取引先登録の準備と確認の手順を決める

取引先登録を求められたら、相手の指定と社内で確認する内容を整理します。記入から提出後の確認までに要る作業と担当者を、自社の確認表に書き込みます。

  • 相手の指定を確認する　指定の書式・記入要領・添付書類と、提出先・提出方法・期限を確かめます。
  • 社内の確認担当を決める　登録項目ごとに確認担当を決め、記入の根拠資料と提出してよい書類を確認します。
  • 提出後の確認方法を決める　修正と再提出を記録し、受領・登録完了・発注をそれぞれ確かめる手順を決めます。

取引先登録と発注を分けて確かめる

登録の依頼だけでは、発注が決まったとは判断できません。登録に必要な手続きと、発注の有無や提供開始の条件を分けて確認します。

  • 登録の位置づけを聞く　取引開始までに予定している手続きを聞き、今回の登録がどの段階に当たるかを確認します。
  • 発注の有無を確かめる　登録依頼とは別に、発注が決まっているか、誰からどの方法で発注の連絡が届くかを聞きます。
  • 提供開始の条件を聞く　商品やサービスの提供を始めてよい条件と、その確認先を相手に聞いて社内で共有します。

登録と発注を分けて確認する

確認すること登録の手続き発注の確認
現在の状況登録依頼の段階と残る手続きを聞く発注が決まっているかを聞く
連絡の窓口登録について質問する窓口を聞く発注を連絡する窓口を聞く
次の手続き登録完了までに必要な対応を聞く提供開始の条件を聞く
表は編集部作成の例です。登録が完了しても、発注や提供開始の条件は別に確認します。

指定の書式と提出方法を確認する

記入を始める前に、登録用紙と記入要領を確認します。添付書類・提出先・提出方法・期限も確認し、社内の確認担当へ伝えます。

  • 書式と記入要領を読む　今回使う登録用紙と記入要領を受け取り、記入対象の欄や空欄の扱いを確かめます。
  • 案内にない条件を聞く　添付書類の指定と提出先・提出方法を確認し、案内に記載されていない提出条件は相手の窓口に確かめます。
  • 期限を社内へ伝える　相手が指定した期限を確認担当へ伝え、社内の確認と承認を終えて期限内に提出できるかを確かめます。

受け取った案内を確認する

受け取るもの確かめること社内に伝えること
登録用紙今回使う書式かを確かめる記入するファイルを知らせる
記入要領欄ごとの意味と記入方法を読む注意する記入ルールを伝える
添付の案内書類の種類と指定条件を読む準備する書類を伝える
提出の案内提出先・方法・期限を確認する提出までの確認予定を伝える
表は編集部作成の例です。書式や案内が見当たらない場合は、相手の窓口に確認します。

登録項目ごとに社内の確認担当を決める

登録用紙には、社内の別々の部署で確認する情報が含まれます。回答内容に応じて確認担当を決め、確認済みと未確認を区別します。

  • 項目ごとに担当を決める　会社情報や提供内容など、回答の正しさを判断できる部署や人を項目ごとに決めます。
  • 確認結果を記録する　回答と根拠資料を受け取り、確認した人と確認済みの項目を記録します。
  • 未確認の項目を把握する　回答をまとめる人を決め、未確認の項目と回答待ちの相手を確認表に残します。

項目と確認担当を対応させる

登録項目の例確認担当根拠となる資料
会社情報正式な会社情報を管理する部署承認済みの会社情報資料
連絡窓口今回の取引窓口を決める部署社内で確認した窓口情報
提供内容提供範囲を確認できる部署承認済みの提案資料
開始条件提供開始を判断する部署社内で承認した条件の記録
表は編集部作成の例です。各項目の回答内容を判断できる自社の部署名や担当者名を書き込みます。

自社で承認された資料から記入する

登録情報は、自社で内容が承認された資料を参照して記入します。似た名前の項目でも、記入要領が求める意味を確かめます。

  • 参照する資料を決める　正式な会社情報が載った資料について、現在も使える内容かを社内の確認担当に確かめます。
  • 項目の意味を確かめる　所在地や連絡先がどの拠点を指すかなど、記入要領を読み、求められた情報を記入します。
  • 情報の違いを確認する　資料間で情報が異なる場合は、自分で選ばず、判断できる担当に記入内容を確認します。

参照資料と項目の意味を確認する

項目参照する資料迷いやすい点
会社名承認済みの会社情報資料正式名称と略称を区別する
所在地社内で確認した拠点情報どの拠点の所在地かを確認する
連絡先社内で確認した窓口情報代表窓口か取引窓口かを確認する
事業内容承認済みの会社紹介資料求められる説明範囲を確認する
表は編集部作成の例です。記憶や過去の提出用紙だけを根拠にせず、今回使える情報かを確認します。

添付書類は提出してよいか社内で確かめる

添付書類は、種類だけでなく相手の指定条件も確認します。用意できた書類について、社外へ提出してよい内容かを社内で確かめます。

  • 書類の指定条件を読む　相手が求める書類と、対象期間やファイル形式などの指定を確認します。
  • 社外への提出を確認する　書類の管理部署に提出先と用途を伝え、今回提出してよい書類と内容かを確認します。
  • 代わりの書類を相談する　用意できない書類は理由を整理し、代わりに受け付けてもらえる書類があるか相手に相談します。

添付書類の準備状況を記録する

添付書類相手の指定社内確認準備状況
会社案内指定された形式を確認した提出用の版を確認した添付するファイルを選んだ
指定の確認書類使用する書式を確認した記載内容を確認している社内の回答を待っている
表は編集部作成の例です。架空例です。書類の種類と条件は相手の指定によります。

