商品の説明と商談先の判断を分けて確認する

商談先が社内向けに作った資料には、商品の説明と導入に向けた判断が含まれます。確認する範囲を決め、根拠と確認状況が分かる形で回答します。

  • 確認する範囲を決める　資料の用途と依頼内容を聞き、自社で確認する箇所を決めます。
  • 根拠を付けて回答する　商品の説明を根拠資料と照合し、事実と違う記載には訂正を提案します。
  • 回答と記録を残す　未確認の箇所と、商談先が判断する箇所を示し、依頼から回答までを記録します。

資料を読み始める前に確認の範囲を決める

確認してほしい箇所が曖昧なままでは、どこまで回答すべきか決まりません。資料を受け取った段階で、依頼の範囲と回答できる範囲を確かめます。

  • 依頼の範囲を確かめてから読む　商品の説明を確かめる依頼なのか、ほかの箇所への意見も求める依頼なのかを分けます。
  • 商談先に代わって決めない　導入の必要性や社内での優先順位は、商談先が決める事項として扱います。
  • 確認が終わらない箇所は予定を伝える　期限までに確認できなければ、その箇所と今後の回答予定を伝えます。

起きやすい行き違いと防ぎ方

取りがちな対応起きること防ぎ方
全部を直す依頼を超えて、商談先の判断まで変更することがあります。確認対象を決めてから読みます。
導入判断に意見を述べる商品の説明と営業上の意見が混ざることがあります。事実の補足と意見を分けます。
見ずに返す確認済みだと誤解されることがあります。未確認の箇所を明示します。
表は編集部作成の例です。回答を急ぐ場合も、確認した範囲を省略しないようにします。

誰に何を伝える資料かを聞いて範囲を決める

社内向けの資料でも、読む人や使用場面によって確認したい内容は異なります。用途、対象箇所、回答期限を聞き、依頼内容を記録します。

  • 読む人と用途を聞く　誰に見せ、どのような検討に使う資料かを確かめます。
  • 対象箇所を指定してもらう　機能や提供条件など、確認してほしい記載をページや項目で指定してもらいます。
  • 回答期限を確かめる　資料を使う日と回答が必要な日を聞き、間に合う範囲を伝えます。

依頼時に聞く事項

聞くこと確かめ方記録
読む人・用途共有先と、資料を使う検討の場面を聞きます。共有先と使用目的を残します。
確認する内容対象ページと、確かめたい記載を指定してもらいます。対象箇所と依頼事項を残します。
回答の期限使用日と、回答が必要な日を聞きます。回答期限と回答予定を残します。
表は編集部作成の例です。依頼内容が変わった場合は、追加された確認対象も記録します。

商品の説明と商談先の判断を分ける

同じ段落に、機能の説明と導入後の見込みが書かれている場合があります。文章の位置だけで区切らず、記載内容ごとに確認できる範囲を分けます。

  • 商品の事実を分ける　機能、提供範囲、利用条件など、自社の資料で確かめられる記載を取り出します。
  • 業務の前提を確かめる　商談先から聞いた利用方法や必要条件が分かる範囲で、商品を使えるかを確認します。導入の効果までは確認しません。
  • 商談先の判断と区別する　導入の優先順位や社内での評価は、商談先の判断として、商品説明の確認と区別します。

記載内容ごとの扱い

区分自社が確認できるか扱い
機能・条件現行の仕様や提案条件と照合できます。根拠資料に基づいて回答します。
業務への当てはめ業務の前提が分かる範囲で確認できます。商品側の条件と、相手側の前提を分けます。
評価・意見商談先の評価は自社が正誤を確認する対象ではありません。判断材料となる事実を補足し、自社の見解を述べる場合は前提を付けます。
表は編集部作成の例です。ひとつの文章に説明と判断が混在する場合も、内容を分けて扱います。

確認した箇所ごとに根拠を添えて回答する

確認結果は、対象箇所と根拠を対応させて回答します。仕様書や提案書の版、確認日、確認した人を残すと、後から回答の前提をたどれます。

  • 箇所を特定する　資料の版とページ、項目名を示し、どの記載への回答かを明らかにします。
  • 根拠の位置を示す　参照した仕様書や提案書の名称、版、該当箇所を記載します。
  • 確認時点を残す　確認日と確認した人を記録し、条件付きの回答にはその条件を添えます。

