営業代行には、任せる作業と自社で行う作業の線引きが要る

営業代行に任せたい作業を、手段ごとに書き出します。渡すものと依頼後に受け取るものまで決めると、依頼先との話を具体的に進められます。

  • 任せる作業を決める　手紙DM・テレアポ・フォーム営業ごとに、任せる作業と自社に残す作業を決めます。
  • 渡す情報を決める　営業リストを自社で絞り、伝えてよいことと伝えてはいけないことを分けます。
  • 依頼後の対応を決める　反応の引き継ぎ、受け取る記録、連絡停止の共有、依頼を止める条件を決め、依頼内容をまとめます。

作業の境目には、書き出して依頼先と確かめる手順が要る

営業代行を頼むだけでは、どこまで任せたかが伝わりません。作業の境目と連絡の相手を書き、依頼前に依頼先と確かめます。

  • 作業の終わりを書く　発送や発信の後まで任せるのかを書き、自社の作業が始まるところを示します。
  • 反応の届け先を書く　資料請求や質問を誰へ伝えるかを書き、依頼先だけに反応が残ることを防ぎます。
  • 記録と止め方を書く　次の対応に使う記録と、依頼を止める条件を先に書きます。

決めないまま依頼したときの食い違い

起きること原因先に決めること
作業が食い違う任せる作業の終わりを書いていません。手段ごとに任せる作業と自社の作業を分けます。
引き継ぎが漏れる反応を伝える相手が決まっていません。反応ごとに引き継ぐ人を決めます。
記録が使えない結果だけが残り、相手の希望が分かりません。次の対応に使う項目を決めます。
止めどきが不明止める条件と連絡先を書いていません。止める場面と止め方を決めます。
表は編集部作成の例です。自社の依頼内容に合わせて書き換えます。

任せる作業と自社に残す作業は、手段ごとに線引きが違う

同じ営業先への接触でも、手段によって作業の終わりが変わります。実施する作業と反応への対応を分けて、任せる範囲を書きます。

  • 手段ごとに分ける　手紙DM・テレアポ・フォーム営業をまとめず、それぞれの作業を書き出します。
  • 反応後の作業も書く　返信や質問への対応を含むかを決め、実施後に残る作業を明らかにします。
  • 重なる接触を避ける　同じ会社へ別の手段でも接触するときは、先の接触と反応を確かめてから進めます。

手段ごとの作業の分け方

手段依頼先に任せる作業自社に残す作業
手紙DM手書きの手紙の作成と発送を任せます。営業先を選び、届いた問い合わせに対応します。
テレアポ決めた範囲の商品説明と相手の希望の聞き取りを任せます。詳しい質問への回答と商談を進めます。
フォーム営業送信と送信結果の記録を任せます。送信する内容を確かめ、届いた返信に対応します。
表は編集部作成の例です。任せられる作業を依頼先と確かめます。

渡す営業リストは自社が狙う相手で決まる

候補の会社には、取引中の会社や連絡停止を望む会社が含まれていることがあります。狙う相手と除く相手を自社で決めてから、依頼する手段に使う列を選びます。

  • 対象の条件を書く　地域や業種など、なぜその会社へ接触するのかが伝わる条件を書きます。
  • 除く相手を決める　取引中の会社や連絡停止を望む会社などを外し、外した理由も伝えます。
  • 渡す列を選ぶ　依頼する手段に使う連絡先を渡し、営業に使わない社内情報は渡しません。

営業リストとともに伝える内容

渡すもの内容注意
対象の条件地域・業種など、選んだ条件を記します。依頼先で営業先を追加してよいかも決めます。
絞った営業先会社名と、依頼する手段に使う連絡先を渡します。社名が似た会社を見分けられる情報を添えます。
除いた会社接触を避ける会社と、その理由を伝えます。他の手段でも接触を避けるかを示します。
渡す列の説明各列に何が書かれているかを説明します。意味を取り違えそうな略語を説明します。
渡さない列社内の相談内容など、渡さない情報を決めます。実際に渡す営業リストに混ざっていないか確かめます。
表は編集部作成の例です。依頼する手段に合わせて渡す列を選びます。

説明できても条件を変えてよいとは限らない

商品を説明することと、相手に合わせて条件を変えることを分けます。答えられない質問を受けた後の対応まで、依頼先へ伝えます。

  • 説明の範囲を決める　伝えてよい商品説明を選び、どの手段でも同じ内容を伝えられるようにします。
  • 約束できる範囲を書く　提供できる内容や対応できる地域について、依頼先だけで約束してよい範囲を書きます。
  • 答えられない時の対応を決める　推測で答えず、質問を記録して自社へ伝える流れを決めます。

