指定先の担当業務を確かめてから連絡し直す

別の窓口を指定されても、提案への関心があるとは限りません。指定先の役割を確かめ、最初の用件と案内された経緯を伝えて連絡し直します。

  • 連絡先と手段を決める　指定先の担当業務と受付方針を確かめ、案内された手段で連絡します。受け付けない用件なら連絡を見送ります。
  • 伝える内容を決める　最初の用件と案内の経緯を整理し、指定元への礼や報告の要否も決めます。
  • 記録と次の対応を決める　返答がない場合や営業を受け付けない場合の扱いを決め、指定元と指定先を結びつけて記録します。

同じ文を送り直すだけでは経緯が伝わらないことがある

窓口の指定だけでは、提案を検討する意思までは分かりません。最初の文章をそのまま送ると、指定先に必要な経緯が伝わらないことがあります。

  • 関心があると決めない　窓口の案内と提案への評価は分けて考えます。案内だけを根拠に、検討が進んだとは記録しません。
  • 経緯を補って伝える　指定先に最初の連絡が共有されているとは限りません。なぜ連絡したのかが分かる説明を加えます。
  • 受付方針を確かめる　指定先が営業を受け付けない窓口のこともあります。案内された事実だけで送信を決めません。

そのまま送り直した場合に起こり得る行き違い

起きること相手に起きること防ぎ方
自社が関心ありと受け取る指定元が検討を約束したかのように自社の記録に残ります。窓口の案内と検討の意思を分けて記録します。
経緯が伝わらない突然連絡が来た理由を判断できません。案内元と案内された経緯を伝えます。
受付方針と合わない受け付けない用件への対応が生じます。送信前に営業の受付可否を確かめます。
表は編集部作成の例です。

指定先の担当業務を確かめる

部署名だけでは、今回の用件を扱う窓口かは分かりません。会社の公開情報と返答の内容を照らし合わせ、不明な点は指定元に確認します。

  • 名称だけで判断しない　購買や総務でも、扱う用件は会社によって異なります。今回の提案が担当範囲に含まれるかを確かめます。
  • 公開情報を読む　会社の部署紹介や窓口の説明で、担当業務と受付対象を確認します。返答の案内と食い違う点も調べます。
  • 不明点だけを確認する　担当業務が分からなければ、案内された指定先が今回の用件を扱う窓口かを指定元に確認します。確認時に提案を繰り返しません。

窓口の説明と返答から確認する担当業務

指定先の種類担当すること連絡前に確かめること
購買物品やサービスの調達を扱う場合があります。今回の商材と新規提案を扱うか確かめます。
総務社内設備や業務運営を扱う場合があります。提案対象の業務を担当しているか確かめます。
営業窓口自社商品への相談を受け付ける場合があります。他社からの売り込みも受け付けるか確かめます。
担当部署部署名だけでは、今回の提案を受け付けるかは分かりません。部署の業務内容と、提案の受付可否を確かめます。
表は編集部作成の例です。担当範囲は各社の公開情報で確認します。

指定された連絡手段を確認して使う

連絡先の指定には、連絡手段の指定が含まれることがあります。指定先が今回の用件を受け付けることを確かめたうえで、案内されたメール・フォーム・電話のいずれかで連絡します。

  • 宛先まで確かめる　メールアドレスやフォームのURL、電話番号を返答と照合します。指定された宛先を推測で置き換えません。
  • 利用条件を確認する　指定先に受付時間や連絡時の案内がある場合は確認します。リンク切れなどで使えなければ指定元に確認します。
  • 手段を勝手に変えない　メールを指定された後に電話するなど、別の手段へ独断で切り替えません。部署名だけを案内されたときは、公開情報で窓口を確かめ、分からなければ指定元に確認します。

案内された手段ごとの確認事項

指定された手段すること注意
メール指定アドレスと宛先の部署を照合します。推測した別アドレスを追加しません。
別のフォーム指定URLと窓口の説明を確認します。元のフォームにも重ねて送りません。
電話指定番号と受付時間を確認します。指定番号を使わず別部署へかけません。
手段の記載なし公開情報で窓口の連絡手段を確かめ、分からなければ指定元に確認します。案内と食い違う手段を選びません。
表は編集部作成の例です。

最初の用件と案内の経緯を引き継ぐ

連絡し直す際は、最初の文章をそのまま転記せず、指定先が今回の用件を受け付けられるか判断できる内容に整えます。用件と案内の経緯を短く説明し、担当業務に関係する情報を選びます。

