紹介を頼むときに伝える内容を決める

紹介してほしい相手・紹介の理由・紹介後の連絡方法を用意します。読みながら、顧客に紹介を頼むときのメモを書き進めます。

  • 頼む相手と条件を決める　どの顧客に頼み、どんな会社や部署を紹介してほしいかを決めます。
  • 理由と説明を用意する　紹介先に役立つと考える理由と、転送してもらえる短い説明を用意します。
  • 紹介後の対応を決める　紹介後の連絡方法と報告・記録の仕方、断られたときの対応を決めます。

相手の条件と説明を用意して紹介を頼む

「誰かいたら教えてください」だけでは、顧客は誰を紹介すればよいか思い浮かべにくいものです。紹介先に何と説明するかも、頼む前に考えておきます。

  • 相手を思い浮かべてもらう　業種や担当部署などを伝え、知り合いの中から紹介先を考えられるようにします。
  • 説明の負担を減らす　紹介先に伝える内容を顧客に任せきりにせず、提供内容と紹介の理由を短くまとめます。
  • 連絡の段取りまで伝える　紹介先の了承が得られたら誰からどの方法で連絡するかを、頼む段階で顧客に伝えます。

紹介を頼む前に準備する順番

  1. 紹介してほしい相手の条件を決める
  2. その相手に役立つと考える理由を伝える
  3. 転送できる短い説明を渡す
  4. 紹介後の連絡方法を伝える

取引が続き、提供内容を知る顧客に頼む

取引が続いていて、自社の提供内容を説明できる顧客に紹介を頼みます。未解決の問題がある場合は、自社がその対応を先に進めます。

  • 提供内容の理解で選ぶ　付き合いの長さだけで選ばず、何を提供しているかを知っている相手か確認します。
  • 取引の問題に先に対応する　納品や対応への不満が残っている間は、紹介を頼まず問題への対応に集中します。
  • 取引の節目に相談する　納品後や更新時など、取引の状況を確認できる場面で相談します。

紹介を頼むか判断する例

頼む相手頼まない相手
取引が続いている取引が途絶え、現在の状況が分からない
提供内容を知る窓口が替わり、提供内容をまだ知らない
問題が残っていない納品や対応の問題が未解決である
表は編集部作成の例です。納品後や更新時でも、問題が残っていれば依頼を見送ります。

紹介してほしい相手の条件を具体的に伝える

「同業の方」だけでは、紹介してほしい相手を絞れません。自社で営業先を探すときと同じように、業種・規模・地域・担当部署を具体的に伝えます。

  • 普段の営業先から考える　自社の提供内容を使う会社や部署を基に、紹介してほしい相手の条件を決めます。
  • 規模は特徴で伝える　「大きな会社」ではなく、拠点の有無や業務の分担など、必要な特徴を伝えます。
  • 必須の条件を区別する　外せない条件を明示し、分からない情報の調査までは頼みません。

紹介先を考えやすくする条件の例

曖昧な頼み方具体的な頼み方
同業の方食品を扱う卸売会社を希望すると伝える
大きな会社拠点ごとに受発注を管理する会社を希望すると伝える
近くの会社自社が対応できる地域に事業所がある会社を希望すると伝える
担当の方受発注業務を管理する部署の責任者を希望すると伝える
表は編集部作成の例です。条件は自社の提供内容と対応範囲に合わせて変えます。

紹介先に役立つと考える理由を事実で伝える

紹介の理由は、自社の提供内容と、紹介先について確認できた事実を結びつけて説明します。まだ聞いていない課題や事情は、決めつけません。

  • 提供できる内容を示す　対応できる業務と範囲を示し、紹介先のどの業務で使えると考えたかを伝えます。
  • 成果を勝手に使わない　紹介を頼む顧客の成果を数字で語らず、社内事情も許可なく説明に使いません。
  • 課題は本人に確かめる　業種が同じでも、困り事が同じとは限りません。自社の提供内容を必要としているかは、紹介先の担当者に確認します。

事実と推測を分ける説明の例

避ける言い方言い換え
同じ課題のはず対応できる業務を示し、課題の有無は未確認だと伝える
必ず役に立つ提供内容のどの部分を使えると考えたか説明する
御社で成果が出た顧客の成果を持ち出さず、自社の提供内容を説明する
表は編集部作成の例です。確認した事実にも、紹介先へ伝えてよい範囲があるか確かめます。

顧客が転送できる短い説明を用意する

紹介先への説明を顧客に任せきりにせず、そのまま転送できる短い説明を渡します。顧客が読み返さずに自分の言葉で説明できる長さにします。

  • 説明の順番を決める　会社名、提供内容、誰の何の業務に使うか、連絡先の順に記載します。
  • 短く言い換えられる長さに　専門用語や機能の列挙を減らし、何を頼める会社かが伝わる説明にします。
  • 添える資料を絞る　資料を添えるなら、紹介先が提供内容を知るために必要なものを選びます。

転送用の説明に入れる要素と順番

説明に入れる要素書き方
会社名どの会社からの紹介依頼かを明記する
提供内容何を提供し、どこまで対応するかを短く書く
使う人と業務どの部署の、何の業務に使うかを書く
連絡先問い合わせを受ける窓口と連絡先を書く
表は編集部作成の例です。依頼文の全文ではなく、説明に必要な要素と順番を示しています。

