営業リストに要る項目は使う手段で決まる

営業リストは、会社名と連絡先だけで使えるとは限りません。共通の項目を土台に、手紙・電話・フォームで足す列を考えます。

  • 共通の項目が決まる　会社を見分ける情報・連絡先・選んだ理由・接触の記録を、どの手段でも使う項目として整理できます。
  • 手段ごとの列が決まる　手紙の郵送先と宛名、電話の番号と受付の情報、フォームのあるページと送信の記録を分けて考えられます。
  • 除外と埋める人が決まる　除外の印と連絡停止の欄を設け、列の意味と埋める人を決めたうえで、項目を足せます。

連絡先の列は会社名ではなく使う手段で決まる

同じ会社への営業でも、手紙と電話では使う連絡先が違います。先に使う手段を決めると、集める項目の範囲が見えてきます。

  • 手段から列を選ぶ　使う手段に合わせて、郵送先の住所・電話番号・フォームのあるページから集める項目を選びます。
  • 連絡先の役目を分ける　本社の所在地が郵送先とは限りません。会社について知る情報と、実際に連絡する先を分けます。
  • 併用する列を足す　同じ会社に複数の手段を使うときは、会社の情報を共通にし、連絡先と接触の記録を手段ごとに持ちます。

手段で変わる項目

手段要る項目理由
手紙郵送先の住所と宛名、発送と返送の記録を持ちます。届ける場所と宛名にする相手を分けて知るためです。
電話電話番号と受付で聞けたこと、架電の記録を持ちます。かける先と、電話で分かったことを残すためです。
フォームフォームのあるページと送信の記録、返信先と確認する人を持ちます。送る場所と、送信後に返答を確認する場所を知るためです。
複数の手段使う手段ごとの連絡先と接触の記録を持ちます。どの手段で連絡したかを混ぜずに残すためです。
表は編集部作成の例です。

連絡先だけでは、営業先に選んだ理由は残らない

連絡先があっても、なぜその会社へ営業するのかは伝わりません。会社を見分ける情報・連絡先・選んだ理由・接触の記録を共通の項目にします。

  • 会社と連絡先を分ける　会社を見分ける情報には社名や所在地を、連絡先には実際に使う住所や番号などを記します。
  • 選んだ理由を残す　地域や業種など、自社の提案と結び付く点を記します。集めた会社情報をすべて理由の欄へ移すことは避けます。
  • 接触の記録を持つ　使った手段と接触日、分かったことを記します。詳しく書く項目は、手紙・電話・フォームで変わります。

共通に持つ項目

区分項目書くこと
会社を見分ける情報社名・所在地・業種・規模の区分を設けます。どの会社かを見分け、自社が狙う会社像と比べられる情報を記します。
連絡先郵送先・電話番号・フォームのあるページを手段に応じて設けます。実際に連絡する場所と、その場所が指す部署や拠点を記します。
選んだ理由営業先として選んだ理由の欄を設けます。提案したいことと、その会社を選んだ理由とのつながりを記します。
接触の記録接触日・使った手段・結果の欄を設けます。いつ、どの手段で連絡し、何が分かったかを記します。
表は編集部作成の例です。

社名が同じでも同じ会社とは限らない

社名だけでは、同名の会社や似た名前の会社を見分けにくくなります。所在地を添え、業種と規模の区分には何を指すかが伝わる名前を付けます。

  • 社名の表記を残す　法人の種類を含む社名を記します。普段使う略称だけにすると、似た名前の会社と混ざりやすくなります。
  • 所在地の意味を決める　本社と支店など、どの場所を記す欄かを決めます。郵送先が異なるときは、手紙の連絡先として分けます。
  • 業種と規模を分ける　業種には事業の内容を、規模には売上高や従業員数など、何をもとにした区分かを記します。

会社を見分ける列

項目書くこと注意
社名の表記法人の種類を含む社名を記します。略称と正式な社名を同じ列へ混ぜません。
所在地本社や支店など、列で決めた場所の住所を記します。郵送先と同じ場所かどうかは分けて考えます。
業種主な事業や、営業先に選ぶ理由に関わる事業を記します。社名の印象だけで事業の内容を埋めません。
規模の区分売上高や従業員数など、区分のもとにした指標と、その会社が入る区分を記します。何についての大小なのかが分かる列名にします。
表は編集部作成の例です。

