質問票への回答は、確認する人を決めてまとめる

商品の質問票には、営業だけでは判断できない項目が含まれます。質問ごとに確認する人を決め、根拠のある回答をまとめる手順を整理します。

  • 期日と分担を決める　提出の条件を相手に確かめ、質問の内容に応じて回答を確認する人を決めます。
  • 回答の状態を分ける　根拠と一緒に回答を集め、条件付きの回答と未確認の回答を区別します。
  • 確認と記録の方法を決める　提出前に営業責任者の確認を受け、質問票と回答、根拠の保管先を記録します。

推測で埋めると、確認済みの事実と未確認の内容が混ざる

空欄を埋めることを優先すると、確認済みの事実と推測が混ざります。条件や根拠が抜けると、相手が実際の提供内容と違う理解をするおそれがあります。

  • 推測を回答に混ぜない　過去の経験だけで判断せず、今回の商品や提供条件に当てはまるかを確認します。
  • 条件を回答から離さない　利用環境や契約内容によって変わる部分は、回答と同じ項目で管理します。
  • 確認の経緯を残す　誰が何を根拠に確認したかを残し、取りまとめ時に回答の確かさを点検します。

推測の混入と条件の抜けを防ぐ

起きること相手に起きること防ぎ方
推測で答える実際には提供されない機能も使えると誤解するおそれがあります。仕様を確認できる人に確かめます。
精度がばらつくどの回答まで確かなのか判断できません。項目ごとに確認状況を記録します。
条件が抜ける前提条件を満たさずに利用を検討してしまいます。回答と適用条件を一緒に集めます。
根拠が残らない根拠を尋ねられたとき、営業担当者がすぐに説明できないことがあります。根拠の資料と該当箇所を残します。
表は編集部作成の例です。

受け取ったら回答の期日と形式を相手に確かめる

回答を集め始める前に、提出の条件を相手に確認します。期日、形式、質問の意図を確認する方法を押さえてから、社内の分担を決めます。

  • 提出の期日を確かめる　相手への提出期日を確認し、営業責任者の確認を受ける社内の期日も決めます。
  • 回答の形式を確かめる　指定欄への記入方法と、条件の補足や根拠資料の添付ができるかを確認します。
  • 意図を確認する方法を決める　質問の意図が分からない項目について、相手側の連絡先と確認方法を決め、社内で共有します。

回答を集める前の確認事項

確かめること内容確認できなかった場合
回答の期日提出期日と、間に合わない項目の扱いを確かめます。社内の作業予定を仮置きし、提出期日は再確認します。
回答の形式指定ファイル、記入欄、補足資料の扱いを確かめます。受け取った質問票の原本を保存し、補足が必要な項目を整理します。
意図の確認方法質問を送る相手と連絡方法を確かめます。受領時の窓口に問い合わせ先を確認します。
表は編集部作成の例です。

質問の内容ごとに回答を確かめる人を決める

質問票の項目を、確認に必要な知識や資料で分けます。部署名だけで依頼せず、質問ごとに回答を確かめる人と社内の回答期日を決めます。

  • 質問票の項目を内容で分ける　仕様、提供条件、導入の段取り、保守や対応範囲に分け、必要な確認先を探します。
  • 確認する人を決める　実際の仕様や運用を確かめられる人を決め、質問の原文と提出条件を共有します。
  • 重なる項目を調整する　複数の部署に関わる項目は、確認する範囲を分け、回答をまとめる人も決めます。

質問の内容に応じた分担

質問の内容確かめる人必要な資料
仕様商品設計や機能の現状を確認できる人に頼みます。現行の仕様書や商品資料を使います。
提供条件契約内容や提供の前提を確認できる人に頼みます。提供条件を定めた資料を使います。
導入の段取り導入作業や相手側の準備を確認できる人に頼みます。導入手順と作業分担の資料を使います。
保守・対応範囲保守内容や問い合わせ対応を確認できる人に頼みます。保守範囲と受付条件の資料を使います。
表は編集部作成の例です。