  • 最初の用件を残す　何について提案したのかを変えずに伝えます。今回確認したいことも明確にします。
  • 案内の事実を伝える　どの窓口から、いつ、どのような案内を受けたかを伝えます。紹介や推薦を受けたとは言い換えません。
  • 判断に必要な情報を選ぶ　指定先の担当業務に合わせて、提案対象や確認事項を絞ります。用件と経緯の理解に必要な説明は残し、それ以外の過去の説明は省きます。

指定先へ引き継ぐ情報の整理

引き継ぐ内容書くこと省くこと
最初の用件提案の対象と目的を書きます。今回の用件と関係のない商品説明を省きます。
案内元と日付案内した窓口と返答を受けた日を書きます。案内元が提案を評価したという推測を省きます。
案内の経緯指定先への連絡を案内された事実を書きます。過去のやり取りの全文転載を省きます。
判断に要る情報担当業務に関係する提案内容を書きます。指定先の担当範囲と無関係な説明を省きます。
確認したいこと今回判断してほしい事項を書きます。今回の確認事項と関係のない依頼を省きます。
表は編集部作成の例です。

指定元への礼と報告は案内の内容で決める

案内への礼と、指定先へ連絡した報告は分けて判断します。返信の要否や報告の依頼を確認し、指定元が求めていない経過連絡はしません。

  • 礼は短く伝える　返信不要の指定がなく、返信できる窓口なら案内への礼を伝えます。指定元への提案を重ねる機会にはしません。
  • 報告の依頼を確認する　連絡後の報告を求められていれば、依頼された範囲で事実を伝えます。指定先の関心を推測して報告しません。
  • 不要な連絡を加えない　報告を求められていなければ、連絡したことだけを知らせる返信はしません。指定元を宛先に加えるのは、指定元が求めた場合に限ります。

礼と報告を分けて判断する

場面することしないこと
案内を受けた返信不要でなければ簡潔に礼を伝えます。同じ提案や追加の依頼を重ねません。
報告を求められた指定先への連絡後に必要な事実を報告します。求められた範囲を超えて報告しません。
報告の依頼がない指定先とのやり取りを記録します。逐次報告や宛先への追加をしません。
返信不要とある案内を確認して指定先への対応を進めます。礼だけの返信を送りません。
表は編集部作成の例です。

返答がなければ再連絡の可否で対応を決める

指定先から返答がなくても、指定元が求めていない限り、指定元に対応を頼みません。送信結果と受付方針を確かめ、再連絡してよいかを判断します。

  • 指定元が求めない限り戻らない　返答がないことを理由に、指定元へ催促や取り次ぎを頼みません。指定元から返答がなければ知らせてほしいと案内されていた場合は、その案内に従います。宛先の誤りの確認は別に扱います。
  • 再送前に確認する　送信エラーで届いていなければ、宛先を直して同じ内容を送ります。届いているのに返答がない場合は、再連絡の可否を確かめ、確認事項を絞って送ります。
  • 切り替えには根拠を持つ　別の手段への切り替えは、案内や受付方針で認められている場合に行います。案内に記載がなければ指定元に確認し、確認できなければ連絡を増やさず保留か終了を記録します。

返答がない場合の対応判断

場面確かめること対応
送信エラーがある実際に入力した宛先を指定された宛先と照合します。宛先を直して送り直します。案内自体が不明なら指定元に確認します。
返答がない受付方針と過去の連絡記録を確認します。指定元へ催促せず、再連絡の可否を判断します。
再送が認められる再送条件と確認したい事項を確認します。前回の連絡に触れ、必要な事項に絞って送ります。
別手段の案内がある切り替えの条件と指定先を確認します。条件を満たす場合に案内された手段を使います。
再連絡の可否が分からない案内や受付方針に再連絡についての記載がないか確認します。指定元に確認し、確認できなければ連絡を増やさず保留か終了を記録します。
表は編集部作成の例です。返答がないことを、拒否や関心の表明と断定しません。

営業を受け付けない窓口なら記録して終える

指定された先でも、営業を受け付けないことがあります。公開された受付方針や返答で確認できたら、別の窓口の案内を求めず、その窓口への連絡を終えます。用件全体を終えるかは営業責任者と決めます。

  • 受付方針を確認する　営業を受け付けない旨が、今回の窓口や用件に当てはまるかを確認します。案内されたことを、受付方針に反して送る根拠にしません。
  • 別の窓口を求めない　指定先にも指定元にも、別の連絡先の案内を求めません。別部署や別の手段で同じ提案を送り直すことも避けます。
  • 確認した範囲を残す　受付不可の根拠と対象範囲を記録します。窓口だけの方針を会社全体の方針に広げて記録せず、用件全体を終えるかは営業責任者と決めます。