会社の所在地が手紙の郵送先とは限らない

手紙では、会社を見分ける住所に加えて、届ける先と宛名の項目が要ります。発送した記録と戻ってきた記録も分けて持ちます。

  • 郵送先を分けて持つ　郵便番号・住所・建物名など、郵送先に関わる項目を持ちます。本社の所在地をそのまま使えるとは限りません。
  • 宛名の相手を記す　宛名にする部署か人を記します。部署名と氏名は分け、分からない内容を推測で埋めません。
  • 発送と返送を分ける　発送日と宛先に加え、戻ってきた日と分かった理由を残します。発送済みだけでは到着したかは分かりません。

手紙で足す列

項目書くこと注意
郵送先の住所郵便番号・住所・建物名と、届ける拠点を記します。会社の所在地と郵送先が異なるときは分けて残します。
宛名の部署か人宛名にする部署名や氏名を記します。部署宛てか個人宛てかが分かるようにします。
発送の記録発送した日と、そのときの郵送先・宛名を記します。後から連絡先が変わっても、送った先が分かる形にします。
戻ってきた記録戻ってきた日と、返送から分かったことを記します。住所の問題か宛名の問題かを、分かる範囲で残します。
表は編集部作成の例です。

電話番号だけでは、かけた後の状況は残らない

電話では、番号に加えて受付で聞けたことを残す欄が要ります。かけた記録と次にかける予定を分けると、過去の接触と今後の予定が混ざりません。

  • 番号の相手を示す　代表番号か部署の番号かを記します。番号だけでなく、どこへつながる連絡先なのかを残します。
  • 受付の情報を残す　受付で聞けた部署名や窓口、取次ぎについて分かったことを記します。聞いていないことは補いません。
  • 記録と予定を分ける　かけた日と結果は接触の記録へ、次にかける予定とその理由は予定の欄へ記します。

電話で足す列

項目書くこと注意
番号電話番号と、代表・部署などの連絡先の区分を記します。会社名だけでなく、番号が指す窓口も残します。
受付で聞けたこと受付で分かった部署名や窓口、取次ぎの結果を記します。聞けた事実と、こちらの推測を混ぜません。
かけた記録かけた日、かけた番号、つながった相手と結果を記します。受付で終わったか、目的の相手と話せたかを分けます。
次にかける予定次にかける予定と、その予定を決めた理由を記します。連絡停止の希望があれば、予定を取り消して停止の欄に記します。
表は編集部作成の例です。

フォームのあるページを控えても、送ったかどうかは残らない

フォームでは、送るページの場所と送信の記録を分けて持ちます。送った内容の区分と返信先と確認する人も残すと、何を送り、どこで返答を待つかが分かります。

  • 送るページを記す　会社のウェブサイトとは分けて、フォームがあるページの場所を記します。窓口の目的や案内も残します。
  • 内容と送信を分ける　送った内容は提案の種類で区分し、送信日や完了表示は送信の記録へ残します。
  • 返信先と確認する人を持つ　フォームに記した返信先と、返答を確認する人を残します。送信の完了と相手からの返答は分けます。

フォームで足す列

項目書くこと注意
フォームのあるページフォームがあるページの場所と、窓口の目的を記します。営業の連絡を断る案内があれば、送信対象から外します。
送った内容の区分送った提案の種類やテーマを記します。本文を写す欄とせず、何の提案か分かる区分にします。
送信の記録送信した日と、完了表示やエラーの有無を記します。完了表示だけで、相手が内容を読んだとは考えません。
返信先と確認する人返信先として記した連絡先と、返答を確認する人を記します。相手のフォームのあるページと、自社の返信先を混ぜません。
表は編集部作成の例です。

除外と連絡停止を分けると外す理由が分かる

既存顧客や取引先であることを示す印と、連絡停止の希望を残す欄は役目が違います。どの手段でも、外す理由と対象の範囲を分けて記します。

  • 関係のある会社を示す　既存顧客や取引先には関係が分かる印を付けます。新規営業の対象から外す理由を連絡停止と混ぜません。
  • 停止の範囲を残す　連絡停止は、希望があった日と内容、対象となる手段を記します。範囲が不明なまま他の手段へ切り替えません。
  • 重複した行を示す　社名と所在地などを突き合わせ、同じ会社の行を見つけます。参照する行を決め、重ねて連絡することを防ぎます。

