再び連絡する理由を前回の記録から決める

以前に接点があったというだけでは、再び連絡する理由にはなりません。前回取引に至らなかった経緯と、その後に変わったことを照らして判断します。

  • 連絡するかを判断する　前回の経緯とその後の変化、相手の連絡に関する希望を確認し、再び提案するかを判断します。
  • 連絡の理由を決める　相手側と自社側の変化のうち、前回取引に至らなかった要因を解消するものを理由にします。
  • 伝える内容を決める　前回との違いを伝え、連絡した内容と結果を記録します。

連絡する前に前回の記録を確かめる

問い合わせの内容だけでなく、取引に至らなかった経緯まで読み返します。連絡停止の有無と、前回の窓口も確認します。

  • 経緯を読み返す　何を相談され、どこまで話が進んだかを確かめます。送った資料や見積の内容も確認します。
  • 至らなかった要因を探す　相手から伝えられた理由と、社内で推測した理由を区別します。相談が途切れた場合や保留になった場合も、経緯を残します。
  • 不明な点を記録する　記録がなければ前回の社内担当者に確認します。確認しても分からなかった点は、不明として記録し、それを埋めるためだけに連絡しません。

前回の確認項目

確かめること確認する記録確認できなかった場合
接点の経緯問い合わせ履歴や商談メモを読みます。前回の社内担当者に確認します。
至らなかった要因返信や見積への回答を読みます。推測で補わず、判断を保留します。
連絡停止の有無営業管理表や対応履歴を確認します。確認が済むまで連絡を保留します。
前回の担当者やり取りの署名や引継ぎ記録を確認します。個人の連絡先を推測して使いません。
表は編集部作成の例です。記録が見つからないことを、連絡してよい根拠にはしません。

連絡しない条件を先に決める

変化を見つけても、再び連絡できるとは限りません。連絡しない条件を先に決めてから、今回の理由を検討します。

  • 停止の記録を優先する　連絡停止の記録があれば連絡しません。商品や自社の担当者の変更を、その判断を変える理由にしません。
  • 要因が残っていれば見送る　前回取引に至らなかった要因を今回の提案でも解消できない場合、その提案を目的とする再連絡を見送ります。
  • 相手の窓口の交代だけでは連絡しない　相手側の窓口担当者が替わったことだけを理由に、再び提案しません。相手の以前の判断や経緯は、そのまま残っていると考えます。

連絡しない条件

状況判断記録すること
連絡停止の記録連絡しません。停止の記録を確認したことを残します。
前回と条件が同じ至らなかった要因を解消できなければ連絡しません。解消されていない条件を残します。
相手の窓口の交代だけ交代だけを理由に連絡しません。提案内容に変更がないことを残します。
記録が不明必要な確認が済むまで保留します。不明な点と社内の確認先を残します。
表は編集部作成の例です。連絡しない判断も、理由とともに記録します。

相手側の変化は公開情報で確かめる

相手企業の移転や事業の開始は、公開情報で確認できた事実を連絡理由の検討に使います。発表された事実と、そこから想像した事情を分けます。

  • 発表元と日付を見る　公式サイトなどで、発表元・日付・対象事業を確かめます。以前接点があった法人かも確認します。
  • 必要性を決めつけない　移転の事実から設備不足を、採用の事実から人手不足を決めつけません。公開情報から推測しただけの事情を、確認済みの事実として使いません。
  • 前回との関係を見る　変化が前回取引に至らなかった要因とどう関係するかを説明できる場合だけ、連絡の理由として検討します。

公開情報の確かめ方

変化の例確かめる情報源連絡の理由にできるか
移転・拠点新設公式の拠点案内や移転告知を確認します。前回の地域・拠点の条件に関係すれば検討します。
法人の新設法人番号の公開情報と公式発表を確認します。別法人なら、過去の接点を引き継いだとみなしません。
事業の開始・変更公式の事業紹介や開始告知を確認します。事業の変更で前回の提案が合わなかった事情も変わったかを確認し、検討します。
採用の状況公式の募集要項や掲載時点を確認します。募集の事実だけで、外注の必要性を判断しません。
その他の発表公式発表の本文と対象範囲を確認します。前回の要因に関係する内容があれば検討します。
表は編集部作成の例です。担当者の交代は窓口の確認にとどめ、個人の異動や役員変更を連絡の理由にしません。