確約や署名は担当部署に判断を求める

事実を記入する項目と、会社として約束や同意をする項目を分けて確認します。確約や同意、署名を求める項目は、判断できる担当部署に確認します。

  • 事実と約束を区別する　資料から転記できる事実か、会社として対応を約束する内容かを、設問ごとに読み取ります。
  • 担当部署へ判断を求める　自分に判断する権限がない項目は、設問の全文と関連資料を添えて担当部署に確認します。
  • 署名前に内容を確認する　内容が分からないまま同意欄や署名欄を埋めず、回答内容と署名する人を社内で確認します。

事実の記入と会社の判断を分ける

項目の例判断を依頼する前に確認すること会社としての判断
会社名の記入承認済みの正式名称を確認する確約や同意も求められていないかを確認する
対応の確約現在の対応状況を確認する約束できる内容か判断を求める
同意欄同意の対象となる文書を確認する同意してよいか判断を求める
署名欄誰が署名するかを確認する署名の対象となる内容が社内で承認されているかを確認する
表は編集部作成の例です。架空例です。項目名だけで判断せず、設問や関連文書の内容を確認します。

確認済みの提出先へ承認された書類を送る

提出直前に、相手が案内した提出先と提出方法を再確認します。送る情報と書類は社内確認を終えたものにし、今回不要な資料は添付しません。

  • 提出先を再確認する　宛先や提出画面を相手の案内と照合し、変更の連絡がある場合は相手の窓口へ確認します。
  • 承認された版を選ぶ　記入内容と添付書類の社内確認が完了しているか、送信するファイルごとに確かめます。
  • 不要な情報を外す　添付するファイルを開き、今回の登録に不要な社内資料や作業用のコメントが残っていないかを確かめて外します。

送信する内容を点検する

提出前の確認確かめること
提出先宛先や提出画面が相手の案内と一致しているか
提出方法指定された方法とファイル形式になっているか
登録情報記入内容の社内確認が完了しているか
添付書類提出が承認されたファイルを選んでいるか
不要な情報不要な資料や作業用のコメントが含まれていないか
表は編集部作成の例です。提出したファイルと提出先・提出方法・提出日を、社内で確認できる場所に記録します。

修正依頼と再提出を記録する

修正依頼を受けたら、対象の項目と修正を求められた理由を記録します。必要な社内確認を経て修正し、再提出した版と変更点を残します。

  • 修正の理由を確認する　どの項目をどう直す必要があるかを読み取り、理由や修正内容が不明な場合は相手に確認します。
  • 変更内容を社内で確認する　該当項目の確認担当に修正依頼を伝え、変更後の回答や書類について必要な確認を受けます。
  • 再提出した版を残す　変更点と再提出日を記録し、再提出したファイルを前回の提出分と区別して保存します。

修正から再提出までを記録する

修正依頼確認担当変更内容再提出状況
所在地の修正会社情報の管理部署指定された拠点の住所に直した変更点を添えて再提出した
連絡先の追記取引窓口を決める部署指定欄に連絡先を追記した社内で確認中で、まだ再提出していない
添付の差し替え書類の管理部署指定の形式で書類を用意した提出の可否を社内で確認中で、まだ再提出していない
表は編集部作成の例です。記録には相手から届いた依頼文も残し、変更内容と照合できるようにします。

受領と登録完了を分けて確かめる

提出した、相手が受領した、登録が完了したは、それぞれ別の状態です。追加の回答や書類が必要かも確認し、次の手続きを社内へ共有します。

  • 受領したかを確かめる　提出の記録だけで受領済みとせず、相手の返信や受付状況から届いているかを確認します。
  • 登録完了を確かめる　登録が完了したかを相手の案内や窓口で確かめ、追加の回答や書類が必要かも確認します。
  • 次の手続きを共有する　確認できた登録状況と残る対応を社内へ伝え、発注の有無や提供開始の条件は別に確認します。

提出後は状態を分けて確認する

  1. 書類を提出する
  2. 相手が受領したかを確かめる
  3. 追加の回答や書類が要るかを確かめる
  4. 登録が完了したかを確かめる
  5. 次の手続きを社内に共有する
途中で追加依頼が届いた場合は、必要な対応を行い、登録状況を改めて確認します。

取引先登録の準備を確認表に書き込む

今回の依頼に合わせて、確認した内容と社内の担当を記入します。未確認の欄には確認先と次の対応を書き、提出後も状況を更新します。

  • 依頼の内容を書き込む　書式・記入要領・添付書類の指定と、提出先・提出方法・期限を相手の案内から転記します。
  • 確認先と根拠を記入する　項目ごとの確認担当と根拠資料、添付書類を社外へ提出してよいかの確認結果、判断が必要な項目の担当部署を書きます。
  • 提出後の状況を更新する　修正と再提出、受領と登録完了を別々に記録し、追加依頼や次の手続きも書き残します。

自社の確認内容を書き込む

確認すること自社の記入欄
依頼と提出書式・記入要領：／添付の指定：／提出先・方法・期限：
項目と根拠資料登録項目：／確認担当：／根拠資料：／確認状況：
添付書類書類名：／相手の指定：／社内の確認先・結果：
判断が要る項目対象の項目：／担当部署：／回答・署名の確認結果：
修正と再提出依頼内容・理由：／確認担当：／変更点・提出した版・再提出日：
受領と登録完了受領：／登録完了：／追加依頼：／次の手続き・共有先：
未確認の事項未確認の事項：／確認先：／次に行う対応：
表は編集部作成の例です。発注の有無と提供開始の条件は、登録状況とは別に記録します。