依頼した後も、場面ごとに自社が確かめることが残る

依頼した後も、報告を読み、相手への対応を引き継ぐ仕事が残ります。開始から終了までの流れに沿って、自社で確かめることを整理します。

  • 確認する場面を決める　開始・実施中・反応の引き継ぎ・見直し・終了で、何を確かめるかを決めます。
  • 確認する人を決める　各場面で報告や記録を読み、依頼先へ返事をする人を決めます。
  • 残す記録を決める　接触の記録と残る約束を受け取り、自社の営業管理表へ移す内容を決めます。

依頼後に確かめることは場面で決まる

依頼後の流れは、開始・実施中・反応の引き継ぎ・見直し・終了に分かれます。反応の引き継ぎや見直しは、実施中にも生じます。

  • 開始時に内容を確かめる　営業リストと伝える内容の最終版を確かめ、実施中に受け取る報告項目を決めます。
  • 実施中に報告を読む　相手の希望と残る約束を読み、自社への引き継ぎや依頼内容の見直しを進めます。
  • 終了時に記録を受け取る　未対応の約束と接触の記録を受け取り、その後の対応をする人まで決めます。

各場面で確認する人を決める

  1. 開始
  2. 実施中
  3. 反応の引き継ぎ
  4. 見直し
  5. 終了
反応が届いたときや食い違いが見つかったときは、その場で確認します。

開始前には、実際に使う資料の最終版の突き合わせが要る

依頼先へ渡した内容が、そのまま開始時の内容になっているとは限りません。実際に使う営業リストと説明を受け取り、最終版を確かめます。

  • 使う版を突き合わせる　手元の最終版と、依頼先が使う営業リストや説明を突き合わせます。
  • 変更箇所を確かめる　連絡しない会社や説明の修正が反映されたかを、変更箇所ごとに読みます。
  • 確認した人を残す　確認した人と使い始める版を記し、開始後に内容が変わったときの連絡先も残します。

開始前に最終版を突き合わせる

確かめること内容記録
渡した版実際に使う版が、最後に渡した版と同じかを確かめます。使う版と確認した人を記します。
除外の反映連絡しないと伝えた会社が、接触する先から外れているかを確かめます。外した会社と理由を記します。
説明の内容サービスの説明や案内する条件に、古い内容が残っていないかを読みます。使う説明と修正した箇所を残します。
連絡先相手からの返事や依頼先からの相談が、自社の誰に届くかを確かめます。連絡を受ける人と連絡先を記します。
表は編集部作成の例です。確認後に変更した内容も、開始時の記録に追記します。

報告で分かることは受け取る項目で決まる

接触した営業先と結果だけでは、相手への次の対応までは分かりません。聞いた内容と残る約束まで、報告に含める項目を決めます。

  • 会社ごとに受け取る　どの会社へ、いつ、どの手段で接触したかが分かる形で報告を受け取ります。
  • 区分の意味を決める　連絡がつかなかった場合と断られた場合を分け、結果の区分が何を指すかを決めます。
  • 約束まで受け取る　相手が求めたことに加え、誰がいつまでに対応するかも報告に含めます。

実施中に受け取る報告項目

報告項目内容自社ですること
接触した営業先会社名、接触した日、手段、話した相手を記します。営業リストのどの会社かを確かめます。
結果の区分接触できたかと、どのような反応だったかを分けて記します。区分の意味が決めた内容と同じかを読みます。
聞いた内容相手の質問や希望を、依頼先の所感と分けて記します。自社から返答する内容を確かめます。
残る約束約束した内容、対応する人、期限を記します。引き継ぐ人へ渡し、対応できるかを確かめます。
表は編集部作成の例です。報告を受け取る人と、いつ報告するかも決めます。

報告が届いても依頼どおりとは限らない

報告を受け取った後は、渡した説明や連絡停止の記録と突き合わせます。違いがあれば、該当する会社と接触の内容を示し、依頼内容との違いについて依頼先に確認や修正を求めます。

  • 説明の範囲を読む　渡していない条件や約束が加わっていないかを、実際に伝えた内容から確かめます。
  • 停止後の接触を読む　連絡停止を伝えた会社に、その後も接触していないかを記録で確かめます。
  • 引き継いだ先を読む　反応の報告だけで終わっていないかを読み、自社の誰へ渡ったかまで確かめます。

