営業会議は、参加者が一緒に判断する必要があることに使う

報告を読み上げても、決めるべきことが明確でなければ議論は進みません。会議で扱う議題と文章で共有する情報を分け、決定を実行に移すための決まりを作ります。

  • 会議で扱う範囲を決める　参加者が一緒に判断する必要があることを会議に出し、報告や連絡は文章で共有します。
  • 議題の出し方を決める　議題ごとに決めることを一文で書き、判断に必要な情報と提出の締め切りを決めます。
  • 決定後の行動を決める　決定後の作業を担当と完了期限つきで残し、未決定の議題と、文章で共有した情報の確認方法も決めます。

報告と判断が混ざると決めることが埋もれる

参加者が何を決める議題かを確認しないまま議論を始めると、報告と相談が混ざり、何を決める会議なのかが曖昧になります。説明を急ぐ前に、議題の目的と事前に必要な情報を決めます。

  • 報告と判断を分ける　状況を知らせるだけの情報と、参加者の判断を求める議題を分けます。
  • 決めることを明記する　話題の名前だけでは議論の終わりを判断できません。会議で決定する内容を書きます。
  • 判断材料を先に共有する　会議で初めて資料を見せると、その場で確認が始まります。判断に必要な情報は事前に共有します。

判断が報告に埋もれる対応を見直す

取りがちな対応起きること防ぎ方
順番に報告する判断が必要な話が報告に埋もれます。報告は文章にし、判断を求める議題を選びます。
話題だけを並べる何を決めれば終わるのか分かりません。議題ごとに決めることを書きます。
その場で資料を出す内容の確認から始めることになります。判断に必要な情報を事前に共有します。
表は編集部作成の例です。

参加者の判断が必要なことを会議で扱う

情報が重要という理由だけで、会議の議題にする必要はありません。参加者が一緒に判断する必要があるかで、共有方法を分けます。

  • 判断の必要性を確かめる　複数の営業活動の優先順位など、参加者の判断が必要なことを会議に出します。
  • 意見の違いを明らかにする　方針や担当範囲で意見が分かれる場合は、相違点を事前に書き、会議で調整します。
  • 報告と連絡は文章にする　営業活動の数字や、すでに決まった事項は文章で共有します。数字を受けて判断が必要なら、その判断を議題にします。

情報の目的に合わせて共有方法を分ける

区分会議で扱う文章で共有する
参加者の判断優先順位や担当の配分を決めます。判断の前提と選択肢を知らせます。
意見の調整異なる意見を比較し、方針を決めます。それぞれの案と相違点を知らせます。
報告・連絡報告を受けて必要になった判断を扱います。状況や決定済みの事項を知らせます。
数字の共有数字を踏まえて対応を変える必要があるかを判断します。数字と集計条件を知らせます。
表は編集部作成の例です。

議題ごとに決めることを一文で書く

議題には、会議を終えるときに決まっていてほしいことを書きます。決定する人と、未決定のままだと止まる行動も添えます。

  • 何を決めるかを書く　対象と決定する内容を一文にします。異なる判断が含まれる場合は、議題を分けます。
  • 誰が決めるかを書く　意見を求める相手と、最終的に決定する人を区別します。決定する人が参加できるかも確認します。
  • 止まる行動を書く　決まらないと着手できない行動と、その着手期限を書きます。議題の優先順位を決める根拠になります。

話題名だけの議題を、決めることが分かる議題に直す

議題の書き方良くない例の型直し方
決める内容を書く話題の名前だけを書きます。対象と、選ぶ方針や承認する内容を書きます。
決める人を書く誰がどの方法で決めるかを書きません。最終的に決定する人と決め方を明記します。
止まる行動を書く急ぐ理由を示しません。未決定で止まる行動と着手期限を書きます。
表は編集部作成の例です。

決定に必要な情報を提出前に用意する

判断材料は、議題で決めることから逆算して用意します。事実と見込みを区別し、情報が足りない部分も事前に知らせます。

  • 事実と数字を確かめる　判断に関係する事実と数字に絞り、出典や集計条件を添えます。確認済みの内容と見込みを分けます。
  • 選択肢と推奨案を書く　選択肢ごとの利点と懸念を書きます。担当者の推奨案と、その理由も添えます。
  • 不足する情報を示す　未確認の内容と判断への影響を書き、調べる人と期限を決めます。推測で空欄を埋めないようにします。

