リストの書きやすさは列の分け方で決まる

営業先の一覧に結果を書き足すだけでは、書く場所が人によって変わります。列の役割と記入する内容を決め、次に読む人が迷わないリストを作ります。

  • 情報ごとに列を分ける　会社の情報・連絡先・架電の結果・次の対応に分け、何をどこに書くかを決めます。
  • 記録の書き方を決める　区分と自由記述を分け、連絡停止の希望が先に目に入る列の配置を決めます。
  • 列を見直すときも迷わない　誰が何のために使うかを確かめてから列を足し、リストの版と更新日を残す場所を決めます。

列の役割が曖昧だと、人によって書く場所が違う

同じ欄に結果や予定を書き込むと、どこを読めばよいかが分かりません。書き方の違いを個人の注意だけで補わず、列の構成から見直します。

  • 担当を見える場所に置く　会社ごとの担当と次の予定を書く列を決めると、架電前に他の人の予定を読めます。
  • 結果と予定を分ける　話した結果とこれから行うことを別の列に書き、過去の記録と今後の予定を分けます。
  • 停止の希望を埋めない　連絡停止の希望は専用の列に記し、架電前に目に入る位置に置きます。

列がないと起きること

起きること原因列を分けると読めること
架電が重なる担当と予定を書く場所が決まっていません。担当と予定日の列で、他の人の予定を架電前に読めます。
結果の表記が違う区分と会話のメモを同じ欄に書いています。区分専用の列で、決めた区分だけを読めます。
次の動きが不明次の対応が会話のメモに埋もれています。内容・担当・予定日の列で、未記入の項目が分かります。
停止希望が埋もれる停止の希望を書く列がありません。先に目に入る停止の列を、架電前に読めます。
編集部作成の例です。自社のリストで書く場所が重なっている項目を探します。

記録を書く場所は列の役割で決まる

列を並べる前に、会社の情報・連絡先・架電の結果・次の対応に分けます。何についての記録かが分かると、書く場所を選びやすくなります。

  • 会社と連絡先を分ける　どの法人かを表す列と、どこへ電話するかを表す列を分けます。
  • 起きたことを記録する　架電の結果には、いつ誰がかけ、誰と話して何を聞いたかを書く列を置きます。
  • これからの対応を書く　次の対応には、行う内容・担当・予定日を書く列を置きます。終えたかどうかも分けて残します。

列を役割ごとに並べる流れ

  1. 会社の情報
  2. 連絡先
  3. 架電の結果
  4. 次の対応
連絡停止の列は、役割ごとの並びよりも架電前の見つけやすさを優先します。

社名が同じでも、同じ法人とは限らない

似た社名や社名の変更があると、名前だけでは会社を見分けにくくなります。法人番号と確認日を設け、どの法人の、いつ確かめた情報かを残します。

  • 正式な社名と番号を書く　社名と法人番号を別の列に置きます。略称だけにせず、情報源にある正式な社名を記します。
  • 所在地と業種を分ける　所在地と業種を社名の欄に足さず、それぞれの列で読めるようにします。
  • 情報源と確認日を残す　どこで確かめたかと、いつ確かめたかを別の列に書きます。確認日をリストの更新日と混ぜません。

会社の情報に設ける列

列書くこと注意
正式な社名確認した正式な社名を書きます。部署名や会話のメモを加えません。
法人番号その法人の法人番号を書きます。社名だけで転記先を決めません。
所在地確認した所在地を書きます。本社と支店の住所を混ぜません。
業種自社で使う業種の区分を書きます。事業の詳しい説明と区分を混ぜません。
情報源確認に使った情報源を書きます。後から同じ情報を探せる名前を残します。
確認日会社の情報を確かめた日を書きます。入力しただけの日と混ぜません。
編集部作成の例です。確認できていない項目は、推測で埋めません。

案内された番号は代表番号とは限らない

電話番号だけを残すと、会社の窓口か部署の連絡先かが分からなくなります。代表番号と案内された番号を分け、部署や氏名との関係が読める列にします。

  • 番号の役割を分ける　代表番号を、案内された番号で上書きしません。別の列に残し、かける先を見分けます。
  • 部署と氏名を分ける　部署名と担当者名は、それぞれの列に書きます。電話番号の欄に一緒に書き込みません。
  • 知った経緯を残す　公開された連絡先か、会話で案内された連絡先かが分かる列を設けます。