対象から外すための欄

印付ける場面付けた後の対応
既存顧客すでに自社の商品やサービスを利用していると分かったときに付けます。新規営業の対象から外し、社内の担当へ確認します。
取引先仕入先や協力会社など、すでに取引があると分かったときに付けます。取引内容と社内の担当を確認し、新規営業に含めるかを決めます。
連絡停止相手から連絡を止めてほしいという希望があったときに付けます。希望の内容と範囲を残し、対象となる連絡を止めます。
重複同じ会社が重ねて載っていると分かったときに付けます。連絡に使う行を決め、ほかの行から重ねて連絡しません。
表は編集部作成の例です。

列名だけでは書く内容が伝わるとは限らない

同じ列名でも、記す内容が人によって変わることがあります。項目を増やす前に、列の名前・書き方の決まり・埋める人を決めます。

  • 列名に役目を入れる　住所だけでなく、所在地か郵送先かが分かる名前にします。異なる役目の情報を同じ列へ混ぜません。
  • 書く範囲を決める　何を記し、何を記さないかを決めます。まだ調べていない状態と、調べても分からない状態も分けます。
  • 埋める人を決める　会社情報を集める人と、接触後に記録する人を決めます。追加する列にも同じ決まりを付けます。

列を作る前の決め事

決めること内容注意
列の名前何について記す列なのかを名前で示します。所在地と郵送先など、役目が違う情報は分けます。
書き方の決まり記す内容の範囲と、分からないときの書き方を決めます。未確認と、確認しても分からなかった状態を混ぜません。
埋める人情報を集める人と、接触後に記録する人を決めます。その情報を知る人が記入できるかを考えます。
項目を足す場面使う手段や営業先の選び方が変わったときに追加を考えます。使う場面と埋める人が決まってから列を足します。
表は編集部作成の例です。

項目を増やしても使えるリストになるとは限らない

知りたい項目をすべて並べると、集められない列が空欄のまま残りがちです。営業先を選ぶことと、連絡することに使う項目から集めます。

  • 埋められる列を残す　どこで調べるか、誰が記すかを決められる列を残します。接触して初めて分かる項目は、先に埋めようとしません。
  • 使わない列を外す　空欄が続き、営業先の選定や連絡にも使わない列は外します。除外と連絡停止の欄は残します。
  • 集める順番を決める　共通の項目と使う手段の連絡先を先に集めます。受付で聞けたことや返送の記録は、接触後に足します。

埋まらない列の見直し

起きること原因直し方
空欄が続く調べる先や埋める人が決まっていません。集め方を決め、使わない項目なら列を外します。
調査が終わらない使う場面が決まらない情報まで集めています。営業先の選定と連絡に使う項目を先に集めます。
推測が混ざる接触しないと分からない内容を先に埋めようとしています。接触後に記す列として分け、分かった内容だけを残します。
古い内容が残る変化する情報を集めても、見直す人が決まっていません。見直す人を決め、確認を続けられる項目に絞ります。
表は編集部作成の例です。

使う手段と列の役目を書くと足す項目が分かる

自社で使う手段を起点に、共通の項目と足す項目を書き出します。除外・連絡停止・列の意味・埋める人まで決めると、残す列が見えてきます。

  • 使う手段を言葉にする　手紙・電話・フォームのうち、実際に使う手段を記します。複数使うなら、それぞれに足す項目を考えます。
  • 列の役目を説明する　各列について、何を書くかと何に使うかを説明します。役目が重なる列はまとめられるかを考えます。
  • 埋める人まで決める　誰がいつ記すかを決めます。使う手段が変わったときや空欄が続いたときは、項目を見直します。

営業リストの項目確認表

確認する項目記入する内容確認する項目記入する内容
使う手段を記す。手紙・電話・フォームから、自社で使う手段を記します。共通の項目を記します。会社を見分ける情報・連絡先・選んだ理由・接触の記録に当たる列を記します。
足す項目を記す。手段ごとに足す項目として、郵送先と宛名、受付の情報、フォームのあるページなどを記します。除外の印を記します。既存顧客・取引先・重複を示す印と、印を付けた後の対応を記します。
連絡停止の欄を記す。連絡停止の希望を受けた日・内容・対象となる手段を、どの欄に残すかを記します。列の意味を記します。各列に何を書き、何を書かないかと、分からないときの書き方を記します。
埋める人を記す。会社情報を集める人と、接触後に各項目を記す人を記します。見直す場面を記します。使う手段の変更や空欄の継続など、項目を見直すきっかけを記します。
表は編集部作成の例です。