貸し出す前に発送と返却を決める

「現物を見たい」と言われたら、返却までの段取りを決めてから発送します。この資料では、貸出前の確認から返却後の記録までを整理します。

  • 貸し出す物を決める　貸出品であることを伝え、本体と付属品を特定して、貸し出せる状態か確かめます。
  • 受け取りと返却を決める　受け取る人と場所を指定してもらい、返却できる見通しを確かめて期間と方法を決めます。
  • 確認と記録の方法を決める　発送時と返却時に現物を照合し、貸出中の状況と、遅延や破損への対応を記録します。

返却までに決めることを先に確認する

発送の準備を始める前に、貸し出す物から返却までの条件を確認します。自社で確かめることと、相手と決めることを分けて進めます。

  • 自社で確認する　貸し出せる見本と付属品を確認し、発送や返却確認を受け持つ人を決めます。
  • 相手と段取りを決める　受け取り先、貸出期間、返却方法は、相手の予定を聞いて決めます。
  • 未決定の項目は発送前に確定する　決まっていない項目には確認先を記録し、発送前に相手や社内から回答を得て確定します。

発送前に決めること

決めること内容決める人
貸し出す物本体と付属品を特定します。自社の営業と保管担当で決めます。
受け取り先受取人と届け先を確認します。相手に指定してもらいます。
貸出期間利用予定と返却の期日を決めます。相手と自社の営業で決めます。
返却方法返送先と双方の作業を決めます。相手と自社の営業で決め、発送担当に伝えます。
記録記録先と更新する人を決めます。自社の営業と管理担当で決めます。
表は編集部作成の例です。

貸出品であることと使える範囲を伝える

見本を送るだけでは、返却が必要な物だと伝わらないことがあります。貸出品であることと、使ってよい範囲を発送前に伝えます。

  • 返却が必要だと伝える　返却不要の見本と誤解されないよう、使用後に返却する貸出品だと伝えます。
  • 使える範囲を示す　使用場所や操作の範囲を具体的に示し、分解や別の場所への持ち出しの可否も伝えます。
  • 評価の相談と分ける　試用で何を評価するかは、営業担当者が相手と別に相談します。貸出の確認では、返却までの取り扱いを決めます。

貸出品の取り扱いとして伝えること

伝えること内容注意
貸出であること使用後に返却する物だと伝えます。本体と付属品の両方を返却対象にします。
使える範囲使用場所と可能な操作を伝えます。判断に迷う使い方は事前に相談してもらいます。
避ける扱い分解や加工などの可否を伝えます。返却時の状態に影響する扱いを確認します。
評価との区別評価の観点は別に相談します。評価内容を相談した後も、貸出条件に合意できているかを確認します。
表は編集部作成の例です。

本体と付属品を貸出一覧に書き出す

同じ商品の見本が複数あると、商品名だけではどの現物を貸し出したか区別できません。本体を見分ける情報と、返してもらう付属品を貸出一覧に記録します。

  • 現物を見分ける　商品名と型式に加え、管理番号など現物ごとに異なる情報を記録します。
  • 付属品も書き出す　ケーブルやケースなども品名で記録し、説明書を返却対象に含めるかも決めます。
  • 相手にも一覧を渡す　返却対象が分かる一覧を相手に共有し、受け取り時と返却準備時に相手に確認してもらいます。

貸出一覧に記録する情報

項目確かめること記録
本体発送する現物を特定します。商品名、型式、管理番号を記入します。
付属品使用に必要な物を確認します。品名と個数を記入します。
説明書同梱する資料を確認します。資料名と返却の要否を記入します。
貸出一覧返却対象を漏れなく記載します。一覧を相手に共有したことを記録します。
表は編集部作成の例です。