質問の意図が曖昧なら相手に確かめる

同じ言葉でも、相手が想定する範囲や利用状況によって答えが変わります。解釈が分かれる項目は、社内で答えを決める前に相手へ確認します。

  • 言葉の範囲を確かめる　機能名や対応範囲の表現について、何を含む質問なのかを確認します。
  • 利用の前提を確かめる　利用環境や操作する人、想定する作業を確かめ、社内で回答を確認する人へ伝えます。
  • 確認できなかった前提を記録する　相手に確認できなかった前提条件は記録し、都合のよい解釈で回答を確定しません。

質問に含まれる曖昧さの確認

曖昧な例確かめること確認できなかった場合
連携の範囲データの受け渡しと自動処理のどこまでを求めるか。想定される範囲を整理し、回答の確定を保留します。
通常の利用どの環境で、誰が、どの作業を行う想定か。確認できた利用条件の範囲だけで判断します。
導入の容易さ準備作業、設定、操作の習得のうち、相手がどれを基準に判断したいのかを確かめます。容易かどうかの判断を避け、確認できる作業内容を整理します。
表は編集部作成の例です。

回答は確認した根拠と一緒に集める

回答文だけでは、条件の抜けや質問の解釈の違いに気づきにくくなります。質問ごとに回答、根拠、確認した人と確認日を結び付けて集めます。

  • 質問と回答を対応させる　元の質問を残し、どの項目への回答かが分かる状態で受け取ります。
  • 根拠の箇所まで集める　資料名だけでなく、回答を裏付ける箇所と、その資料が現在の提供内容に当てはまるかを確認します。
  • 確認の経緯を残す　確認した人と日を記録し、口頭で確かめた内容も取りまとめ用の記録に残します。

回答と一緒に集める情報

集める項目内容注意
回答質問に対する判断と対象範囲を集めます。質問の一部にしか答えていない場合は、営業担当者が不足している部分を示します。
適用条件回答が成り立つ環境や提供条件を集めます。条件を回答から切り離しません。
根拠の資料資料名、版、該当箇所、保管先を集めます。現在の提供内容に当てはまるか確かめます。
確認した人と日確認者名と確認日を記録します。取りまとめた人と、内容を確かめた人を区別します。
口頭確認の記録確認した内容と、その判断の理由を残します。口頭で回答を確認した相手に、記録した内容を見てもらいます。
表は編集部作成の例です。

条件付きの回答と未確認の回答を区別する

条件付きは、条件を満たせば対応できると確認した状態です。未確認は判断の根拠がまだ足りない状態なので、同じ区分で扱いません。

  • 確認済みの範囲を示す　相手が示した前提で対応できるかを確かめ、確認できた範囲に限って対応できると回答します。
  • 条件を具体的に残す　条件付きとする場合は、対応に必要な前提を確認し、回答と一緒に残します。
  • 未確認を対応可に含めない　判断材料が不足する項目は未確認に分け、確認する人と次の作業を記録します。

確認状況に応じた回答の扱い

回答の区分書き方相手への伝え方
対応可相手が提示した前提で対応できる範囲を書きます。確認済みの範囲を明確に伝えます。
条件付き対応できる内容と必要な条件を併記します。条件を満たす必要があることを伝えます。
未確認未確認の対象と、判断できていない点を書きます。対応できると確定していないことを伝えます。
対応不可対応していない対象や範囲を書きます。現在の提供範囲に含まれないことを伝えます。
表は編集部作成の例です。

営業担当者が表現をそろえ、回答の意味は変えない

部署ごとに異なる用語や単位を整理すると、質問票全体を読み取りやすくできます。営業担当者は表現を整え、対応可否の判断や適用条件に関わる修正は、回答を確認した人に確かめ直します。

  • 用語と単位を統一する　同じ対象には同じ呼び名と単位を使い、質問票の指定に合わせます。
  • 区分の意味を保つ　条件付きや未確認の表示を統一し、必要な条件や未確認の補足を削らないようにします。
  • 社内の略語を直す　相手に伝わらない略語や部署内の言い回しを直し、内容が変わっていないか確認します。

