仕様変更の確認を起点に提案を更新する

仕様変更の予定を聞いたら、まず確定した内容と提案への影響を確かめます。伝える範囲を決め、相手が検討していた点を確認して提案を更新します。

  • 社内で確かめることを決める　社内で何を確認し、確定した内容と未確定の内容をどう区別するかを決めます。
  • 説明する範囲を決める　商談先に伝えてよい内容と伝える時期を、営業責任者と決めます。
  • 提案の更新方法を決める　旧仕様での検討事項を相手と確認し、提案の変更箇所と経緯をどう残すかを決めます。

聞いた話と提案の条件を区別する

社内で聞いた予定をそのまま話すと、提案の条件として受け取られることがあります。旧仕様の説明も残ると、何を前提に検討すればよいか分からなくなります。

  • 予定を条件にしない　変更の話を聞いただけでは、提案に含められるとは限りません。確定した内容かを確かめます。
  • 旧仕様との違いを示す　口頭で伝えた変更が提案書に反映されていないと、相手の手元の資料と食い違うことがあります。提案書の該当箇所を確認し、更新します。
  • 検討できる範囲を示す　未確定の点と、現在の条件で検討できる点を分けて説明します。

説明が混在したときに起きること

取りがちな対応相手に起きること防ぎ方
予定を言い切る変更後の機能を使える前提で検討することがあります。確定状況と社外説明の可否を確認します。
口頭だけで伝える旧仕様の提案書を社内で使い続けることがあります。提案を更新して変更箇所を示します。
変更だけを知らせる検討を続けられるか判断できないことがあります。影響がある項目とない項目を説明します。
表は編集部作成の例です。

確定した内容と未確定の内容を確かめる

変更内容が決まっていても、対象の範囲や提供時期まで決まっているとは限りません。項目ごとに確認先と根拠を記録します。

  • 内容と対象を確かめる　何が変わり、どの商品や利用条件に当てはまるのかを確認します。提案中の商品が対象かも確かめます。
  • 決定の根拠を残す　誰が決定し、どの資料で確認できるかを記録します。口頭で聞いた内容は、その変更を決定した人や部署に確かめます。
  • 未確定の点を残す　まだ確認していない項目は未確認、社内で決まっていない項目は未確定と記します。次の確認先も決めます。

社内で確認する項目

確かめること確認先記録
変更の内容商品や開発を担当する部署変わる機能や仕様と、その根拠資料
対象の範囲提供を管理する部署対象商品と適用条件、対象外の範囲
決定者と根拠変更を決定した人決定者名、確認日、資料の所在
未確定の点各項目の決定を担う部署未確定の内容と次の確認先
提供時期提供時期を決定する人確定状況、確認した内容と確認日
表は編集部作成の例です。

提案への影響を項目ごとに整理する

社内の変更情報を、提案書の記載と相手の利用場面に照らして確認します。影響の有無を判断できない項目は、確認が必要な項目として残します。

  • 提案の記載と照合する　変わる機能や利用条件が、提案のどの説明に関係するかを確認します。
  • 変わらない部分も記す　影響がないと確認できた部分も記します。確認前の項目を影響なしと扱わないようにします。
  • 利用場面で確かめる　相手が想定する操作や業務の進め方に、どのような変更が生じるかを整理します。

提案内容と変更の対応

項目影響の有無扱い
提案中の機能あり：説明の修正が必要変更対象の機能説明を特定します。
利用条件要確認：適用範囲が未確定社内で対象を確認してから修正します。
操作手順あり：想定した操作が変わります。相手の利用場面への影響を確認します。
対象外の機能なし：変更対象外で利用場面への影響もないと確認済み変わらない部分として明記します。
提案の前提要確認：相手の判断の前提に影響するか未確認旧仕様を前提にした検討事項を相手に聞きます。
表は編集部作成の例です。影響の有無は実際の確認結果で判断します。

