相手が参加を判断できるセミナー案内を書く

開催日時だけでは、相手は自分の業務に関係するセミナーか判断できません。参加してほしい人と当日扱う内容を、申し込み前に伝えるための要素を整理します。

  • 参加してほしい人　どの業務で、何に困っている人に参加してほしいかを決めます。
  • 当日伝える内容　当日扱う問いと持ち帰れる内容を決め、説明する順番を書き出します。
  • 申し込み前に伝える情報　参加条件と当日の参加方法を決め、案内と実際の内容を照合します。

案内には、相手が参加するか判断できる情報を書く

参加を決めるには、自分との関係、分かること、参加条件を確かめる必要があります。題名と日時に加えて、判断に必要な情報を先に並べます。

  • 自分との関係を示す　参加してほしい人の業務と困りごとを書き、自分に関係する内容か判断できるようにします。
  • 分かることを示す　当日扱う問いと、参加後に決められることを具体的に書きます。
  • 条件を先に示す　費用や参加方法などを、申し込みの操作に進む前に目に入る場所へまとめます。

参加を判断する順番

  1. 自分に関係あるか
  2. 何が分かるか
  3. 条件は何か
  4. 申し込む

参加してほしい人を業務の場面で示す

同じ役職でも、担当する業務や困りごとは異なります。「どの業務で何に困っているか」まで書くと、参加を検討しやすくなります。

  • 業務と悩みを書く　「経営者向け」で止めず、取り組んでいる業務と、判断に迷っていることを書きます。
  • 対象外も伝える　参加に必要な知識や経験を示し、今回扱わない相談があればその範囲も書きます。
  • 営業先の条件で絞る　地域や業種など、自社の営業先を選ぶ条件から考え、当日の問いが担当業務に関係する相手に絞ります。

対象者の書き分け

曖昧な書き方業務の場面で書く
経営者向け新規営業を始めるにあたり、案内を送る業種を決めかねている方を対象とします。
営業責任者向け電話営業の記録が担当者ごとに分かれていて、次に連絡する先を決めかねている方を対象とします。
マーケ担当者向けセミナーの企画時に、誰のどんな疑問を扱うか決めかねている方を対象とします。
編集部作成の例。実際に扱う内容に合わせて対象者を記載してください。

参加者が判断に迷うことを、問いの形で題名にする

広いテーマだけでは、当日どこまで扱うかが伝わりません。参加者が業務で判断したいことを、当日答えられる問いに絞ります。

  • 迷う場面から考える　何を知りたいかに加えて、何を選ぶ場面で迷っているかを書き出します。
  • 問いを絞り込む　当日説明できる範囲に絞り、関連する話題を題名へ詰め込みすぎないようにします。
  • 答えを決めつけない　特定の方法がよいと言い切らず、「選ぶときに何を確認すればよいか」の形で問いにします。

広いテーマを問いに変える

広いテーマの題名問いの形の題名
営業の最新動向新規営業の案内先は、どの業種から選ぶ？
営業管理セミナー次に電話する営業先を決めるには、何を記録する？
セミナー集客講座参加してほしい人に伝えるために、案内へ何を書く？
編集部作成の例。題名はいずれも架空です。

参加者が持ち帰れる内容を具体的に書く

「理解が深まる」だけでは、参加者は参加後に何ができるか想像しにくくなります。決められることと持ち帰れる資料を、当日の内容に沿って書きます。

  • 決める内容を示す　「学べます」で止めず、何を比較し、どの項目を決める材料が得られるかを書きます。
  • 配布物を明記する　記入シートや説明資料がある場合は、内容と配布対象、受け取る時点を示します。
  • 答えられない範囲も書く　個社の事情を調べないと答えられない相談など、当日対応できないことも伝えます。

持ち帰れる内容の書き方

抽象的な書き方具体的な書き方
理解が深まります案内先を選ぶときに、地域・業種・相手の業務上の困りごとをどう確認するかを説明します。
実務に役立ちます自社のセミナー案内に必要な項目を書き出す記入シートを配布します。
疑問を解消しますセミナー案内にどの項目を書けばよいかという質問に答えます。個別案件の診断は扱いません。
編集部作成の例。配布や対応が決まっている内容だけを記載してください。

プログラムは告知した問いに答える順番で示す

題名で掲げた問いに答えるために、説明の順番を組み立てます。前提から具体例、判断材料へ進み、最後に参加者が質問できる時間を設けます。

  • 問いへの道筋を作る　各項目で何を説明するかを書き、告知した問いに答えるために必要な説明が、プログラムに全部入っているか確かめます。
  • 時間の配分を決める　判断材料の説明と質疑に必要な時間を取り、前提の説明だけで終わらない配分にします。
  • 紹介の位置を示す　自社サービスを紹介する場合は、プログラム内に項目を設けて位置を示します。

問いに答えるプログラムの順番

順番扱う内容
はじめに対象とする業務の場面と、当日扱う問いを確認します。
続いて具体例を使い、判断に迷う箇所を説明します。
その後選択肢を比較する条件と、判断に必要な材料を示します。
紹介を挟む場合自社サービスで対応できる範囲と利用方法を説明します。
最後に告知した問いに関する質問を受け付けます。
編集部作成の例。サービス紹介を含め、説明する順番と時間の配分を決めます。