自社側の変化を前回の条件と照らす

相手側に変化がなくても、自社の変更が連絡の理由になる場合があります。新しくなったことより、前回対応できなかった要望に対応できるようになったかを確かめます。

  • 変更した点を特定する　商品・対応範囲・提供条件のうち、以前と何が変わったかを具体的にします。
  • 対応できる範囲を確認する　前回の相談内容に対して、変更後の商品やサービスをどこまで提供できるかを社内で確認します。未確定の変更を約束しません。
  • 残る条件も伝える　解消した点だけでなく、引き続き対応できない範囲や必要な条件も明らかにします。

自社の変更と前回の関係

変化の例前回の理由との関係伝えること
商品の変更不足していた機能に対応したかを確認します。追加した機能と利用条件を伝えます。
対応範囲の拡大対象外だった地域や業務に対応したかを確認します。対応できる範囲と対象外の範囲を伝えます。
提供条件の変更合わなかった契約や導入の条件が変わったかを確認します。変更後の条件と適用される範囲を伝えます。
表は編集部作成の例です。変更した事実があっても、前回の要因と関係がなければ連絡の理由にしません。

今回の提案で前回の要因が解消されたことを示す

再び連絡する理由は、前回取引に至らなかった要因が今回どう変わったかで説明します。時間がたったことや、新商品が出たことだけでは不十分です。

  • 時期の条件を確かめる　前回示された検討時期や前提を確認します。時期の記録がなければ、今なら検討できると推測しません。
  • 条件の違いを示す　前回合わなかった条件と、今回提示できる条件を比べます。変わっていない制約も確認します。
  • 以前の選択を尊重する　別の会社を選んだ判断を否定しません。不満や契約終了を推測して、切り替えを勧めません。

前回の要因に対して伝えること

前回の理由今回伝えること伝えないこと
時期が合わない相手が前回示した検討時期を迎えたことなど、今回連絡する根拠を記録に沿って伝えます。経過した時間だけで、検討を再開したと決めつけません。
条件が合わない合わなかった条件に対する変更点を伝えます。前回と同じ条件を、新しい提案として扱いません。
別の会社に決定前回の選定理由に関わる、確認済みの変更点を伝えます。現在の取引先への不満や切り替えの意向を推測しません。
表は編集部作成の例です。前回の要因がどう解消されたかを説明できない場合は、連絡しません。

前回の経緯と今回の違いを明記する

連絡内容をまとめるときは、前回の相談と今回の変更点を対応させます。以前の提案を知っていることを前提にせず、必要な経緯を簡潔に示します。

  • 必要な経緯を示す　以前の相談内容と、取引に至らなかった理由を記録に沿って整理します。
  • 変更点を説明せずに送り直さない　前回と同じ資料を使う場合も、今回改めて提案する理由と、前回から変わった条件を説明します。
  • 交代後も経緯を保つ　相手の窓口が替わっていても、以前の判断をなかったことにしません。新しい窓口に伝える経緯は、今回の提案の理解に必要な範囲にします。

伝える内容の整理

要素書くこと避けること
前回の経緯相談内容と見送られた理由を簡潔に記します。記録にない事情や評価を付け足しません。
今回の理由確認できた変化と、前回の理由との関係を記します。新しさだけを強調しません。
提案の変更点以前との違いと、残っている条件を記します。変更点の説明なしに、同じ資料だけを送り直しません。
窓口の交代相手の新しい窓口が今回の提案を理解できるよう、過去の相談経緯を必要な範囲で記します。前任者の個人的な事情や評価を記しません。
表は編集部作成の例です。文面の型ではなく、今回伝える情報を整理するためのページです。

連絡手段を前回の接点と相手の希望で決める

連絡する理由を決めてから、手段を選びます。前回使った手段だけでなく、相手から指定された窓口や連絡方法を確かめます。

  • 希望した方法を優先する　連絡方法の希望が記録されていれば、それに従います。相手が指定した連絡方法を、自社の都合で別の方法に変更しません。
  • 内容に合う手段を選ぶ　資料の確認が必要か、会話で確認したい点があるかを整理し、候補を選びます。
  • 受付用途を確かめる　公開された住所・電話番号・フォームでも、営業連絡を受け付ける窓口かどうかを確認します。

