セミナーの案内には、対象者と参加して分かることが先に要る

法人向けセミナーの案内は、対象者と参加して分かることから考えます。申込から参加後の連絡まで決めると、案内に載せる項目が見えてきます。

  • 対象と内容を決める　誰に向けて開くかと、参加して分かることを決めます。
  • 参加と申込の方法を決める　日時や参加方法、申込の受け方と受け付けた後の連絡を決めます。
  • 営業連絡と記録を決める　聞く情報と営業連絡の範囲、案内を出す先、営業管理表に残す内容を決めます。

案内を出す前に、申込の受け方と申込後の連絡の決まりが要る

開催を知らせても、自分に関係がある内容か分からなければ参加を考えにくくなります。申込後の連絡や営業連絡も、案内を出す前に決めておきます。

  • 誰に向けるかを決める　どの業種や役割の人の、どのような悩みを扱うかを決めると、案内に載せる対象者が具体的になります。
  • 連絡先の聞き方を決める　申込を受けても連絡先が分からなければ、参加方法を伝えられません。連絡に使う情報を決めます。
  • 参加後の連絡を決める　参加後に営業連絡をするなら、その内容と手段を案内に載せる項目に含めます。

決めないまま案内したときに起きること

起きること原因先に決めること
対象が伝わらない業種や役割、悩みが定まっていません。対象者と参加して分かることを決めます。
申込者に連絡できない参加案内に使う連絡先を聞いていません。連絡手段と申込時に聞く情報を決めます。
営業連絡で行き違う参加後の営業連絡を知らせていません。連絡の内容と手段、希望の聞き方を決めます。
表は編集部作成の例です。

セミナーで伝える内容は、対象者の役割と困る場面で変わる

同じテーマでも、役割によって知りたいことが違う場合があります。対象者が仕事で困っていることから、参加して分かることを決めます。

  • 業種と役割を決める　業種だけでなく、仕事上の役割と困っている場面まで考えます。
  • 分かることを決める　説明する話題に加え、参加後に何を選べるようになるか、何を整理できるかを決めます。
  • 対象でない人も決める　前提となる知識や取り上げない話題から、今回の内容が向かない人も整理します。

対象者と内容を決めるための整理

決めること内容注意
対象の業種や役割どの業種で、どの仕事を担う人に向けるかを決めます。役職名だけでなく、仕事で困っている場面も考えます。
参加後に分かること参加後に選べることや整理できることを決めます。セミナーで説明する範囲に収めます。
対象でない人今回の内容が向かない人と、参加に当たって想定する前提知識を整理します。取り上げない話題や前提知識を案内項目に含めます。
表は編集部作成の例です。

案内の項目には、参加を考える人が確かめる順番が要る

参加を考えるには、自分に関係する内容かを知ってから、日時や申込方法を確認できる並びが役立ちます。内容の説明と参加のための情報を順に載せます。

  • 対象と内容を先に載せる　題、対象者、参加して分かることを先に載せ、取り上げる内容を続けます。
  • 日時から申込へ並べる　内容の後に日時と参加方法を載せ、その次に申込方法を置きます。
  • 主催と連絡先を載せる　主催と問い合わせ先を載せ、参加前に分からないことを尋ねられるようにします。

案内に載せる項目と順番

項目載せること注意
題・対象セミナーの題と、対象となる業種や役割を載せます。対象者が抱えている悩みも含めます。
内容参加して分かることと、取り上げる話題を載せます。前提知識や取り上げない話題も添えます。
日時・参加方法開催日、開始と終了の時刻、参加場所を載せます。会場かオンラインかが分かる情報を含めます。
申込方法申込の窓口と、申込時に伝える情報を載せます。締切を設ける場合は、締切も含めます。
主催セミナーを開く会社や団体の名称を載せます。申込の窓口と主催が異なる場合は、その関係も載せます。
問い合わせ先問い合わせを受ける窓口と連絡方法を載せます。申込前の問い合わせにも使える窓口を選びます。
表は編集部作成の例です。

日時と参加場所には、当日の入場や接続の方法まで要る

日時や参加場所が曖昧だと、参加できるかを判断しにくくなります。開催日時から会場への入場やオンラインの接続方法まで、参加に向けて知っておく情報を決めます。

  • 開始と終了を示す　開催日と曜日、開始と終了の時刻を載せます。受付や入室を始める時刻も決めます。
  • 参加場所を示す　会場なら所在地や部屋名、オンラインなら参加用の案内を送る時期と連絡手段を載せます。
  • 参加に要るものを示す　持ち物や通信環境など、参加前に準備するものを載せます。無料か有料かも伝えます。

