週の件数は、対応できる量から決める

新規開拓では、送った後・かけた後にも仕事が続きます。この資料では、準備から実施後の対応・記録までに使える時間を整理し、今週の件数を決める手順を説明します。

  • 週の時間を配分する　対象選び、実施、反応への対応、記録と見直しのそれぞれに、今週何時間使うかを決めます。
  • 件数と上限を決める　手段ごとの作業量を踏まえ、今週の件数と、増やしすぎを防ぐ上限を決めます。
  • 計画シートに記入する　担当と見直し日まで書き込めば、今週の件数をあとから確認できる計画シートが手元に残ります。

件数は、反応に対応できる量で決める

送る・かける時間だけで件数を決めると、返信や折り返しに対応する時間が足りなくなることがあります。対応の時間まで含めて、続けられる量を決めます。

  • 実施後の仕事を見込む　返信への返答、折り返し、資料送付、商談には、人が対応する時間が必要です。
  • 対応の余力を確保する　今ある問い合わせや商談の時間を確保してから、新しい反応に使える時間を考えます。
  • 対応できる範囲に収める　反応があっても対応できなければ、接点を失いかねません。送った件数だけで進み具合を判断しません。

対応する時間から実施件数を決める

  1. 既存の対応予定を確認する
  2. 新しい反応に使える時間を確保する
  3. 対応できる範囲で今週の件数を決める

週の作業時間を用途ごとに分ける

新規開拓に使える時間を、作業ごとに書き出します。送る・かける時間を埋める前に、反応への対応と記録の時間を確保します。

  • 使える時間を書き出す　会議や既存顧客への対応を除き、今週、新規開拓に使える時間を書きます。
  • 実施以外にも配分する　対象選びや記録にも時間がかかります。実施だけで週の予定を埋めないようにします。
  • 合計が収まるか確かめる　配分した時間の合計が、今週使える時間に収まるか確認します。超える場合は計画を調整します。

週の作業時間を書き分ける

作業内容使える時間
対象を選ぶ条件を決め、宛先や連絡先を確認する。
送る・かける自社で送信・架電を行うか、外注先に実施を依頼する。
反応に対応する返答、折り返し、資料送付、商談を行う。
記録と見直し結果を残し、次の件数を判断する。
表は編集部作成の例です。

手段ごとに、実施前後の作業が違う

同じ件数でも、必要な準備と実施後の仕事は手段によって違います。件数を決める前に、選んだ手段の作業を確認します。

  • 前の作業を確かめる　宛先や送信先の確認、トークの準備など、実施に入るまでの時間を見込みます。
  • 後の作業を確かめる　返信への返答や再コール、結果の記録まで、実施後に残る仕事を確認します。
  • 手段を合わせて考える　複数の手段を使う場合は、同じ相手へのアプローチが重複していないか、反応への対応が一度に集中しないかを確認します。

実施前後の仕事を確認する

手段前の作業後の作業
手紙DM宛先を確認し、手書きの手紙の発送を依頼する。返信に対応し、結果を記録する。
テレアポトークと架電先を確認する。結果を記録し、再コールや資料送付に対応する。
フォーム営業送信先と文面を確認する。返信に対応し、結果を記録する。
表は編集部作成の例です。

反応への対応時間から仮の上限を出す

反応の数は、実施前には分かりません。反応数を予測せずに考えるため、初回は全件に反応があった場合の対応を見込み、新規アプローチ件数の仮上限を置きます。

  • 既存の対応時間を引く　前週から続く返答や商談の時間を先に確保し、新しい反応に使える時間だけを計算に入れます。
  • 対応の時間を見積もる　反応があった相手への返答、確認、資料送付などで今週必要になる時間を、相手1件ぶんとして見積もります。不明なら余裕を持たせます。
  • 仮上限より低く始める　算出値は目標件数ではありません。準備・実施・記録に必要な時間が、割り当てた時間を超えない件数を選びます。

仮上限＝新しい反応への対応に使える時間÷相手1件の対応時間

式の項目何を入れるか注意
使える時間今週、新しい反応への対応に使える時間を入れる。既存の対応予定と予備の時間を除く。
1件の対応時間反応があった相手1件に今週かかる対応時間を見積もる。使える時間と単位を合わせる。
週の上限計算で得た件数を仮上限として記入する。端数は切り捨て、他の作業時間も確認する。
表・式は編集部作成の例です。翌週以降に届く反応や、翌週まで続く商談にも対応時間を確保します。

最初は少なく始め、対応の質を確かめる

初回は、仮上限まで実施する必要はありません。返答と記録を予定時間内に終えられると見込んだ件数で始め、実際にかかった時間を確かめます。

  • 返答の期限を決める　反応を受けた後、いつまでに返答するかを先に決めます。その期限を守れるか確認します。
  • 遅れたら増やさない　返答が遅れた週は、件数を増やしません。どの対応に時間がかかったかを確認します。
  • 記録が遅れたら減らす　実施結果や次に取る対応を記録できない場合は、新しい実施件数を減らし、未記録の内容を整理します。

初回の状況から次の件数を考える

状況件数の扱い
対応が完了したまずは同じ件数で、無理なく続けられるか確かめる。
返答が遅れた件数を増やさず、未対応の反応への返答を優先する。
記録が追いつかない件数を減らし、結果と次の対応を記録する。
反応がまだないすぐに増やさず、後から届く反応への対応時間を残す。
表は編集部作成の例です。