貸し出せる状態を確かめてから約束する

見本が保管されていても、そのまま貸し出せるとは限りません。現物の状態と使用予定、社内の承認を確認してから貸出を約束します。

  • 現物の所在を確かめる　一覧の在庫表示だけで判断せず、本体と付属品が保管場所にあるか確かめます。
  • 使える状態を確かめる　外観と必要な動作を確認し、不具合や不足があれば貸出の可否を判断します。
  • 予定と承認を確かめる　他の貸出や社内使用と重ならないか確認し、必要な承認を得てから回答します。

貸出を約束する前の確認

確かめること確かめ方確認できない場合
在庫保管場所に本体と付属品があるかを確認します。所在が分かるまで貸出を確約しません。
状態と動作外観と必要な動作を確認します。確認できる人に点検を依頼します。
予定の重なり希望する貸出期間が、他の貸出や社内使用の予定と重ならないかを確認します。使用予定を確認してから期間を提示します。
社内の承認貸出を判断する人に確認します。確認中であることを相手に伝えます。
表は編集部作成の例です。

受け取る人と場所を相手に指定してもらう

会社の所在地と、見本を受け取れる場所が同じとは限りません。実際に受け取る人と場所を指定してもらい、受領後の連絡方法も決めます。

  • 受取人を指定してもらう　商談の窓口が受け取るとは限らないため、受取人の氏名と部署を確認します。
  • 届け先を具体的にする　住所だけでなく、建物名や受付場所など、受け取りに必要な情報を確認します。
  • 希望と連絡方法を聞く　受け取れる時間帯の希望を聞きます。届いた後に相手側の誰から連絡をもらうかも決めます。

相手に指定してもらう受け取り情報

確かめること内容注意
受取人氏名、部署、連絡先を確認します。商談の窓口と異なる場合は、発送予定と内容物を両者に伝えます。
受け取り場所住所、建物名、受付場所を確認します。登録済みの所在地だけを根拠に発送先を決めません。
時間帯の希望受け取り可能な時間帯を聞きます。希望の時間帯に配達できるか確認してから、相手に回答します。
受領後の連絡連絡する人と連絡先を決めます。届いたことと、内容物に不足や破損がないかを知らせてもらいます。
表は編集部作成の例です。

返却の見通しから貸出期間と方法を決める

使い終わる予定だけでなく、梱包して返せる見通しまで確認します。貸出期間と返却方法を決め、双方が行う作業を明確にします。

  • 返却できる予定を聞く　相手の評価が終わる予定と、返却準備に着手できる予定を聞いて期日を決めます。
  • 返却の作業を分ける　梱包、発送手配、返送先の案内を誰が行うか決め、必要な情報を事前に渡します。
  • 延長の相談方法を決める　延長が必要なら期日前に相談してもらい、貸出予定を確認して可否と新たな期日を伝えます。

返却までの予定と作業

決めること内容確認すること
相手の予定評価の終了と返却準備の予定を聞きます。相手側で返却作業を行う人の予定も確認してもらいます。
貸出期間開始日と返却期日を決めます。期日が発送日か到着日かを明示します。
返却方法返送先と梱包の方法を決めます。箱や緩衝材を保管してもらうか確認します。
双方の作業梱包、発送手配、案内の役割を決めます。相手が予定どおり作業できるか確認します。
延長の扱い相談先と延長可否の回答方法を決めます。合意後に貸出一覧の期日を更新します。
表は編集部作成の例です。

発送する現物を貸出一覧と照合する

発送前に、梱包する現物と貸出一覧を照合します。状態と同梱物を記録し、発送後は受け取りに必要な情報を相手に伝えます。

  • 梱包前に照合する　本体の管理番号と付属品を一覧で確かめ、入れ違いや入れ忘れがないか確認します。
  • 発送時の状態を残す　傷や汚れ、動作の確認結果を記録します。写真を残す場合は、どの現物を撮影したかも記録します。
  • 発送したことを伝える　発送した物と到着予定を知らせ、貸出一覧、返却の案内、連絡先を相手が確認できるようにします。