連絡先に設ける列

列書くこと注意
代表番号会社の代表窓口の番号を書きます。部署につながる番号と混ぜません。
案内された番号会話の中で案内された番号を書きます。番号が案内されていなければ推測で埋めません。
担当部署連絡先として確認できた部署名を書きます。役職や氏名を同じ欄に入れません。
担当者名連絡先として確認できた氏名を書きます。その日に話した相手と同じとは限りません。
知った経緯番号や部署、氏名をどこで知ったかを書きます。どの連絡先についての説明かも記します。
編集部作成の例です。連絡先の担当者名と、架電時に話した相手は別の列にします。

結果の区分と話した相手には、別の列が要る

結果の区分に相手の名前や日付まで書くと、同じ区分の記録も読みにくくなります。いつ、誰が、誰と話したかを分け、区分には決めた名称だけを入れます。

  • 日付と架電者を分ける　架電日とかけた人を別の列に記します。リストを更新した人の名前で代えません。
  • 区分と相手を分ける　結果の区分と話した相手を別々に残します。連絡先の担当者名をそのまま写しません。
  • 聞いた内容をまとめる　会話の補足は聞いた内容の列にまとめます。この列を自由記述の欄として使います。

架電の結果に設ける列

列書くこと注意
架電日実際に電話した日を書きます。記入した日と混ぜません。
かけた人実際に電話した人の名前を書きます。次の対応を行う人とは分けます。
結果の区分自社で決めた区分の名称を書きます。氏名や会話の文章を足しません。
話した相手会話した相手の氏名や部署を書きます。確認できた範囲だけを記します。
聞いた内容区分だけでは表せない会話の内容を書きます。ほかに似た自由記述の列を増やしません。
編集部作成の例です。このページは区分の種類ではなく、結果を書く列の分け方を示しています。

次の対応には、内容・担当・予定日の三つの列が要る

次に連絡するとだけ書いても、誰がいつ動くかは分かりません。対応の内容・担当・予定日を分け、終えたかどうかを示す列も設けます。

  • 行う内容を独立させる　次に何を行うかを書く列を設けます。聞いた内容の欄から探さなくても読める形にします。
  • 担当と予定日を分ける　次に動く人と予定日をそれぞれ記します。前回かけた人が続ける場合も、担当の列に書きます。
  • 対応状況を分ける　対応の内容を消して完了を表さず、対応状況の列に未完了か完了かを記します。

次の対応に設ける列

列書くこと注意
対応の内容次に行うことを書きます。過去に話した内容と混ぜません。
担当次の対応を行う人の名前を書きます。前回かけた人の列で代えません。
予定日次の対応を行う予定の日を書きます。架電日や記入日と混ぜません。
対応状況未完了か完了かを社内で決めた表記で書きます。どの対応の状況かが読める形にします。
編集部作成の例です。対応状況の表記も、列名と一緒に決めます。

連絡停止の希望には、架電前に目に入る列が要る

連絡停止の希望を会話のメモだけに残すと、架電前に見つけにくくなります。会社名や電話番号と一緒に目に入る場所へ、停止の列を置きます。

  • 停止の列を先に見せる　電話をかける前に読む位置へ置きます。自由記述を読み進めなくても希望の有無が分かる形にします。
  • 日付と相手を残す　希望を聞いた日と相手を、停止の内容とは別の列に記します。いつ誰から聞いたかを残します。
  • 他の手段にも反映する　停止を希望する範囲と反映先を書く列を設けます。電話以外にも及ぶ希望を電話の欄だけに閉じ込めません。

連絡停止を見つけるための列

列書くこと置き方と反映先
停止の希望連絡停止の希望があるかを書きます。架電前に読む位置に表示します。
聞いた日停止の希望を聞いた日を書きます。停止の希望と並べて残します。
話した相手停止を申し出た人の氏名や部署を、確認できた範囲で書きます。停止の希望と並べて残します。
希望の範囲停止を希望する連絡手段や対象を書きます。希望が及ぶ営業の一覧にも反映します。
反映先停止の希望を伝える先と反映した先を書き分けます。他の手段を担当する人も読める場所に残します。
編集部作成の例です。希望の範囲が読み取れないときは、推測で連絡を進めません。