取りまとめ時に整える表現

そろえること内容注意
用語商品名や機能名の表記を統一します。似た名前の別機能を同じものとして扱いません。
単位質問票が求める単位に合わせます。換算が必要なら、換算後の数値を回答した人に確かめます。
区分の書き方対応可否と確認状況の表示を統一します。指定欄で区別できない場合は補足方法を相手に確認します。
社内の言い回し略語や社内だけで通じる表現を直します。意味を確認できない言葉は推測で言い換えません。
表は編集部作成の例です。

答えられない項目は、理由を分けて明記する

機能がない、提供内容が未確定、情報を開示できないという状態は、それぞれ理由が違います。空欄のままにせず、答えられない範囲と理由を明記します。

  • 理由を取り違えない　機能がないこと、提供内容が決まっていないこと、開示できないことを区別します。
  • 未確定の内容を予定として書かない　提供が決まっていない内容を、対応予定として書きません。書いてよい範囲は営業責任者に確認します。
  • 示せる情報を確かめる　代わりの情報を添える場合も、今回の質問に関係があり、提示できる内容かを確かめます。

答えられない理由ごとの整理

場面書き方代わりに示すこと
対応していない現在対応していない対象と範囲を書きます。確認済みの関連機能や対応範囲があれば示します。
未確定提供内容として決まっていない対象を書きます。現在確定している提供内容を示します。
開示できない開示できない範囲と、伝えられる理由を書きます。提示が認められた公開資料や概要があれば示します。
表は編集部作成の例です。

営業責任者の確認を受け、質問票と回答を残す

取りまとめた回答は、根拠や条件との食い違いがないか営業責任者の確認を受けます。提出後は、相手に送った版と根拠の保管先を営業管理表に残します。

  • 質問への答えを点検する　各質問への回答漏れ、項目間の矛盾、条件の省略、未確認を確定扱いした箇所がないか確認します。
  • 提出する版を確定する　修正した内容は回答を確認した人に確かめ直し、営業責任者が確認した版を提出します。
  • 提出時の状態を残す　元の質問票と提出した回答を保管し、提出先や提出日から確認できるように記録します。

営業管理表に残す情報

記録項目書くこと
確認結果確認した営業責任者、確認日、修正した点を記録します。
提出日相手に回答を提出した日を記録します。
提出先会社名、部署名、宛先を記録します。
質問票と回答受け取った質問票と、実際に提出した回答の保管先を記録します。
根拠の保管先各回答の根拠資料や確認記録を参照できる場所を記録します。
残る確認事項未確認の項目、確認する人、相手と決めた次の対応を記録します。
表は編集部作成の例です。

質問票の分担と取りまとめの手順を決める

受け取った質問票を手元に置き、社内での進め方を書き込みます。まだ決まっていない項目の欄には、決める人と確認する事項を記入します。

  • 相手と確認した内容を記入する　回答の期日と形式、意図が曖昧な質問の確認先を、確認できた内容で記入します。
  • 分担と回答の区分を決める　質問ごとに回答内容を確認する人、根拠の集め方、回答の区分と表現を整える方法を決めます。
  • 確認者と記録先を決める　提出前に確認する営業責任者と、質問票や提出した回答を残す場所を記入します。

質問票への回答を取りまとめる確認シート

確認する項目自社で決めること記入欄
期日と形式提出期日、社内の期日、回答形式、質問の意図を確認する方法を決めます。
質問の分担質問を内容で分け、項目ごとに確かめる人を決めます。
根拠の集め方回答と資料の該当箇所、確認した人と日を集める方法を決めます。
回答区分と表現条件付きと未確認を分け、答えられない理由の示し方と、営業が表現を整える手順を決めます。
提出前の確認確認する営業責任者と、回答の抜けや矛盾、条件を点検する手順を決めます。
記録先営業管理表に質問票、提出した回答、提出日、提出先、根拠の保管先を残す方法を決めます。
表は編集部作成の例です。