梱包から発送連絡までの確認

場面すること記録
一覧との照合本体と付属品を現物で確認します。照合した人と確認日を残します。
状態の確認外観と動作の確認結果を残します。傷や汚れの有無と場所を記録し、写真を残す場合は現物との対応も記録します。
同梱物の確認説明書と貸出一覧を確認します。実際に同梱した物を記録します。
発送の連絡発送内容と到着予定を伝えます。発送日と、配送状況の確認に使う情報を残します。
表は編集部作成の例です。

受領と返却のどちらも現物を確認して完了にする

発送の完了だけで、相手が見本を受け取れたとは判断しません。返却時も到着だけで終えず、内容物と状態を確認して貸出一覧を更新します。

  • 受け取れたか確認する　受取人に到着と内容物を確認してもらい、不足や気になる状態があれば知らせてもらいます。
  • 期日前に予定を聞く　決めた期日に返却できるかを相手に確認し、予定が変わった場合は合意した対応を記録します。
  • 返却物を照合する　本体と付属品を一覧と照合し、状態も確認します。未確認の項目があれば、貸出を完了と記録しません。

受け取りから返却完了までの確認

場面すること記録
受領の確認到着と内容物を相手に確認してもらいます。受領日と確認した人を残します。
期日前の連絡返却予定と準備の状況を聞きます。回答と次に連絡する予定を残します。
返却物の照合本体と付属品を貸出一覧と照合します。返却日と、不足している物の品名・個数を記録します。
状態の確認発送前の記録と外観や動作を比べます。確認結果と、貸出を完了と判断したかを記録します。
表は編集部作成の例です。

未返却や破損への対応を貸出前に決める

返却が遅れたり、破損や欠品が見つかったりしたときの連絡先を先に決めます。状況を確認する人と、次の対応を判断する人も決めておきます。

  • 連絡の順序を決める　連絡が取れない場合に備え、再連絡の方法と、相手に確認しておく別の連絡先を決めます。
  • 状況を確かめる　返却が遅れた場合は保管状況と返却予定を相手に確認します。破損や欠品が見つかった場合は、破損箇所や不足品を確認します。
  • 対応する人を決める　相手側の窓口と、社内で対応を判断する人を決めます。確認した事実、相手と合意した対応、次の連絡予定を残します。

貸出前に決めておく対応

場面先に決めること記録
連絡が取れない再連絡の方法と別の連絡先を決めます。連絡日時、方法、返答の有無を残します。
返却が遅れる保管状況と返却予定の確認方法を決めます。遅れる事情と合意した返却予定を残します。
破損・欠品どのような場合に使用を止めてもらうかと、その後の保管・返送方法を決めます。状態、写真、不足品、決めた対応を残します。
対応の判断相手の窓口と社内の判断者を決めます。対応する人と次の確認予定を残します。
表は編集部作成の例です。

貸出の段取りをメモと貸出一覧に記録する

貸出前に決めたことを、自社で使うメモに書き込みます。営業管理表から貸出一覧を確認できるようにし、受領や返却の状況を更新します。

  • 決まった内容を書く　貸出品であることと使える範囲を伝えたうえで、相手と決めた発送・返却の段取りを記入します。
  • 未確認のまま送らない　未確認の項目には確認する人と回答を得る予定を書き、発送前に内容を確定します。
  • 営業管理表に残す　商談相手の記録に貸出一覧の保存先と状況を残し、次に確認することも記入します。

商品見本の貸し出しを決めるメモ

記入する項目確認結果と相手との合意内容
貸出品と付属品本体の識別情報、付属品、説明書、返却対象を書く：
貸出前の確認在庫、状態、予定の重なり、承認の確認結果を書く：
受け取り先受取人、場所、時間帯の希望、受領の連絡方法を書く：
期間と返却方法開始日、返却期日（相手の発送日か自社への到着日か）、返送先、双方の作業、延長の相談方法を書く：
照合と記録先照合する人、一覧の保存先、営業管理表への記録方法を書く：
未返却時の対応再連絡の方法、確認する内容、対応する人を書く：
表は編集部作成の例です。