報告から食い違いを見つける

確かめること読む箇所違ったときの対応
説明の範囲伝えた内容と、相手へ約束した条件を読みます。該当する説明を止め、伝えた相手への訂正を相談します。
連絡停止の反映停止を伝えた記録と、その後の接触記録を読みます。該当する会社への接触を止め、依頼先へ反映を求めます。
反応の引き継ぎ相手の希望、引き継ぎ先、対応の進み具合を読みます。引き継ぐ人を決め、残る約束への対応を進めます。
表は編集部作成の例です。報告に書かれていないことは、実施したと見なさず確認します。

反応の引き継ぎ先は相手の希望で決まる

資料を求めた相手が、商談まで望んでいるとは限りません。何を求めているかを読み、その内容に応じて自社で対応する人へ渡します。

  • 希望を読み分ける　資料を見たいのか、質問への回答が欲しいのか、話し合いたいのかを分けて読みます。
  • 約束ごと引き継ぐ　相手の希望と約束した内容を渡し、連絡する人や連絡方法を決めます。
  • 引き継いだことを伝える　自社で対応を始めたことと連絡停止の希望を依頼先へ伝え、接触が重ならないようにします。

反応に合わせて対応する人を決める

反応引き継ぐ人依頼先に返すこと
資料請求求められた資料を案内できる人へ渡します。資料を案内したことと、その後の連絡について聞いた希望を返します。
質問質問の内容を確認し、回答できる人へ渡します。回答した内容と、まだ回答していない点を依頼先へ伝えます。
商談の希望相談したい内容を読み、商談を進める人へ渡します。自社で連絡を引き継いだことと、依頼先に続けてほしい対応を返します。
断り営業リストと連絡停止の記録を更新する人へ渡します。今回の案内への断りか、今後の連絡停止かを分けて返します。
表は編集部作成の例です。相手の希望が読み取れないときは、依頼先が営業先から何を聞いたのかを確かめます。

見直す点は、印象ではなく接触の記録から探す

反応が乏しいという印象だけでは、何を変えるかが定まりません。接触できたか、何を伝え、どう返されたかを読み、依頼先と変更する点を話します。

  • 記録から困り事を探す　連絡がつかないのか、説明が伝わらないのか、相手の関心と離れているのかを読みます。
  • 変える点を具体化する　営業リスト、説明、手段のどこを変えるかと、その理由を依頼先と決めます。
  • 変更後の結果を確かめる　変更した内容と使い始めた日を残し、その後に届く報告と突き合わせます。

記録をもとに変更する点を話す

見直す点記録から分かること依頼先と決めること
営業リスト事業の内容や相手の役割が、案内する内容と合っているかを読み取れます。加える会社と外す会社、その理由を決めます。
説明質問や聞き返しの内容から、説明不足が疑われる点を依頼先に確かめます。修正する説明と、使い始める版を決めます。
手段今の手段で連絡がつくかと、営業先が発言として述べた連絡方法の希望を読み取れます。変える手段と対象の会社、切り替える時点を決めます。
表は編集部作成の例です。記録から分からない点は、推測で埋めず依頼先へ聞きます。

営業を途中で止めても相手との約束は残る

新たな接触を止めても、すでに約束した回答や案内は残ります。止める会社や手段を明らかにし、残る対応を自社と依頼先で分けます。

  • 止める範囲を伝える　依頼全体を止めるのか、特定の会社や説明を止めるのかを依頼先へ伝えます。
  • 残る約束を拾う　停止する時点までの記録を読み、まだ回答していない質問と、送付や案内を約束したまま対応していない事項を確かめます。
  • 再開の条件を残す　再開を考える場合は、解消が要る問題と確認する人を記し、再開の連絡まで接触を止めます。

止める理由と残る対応を分ける

場面確かめること引き継ぎ
自社側の理由提供内容の変更や対応する人の不足が、どの約束に影響するかを確かめます。約束の変更を相手へ伝える人と、伝える内容を決めます。
相手先の理由連絡停止の希望が、どの会社や連絡方法に及ぶかを確かめます。相手の希望を記録し、自社と依頼先の営業リストへ反映します。
説明の食い違い何を伝え、どの会社に誤った説明が届いたかを確かめます。説明を訂正する人を決め、相手へ伝えた結果を記録します。
表は編集部作成の例です。停止を伝えた記録と、依頼先からの返答を残します。

