指定書式に収まらない説明は書式と補足資料で分かれる

指定書式に説明が収まらないときは、文章を短くする前に、提案の判断に必要な条件を確かめます。各欄が何を求めているかを読み、補足資料の扱いを商談先に確認してから提出します。

  • 書式に残す内容を決める　各欄への答えと、答えに添える必要がある条件を決めます。
  • 補足する内容を決める　書式の答えを詳しく説明する内容を、補足資料に分けます。
  • 提出前に確かめることを決める　商談先に確認する事項、営業責任者に判断してもらう事項、営業管理表に残す事項を決めます。

説明を短くすると条件が抜け、意味が変わることがある

説明を削ると、利用条件や提供範囲が伝わらなくなることがあります。欄を広げる前に、何が抜け、どんな読み違いが起きるかを確かめます。

  • 必要な条件を残す　条件を省いた答えだけでは、商談先が利用できる場面や提供する範囲を実際より広く受け取るおそれがあります。
  • 短縮後の意味を確かめる　短くした文章を読み直し、対象や制限が元の説明から変わっていないか確かめます。
  • 比較する欄を保つ　欄や並びを変えると、相手が提案を比較しにくくなることがあります。

無理に収めたときの支障

取りがちな対応起きること防ぎ方
条件を削る利用できる範囲が伝わらなくなります。判断に必要な条件を残します。
説明を縮める対象や制限の意味が変わることがあります。元の説明と読み比べます。
欄を作り替える同じ項目で比較しにくくなります。変更の可否を相手に確認します。
表は編集部作成の例です。

各欄が求める答えは欄の名前ではなく記入の指示で決まる

欄の名前だけで、何を書くかを決めないようにします。記入の指示と周囲の項目を読み、その欄で何を判断するのかを確かめます。

  • 欄の名前を読む　機能を尋ねる欄か、利用条件や提供範囲を尋ねる欄かを区別します。
  • 記入の指示を読む　選択肢、文字数、注記の指定を確かめ、答え方の制限を把握します。
  • 比較の項目かを確かめる　他の提案と比較する項目かを確かめ、不明な点は推測で埋めずに商談先に確認します。

各欄の読み取り方

確かめること見るところ注意
欄の名前欄名と周囲の見出しを読みます。似た言葉でも求める内容を確かめます。
記入の指示選択肢や文字数の指定を読みます。自由に説明できる欄とは限りません。
比較の項目同じまとまりにある項目と、その説明を読みます。同じ観点で読める答えにします。
不明な点欄名と指示で判断できない点を探します。求める答えを相手に確認します。
表は編集部作成の例です。

必要な説明は記入欄と照らして初めて書ける範囲が分かる

提案に必要な説明を洗い出し、それぞれに対応する欄を探します。文字が入るかだけでなく、必要な条件まで伝わるかで、全部書ける・一部だけ書ける・書く欄がないに分けます。

  • 必要な説明を洗い出す　提供範囲、利用の前提、制限など、提案を判断するために必要な説明を挙げます。
  • 対応する欄を探す　各説明をどの欄が求めているか確かめ、関係のない欄へ押し込まないようにします。
  • 収まらない部分を分ける　一部しか書けない説明と、書く欄がない説明を区別し、確認が必要な箇所を明らかにします。

説明と記入欄の照合

項目の型扱い理由
全部書ける該当する欄に記入します。必要な説明を欄内で伝えられます。
一部だけ書ける書ける部分と残る説明を分けます。短縮だけでは条件が抜けることがあります。
書く欄がない提出時の扱いを相手に確認します。別の欄への記入や添付が認められるとは限りません。
表は編集部作成の例です。

書式に残すのは結論と条件で、詳細は補足資料で済む

各欄への答えと、その答えが成り立つ条件は書式内に残します。詳しい説明は補足に分け、重要な条件まで収まらない場合は相手に扱いを確認します。

  • 答えと条件を残す　書式だけを読んでも、何をどの条件で提供するかが分かる状態を目指します。
  • 詳しい説明を補足する　答えを理解するために必要な業務の手順や背景は、添付が認められた補足資料で詳しく伝えます。
  • 対応できない範囲も書式で示す　対応できない範囲を補足だけに置かず、書式内での示し方を商談先に確認します。

内容に応じた書く場所

内容の型書く場所注意
欄への答え該当する欄に書きます。補足を読まないと答えが分からない形を避けます。
必要な条件原則として答えと同じ欄に書きます。収まらなければ相手に扱いを確認します。
詳しい説明認められた補足資料に書きます。書式の答えを詳しく説明する範囲にとどめます。
対応できない範囲該当する欄で示します。示せない場合は提出前に扱いを確認します。
表は編集部作成の例です。

指定書式の変更は自社では決められず相手の確認が必要だ

書きやすくするためでも、欄や記入順を自己判断で変えないようにします。指定のままでは説明できない箇所を商談先に示し、認められる対応を確認します。

  • 欄を増やす前に確かめる　説明する場所が足りないときは、欄を増やす前に、補足資料を付けてよいかなどを商談先に確認します。
  • 欄と順番を保つ　不要に見える欄も残し、指定された位置と順番で答えます。
  • 文字数の指定を守る　文字数の上限を超えずに伝えられるか確かめ、難しい場合は記入方法を相談します。

書式を変えたくなったときの対応

場面することしないこと
欄が足りない説明を置く場所を相手に確認します。許可なく欄を追加しません。
欄が不要に見える記入の要否を確認します。自己判断で欄を消しません。
順番を変えたい指定の順番で記入します。説明しやすい順に並べ替えません。
文字数を超える省略できない条件を説明する方法を確認します。指定された上限を超えて提出しません。
表は編集部作成の例です。