伝える範囲と時期を営業責任者と決める

社内で確定した内容でも、そのまま商談先に伝えてよいとは限りません。商談への影響と、その商談先に説明できる範囲を確認し、説明の順番を営業責任者と決めます。

  • 社外に出せるか確かめる　説明できる内容と使える資料を確認します。社内での確定と社外への説明可否を分けて扱います。
  • 説明の順番を決める　相手の判断に関係する変更を整理し、どの内容から伝えるかを営業責任者と決めます。
  • 伝えない理由を残す　伝えられない内容は理由と再確認の条件を記録します。旧仕様に基づく説明を続けてよいかも、営業責任者に判断を求めます。

営業責任者と決めること

場面すること営業責任者が判断すること
社外説明が可能提案への影響と説明案を示します。誰に、何を、いつ、どの順で伝えるか
社外説明の可否が不明説明の可否を判断する部署に確認します。確認が取れるまでの商談の進め方
一部だけ説明可能説明できる部分とできない部分を分けます。説明する内容と、追加確認が要る範囲
旧提案に影響する相手の検討状況を共有します。旧提案を前提とする説明の継続可否
伝えない理由がある理由と、判断した部署を記録します。再確認する条件と相手への対応
表は編集部作成の例です。

未確定の内容を提案の約束にしない

変更内容の確定と提供時期の確定は、別に確認します。検討中の機能や確認していない時期を、商談先が利用できる前提として説明しません。

  • 提供時期を確かめる　提供時期は社内で確認し、商談先に説明してよいと認められた場合だけ伝えます。未確認なら時期を回答しません。
  • 検討中の機能を分ける　検討中の機能がなくても提案が成り立つかを確認します。未確定の機能を利用の前提にしません。
  • 期待だけを持たせない　実現を見込ませる言い方を避けます。説明できる事実と、まだ判断できない点を伝えます。

確定状況に応じた説明

場面伝えること伝えないこと
提供時期が未確認提供時期は確認できていないと伝えます。推測した時期や、間に合うという見込み
時期を確認済み社内で確認し、説明が認められた提供時期を伝えます。確認した範囲を超える前倒しの見込み
機能が検討中説明が認められた範囲で未確定と伝えます。その機能を使うことを前提にした提案
影響を確認中確認済みの影響と、未確認の項目を伝えます。根拠なく支障はないと説明すること
表は編集部作成の例です。未確定の情報も、社外説明の可否を確認して扱います。

旧仕様で検討していた点を相手と確認する

旧仕様のどの点が判断の前提だったかは、提案書だけでは分かりません。変更の内容を説明したうえで、相手が重視していた点と社内での共有状況を確認します。

  • 重視していた点を聞く　選定の理由になっていた機能や利用条件を聞きます。変更対象と重なる点を確認します。
  • 検討済みの内容を聞く　旧仕様を前提に済ませた確認や社内相談を聞きます。改めて確認が必要な事項を探します。
  • 共有済みの資料を聞く　相手の社内で使われている提案の版と共有先を確認し、更新内容の説明先を相談します。

旧仕様を前提にした検討の確認

確認すること確かめ方対応
重視した機能判断の前提にしていた機能を尋ねます。変更対象との重なりを確認します。
想定した使い方どの業務で使う想定だったかを尋ねます。変更後も同じ使い方ができるか確認します。
検討済みの事項社内で確認を終えた点があるかを尋ねます。再確認が必要な事項を整理します。
共有済みの資料どの提案資料を誰に共有したかを尋ねます。どの提案資料を更新し、誰に説明するかを相談します。
表は編集部作成の例です。

変更前後を対にして提案を更新する

相手が旧仕様との差を確認できるように、変更前と変更後を対応させて示します。版と更新日を付け、変わらない部分も明記します。

  • 変更前後を対にする　旧提案の記載と更新後の記載を並べます。どの利用場面に関係する変更かも添えます。
  • 版と更新日を付ける　今回の提案を識別できる版と更新日を記します。説明に使った資料と渡す資料が同じ版かを確認します。
  • 未確定の点を区別する　変わらない部分と未確定の点を分けて記します。空欄のままにして判断を相手に委ねないようにします。