登壇者は、当日の問いについて何を説明できる人かを書く

登壇者の紹介では、肩書きや経歴に加えて、担当業務が当日の内容とどう関係するかを伝えます。どの業務を担当し、問いに対して何を説明できるかを書きます。

  • 説明する内容を書く　所属や氏名に加えて、当日説明する業務の範囲と具体例を書きます。
  • 社内からも選ぶ　社外の講師に限らず、業務の手順や判断理由を具体的に説明できる社内の人も検討します。
  • 公開範囲を確かめる　顧客が登壇する場合は、社名や事例、資料、録画について公開できる範囲を事前に確認します。

登壇者紹介に書く内容

避ける書き方書き方
肩書きだけを書くセミナーの企画を担当し、対象者とテーマを決める手順を説明します。
経歴を並べる営業記録の管理を担当し、次に連絡する先を決める際の確認項目を説明します。
顧客名だけを書く利用部門の立場から、導入前に確かめた条件と運用時の注意点を説明します。
編集部作成の例。実際の担当業務と、公開できる内容に合わせて記載してください。

自社サービスの紹介があることを、申し込み前に伝える

学習だけの場だと思って参加すると、予告のないサービス紹介に不信を抱くことがあります。紹介の位置と時間の使い方、参加後の連絡を先に伝えます。

  • 紹介の範囲を示す　何を紹介し、全体の中でどの程度の時間を使うかを、プログラムと合わせて示します。
  • 連絡の有無を書く　参加後に営業の連絡をするかどうかを明記し、行う場合は連絡方法と内容も伝えます。
  • 連絡不要の希望を受け付ける　営業連絡が不要な場合の申告方法を用意し、その希望を連絡前に確認できるようにします。

申し込み前に伝える紹介と連絡

伝えること書き方
紹介の有無プログラムには、自社サービスの機能と利用方法の紹介を含みます。
位置と時間質疑の前に操作例を紹介します。案内には、紹介に使う時間を明記します。
営業の連絡参加後に、サービスの利用についてメールでご連絡します。
連絡不要の申告営業の連絡が不要な場合は、申し込み時の連絡希望欄でお知らせください。
編集部作成の例。実際の紹介時間、連絡方針、希望の受け付け方法を記載してください。

参加条件と当日の参加方法をまとめて示す

内容に関心があっても、費用や参加方法が分からなければ申し込みを決めにくくなります。参加条件から録画・資料の扱いまで、まとめて確認できるようにします。

  • 条件を明記する　対象者、定員の有無、費用の有無を示し、申し込みを受け付ける条件を書きます。
  • 参加方法を書く　日時と会場またはオンラインの別を示し、受付や接続に必要な準備を案内します。
  • 録画と資料を示す　録画する範囲や公開先、資料の配布対象と、社内共有・転載などの可否を書きます。

まとめて記載する参加情報

項目書くこと
対象・定員対象者と対象外の範囲、人数に上限を設けるか、受け付けを締め切る条件を書きます。
費用無料か有料かを明記し、有料の場合は支払いとキャンセルの条件も示します。
日時・参加方法開催日時と終了予定、会場への行き方または接続方法、必要な準備を書きます。
録画録画の有無、参加者の映像・発言が含まれるか、公開対象と視聴できる期間を書きます。
資料配布の有無、対象、受け取り方と時点、社内共有・転載・再配布の可否を書きます。
申し込み後確認の連絡や参加案内がいつ何で届くかと、届かない場合の問い合わせ先を書きます。
編集部作成の例。未確定の条件は、決まった内容として案内しないでください。

参加までの流れを示し、案内と当日の内容を照合する

申し込み後に何が届き、当日どう参加するかを先に示します。案内を送る前には、告知した内容と当日のプログラムを照合します。

  • 次の行動を示す　申し込み完了から事後の連絡まで、届く案内と必要な操作、困ったときの連絡先を示します。
  • 送る前に照合する　対象者、問い、持ち帰れる内容、登壇者、紹介、参加条件を、当日の資料と照らし合わせます。
  • 告知した内容を守る　当日は告知した問いと範囲に沿って進めます。変更が必要な場合は、事前に変更点を知らせます。

申し込みから事後の連絡まで

  1. 申し込み：送信完了を確認する
  2. 確認：受け付けの連絡を読む
  3. 前日案内：会場や接続方法を確認する
  4. 当日：受付または接続をして参加する
  5. 事後の連絡：資料や案内を受け取る
前日の案内や事後の連絡は、実際に行う内容と一致させてください。

案内に必要な要素をメモに書き出す

案内文を書く前に、各欄を短い文で埋めます。決まっていない欄は確認事項として残し、案内を送るまでに決めます。

  • 人と問いから埋める　参加してほしい人を業務の場面で書き、その人が判断したい問いと持ち帰れる内容を記入します。
  • 条件まで書き込む　参加条件の欄には費用・定員・参加方法を書き、録画・資料の扱い、申し込み後の案内、参加後の営業連絡も記入します。
  • 送る相手を決める　地域や業種など、営業先と同じ考え方で送付先の条件を決め、相手の担当業務と今回の内容との関係を確かめます。

セミナー案内の要素を書き出すメモ

書き出す項目記入欄書き出す項目記入欄
参加してほしい人当日の問い
持ち帰れる内容プログラムの順番
登壇者の説明範囲サービス紹介の有無と時間
参加条件案内を送る相手の条件
編集部作成の例。登壇者の欄には、当日の問いに何を説明できるかを書いてください。