収まらない条件の扱いは提出前に確かめる必要がある

確認するときは、該当する欄と収まらない条件を整理します。補足の可否だけでなく、書式内でどう示すかまで、修正できる時期に確かめます。

  • 添付の扱いを確かめる　補足資料を付けられるかに加え、提案を読む際に確認してもらえるかも確かめます。
  • 欄の扱いを確かめる　欄内に残す条件と補足への参照方法を確認し、添付だけで済ませないようにします。
  • 修正する時間を残す　収まらないと分かった時点で確認し、返答に応じて直す時間を確保します。

相手に確認する事項

確かめること聞き方の方針記録
補足資料の可否補足資料を添付できるか、相手が提案を読む際に確認してもらえるかを確かめます。認められた範囲を残します。
欄内の扱い該当欄と収まらない条件を示して確認します。欄への記入方法を残します。
補足への参照書式の欄と補足資料の該当箇所を結び付けて示す方法を確かめます。指定された示し方を残します。
確認の時期修正に必要な時間を考えて確認します。確認日、返答者、未回答事項を残します。
表は編集部作成の例です。質問や記入の文面例ではありません。

補足資料の価値は書式の欄との対応で決まる

補足資料は、書式のどの答えを説明しているか分かるように付けます。添付が認められた範囲を守り、書式と補足を読み比べて確認します。

  • 対応する欄を示す　補足資料に対象の欄名を示し、認められた方法で書式から参照できるようにします。
  • 説明の食い違いを防ぐ　対象、提供範囲、条件を読み比べ、補足資料の説明によって書式の答えの意味が変わっていないか確かめます。
  • 必要な説明に絞る　収まらなかった説明に絞り、関係のない紹介資料を大量に付けないようにします。

補足資料の付け方

項目すること注意
欄との対応対象の欄名と、補足資料内の該当箇所を示します。どの答えへの説明か迷わせないようにします。
書式との一致対象、範囲、条件を読み比べます。補足で答えを変更しないようにします。
補足する範囲認められた説明だけを付けます。重要な条件を補足だけに隠さないようにします。
添付の確認資料名と添付する版を確かめます。書式に示した資料と同じものを付けます。
表は編集部作成の例です。

説明を省く範囲と提出可否は営業責任者との判断で決まる

説明を省いてよいかは、短くなるかだけで判断しません。省略による読み違いと相手への確認結果を示し、営業責任者と提出の可否を決めます。

  • 省略の影響を示す　省きたい説明とその理由を営業責任者に示し、省いた場合に商談先の判断が変わらないかを一緒に検討します。
  • 補足の範囲を決める　書式に残す条件と補足に移す詳細を示し、相手が認めた範囲内か確認します。
  • 未確認事項への対応を決める　返答がない点も示し、追加で確認するか、確認できるまで提出を保留するかを決めます。

営業責任者との判断分担

決めること営業担当者がすること営業責任者が判断すること
省く説明省略候補と読み違いのおそれを示します。判断に必要な条件を省いていないか判断します。
補足の範囲書式と補足の分担、相手の返答を示します。必要な説明が伝わるか判断します。
提出の可否提出予定の一式と未確認事項を示します。提出してよいか、確認できるまで保留するかを決めます。
表は編集部作成の例です。

提出内容と判断の経緯は営業管理表に残す必要がある

後から確認できるように、提出した書式と補足資料を記録からたどれる状態にします。何を省き、誰に何を確認して提出したかも残します。

  • 提出した版を残す　受領した書式と提出した版を区別し、実際に提出したファイルの保存先を残します。
  • 省いた理由を残す　書いた内容だけでなく、省いた説明と理由、補足に移した内容も記録します。
  • 確認と判断を残す　相手への確認結果と営業責任者の判断を残し、未回答事項は回答済みと区別します。

営業管理表に残す内容

記録項目書くこと
受領した書式と提出した版受領日と受領した書式の保存先、提出日と提出した版の保存先を残します。
書いた内容各欄に記入した内容を提出ファイルで確認できるようにします。
省いた内容省いた説明、その理由、補足へ移したかどうかを残します。
補足資料資料名、版、保存先、対応する欄を残します。
相手への確認確認日、確認相手、質問事項、返答、未回答事項を残します。
営業責任者の判断判断者、判断日、提出可否とその理由を残します。
表は編集部作成の例です。

確認表を埋めれば提出できる状態かが分かる

提出予定の書式と補足資料を見ながら、確認表を埋めます。未確認の条件が残った場合は、確認する相手と時期を決めてから提出可否を判断します。

  • 実際の資料で確かめる　予定だけで済ませず、記入済みの書式と添付する補足資料を実際に読んで確認します。
  • 未確認の点を分ける　確認できた点と返答待ちの点を分け、必要な確認を終えたか確かめます。
  • 提出する版を確定する　営業責任者の判断を反映し、提出するファイルと営業管理表の記録を照合します。

指定書式で提出する前の確認表

確認項目記入する内容確認結果・残る対応
欄が求める内容各欄の目的と記入の指示に照らして、記入した答えを確認します。
記入できる範囲書ける項目、一部だけ書ける項目、欄がない項目を分けます。
補足する内容補足する説明と対応する欄を整理します。
相手への確認添付の可否、欄の扱い、返答と未回答事項を記録します。
営業責任者の判断省略と補足の範囲、提出可否、判断理由を記録します。
記録提出する版と補足資料の保存先を記録し、営業管理表に反映したか確認します。
確認表は編集部作成の例です。空欄に確認結果と残る対応を記入します。