説明と約束の範囲の分け方

区分内容依頼先に伝えること
伝えてよい説明商品の特徴と提供できる内容を記します。渡した説明の範囲で伝えます。
条件の話対応地域など、相手に伝えてよい条件を記します。条件の変更を求められたら自社へ伝えます。
伝えてはいけない未公表の予定や社内だけの情報を分けます。渡した資料に含まれていても相手へ伝えません。
答えられない質問自社で回答する質問の範囲を記します。質問と連絡先を記録し、依頼元の担当者が回答すると相手に伝えます。
表は編集部作成の例です。営業の文面や台本ではなく、依頼する範囲を示しています。

反応の引き継ぎ先は相手の希望で決まる

資料を求められても、商談を望んでいるとは限りません。使った手段だけで振り分けず、相手が望んだことに合わせて引き継ぐ人を決めます。

  • 希望を分けて聞く　資料請求、質問、商談の希望、断りを分け、相手が求めていない対応を避けます。
  • 引き継ぐ人を決める　反応ごとの届け先と、不在のときに代わって受ける人を決めます。
  • 約束も一緒に渡す　相手に伝えた次の対応を添え、引き継ぎ内容を受け取ったことを依頼先へ知らせます。

相手の希望に合わせた引き継ぎ

反応引き継ぐ人引き継ぐまでの対応
資料請求自社で資料を送る人へ渡します。求められた資料と送り先を聞き、商談の希望と分けて記録します。
質問自社で商品の説明ができる人へ渡します。質問を記録し、答えていない内容が分かるようにします。
商談の希望自社で商談を進める人へ渡します。話したい内容と連絡の希望を聞き、引き継ぐことを伝えます。
断り自社で接触先を見直す人へ渡します。断られた内容を記録し、連絡停止の希望があれば共有します。
表は編集部作成の例です。引き継ぐ人を自社の担当者名か部署名に置き換えます。

記録の項目は自社が次に行う対応で決まる

実施したことだけが分かる記録では、次に何をするかが分かりません。相手の希望と残っている約束を読み取れる項目を決めます。

  • 結果の意味を分ける　接触できなかった場合と、接触して断られた場合を分けて記録してもらいます。
  • 発言と見立てを分ける　相手が話した内容と依頼先の見立てを分け、希望を読み違えない記録にします。
  • 受け取る場面を決める　反応を引き継ぐときや依頼を止めるときに、誰から誰へ記録を渡すかを決めます。

次の対応に使う記録

記録項目内容使い方
会社と手段接触した会社と使った手段を記します。別の手段で接触した記録と突き合わせます。
結果の区分実施できたかと、相手から反応があったかを分けます。未接触と断りを分けて次の対応を考えます。
話した相手分かった範囲で名前と部署を記します。次に誰へ連絡すればよいかを確かめます。
聞いた内容相手の質問や希望と、依頼先の見立てを分けて記します。回答する内容と引き継ぐ人を決めます。
残っている約束資料送付や折り返しなど、まだ終えていない対応を記します。約束した対応の抜けを防ぎます。
記録を渡す場面反応の引き継ぎ時や依頼の終了時の渡し手と受け手を記します。受け取った旨を渡し手へ知らせ、記録の渡し忘れに気づけるようにします。
表は編集部作成の例です。自社が次の対応に使う項目を選びます。

連絡停止の希望は、止めた手段の確認までが要る

電話で聞いた停止の希望が、手紙DMやフォーム営業へ伝わっていないと接触が続きます。自社と依頼先のどちらが聞いても、関わる人へ伝わる流れを決めます。

  • 止めたい範囲を残す　電話だけか、他の手段も含むかなど、相手が伝えた停止の範囲を記録します。
  • 互いの連絡先を決める　依頼先から自社へ、自社から依頼先へ伝える相手を決めます。
  • 止めた手段を知らせる　連絡を受けた後は、どの会社へのどの手段を止めたかを知らせた相手へ報告し、準備中の接触も確かめます。

停止の希望を互いに伝える流れ

場面伝える先反映
依頼先が聞いた自社で営業先を管理する人へ伝えます。自社からの接触と他の依頼先への指示を見直し、止めた対象と手段を依頼先へ報告します。
自社が聞いた接触を任せている依頼先へ伝えます。止める手段と準備中の作業を確かめ、止めた対象と手段を報告してもらいます。
範囲が曖昧自社で停止の連絡を受ける人へ伝えます。希望を狭く読み替えず、次の接触を止めて社内で対応を決めます。
実施前に見直す自社と依頼先の実施する人へ伝えます。営業リストと停止の記録を突き合わせ、止める相手を外します。
表は編集部作成の例です。連絡停止を伝える相手と返事の内容まで決めます。