件数の増減は、対応と記録の状態で決める

予定どおり実施できても、件数を増やせるとは限りません。反応への対応と記録が終わり、次の対応に使える時間が残っているかで判断します。

  • 余力まで確認する　期限内の返答と記録の完了に加え、追加の反応を受けられる時間がある場合に増加を検討します。
  • 遅れがあれば減らす　返答の遅れや記録の抜けが続く場合は、件数を減らして未完了の作業を終えます。
  • 除外漏れを先に直す　連絡不要の申し出を反映できていない場合は、該当先への連絡を止め、対象リストを確認します。

増やす条件と減らす条件を決める

判断確認する状態件数の扱い
増やす返答が期限内に終わり、記録があり、対応時間に余裕がある。上限の範囲で増加を検討する。
維持する対応と記録は完了し、今の件数に必要な対応時間は確保できるが、追加の時間はない。今の件数を維持する。
減らす返答が遅れる、または記録が抜けている。未完了の作業を終えられる量まで減らす。
止めて確認する除外すべき相手が対象に残っている。該当先への連絡を止め、対象を確認する。
表は編集部作成の例です。

外注する件数は、自社に残る作業から決める

実施を外注しても、引き継ぎ後の対応や結果の確認は残ります。外注先に依頼できる件数と、自社で返答・資料送付・商談まで対応できる件数を分けて考えます。

  • 作業の分担を確認する　どこまで外注先が行い、どこから自社で対応するかを、依頼前に確認します。
  • 引き継ぎの条件を決める　何を、いつ、誰に引き継ぐかを決めます。受け取った後の返答期限も決めておきます。
  • 自社の余力で依頼する　結果の確認と引き継ぎ後の対応に使える時間から、依頼件数と実施時期を決めます。

自社に残る仕事を確認する

確認する作業依頼前に決めること件数への反映
実施を依頼する外注先が行う作業と実施時期を確認する。自社の対応予定に合わせて依頼する。
引き継ぎを受ける受け取る情報、時期、担当を決める。受け取った後に対応できる量に収める。
反応に対応する返答、資料送付、商談の担当を決める。各担当の使える時間を確認する。
結果を確認する結果の報告方法と、連絡不要の相手を次回から外す手順を決める。確認に使う時間も先に確保する。
表は編集部作成の例です。作業の分担は依頼内容によって異なります。

週の予定に作業と件数を割り当てる

準備、実施、見直しの時間を週の予定に割り当てます。反応は予定外にも届くため、返答できる時間は週を通して確保します。

  • 主な作業日を分ける　準備、実施、見直しを同じ日に詰め込まず、週の中で主に取り組む時間を分けます。
  • 反応には随時対応する　反応への対応を特定の日まで先送りせず、決めた期限内に返答できる時間を各日の予定に残します。
  • 担当別に件数を置く　複数人で進める場合は、人ごとに件数を割り当てます。反応を受け取る担当の余力も確認します。

週の予定を組み立てる

時期主に進める作業確保しておく時間
週の始め対象と除外先を確認し、担当別に実施件数を決める。前週から続く反応に対応する。
週の中送る・かける作業を進め、結果を記録する。新しい反応に返答し、必要な対応を進める。
週の終わり実施結果と遅れを確認し、翌週の件数を決める。届いた反応に対応し、未完了の仕事を予定に入れる。
表は編集部作成の例です。実施日ごとの件数は、自社の予定表に記入します。

毎週記録し、月ごとに上限を見直す

毎週の記録で、計画した件数と実際の負担を比べます。月ごとに使える時間と対応時間を振り返り、上限を見直します。

  • 件数と時間を残す　実施件数、反応があった相手の件数、対応時間、遅れを記録します。反応は、誰に・いつ・どの手段で実施したアプローチと結び付けて記録します。
  • 実態に合わせて見直す　月ごとに上限を再計算します。返答の遅れや人員の変化があれば、月末を待たず件数を調整します。
  • 変更は一つずつ試す　件数を増やすときは、対象条件や手段を同時に変えません。何が対応の負担を変えたか確かめます。

週の記録を次の判断に使う

記録項目見直しで見ること
実施件数計画との差と、実施しきれなかった理由を見る。
反応があった相手の数どの実施（週・手段）への反応か確認し、同じ相手は重ねて数えない。
対応時間見積もりとの差と、時間がかかった作業を見る。
対応の遅れ期限を過ぎた返答と、その原因を見る。
未完了の対応翌週に必要な時間を確認し、新しい件数を調整する。
変更した内容件数を増やした後に、対応時間や遅れがどう変わったかを見る。
表は編集部作成の例です。反応が届いた週が実施週とずれても、元の実施内容を追えるように記録します。

計画シートに今週の件数を書き込む

各作業に使える時間を記入し、手段と相手1件の対応時間から週の仮上限を考えます。今週の件数、担当、見直し日まで書けば、実施前の確認に使えます。

  • 時間から順に記入する　既存の対応予定を確保してから、各作業に使える時間を記入します。時間の単位は統一します。
  • 上限内で件数を決める　週の上限は、全件に反応があった場合を見込んだ仮上限です。準備・実施・記録の時間にも収まる件数を書きます。
  • 担当と見直し日を書く　複数人で進める場合は、担当ごとに記入します。同じ対応時間を別の計画にも重ねて使わないよう確認します。

週の件数の計画シートに記入する

項目記入欄項目記入欄
対象を選ぶ時間手段
送る・かける時間1件の対応時間
反応への対応時間週の仮上限
記録と見直しの時間今週の件数
計画する週担当
返答の期限見直し日
シートは編集部作成の例です。反応への対応時間には、新しい反応に使える時間を記入します。