日時と参加方法の確認項目

項目示すこと注意
日時開催日と曜日、開始と終了、受付や入室の時刻を載せます。申込後の連絡にも同じ日時を載せます。
会場での参加会場名、所在地、建物の入口や部屋名を載せます。会場に着いてから迷いやすい場所も確認します。
オンラインでの参加参加用の案内を送る時期と連絡手段を載せます。参加用の案内が届かないときの問い合わせ先も載せます。
参加に要るもの持ち物や通信環境と、無料か有料かを載せます。参加前に準備するものと主催側で用意するものを分けます。
表は編集部作成の例です。

申込後の連絡には、内容と時期と担当の決まりが要る

申込が届く場所だけでなく、誰が確認して何を返すかまで決めておきます。受付完了の知らせから当日の案内までを続けて考えます。

  • 申込の窓口を決める　申込を受ける窓口と確認する担当を決めます。欠席や変更の連絡先も案内項目に含めます。
  • 受け付けた旨を伝える　申込後に、受け付けた旨と参加までの連絡予定を伝えます。返信に使う連絡手段も決めます。
  • 開催前の再案内を決める　開催前に再案内を送るかと送る時期を決め、日時と参加場所、参加に要るものを知らせます。欠席の連絡があった人は送信先から外します。

申込から当日までの連絡

  1. 申込を受ける
  2. 受け付けた旨を伝える
  3. 開催前に再案内する
  4. 当日

申込時に聞く情報は参加案内と連絡の目的で決まる

参加案内に使う情報と、営業のために知りたい情報は分けて考えます。聞く理由を説明できる項目を選び、答えなくても申し込める項目も決めます。

  • 会社名と氏名を聞く　参加する人が所属する会社と、その人の氏名を聞きます。代理の申込は申込者と参加者を分けます。部署や役職は、聞く理由がある場合に加えます。
  • 連絡に使う情報を聞く　参加案内を送るための連絡先を聞きます。メールで連絡が済むなら、電話番号を求める理由を見直します。
  • 聞かないことを決める　参加案内にも予定した連絡にも使わない情報は聞きません。社内の詳しい事情も求めすぎないようにします。

申込時に聞く情報の整理

項目聞く理由注意
会社名参加する人が所属する会社を確認するために聞きます。会社の住所まで聞くかは、予定している連絡から考えます。
氏名参加する人を確認し、その人へ案内を届けるために聞きます。代理で申し込む場合は、参加する人と連絡を受ける人を分けて確認します。
連絡先受付後の連絡と当日の参加案内を送るために聞きます。参加案内の連絡先を聞くことと、営業連絡の希望を聞くことは分けます。
聞かないこと予定した連絡に使わない情報は聞きません。営業で知りたいという理由だけで項目を増やさないようにします。
表は編集部作成の例です。

セミナーに参加しても、営業連絡を望んでいるとは限らない

セミナーに参加したい気持ちと、商品やサービスの説明を聞きたい気持ちは同じとは限りません。営業連絡の有無や内容、希望の伝え方を案内時に示します。

  • 参加案内と営業を分ける　開催に関する連絡と、商品やサービスを紹介する連絡を分けます。営業連絡をしない場合も決めておきます。
  • 連絡の内容と手段を決める　誰から、何について、どの手段で連絡するかを決めます。参加後の営業連絡を案内項目に含めます。
  • 望まない意思の受け方を決める　営業連絡を望まない意思を伝えられる窓口を設けます。その希望を記録し、営業連絡を止める担当を決めます。

営業連絡について案内に載せる項目

場面決めること案内での示し方
参加後の連絡営業連絡をするかどうかを決めます。参加後に営業連絡をするかどうかと、営業連絡をする会社名を載せます。
営業連絡をする場合紹介する内容と連絡手段を決めます。連絡の有無に続けて、内容と手段を載せます。
希望を聞くとき営業連絡を希望するかを聞く方法を決めます。申込項目に、参加申込とは分けて連絡の希望を含めます。
連絡を望まない場合希望を受ける窓口と、営業連絡を止める担当を決めます。営業連絡の説明に続けて、希望を伝える窓口を載せます。
表は編集部作成の例です。

