき資料とは限らない

新しい資料でも、未承認だったり、使う仕事の条件と違ったりする場合があります。候補から採用する理由と、その理由を確認できる情報を整理します。

  • 条件の優先順を捉える　新しさ、承認の状態、作成元のどれを優先するかを整理します。条件が食い違う場合の扱いも残します。
  • 判断のよりどころを残す　日付や承認の表示など、採用の判断に使う情報を記録します。名称からの推測とは分けて扱います。
  • 判断する役割を残す　条件だけでは決められない場合に、誰が使用の可否を判断するかを記録します。

見つけた資料を選ぶ条件

選ぶ理由聞くこと注意
最新である何の更新をもって最新とするかを整理します。保存された日が新しくても、内容が更新されたとは限りません。
承認済みである何の用途について承認され、どこで確認できるかを記録します。承認済みでも、今回の用途に使えるとは限りません。
作成元が分かる誰が作った資料を採用し、その情報をどこで確認するかを記録します。作成者と、現在の内容を管理する人を混同しません。
用途に合う対象の仕事や利用条件が一致するかを整理します。似た資料という理由だけで採用しません。
表は編集部作成の例です。

探した後の作業で、必要な確認が変わる

見つけた資料を見るだけなのか、写す、渡す、直すのかで、確認する内容が変わります。資料を見つけた時点で聞き取りを終えず、使い方まで整理します。

  • 使う箇所を特定する　資料全体を使うのか、特定の記載だけを使うのかを記録します。必要な箇所まで探す作業も含めます。
  • 渡す条件を捉える　人に渡す場合は、渡す相手と範囲を整理します。見られることと、渡してよいことを区別します。
  • 変更後の扱いを残す　直して使う場合は、変更した資料を誰が確認し、どこに保管するかまで記録します。

資料を見つけた後の作業

作業確かめること注意
見るだけ読む箇所と、読んだ内容で判断することを整理します。資料が開けても、必要な記載が見つかるとは限りません。
写して使う写す箇所と、写した先での使い方を記録します。記載の前提や条件が抜けないかを確認します。
人に渡す渡す相手、渡す範囲、必要な確認を記録します。探した人の閲覧範囲と、渡せる範囲を分けます。
直して使う変更する箇所と、変更後の確認・保管の役割を記録します。元の資料と変更後の資料を区別できるかを確認します。
表は編集部作成の例です。

置き場所が分かっても、資料を探せるとは限らない

保管場所を知っていても、名前の違いや閲覧できる範囲によって候補にたどり着けない場合があります。探し方と保管の仕方を対応させて整理します。

  • 探す範囲を記録する　置き場所の数と、実際に探す場所を記録します。実際に探した場所と、まだ探していない場所を分けます。
  • 名前との対応を見る　探すときの呼び名と、保管時に付ける名前を比較します。名前だけでは判別できない違いも残します。
  • 保管の役割を分ける　作成後に保管する人と、更新時に差し替える人を整理します。古い資料を残す場合の扱いも記録します。

探し方と保管の仕方の対応表

聞くこと方法注意
置き場所保管場所を列挙し、場所の数と探す順序を記録します。実際に探した場所と、存在を知るだけの場所を分けます。
名前の付け方名前に含める情報と、探す手掛かりを比較します。同じ名前でも中身が同じとは限りません。
保管する人作成から保管までの役割と、保管先の決め方を記録します。作成者が保管まで担うと決めつけません。
更新時の扱い差し替える役割と、旧資料を残す場所を記録します。更新後も別の場所に旧資料が残る場合を扱います。
見られる範囲探す人が閲覧できる場所と資料を整理します。閲覧できないことを、資料が存在しないことと混同しません。
表は編集部作成の例です。