紹介後の連絡方法と時期を先に伝える

自社から連絡するか、紹介先から連絡してもらうかを、紹介を頼む段階で伝えます。連絡先の共有と紹介者の名前の使用についても、顧客に確認します。

  • 連絡する側を決める　自社から連絡する場合は、紹介先が連絡を受けることと連絡先の共有を了承したかを、顧客に確かめます。
  • 名前を使う許可を得る　紹介者本人に、初回連絡で名前を出してよいか確認します。許可がなければ名前を使いません。
  • 連絡の時期を伝える　連絡する予定時期を伝え、紹介先の希望があれば顧客に聞いてもらいます。

連絡の形ごとに確認すること

連絡の形確認すること
自社から連絡する連絡を受ける了承、連絡先の共有、方法、時期を確認する
紹介先からの連絡自社の窓口を渡し、連絡するかは紹介先に判断してもらう
紹介者が引き合わす双方の了承を得て、引き合わせ方と時期を決める
表は編集部作成の例です。紹介の了承だけで、名前や連絡先を自由に使えるとは考えません。

紹介を断られたら理由を聞かずに引く

紹介には、相手を考えて説明する負担が伴います。断られたら理由の説明を求めず、相談を聞いてもらったことへのお礼で終えます。

  • 理由の説明を求めない　「なぜ難しいのか」と問い直さず、その場で別の紹介先を探すよう頼むことも控えます。
  • 取引への対応を変えない　紹介を断られても、自社はその顧客への取引条件や日々の対応を変えません。
  • 再依頼は記録で判断する　再依頼を望まない意向があれば記録します。時期を改めて頼むかは、記録した意向と取引状況を見て決めます。

断りや保留への対応の例

場面対応
紹介は難しい理由を聞かず、お礼を伝えて依頼を終える
今は忙しいその場では引き、再依頼の約束を求めない
心当たりがない知人を調べたり探したりするよう頼まない
今後も頼まないで意向を記録し、再依頼しない
表は編集部作成の例です。返事がない場合も、了承と判断して紹介を進めません。

初回連絡では名乗り、用件と話せるかを確認する

紹介があっても、紹介先に提供内容や連絡の目的が十分に伝わっているとは限りません。通常の初回連絡と同じく、名乗り、用件を伝え、話せるか確認します。

  • 名前は許可の範囲で使う　紹介者本人の許可を確認してから名前を出します。許可がなければ、連絡の経緯をどう説明するかを紹介者と決めておき、その説明を使います。
  • 聞いた話は本人に確かめる　紹介者から聞いた事情を、確定した事実として話しません。紹介者が共有を認めた範囲で、紹介先の担当者に確かめます。
  • 会話を続けてよいか聞く　紹介されたことを理由に説明を続けず、紹介先に今話せるか、説明を希望するかを確認します。

初回連絡で伝える要素と順番

項目伝え方
名乗り会社名と自分の名前を伝える
連絡の経緯事前に合意した説明を使い、紹介者名は許可がある場合だけ出す
用件何の業務について、どんな提供内容を案内するか伝える
話せるかの確認説明を始める前に、今話を聞けるか尋ねる
状況の確認話す了承を得てから、業務の状況や困り事を本人に尋ねる
表は編集部作成の例です。紹介者の名前を、面談や取引を求める理由として使いません。

紹介の依頼と結果を記録し、重複連絡を防ぐ

誰に何を頼み、その後どうなったかを、後から確認できる場所に記録します。紹介先は新規の営業先と法人番号で照合し、重複連絡を防ぎます。

  • 依頼した内容を残す　頼んだ顧客、日時、相手の条件、返答を記録し、同じ依頼を繰り返さないようにします。
  • 結果を記録して報告する　初回連絡の結果を残します。紹介者には、紹介先と共有範囲を確認してから結果を伝えます。
  • 法人番号で照合する　新規の営業先と同じ法人かを確認し、連絡履歴と担当を見てから連絡します。

紹介の依頼から報告まで残す項目

記録項目書くこと
依頼の内容誰に、いつ、どんな条件で頼んだかを記録する
返答と紹介先紹介の有無、紹介先、再依頼についての意向を記録する
連絡の了承名前の使用、連絡先の共有、連絡方法と時期の確認内容を残す
初回連絡連絡日、応答の内容、次の対応を記録する
紹介者への報告共有が認められた範囲、伝えた結果、報告日を記録する
営業先との照合法人番号、既存の連絡履歴、連絡を担当する人を確認して残す
表は編集部作成の例です。法人番号を確認できない場合は、会社名や所在地なども確認します。

依頼前にメモを書き、自社でも営業先を探す

頼む顧客、紹介先の条件、紹介後の連絡と報告の予定を書き込み、未確認の点を見つけます。紹介の返事を待つ間も、同じ条件で自社の営業先を探します。

  • 依頼前の空欄を埋める　相手の条件と理由に使う事実を書き、転送できる説明を準備します。
  • 確認が必要な点を残す　連絡の了承や名前の使用許可は、未確認なら「未確認」と書き、確認後に更新します。
  • 紹介以外でも営業先を探す　紹介の有無にかかわらず、自社でも条件に合う営業先を探し、連絡履歴を照合します。

紹介を頼むときのメモ

記入項目記入欄記入項目記入欄
頼む顧客頼む場面
相手の条件紹介理由に使う事実
転送できる説明連絡方法の確認
紹介者への報告記録の場所
記入シートは編集部作成の例です。連絡方法の欄には、名前の使用許可と連絡時期も記入します。