根拠を添えるための回答項目

回答の項目書くこと注意
対象箇所資料の版、ページ、項目名を書きます。似た記載があっても箇所を区別します。
結果・条件照合した結果と、その結果が当てはまる利用条件や提供範囲を書きます。条件を省いて断定しないようにします。
根拠資料資料名、版、根拠となる箇所を書きます。対象の提案に適用される内容か確かめます。
確認日・確認者確認した日と、確認した人の名前を書きます。回答を送った人と異なる場合は区別します。
表は編集部作成の例です。根拠資料を共有するときは、商談先に渡せる資料かを確かめます。

事実と違う箇所には根拠を添えて訂正を提案する

商品の事実と違う記載を見つけたら、該当箇所と正しい内容を示します。訂正の根拠を添え、資料の修正と補足資料の受け渡しをどう進めるか決めます。

  • 違う箇所を示す　相違がある記載を特定し、根拠資料のどの内容と違うかを説明します。
  • 正しい内容を示す　機能や条件の正しい内容を示し、訂正に必要な根拠を添えます。
  • 訂正の進め方を決める　資料の修正方法を商談先と相談します。補足資料を渡す場合も、元の資料の該当箇所が修正されたかを別に確認します。

相違のある記載への対応

記載の型対応注意
機能の相違提供している機能と根拠を示し、訂正を提案します。予定の機能と提供中の機能を区別します。
条件の抜け必要な利用条件を示し、追記を提案します。対象の提案に合う条件を示します。
古い情報今回の提案に適用される情報と照合します。更新日だけで適用を判断しないようにします。
説明と判断の混在商品の説明に当たる部分に事実との相違があれば、その部分に絞って訂正を提案します。相手の判断まで書き換えないようにします。
表は編集部作成の例です。補足資料を渡しただけでは、元の資料を訂正したことにはなりません。

確認していない箇所とその理由を明示する

回答がない箇所も確認済みだと解釈されると、確認範囲が伝わりません。見ていない箇所と判断できない箇所を分け、理由と次の対応を記載します。

  • 見ていない箇所を示す　依頼の対象外や時間の都合で未確認の箇所を、ページや項目で示します。
  • 判断できない理由を書く　情報不足なのか、自社では確認できない内容なのかを区別します。
  • 次の対応を示す　追加情報があれば確認できる箇所には、必要な情報と回答予定を添えます。

未確認の範囲を記載する方法

場面書き方注意
依頼の対象外対象外としたページや項目を記載します。回答を省いた箇所を、対象外だったと後から説明しないよう、先に示します。
確認が未完了未完了の箇所と回答予定を記載します。確認できた箇所と混ぜないようにします。
情報が足りない不足している前提や資料を記載します。情報を受け取る前に結果を断定しないようにします。
自社で判断不可確認できない内容と理由を記載します。相手の判断事項なら、その区分も示します。
表は編集部作成の例です。未確認の理由は、資料全体への説明ではなく、該当箇所に対応させます。

商品情報と自社の見解を分けて伝え、導入の判断は商談先に委ねる

導入の必要性などに意見を求められたら、答えられる事実と条件を整理します。自社に有利な結論へ誘導せず、最終的な判断は商談先に委ねます。

  • 事実を補足する　利用条件や制約を示し、判断に必要な商品情報を補います。
  • 見解には前提を付ける　自社としての見解を述べる場合は、前提と不確かな点を示し、確認済みの事実と分けます。
  • 結論は相手に委ねる　導入の優先順位や社内の合意形成は商談先の事項として扱い、商談先にとって不利になる条件も省かずに伝えます。

意見を求められた場合の対応

求められることすることしないこと
業務で使えるか業務の前提と商品側の条件を照合します。分からない業務条件を推測して断定しません。
効果を見込めるか分かっている事実と、確認が必要な前提を示します。根拠のない効果を約束しません。
導入すべきか判断材料となる機能、条件、制約を補足します。商談先の導入判断を代わりに確定しません。
社内で勧めてよいか商品に関する質問には答え、勧めるかどうかは商談先の判断だと伝えます。商談先の社内方針に自社が賛成したと受け取られる回答をしません。
表は編集部作成の例です。意見を求められても、確認していない事実を根拠に結論を出さないようにします。