支援を提案できるのは、商品で確認できた範囲に限られる

資料探しには、候補を見つける作業、選ぶ判断、使う作業が含まれます。聞き取った要件と商品の確認済みの機能を照らし合わせて、支援範囲を決めます。

  • 作業ごとに照合する　必要な手掛かり、探す範囲、閲覧の条件を商品で扱えるか確認します。未確認の機能は提案の前提にしません。
  • 人の判断を明記する　候補の表示と、使用の可否の判断を分けます。条件が食い違う場合に人が決める部分を残します。
  • 使う作業も個別に見る　閲覧、転記、受け渡し、修正のうち、どこまで商品で支援できるかを個別に記録します。

商品の支援と人の判断の分け方

区分扱い注意
探す作業手掛かりと対象範囲を商品で扱えるか確認します。対象外の保管場所まで探せると説明しません。
選ぶ判断判断材料の表示と、採用の決定を分けて整理します。候補の表示順を、使用してよい順序とみなしません。
使う作業実際の利用手順に沿って、支援できる操作を確認します。人への確認や内容の修正まで自動で済むとみなしません。
表は編集部作成の例です。商品は、商談で提案を検討している商品を指します。

場面と判断を分けて記録すると、提案範囲が分かる

資料探しが大変という記録だけでは、どの作業を商品で支援できるかを後から読み取れません。探す場面から使う作業までを対応させ、未確認の点も記録します。

  • 同じ場面で記録する　手掛かりや選ぶ理由を、対象の仕事と結び付けて記録します。別の仕事の条件を混ぜないようにします。
  • 困る状態を具体化する　候補が出ないのか、出ても選べないのかを書き分けます。判断に足りない情報も併記します。
  • 確認の状態を残す　説明を聞いた内容、実物で確認した内容、未確認の内容を区別します。商品の支援範囲についても、説明を聞いた段階か動作を確認した段階かを記します。

聞き取り内容の記録項目

記録項目書くこと理由
探す場面仕事、対象、必要な量、探す人、開始のきっかけを書きます。どの仕事の条件かを読み返せます。
手掛かり使う情報、探す場所、保管名との違いを書きます。実際に試す探し方を特定できます。
困る場面候補の有無と、選択に足りない情報を書きます。探す作業と選ぶ判断を混同せずに扱えます。
選ぶ理由採用条件、優先順、判断する役割を書きます。見つけた資料を使う条件が分かります。
探した後の作業見る、写す、渡す、直す作業と必要な確認を書きます。発見後に残る作業を把握できます。
支援できる部分確認済みの機能、人の判断、未確認の点と記録先を書きます。商品で支援すると説明できる範囲が分かります。
表は編集部作成の例です。分からない項目は推測で埋めず、未確認と記録します。

確認表に未確認の点を残すと、提案前の不足が分かる

具体的な仕事を取り上げ、探す場面から支援範囲までを記入します。埋まらない欄には未確認と書き、確認する相手と記録先を残します。

  • 仕事ごとに記入する　対象や使い方が違う仕事は、別の確認表に記録します。同じ資料でも、選ぶ条件が変わる場合があります。
  • 困る状態を書き分ける　見つからない場面と選べない場面を別の欄に書きます。該当するか分からない場合も未確認と記入します。
  • 残る確認を明示する　支援できる部分には確認済みの内容を書きます。人に残る判断と、追加で確認する点も残します。

営業先を絞って実施を依頼する流れ

確認項目記入欄確認項目記入欄
探す場面と対象の仕事で、を必要な範囲まで探します。探す人ときっかけが起きると、が探し始めます。依頼元はです。
手掛かりを手掛かりに探します。足りない情報はから得ます。見つからない場面を手掛かりにを探しても、候補が出ません。
選べない場面は見つかるが、が分からず選べません。選ぶ理由を条件に選びます。迷う場合はが判断します。
探した後の作業見つけた資料をに使い、を確認します。保管の仕方置き場所はです。がの決まりで名前を付け、保管・更新します。
商品で支援できる部分確認済みの機能でを支援できます。の判断は人に残ります。未確認の点と記録先が未確認です。に確認し、に記録します。
確認表は編集部作成の例です。空欄には具体的な内容、該当なし、未確認を記入します。