区分と自由記述では、書く内容が違う

区分には決めた名称を、自由記述には会話の補足を書きます。聞いた内容の列を自由記述の欄とし、似た役割のメモ欄を増やさない構成にします。

  • 区分には名称だけを書く　区分の列に感想や詳しい事情を加えません。同じ結果を同じ名称で残せる列にします。
  • 会話の補足をまとめる　区分で表せない内容は、聞いた内容の列に書きます。補足や備考などの似た列へ分散させません。
  • 発言と見立てを分ける　相手が話したことと自分の見立てを、文章の中で区別します。後から読む人にも違いが伝わる形にします。

区分と自由記述の書き分け

書く場所内容避けること
結果の区分自社で決めた区分の名称を書きます。名称に会話の文章を付け足しません。
聞いた内容相手の発言や会話の補足を書きます。相手の発言と自分の見立てを混ぜません。
次の対応今後行うことを専用の列に書きます。自由記述だけに予定を残しません。
連絡停止停止の希望を専用の列に書きます。自由記述だけに停止の希望を残しません。
編集部作成の例です。会話の補足は聞いた内容の列にまとめ、次の対応と連絡停止は専用の列に書きます。

列を増やすかは使う人と使う場面で決まる

列を増やしても、読む人や使う場面が曖昧だと記入だけが増えます。追加する理由を言葉にし、列の構成を変えたときは版と更新日を残します。

  • 読む人から考える　誰がその列を読み、何を決めるときに使うかを考えます。既存の列で読める内容は重ねません。
  • 版を見える場所に置く　リスト全体に版の名前を付けます。列の構成を変えたときは、以前の版との違いも残します。
  • 更新した人と日を残す　リストの構成を更新した人と日を書く場所を決めます。各社の情報を確かめた日とは分けます。

列を追加するときに決めること

決めること内容注意
使う人追加する列を読む人を決めます。書く人だけでなく読む人を考えます。
使う場面その列を読んで何を決めるかを書きます。役立ちそうという理由だけで増やしません。
既存の列との差今ある列では書けない内容を整理します。名前だけ違う似た列を増やしません。
版列の構成を見分ける版の名前を残します。どの版を使うかも共有します。
変更した内容追加した列や意味を変えた列を書きます。同じ列名でも書く内容の変更を残します。
更新した人と日構成を更新した人と更新日を残します。会社の情報の確認日と混ぜません。
編集部作成の例です。版と更新日は、会社ごとの情報とは分けてリスト全体に付けます。

列名だけでは書く内容が同じとは限らない

列名を決めたら、その列に何を書くかも自社の言葉で記します。使う人と共有する範囲まで書くと、記入する人が変わったときにも説明できます。

  • 列名と内容を組にする　自社で使う列名と、その列に書く内容を組にして記します。名前だけでは伝わらない違いを補います。
  • 停止と補足の場所を書く　停止の希望が先に見える位置と、自由記述をまとめる列を記します。
  • 版と共有範囲を書く　使う版、更新した人と日を残す場所を書きます。読む人、書く人、共有する範囲も記します。

テレアポリストの列の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
会社の列名を記す。正式な社名、法人番号、所在地、業種、情報源、確認日を書く列名を記します。連絡先の列名を記します。代表番号、案内された番号、部署、氏名、知った経緯を書く列名を記します。
架電結果の列を記す。架電日、かけた人、結果の区分、話した相手、聞いた内容を書く列名を記します。次の対応の列を記します。対応の内容、担当、予定日、対応状況を書く列名を記します。
連絡停止の列を記す。停止の希望、聞いた日と相手、希望の範囲、反映先を書く列名と表示位置を記します。自由記述の列を記します。聞いた内容を自由記述の列とし、区分と分けて何を書くかを記します。
版と日付の列を記す。版、変更した内容、更新した人と日をリスト全体のどこに残すかを記します。使う人と共有範囲を記します。各列を読む人と書く人、リストを共有する範囲を記します。
編集部作成の例です。各欄の説明に沿って、自社の列名と書く内容を整理します。