依頼を止めるときは、未対応の約束の引き継ぎが要る

新たな接触を止めても、資料送付や回答の約束が残ることがあります。止める条件と伝える相手を決め、途中の対応を誰が引き継ぐかまで書きます。

  • 自社側の理由を書く　商品を提供できないときや、反応へ対応できないときなど、止める条件を書きます。
  • 止める作業を伝える　対象の会社と手段を示し、どの作業から止めるかを依頼先へ伝えます。
  • 途中の約束を引き継ぐ　止めた作業、止められなかった作業、残る約束を受け取り、自社で対応する人を決めます。

止める場面と残る対応

止める場面確かめること引き継ぎ
自社側の理由提供できる内容の変更や、社内で対応できない状況を確かめます。接触を止める営業先と手段を伝え、残る約束を自社へ渡してもらいます。
相手先の理由連絡停止の希望や、接触先の間違いを確かめます。他の手段を担当する人にも伝え、次の接触から外します。
説明が食い違う相手に伝えた内容と、自社が渡した説明を突き合わせます。関わる作業を止め、訂正の連絡をする人を決めます。
作業が進んでいる準備中か、すでに実施したかを確かめます。止められなかった接触を記録し、反応が来たときの届け先を残します。
表は編集部作成の例です。停止を伝えた後に受け取る報告まで決めます。

依頼先と読み合わせると、未定の作業が分かる

任せる範囲から止め方までを、依頼内容としてまとめます。依頼先に実際の作業を説明してもらうと、自社の考えとの食い違いが見えてきます。

  • 依頼内容をまとめる　範囲、リスト、伝える内容、引き継ぎ、記録、連絡停止、止め方を同じ確認表に書きます。
  • 作業に沿って読む　実施前、反応があったとき、止めるときの流れを依頼先と読み合わせます。
  • 未決の点を書き残す　決まっていない内容と、それを決める人を書き、依頼を始める前に埋めます。

依頼先と読み合わせる項目

項目書くこと確かめる相手
任せる範囲手段ごとに任せる作業と自社に残す作業を書きます。依頼先で実施を取りまとめる人と確かめます。
営業リスト対象の条件、除く会社、渡す列を書きます。自社で営業先を選ぶ人と依頼先で受け取る人に確かめます。
伝える内容説明してよい内容と約束してはいけない内容を書きます。自社で商品を説明する人と依頼先に確かめます。
反応の引き継ぎ反応ごとの届け先と引き継ぐまでの対応を書きます。自社で反応を受ける人と依頼先に確かめます。
受け取る記録記録項目と渡す場面、渡し手と受け手を書きます。依頼先で記録を書く人と自社で使う人に確かめます。
停止・止め方停止の共有先、依頼を止める条件、残る約束の渡し先を書きます。自社と依頼先で停止の連絡を受ける人に確かめます。
表は編集部作成の例です。依頼先の窓口だけでなく、実際に作業する人にも伝えます。

確認表に記入すると、決めていない項目が分かる

ここまで決めた内容を、自社の言葉で記します。書けない項目を見つけたら、誰と何を決めるかを書き添えます。

  • 手段の名前を書く　営業代行とまとめず、手紙DM・テレアポ・フォーム営業ごとに任せる作業を書きます。
  • 人と作業を結び付ける　自社対応だけで済ませず、誰が何をするかが分かるように書きます。
  • 確かめた日を残す　依頼先と内容を確かめた日を書き、変更したときは関わる人へ伝えます。

営業代行への依頼前の確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
任せる範囲を記す。手段ごとに、依頼先がする作業と自社に残す作業を記します。反応の引き継ぎを記します。資料請求、質問、商談の希望、断りの届け先と、引き継ぐまでの対応を記します。
渡すリストを記す。対象の条件、除いた会社、渡す列と渡さない列を記します。受け取る記録を記します。記録する項目と、受け取る場面、渡し手と受け手を記します。
伝える範囲を記す。伝えてよいこと、伝えてはいけないこと、答えられない質問の届け先を記します。連絡停止の反映を記します。自社と依頼先の共有先、止める手段、止めた対象と手段の報告の仕方を記します。
止める条件を記す。依頼を止める条件、連絡する相手、止める作業、残る約束の引き継ぎ先を記します。確かめた日を記します。依頼先と内容を確かめた日、確かめた相手、まだ決まっていない内容を記します。
表は編集部作成の例です。記入した内容を依頼先と読み合わせて使います。