受付不可を確認したときの処理

場面すること記録
公開情報に記載今回の用件が受付不可に当たるか確認します。確認したページと確認日を残します。
返答で受付不可その窓口への連絡を終え、用件全体の扱いを営業責任者と決めます。返答の内容と受け取った日を残します。
案内と食い違う受付不可の方針に従い、再案内を求めません。案内の経緯と受付不可の根拠を残します。
窓口だけが対象対象範囲を絞って記録します。当該窓口の受付不可と、用件全体の扱いの判断を残します。
表は編集部作成の例です。

指定元と指定先を同じ会社の記録に結びつける

指定先が指定元と同じ会社なら、同じ会社の別の連絡先として残します。関連会社や外部の受付窓口を案内された場合は、別の会社の記録として結びつけます。元の宛先を上書きせず、案内の経緯と次に連絡する先が分かるように記録します。

  • 連絡先を上書きしない　営業管理表で会社ごとに付けた管理番号で両方の記録を結びつけます。どちらが指定元で、どちらが指定先かも区別します。
  • 案内の経緯を残す　案内された日、案内元、指定された理由を残します。理由が書かれていなければ、推測で補いません。
  • 次の対応を明記する　次の連絡先と手段、連絡する条件を書きます。保留や終了の状態と、指定先からの返答を待っている状態を区別して記録します。

指定元と指定先を結びつける記録項目

記録項目書くこと
会社との関連営業管理表の管理番号を付け、同じ会社か関連会社かを示して参照できるようにします。
指定元最初に連絡した窓口、連絡手段、送った用件を残します。
指定先案内された窓口、担当範囲、指定された連絡手段を残します。
案内の経緯案内された日と返答内容、指定理由の記載有無を残します。
指定先への連絡連絡日、伝えた内容、返答、受付方針の確認結果を残します。
次の対応次の連絡先と手段、連絡する条件、保留・終了の判断を残します。
表は編集部作成の例です。自社の営業管理表に合わせて項目名を調整します。

指定先との経緯を共有して重複連絡を防ぐ

窓口の変更に対応した担当者だけが変更内容を把握していると、別の担当者が元の窓口へ連絡するおそれがあります。案内の経緯と現在の対応を共有し、営業リストにも反映します。

  • 引き継ぎ先へ伝える　案内の経緯、指定先へ伝えた内容、次の対応を共有します。担当が変わっても、最初から聞き直さずに済む記録にします。
  • 同じ会社への連絡を見る　別の担当による連絡予定も確認します。元の窓口や指定先へ同じ用件を重ねて送らないよう、対応する人を決めます。
  • 営業リストへ反映する　確認できた窓口と受付方針を営業リストへ反映します。確認日と根拠も残し、更新を共有します。

経緯を共有する相手と目的

共有する相手内容目的
後任の担当者案内の経緯、連絡内容、次の対応を伝えます。担当変更後も続きから対応できるようにします。
同じ会社を担当する自社の担当者現在の窓口と進行中の連絡を伝えます。同じ会社への重複した連絡を防ぎます。
営業リスト管理者窓口、受付方針、確認日、根拠を伝えます。次の連絡に使う情報を更新します。
営業責任者保留・終了の理由や判断が必要な点を伝えます。共有された経緯を確認し、担当者と相談して次の対応を決めます。
表は編集部作成の例です。

連絡を続ける条件と終える条件を決める

窓口を指定されたら、確認した事実と自社の判断を分けて書きます。連絡する場合だけでなく、確認が必要な場合や連絡を終える場合も記入します。

  • 事実と判断を分ける　案内された事実だけで関心ありとは判断しません。未確認の点は空欄にせず、何を確認するかを書きます。
  • 止める条件も決める　返答がない場合の再連絡の条件を決めます。営業を受け付けないと分かった場合は、再案内を求めず終えると記します。
  • 記録場所を決める　指定元と指定先を結びつける記録先と、共有する相手を書きます。次に対応する人も決めます。

窓口を指定されたときの判断メモ

確認・判断する項目自社で記入する内容
指定先の担当範囲担当する業務：／受付可否と確認根拠：／不明点の確認先：
連絡手段指定された手段と宛先：／利用条件：／未確認の点：
引き継ぐ内容最初の用件：／案内元と日付：／経緯と判断に必要な情報：
指定元への対応礼の要否：／報告依頼の有無と対応：
返答がない場合再送・別手段の可否と根拠：／保留・終了の条件：
記録先営業管理表と両窓口の結びつけ方：／次の連絡先・対応する人・共有先：
シートは編集部作成の例です。営業を受け付けない場合は、記録して連絡を終えます。