情報ごとに準備する人と期限を決める

情報の種類誰が用意するか期限
事実と数字議題を出す人が、情報を持つ人に確認します。議題の提出締め切りまでに確認します。
選択肢議題を出す人が、関係者と案を比較します。議題の提出締め切りまでにまとめます。
担当者の案実行を担う人が、推奨案と理由を書きます。議題の提出締め切りまでに添えます。
不足する情報議題を出す人が調査担当者を決め、未確認の内容と担当者名を議題に書きます。未確認の内容をいつまでに確認するかを提出時に記載します。
表は編集部作成の例です。

議題を出す条件と締め切りを決める

議題の提出先と締め切りを決め、参加者が事前に確認できるようにします。議題にならない相談にも、内容に合う相談先を設けます。

  • 提出する条件を決める　議題を出せる人と提出先を明記します。受付後は、会議で扱う基準と必要な情報の有無を確認します。
  • 締め切り後の扱いを決める　事前確認ができる提出期限を定めます。締め切り後は、判断を待てない理由を確認して扱いを決めます。
  • 相談先を案内する　事実の確認は情報を持つ人へ、担当範囲内の判断は決定できる人へ相談します。報告は文章で共有します。

議題の提出から採否までの決まりを作る

決めること内容注意
提出できる人営業活動の関係者から議題を受け付けます。役職だけで提出の可否を決めません。
提出先受付担当と提出場所を決めます。提出先が分散しないようにします。
締め切り提出期限と事前確認の期限を定めます。提出締め切りの後に、参加者が資料を読む期間を置きます。
採否の連絡扱うかどうかと理由を提出者に知らせます。情報不足なら補足する内容を伝えます。
期限後の提出次の判断機会まで待てるかを確認します。急ぐ理由と決定できる人を確かめます。
議題以外の相談内容に応じた相談先を案内します。受付を断るだけで終わらせません。
表は編集部作成の例です。

決めることを確認してから議論を始める

議題は、判断を急ぐ理由と営業活動への影響を踏まえて並べます。各議題の冒頭で決めることを確認し、最後に決定内容を読み上げます。

  • 判断の順番を決める　着手期限が迫る議題や、他の判断の前提になる議題を先に扱います。提出順だけで並べないようにします。
  • 説明する範囲を絞る　事前資料を共有した後に変わった内容と、判断する前に解消する疑問を短く確認します。議論が広がったら、決める内容に戻します。
  • 決定の認識を合わせる　決定内容と担当、期限をその場で読み上げます。認識の違いがあれば、その場で修正します。

議題の開始から終了までの進め方を決める

場面することしないこと
議題を並べる期限と判断の前後関係を確認します。提出順だけで優先順位を決めます。
議論を始める決めることと決定する人を確認します。目的を確認せず意見を募ります。
情報を確認する変更点と、判断の前に解消する疑問を確認します。事前資料を最初から読み上げます。
意見を比較する選択肢の利点と懸念を比べます。議題と関係のない話を続けます。
議題を終える決定内容と担当、期限を読み上げます。決まったか曖昧なまま次へ進みます。
表は編集部作成の例です。

決定後の作業を担当と完了期限つきで営業管理表に残す

会議で決めたことは、実行する内容まで明らかにして残します。営業管理表の該当箇所へ反映し、誰がいつまでに行うかを確認できるようにします。

  • 決定内容を具体的に残す　採用した方針と、実行する行動を書きます。条件つきの決定なら、その条件も残します。
  • 担当と期限を確定する　行動ごとに実行担当と完了期限を決めます。共同作業でも、完了を確認する人を明記します。
  • 管理表への反映を確かめる　記録する人と反映期限を決めます。営業管理表への反映後は、実行担当が内容を確認します。

決定を実行できる形で営業管理表に反映する

記録項目書くこと反映先
決定の内容採用した方針と適用する条件を書きます。営業管理表の該当する活動欄に残します。
実行する行動着手する作業と完了の条件を書きます。営業管理表の行動欄に残します。
担当実行する人と完了を確認する人を書きます。営業管理表の担当欄に残します。
期限行動ごとの完了期限を書きます。営業管理表の期限欄に残します。
反映の確認反映する人、反映期限、確認結果を書きます。営業管理表の該当する決定内容に確認結果を追記します。
表は編集部作成の例です。