連絡手段の選び方

前回の状況今回の手段の候補確認すること
メールで商談希望が変わっていなければメールを候補にします。現在も使える業務上の窓口かを確認します。
郵送資料を希望前回の郵送希望が今回の資料にも当てはまると確認できれば、郵送を候補にします。郵送での連絡を希望していた記録を確認します。
電話で相談電話での連絡が相手の希望に合う場合、電話を候補にします。窓口と、指定された連絡条件を確認します。
フォームを指定指定されたフォームを候補にします。営業連絡を受け付ける用途かを確認します。
表は編集部作成の例です。連絡停止の記録があれば、別の手段でも連絡しません。

連絡後は今回の変更点への返答で判断する

連絡後は、返事の有無だけでなく、今回伝えた変更点への返答を確認します。次の対応は、相手が示した意向と条件に沿って決めます。

  • 返答の内容を確かめる　相手の質問に回答します。相手が検討を希望した場合は、必要な情報と次の対応を確認します。変更点を伝えただけで、商談を希望していると扱いません。
  • 見送る理由を更新する　断られた場合は、今回示された理由を残します。前回の理由をそのまま転記しません。
  • 無回答から推測しない　返信がなければ、意向は未確認と記録します。同じ理由で再び連絡するかは、改めて判断します。

結果に応じた対応

結果すること記録すること
返信があった質問や希望に答え、次の対応を確認します。変更点への返答と、合意した対応を残します。
断られた今回の提案の勧誘を終えます。今後の連絡について希望が示されたら、その内容を記録します。伝えられた理由と、今後の連絡への意向を残します。
返信がない意向が不明のまま、再連絡を決めません。返信がない事実と、判断を保留したことを残します。
表は編集部作成の例です。返信がない場合の連絡間隔や、繰り返し連絡する手順は扱いません。

連絡の根拠と結果を営業管理表に残す

連絡した事実だけでは、次に同じ提案を送ることを防げません。なぜ連絡したかと、その理由にどんな返答があったかを残します。

  • 理由と根拠を分ける　連絡する理由に加えて、根拠にした情報の掲載元・発表日・確認日を残します。
  • 伝えた内容を残す　使用した手段と提案の変更点を記録します。資料を使った場合は、使った版が分かるようにします。
  • 次の判断条件を残す　次回の予定日だけでなく、どの条件の変化を確認できたら再連絡を検討するかを書きます。連絡しない判断も残します。

再連絡の記録項目

記録項目書くこと
前回の記録経緯・見送られた理由・連絡停止の確認結果と参照先を書きます。
連絡の理由相手側か自社側のどの変化で、前回の要因が解消されたかを書きます。
根拠にした情報公開情報のURL・発表日・確認日、または自社の変更資料を書きます。
連絡した内容連絡日・手段・窓口・伝えた変更点と使用資料を書きます。
連絡の結果返答の内容と今後の連絡への意向を、推測と分けて書きます。
次の判断次に行う対応とその理由を書きます。相手と合意した内容や、連絡を控える条件も併記します。
表は編集部作成の例です。前回の記録を消さず、今回の判断までたどれる形で追記します。

再連絡するかを対象の会社ごとに書く

候補の会社を一つ選び、連絡するかを判断するメモに記入します。前回の要因の解消を書けなければ、連絡せずに確認や見直しを行います。

  • 不明な点を明記する　前回の記録で確認できたことと、不明なことを分けます。不明な点が残ったまま、連絡すると決めません。
  • 理由を選んで書く　相手側と自社側の変化を比べ、前回の要因を解消する変化を理由にします。どちらも該当しなければ連絡しません。
  • 社内の基準にする　連絡しない条件と、前回の要因の解消を必須項目にします。判断した内容を同じ記録先に残します。

再連絡を決めるメモ

記入項目確認・記入すること自社の記入欄
前回の記録の確認経緯・至らなかった要因・連絡停止の有無・前回の担当者を書きます。確認結果：／不明点：
連絡しない条件連絡停止、前回の要因が未解消、相手の窓口の交代だけに該当するかを書きます。該当する条件：
相手側の変化公開情報で確認した事実と掲載元を書きます。確認できなければ「公開情報では確認できず」と書きます。事実：／掲載元：
自社側の変化提供できることが変わった点と、その適用条件を書きます。変更点：／条件：
前回の要因の解消今回の理由と、前回の要因がどう解消されたかを書きます。今回の理由：／解消された要因：
手段・記録先連絡するかの判断、相手の希望に沿う手段、結果の記録先を書きます。判断：／手段：／記録先：
表は編集部作成の例です。連絡停止の記録がある場合は、ほかの欄の内容にかかわらず連絡しません。