案内を出す先と手段は対象者との接点で決まる

既存の顧客と、まだ接点のない営業先では、連絡の届き方が違います。対象者との関係や公開されている窓口を確認して、案内を出す先と手段を選びます。

  • 既存の接点を確認する　既存の顧客には、普段やり取りしている担当者が今回の対象に当たるかを確認します。案内を受け取りたくないという申し出がないかも確認します。
  • 対象に合う営業先を選ぶ　業種や役割、悩みが今回の内容と重なる営業先を選びます。連絡先があることだけで送る先を決めません。
  • 窓口に合う手段を選ぶ　手紙DM、テレアポ、フォーム営業は、相手の窓口や接点から選びます。同じ相手への重複した案内を避けます。

案内を出す先と手段の整理

出す先手段注意
既存の顧客普段使っている連絡手段から選びます。今回の対象者か、案内を望んでいるかを確認します。
所在地が分かる企業手紙DMを候補にします。所在地に加えて、対象となる部署が分かるかを確認します。
電話窓口がある企業テレアポを候補にします。営業の電話を受けない旨が示されていないかを確認します。
問い合わせ先がある企業フォーム営業を候補にします。営業連絡を受けない旨が示されている窓口には送りません。
表は編集部作成の例です。

参加の記録には、営業連絡の希望を分けた欄が要る

参加した事実だけでは、何に関心があり、次に何を望んでいるかは分かりません。申込と参加の記録に、質問や連絡の希望を添えて営業管理表に残します。

  • 申込と参加を分けて残す　申込日と参加の有無を分けて記録します。会社名と氏名も残し、誰の記録かが分かるようにします。
  • 質問を発言に沿って残す　質問した内容を、発言に沿って残します。質問があったことだけで、商談を希望しているとは考えません。
  • 次の対応と担当を残す　連絡の希望と、次に行うこと、その担当を記録します。営業連絡を望まない場合も、見落とさない場所に残します。

営業管理表に残す項目

記録項目書くこと注意
会社名・氏名参加する人の所属する会社名と氏名を記します。同じ会社から参加する人も、それぞれの記録を残します。
申込日申込を受け付けた日を記します。参加した日と混同しないように分けます。
参加の有無参加したか、欠席したかを記します。参加を確認できていない場合は、その旨を記します。
質問参加者が尋ねた内容を記します。発言の内容と、営業側の推測を混ぜません。
連絡の希望営業連絡を望むかと、希望する連絡手段を記します。希望を聞いていない場合も、その旨を記します。
次の対応次に行うこと、担当、連絡する時期を記します。連絡の希望と食い違っていないかを確認します。
表は編集部作成の例です。

確認表に書き出すと、申込後の連絡で未定の項目が分かる

ここまでに決めたことを、自社で使う言葉に置き換えて記します。未定の項目は、決める担当と確認する相手も記して、案内を出す前に埋めます。

  • 対象から申込まで記す　対象者と分かることを起点に、案内項目、日時と参加方法、申込の受け方を記します。
  • 聞く情報と連絡を記す　申込時に聞く情報とその理由、営業連絡の範囲を記します。連絡を望まない人への対応も含めます。
  • 案内先と記録を記す　案内を出す先と手段、営業管理表に残す内容を記します。受付と記録を担当する人も決めます。

セミナー案内の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
対象者を記す。対象となる業種や役割、悩みと、今回の内容が向かない人を記します。分かることを記します。参加後に分かることと、取り上げる話題を記します。
載せる項目を記す。題、対象、内容、日時、参加方法、申込方法、主催、問い合わせ先を載せる順に記します。日時と参加方法を記します。開催日時、会場かオンラインか、参加に要るもの、無料か有料かを記します。
申込の受付を記す。申込の窓口、受付後と開催前の連絡、欠席の連絡先、それぞれの担当を記します。聞く情報を記します。会社名、氏名、連絡先など、聞く情報と理由、聞かないことを記します。
営業連絡を記す。連絡の有無、内容、手段、希望の聞き方と、望まない人への対応を記します。案内先と記録を記します。案内を出す先と手段、営業管理表に残す項目、記録する担当を記します。
表は編集部作成の例です。