決まらない理由から次の行動を決める

決まらなかった議題は、そのまま次の会議へ持ち越しません。決定を妨げた理由を確認し、追加の準備と次に判断する方法を決めます。

  • 不足を具体的に残す　足りない情報や比較できなかった点を書きます。追加で調べる内容と、その担当を決めます。
  • 次の判断時期を決める　情報が届く時期と着手期限を確認し、次に決める時期を定めます。再び議題に出す条件も残します。
  • 会議外の判断も選ぶ　意見の調整が済み、権限のある人が判断できるなら、追加情報を文章で確認して決める方法も選びます。

未決定の理由に合わせて対応を変える

決まらなかった理由扱い次の行動
情報が足りない不足する情報が届くまで判断を保留します。調査担当と期限、判断日を決めます。
比較条件が違う選択肢を同じ条件で比較し直します。比較項目と再提出の期限を決めます。
決定する人が不在決定できる人に判断を求めます。判断材料を渡し、回答期限を決めます。
意見がまとまらない対立点を絞って再び議論します。判断の基準と次に決める時期を定めます。
追加確認だけが残る意見の調整が済み、追加情報を確認できれば会議外で決めます。決定する人と期限、結果の共有先を決めます。
表は編集部作成の例です。

文章の確認と質問の受け方を決める

文章で送っただけでは、必要な相手が読んだか分かりません。確認期限と質問先を明記し、まだ読んでいない相手には個別に確認を促します。

  • 確認の方法を決める　確認する相手と期限、確認済みを示す方法を決めます。読んだことと、内容への同意は区別します。
  • 質問先を明記する　質問を受ける場所と回答する人を決めます。他の人にも関係する回答は、元の共有情報に追記します。
  • 毎回の会議で再説明しない　まだ読んでいない相手には個別に確認を促します。参加者に共通の誤解がある場合は、必要な箇所だけを会議で確認します。質問から新たな判断が必要になった場合は、議題として提出します。

共有後の確認と質問への対応を決める

場面すること注意
文章を共有する確認する相手と期限、質問先を添えます。誰に確認してほしいかを曖昧にしません。
読んだと知らせる決めた方法で確認済みを示します。確認済みを賛成や承認と扱いません。
質問を受ける回答する人を決め、文章で回答します。他の参加者にも関係する回答は、元の共有文書にも追記します。
読んでいない人が残る該当する相手に個別に確認を促します。会議で全文を再説明しません。共通の誤解がある箇所だけ確認します。
判断が必要になる決めることを書いて議題に提出します。情報の質問と方針の判断を分けます。
表は編集部作成の例です。

議題の確認表に自社の決まりを書き込む

会議の準備から共有後の確認まで、自社の決まりを記入します。曖昧な欄があれば、運用を始める前に関係者と決めます。

  • 扱う基準を文章にする　会議で判断することと、文章で共有することの境界を書きます。議題を採用する人も決めます。
  • 担当と期限を埋める　議題の提出、情報の準備、決定の反映、共有の確認について、担当と期限を記入します。
  • 迷った箇所を見直す　実際に使って判断に迷った欄を修正します。未決定の議題や確認漏れにも対応できるか確かめます。

営業会議の議題を整理する確認表

項目記入する内容自社の決まり
会議の基準会議で扱う条件、文章で共有する範囲、議題を会議で扱うか判断する人を書きます。
議題の書き方決めること、決定する人、未決定で止まる行動を書きます。
事前の情報必要な事実・数字・選択肢・推奨案、不足情報の担当と期限を書きます。
提出と締め切り提出できる人、提出先、締め切り、期限後の扱い、相談先を書きます。
決定と未決定決定後の作業の担当者・完了期限・記録先と、未決定の理由・次の判断時期・方法を書きます。
文章共有の確認確認する相手、期限、確認方法、質問先、未確認への対応を書きます。
確認表は編集部作成の例です。自社の営業管理表の項目や、誰がどの手順で決定するかの社内の決まりに合わせて記入します。