更新した提案に記載する内容

更新の要素内容注意
変更前後旧提案の記載と、確認済みの変更後の記載同じ項目同士を対にします。
変更箇所変更したページ・項目と、何をどう変えたかの説明相手が変更箇所を探せるように示します。
利用への影響相手と確認した利用場面への影響確認していない影響を断定しません。
版と更新日提案の版と実際に更新した日付本文と添付資料の版表示が一致しているかを確認します。
変わらない部分変更対象外と確認できた説明や条件未確認の項目を含めません。
未確定の点未確定の項目と、今回の提案では条件に含めないという扱い社外に伝えてよい範囲で記載します。
表は編集部作成の例です。

変更後の内容で検討を続けられるか確かめる

更新した提案を渡した後は、相手の検討にどのような影響があるかを確認します。理解したという返答だけで、変更後の条件を受け入れたと扱いません。

  • 再検討する点を聞く　旧仕様で終えた確認のうち、やり直す必要があるものを聞きます。追加で必要な説明を決めます。
  • 判断時期への影響を聞く　相手の社内確認や判断の時期が変わるかを聞きます。従来の予定をそのまま前提にしません。
  • 追加の確認事項を残す　変更後の内容で確かめたい点を聞き、回答済みの事項と持ち帰る事項を記録します。

相手の反応に応じた対応

相手の反応すること記録
そのまま検討する変更後のどの内容を前提にするか確認します。確認できた検討の前提
検討をやり直す再確認する事項と必要な資料を聞きます。再検討する項目と対応内容
判断時期が変わる社内確認の状況と次の連絡時期を確認します。判断時期への影響と、合意した次の連絡時期
追加で確認したい質問を具体化し、回答できる範囲を確認します。質問、確認先、未回答の事項
説明は理解した検討を続けるうえで支障があるか聞きます。理解したと述べた内容と、受け入れが未確認の変更条件
表は編集部作成の例です。

確認と説明の経緯を営業管理表に記録する

誰に何を確認し、どの内容を相手に伝えたかを営業管理表に残します。後から読んでも、当時の説明の根拠と未解決の事項が分かるように記録します。

  • 社内確認の根拠を残す　確認した内容、確認先、確認日、根拠資料を記します。確定した項目と未確定の項目を区別します。
  • 伝えた内容を残す　説明した相手、範囲、日付と提案の版を記します。営業責任者が判断した内容も残します。
  • 相手の反応を残す　相手の発言とこちらの解釈を分けて記します。追加確認の担当と次の対応も記録します。

営業管理表に残す項目

記録項目書くこと
社内確認確認内容、確定状況、確認先、確認日、根拠資料の所在
説明の判断営業責任者名、伝える範囲と時期、伝えない内容と理由
相手への説明説明した相手、実際に伝えた範囲と日付、使用した資料
提案の版旧提案と更新後の版、更新日、変更箇所、資料の所在
相手の反応旧仕様での検討事項、変更への反応、再検討や判断時期への影響
未確定と次の対応未確定の点、未回答の質問、確認先、対応担当、再確認の条件
表は編集部作成の例です。

仕様変更への対応を確認表に記入する

提案中の商談を思い浮かべ、確認表を埋めます。確認していない欄は未確認、社内で決まっていない欄は未確定と書き、確認先を添えます。

  • 確認した事実を書く　根拠を確認できた内容を書きます。提供時期を確認していなければ、時期を伝えないと記します。
  • 説明の判断を書く　伝える範囲と時期、判断した営業責任者を記します。未確定の内容を提案の条件に含めないことも営業責任者と確認します。
  • 相手との確認を残す　旧仕様での検討事項、提案の変更箇所、相手の反応を書きます。経緯の記録先も記します。

仕様変更を提案に反映する確認表

確認項目記入する欄
確定・未確定確定した内容：／未確定の内容：／確認先・根拠：／提供時期の確認状況：
提案への影響変わる項目：／変わらない部分：／利用場面への影響：
伝える範囲と時期伝える内容・時期：／伝えない内容・理由：／判断した営業責任者：
旧仕様の検討事項相手が重視した点：／検討済みの事項：／共有済みの資料：
更新した提案の版旧版・更新版：／更新日：／示した変更箇所：／資料の所在：
相手の反応と記録再検討・判断時期への影響：／追加の確認事項：／次の対応・担当：／経緯の記録先：
確認表は編集部作成の例です。空欄は推測で埋めず、未確認か未確定かを分けて確認先を記します。