終了時には、残る約束と記録がそろっているかの確認が要る

終了の連絡だけでは、相手との約束や接触の記録が手元に残りません。残る約束、実施した接触、連絡停止の記録を受け取り、不足を確かめます。

  • 未対応の約束を受け取る　未回答の質問や案内の約束を受け取り、引き継ぐ人と期限を決めます。
  • 接触の記録を受け取る　終了までに実施した接触が含まれるかを、これまでの報告と突き合わせます。
  • 終了後の連絡先を決める　終了後に相手から返事が届いたとき、依頼先から自社の誰へ渡すかを決めます。

終了時に受け取るものを確かめる

受け取るもの内容注意
未対応の約束相手、約束の内容、期限、これまでの対応を受け取ります。自社で引き継ぐ人を記し、相手を待たせている内容から確認します。
接触の記録接触した営業先、接触した日、手段、結果、聞いた内容を受け取ります。最後の報告の後に行った接触も含まれるかを確かめます。
連絡停止の記録連絡停止を求めた相手と、その希望の内容を受け取ります。自社から連絡する前に、営業リストへ反映します。
表は編集部作成の例です。受け取った記録を確認した人と、不足について依頼先へ聞いた内容を残します。

次に連絡する前には、移した接触履歴の確認が要る

受け取った報告を保管するだけでは、次に連絡する人が過去の接触を見落としかねません。会社ごとの接触履歴、結果、次の対応を自社の営業管理表へ移します。

  • 会社を突き合わせる　会社名だけで決めず、所在地や連絡先も読み、同じ会社の記録へ追記します。
  • 過去の接触を残す　依頼先が実施した接触だと分かるように記し、それまでの履歴も残します。
  • 次の対応を書き添える　次にすること、対応する人、期限を書き、連絡停止の希望も見える箇所に記します。

営業管理表へ移す項目

移す項目書き方注意
会社ごとの履歴接触した日、手段、相手、実施した依頼先を記します。同名の会社や異なる拠点の記録を混ぜないようにします。
結果結果の区分と、相手から聞いた内容を記します。依頼先の所感を、相手が述べた内容と分けて残します。
次の対応約束した内容、次にすること、対応する人、期限を記します。対応を終えた内容と、まだ残っている内容を分けます。
連絡停止停止を求めた相手と、希望する停止の範囲を記します。次に連絡する人が、接触前に読める箇所へ記します。
表は編集部作成の例です。移した後は元の報告と突き合わせ、約束や連絡停止の記入漏れを確かめます。

確認表には、各項目を確かめる人と記録先が要る

各場面で確かめることを、自社の依頼内容に合わせて書き出します。確認する人と記録を残す場所も記し、依頼先と話すときに使います。

  • 自社の言葉で書く　何を受け取り、どこを読み、違ったときにどうするかを具体的に書きます。
  • 確認する人を書き添える　各項目を読む人と、依頼先へ変更を伝える人を書きます。
  • 決まっていない点を残す　未定の内容は、依頼先へ聞くことと確認する人を記し、決まったら書き直します。

依頼後の確認内容を書き出す

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
開始時の確認を書く。営業リストと説明の最終版、除外の反映、連絡先、確認する人を書きます。報告項目を書きます。接触した営業先、結果の区分、聞いた内容、残る約束と、報告を読む人を書きます。
報告の読み方を書く。説明の範囲、連絡停止、反応の引き継ぎを読む人と、違ったときの対応を書きます。反応の渡し先を書きます。資料請求、質問、商談の希望、断りを引き継ぐ人と、依頼先へ返す内容を書きます。
見直し方を書く。見直しに使う記録、依頼先と話す人、変更した内容を残す場所を書きます。止める場面を書きます。止める理由と範囲を確かめる人、残る約束を引き継ぐ人、再開前に確認する点を書きます。
終了時の確認を書く。残る約束、接触の記録、連絡停止の記録を受け取り、内容を確かめる人を書きます。記録の移し方を書きます。自社の営業管理表へ移す項目、転記する人、元の報告と突き合わせる人を書きます。
表は編集部作成の例です。記入する内容とともに、各場面の記録を残す場所も書きます。