回答は確認箇所の一覧として返す

資料全体への一括した返答では、商品の説明以外も承認したように見えるおそれがあります。回答を対象箇所ごとの一覧にし、未確認の範囲も同じ回答内で示します。

  • 箇所ごとに回答する　対象資料の版を明記し、確認結果、根拠、訂正の提案を箇所ごとに記載します。
  • 回答の範囲を示す　未確認の箇所と商談先の判断事項を示し、資料全体の承認を意味しないことを記載します。
  • 自社名の扱いを確かめる　回答や自社名を資料に載せる場合は、掲載箇所と、確認範囲の表示方法を確かめます。

回答に含める要素

回答の要素内容理由
対象資料・範囲資料の版と確認対象を記載します。商談先が、回答の対象となった版と範囲を区別できます。
確認結果の一覧箇所ごとに結果、根拠、訂正の提案を記載します。何を確認したかを追えます。
未確認の範囲対象外、未完了、判断できない箇所を記載します。商談先が、確認済みの箇所と未確認の箇所を区別できます。
自社名の表示掲載箇所と、実際に確認した範囲が分かる表示かを確かめます。資料全体を確認したと受け取られにくくなります。
表は編集部作成の例です。回答が資料に転載される場合も、対象の版と確認範囲が分かる形にします。

依頼と回答を資料の版とともに記録する

営業管理表には、資料を確認したという事実だけでなく、確認した範囲を残します。訂正の提案と商談先の対応を分けて記録し、次に確認する内容を明らかにします。

  • 依頼と版を残す　依頼の目的、対象範囲、期限と、受け取った資料の版を記録します。
  • 回答の根拠を残す　確認箇所、根拠資料、確認日、確認した人と、送付した回答をたどれるようにします。
  • 相手の対応を残す　訂正を提案した状態と修正を確認した状態を分け、未対応の内容を記録します。

営業管理表に残す内容

記録項目書くこと
依頼の内容依頼日、依頼元、使用目的、確認範囲、期限を書きます。
資料の版ファイル名、版や受領日時、保存先を書きます。
確認箇所・根拠対象箇所、結果、根拠、確認日、確認した人を書きます。
訂正の提案相違のある箇所、提案内容、修正の進め方を書きます。
回答・未確認送付日、回答の保存先、未確認の箇所と理由を書きます。
相手の対応返答、修正版の受領、修正の確認状況、次の対応を書きます。
表は編集部作成の例です。修正版を受け取っただけの状態と、修正内容を確認した状態を区別します。

確認表に記入してから回答を送る

依頼内容、根拠、未確認の範囲を確認表に記入します。空欄が残る項目は、追加確認が必要なのか、今回の対象外なのかを決めてから回答します。

  • 範囲を記入する　目的と対象を記入し、商品の説明と商談先の判断を分けます。
  • 根拠と未確認を記入する　確認結果と訂正の提案に根拠を付け、未確認の箇所には理由を記入します。
  • 回答の形と記録を点検する　意見を求められた内容にどう答えたかと、回答の範囲の示し方を確かめ、営業管理表のどの案件に記録するかを記入します。

商談先の資料を確認するときの確認表

確認項目記入すること記入欄
目的と範囲読む人、用途、対象の版と箇所、回答期限を記入します。
説明と判断商品説明、業務への当てはめ、相手の判断に当たる箇所を記入します。
確認結果と訂正確認箇所、根拠、確認日、確認者、訂正の提案と進め方を記入します。
未確認の箇所未確認の範囲、理由、追加で必要な情報、回答予定を記入します。
意見と回答の形意見を求められた内容と、事実の補足で答えたか判断を委ねたか、回答範囲の示し方、自社名の扱いを記入します。
記録依頼と回答の保存先、相手の対応、営業管理表の該当案件を記入します。
表は編集部作成の例です。該当しない項目にも対象外と記入し、確認漏れによる空欄と区別します。